Что такое чередующиеся смены?

Планирование — это ремесло, и как менеджер вы должны манипулировать всем, от предпочтений сотрудников до логистики заработной платы, чтобы создавать графики, которые поддерживают как ваших сотрудников, так и потребности вашего бизнеса.

Сменное расписание работы может быть особенно сложным. Одним из решений, которое приняли многие предприятия, работающие круглосуточно и без выходных, является чередование смен.

Хотя ротационные смены подходят не всем, в правильном бизнесе они могут быть идеальным решением.

Ниже мы объясним, что такое ротационные смены, что они могут значить для вашего бизнеса и как вы можете внедрить их в своей команде.

Что такое ротационная смена?

Вращающаяся смена предполагает, что сотрудник работает в разные смены на повторяющейся основе .

Самый простой способ понять ротационную смену — представить ее противоположность: фиксированную смену.

Фиксированная смена работает еженедельно, и работник приходит и уходит в одно и то же время и имеет одни и те же выходные дни каждую неделю. С другой стороны, ротационная смена заставляет сотрудников работать во всех возможных сменах с разными выходными днями .

Примером сменной смены является работник производства, который работает на сборочной линии, работающей 24 часа в сутки в 2 смены: дневную и ночную. Их чередующаяся смена может состоять из 3 дневных смен, 2 выходных, 3 ночных смен и 2 выходных, прежде чем ротация начнется снова с 3 дневными сменами.

К предприятиям и отраслям, использующим ротационные смены, относятся здравоохранение и службы экстренного реагирования, где необходимо круглосуточное покрытие. В этих двух отраслях также часто используются более длительные смены, например, 12-часовые или 24-часовые смены, чтобы свести к минимуму перерывы в работе из-за смены смены и обеспечить непрерывность ухода за пациентами.

Вращающиеся смены также распространены в розничной торговле, производстве и колл-центрах. Службы поддержки, такие как ИТ-компании или клининговые компании, которые работают с предприятиями круглосуточно и без выходных, часто также используют ротацию или дежурные смены.

Но на самом деле любой бизнес, открытый за пределами простого графика 9-5 5 дней в неделю, может использовать ротацию.

Как работает ротационная смена?

Чередование смен лучше всего работает в компаниях, которые работают в несколько смен в день.

Предприятия, открытые более 8 часов в день, часто делят рабочий день на несколько смен , например, днем ​​и ночью. Это не всегда означает ночевку, как в приведенном выше примере. Бизнес может быть открыт с 7:00 до 23:00, а смены могут быть с 7:00 до 15:00 и с 15:00 до 23:00. Получается 2 смены по 8 часов.

Может быть даже сменная смена, которая перекрывает две смены, чтобы учесть дополнительное занятое время, например, обеденный ажиотаж в ресторане.

Затем, когда смены определены, создается ротация путем разделения рабочих на команды , которые по очереди работают в разные смены. Таким образом, никто не застревает на «плохой» смене, и все получают стандартные «хорошие» смены. В нашем примере с рестораном это может означать чередование менее загруженных обеденных смен и обеденных смен с более высокими чаевыми.

В зависимости от часов работы, большинство сменных смен длятся от 8 до 12 часов . Смены продолжительностью более 8 часов означают, что в среднем 40 часов в неделю приходится на меньшее количество дней. Это позволяет увеличить количество полных выходных дней в ротации.

Последовательные выходные дни являются краеугольным камнем ротационных смен. Они помогают сбалансировать графики сна для тех, кто переключается между ночами и днями. Они также обеспечивают дополнительный стимул для работников, которые в противном случае могли бы опасаться нестандартного графика.

Эти последовательные выходные могут быть обеспечены за счет последовательной работы по 10 или 12 часов, а также за счет того, что рабочие разделены на достаточное количество команд, чтобы они могли работать, когда другая команда не работает.

Каковы преимущества ротационной смены?

Обеспечивает гибкость

Такая гибкость приносит пользу как вам, так и вашим работникам.

Вращающиеся графики часто дают сотрудникам свободное время как в традиционные выходные, так и в будние дни. Это дает им некоторую гибкость в отношении обязательств и встреч, которые в противном случае им пришлось бы отпрашивать.

Вращающаяся смена может предложить вашему бизнесу гибкость в часы работы. Эти смены часто облегчают ночную или «непопулярную» смену, а ротация обеспечивает надлежащее покрытие.

Снижение выгорания, повышение удовлетворенности и вовлеченности

Смена смены вносит разнообразие, что может помочь предотвратить скуку и даже выгорание , особенно для сотрудников, работающих в менее желательные смены. Это делает работу более интересной в целом, что может помочь повысить удовлетворенность работой и вовлеченность.

В свою очередь, это приводит к снижению риска текучести кадров. Сотрудники, которые сообщают, что им скучно, в два раза чаще увольняются с работы в течение следующих 6 месяцев. Изменение рабочих смен и даже должностных обязанностей может помочь в борьбе с этим.

Улучшение баланса между работой и личной жизнью (для некоторых)

Чередующиеся смены могут оказаться обоюдоострым мечом, когда речь идет о балансе между работой и личной жизнью.

Для некоторых людей чередование смен улучшает баланс между работой и личной жизнью, позволяя больше выходных дней подряд заниматься домашними делами, проводить время с друзьями и семьей или даже путешествовать.

О недостатках мы поговорим в следующем разделе.

Улучшенная командная работа

Во многих типах чередующихся смен сотрудники пересекаются и смешиваются так, как раньше. Это может привести к большему духу товарищества и помогает работникам сопереживать друг другу. Это также помогает сотрудникам чувствовать себя командными игроками, а не разрозненными отдельными участниками.

Повышение профессиональных навыков и универсальность бизнеса

В некоторых случаях чередование смен также означает ротацию должностных обязанностей .

Даже если это просто обеденная смена, а не обеденная смена, для каждой из них существуют разные процедуры подготовки и закрытия. В других компаниях ночная смена может иметь совершенно другой тип работы, чем дневная смена — например, производственный бизнес, где дни тратятся на сборку продукта, а ночи — на его погрузку для распределения и пополнение запасов на следующий день сборки.

Повышение квалификации — распространенный инструмент повышения вовлеченности сотрудников. Это еще один способ развеять скуку и помочь работникам продвигаться по карьерной лестнице без необходимости искать возможности вне работы, такие как программы сертификации или курсы.

Это выгода и для вашего бизнеса. У вас есть более широкий круг доступных талантов, когда пришло время заполнить рекламные акции или открыть вакансии. Кроме того, когда все работники могут выполнять любую работу на вашем предприятии, легче найти покрытие в чрезвычайных ситуациях или когда работники берут оплачиваемый отпуск (PTO) или другой тип отпуска.

Каковы некоторые проблемы ротационной смены?

Негативное влияние на режим сна и общее состояние здоровья

Доказано, что сменный график и сменная работа со временем негативно сказываются на здоровье работников .

Смена ночных и дневных смен нарушает циркадные ритмы рабочих. Это также часто приводит к другим проблемам, включая проблемы с желудочно-кишечным трактом и сердечно-сосудистые заболевания.

Вы можете облегчить эти проблемы , предоставив сотрудникам достаточно времени для восстановления между типами смен. Кроме того, не забудьте предоставить сотрудникам ресурсы о том, как лучше всего управлять своим графиком сна и общим состоянием здоровья.

Снижение производительности

В зависимости от отрасли чередующиеся смены могут как увеличивать, так и уменьшать производительность. Сотрудники могут со временем терять энергию , а физическая работа может оказаться слишком сложной для выполнения в течение продолжительных периодов времени.

Предприятия по-прежнему могут внедрять чередующиеся графики с 8-часовыми сменами, но обычно они используют 10- или 12-часовые смены, чтобы максимизировать непрерывность и группировать больше выходных.

Эти более длительные смены могут привести к небрежности и даже проблемам с безопасностью, если сотрудники устанут.

Снижение баланса между работой и личной жизнью (для некоторых)

Некоторые сотрудники считают ротацию смен преимуществом. Но многие могут чувствовать, что они проигрывают, меняя смены.

Характер чередующихся смен затрудняет установление личного ежедневного или еженедельного распорядка. Эти смены также делают работу с большинством графиков ухода за детьми очень сложной.

Кроме того, работа по вечерам, ночам и выходным означает, что свободное время обычно не совпадает с типичными социальными обязательствами, происходящими в это время. Пропуск семейных и светских мероприятий может утомить сотрудников, которым больше подходит более традиционный фиксированный график.

Распространенные типы чередующихся смен и для чего они лучше всего подходят

Существуют различные типы чередующихся смен, и есть важные вещи, которые вы должны учитывать, прежде чем выбрать или создать одну из них для членов вашей команды.

Ниже мы поделимся некоторыми вопросами и распространенными типами чередующихся смен , чтобы заставить вас задуматься.

Кто будет работать в сменном режиме?

Как правило, идея ротации смен, обеспечивающая справедливость, предполагает ротацию каждого отдельного сотрудника. Тем не менее, это не правдоподобно для каждого бизнеса. Более целесообразно, чтобы некоторые сотрудники работали по фиксированному графику, а некоторые двигались вахтовым методом.

Вот несколько способов заставить его работать на вас и вашу команду.

Частичное вращение

Частичная ротация — это посменная схема, при которой большинство работников работают по фиксированному графику и только часть бригады работает посменно .

Это может быть полезно для колл-центра, где фронтальная команда работает по фиксированному графику, а небольшая группа сотрудников более высокого уровня сменяется, чтобы быть на связи для решения эскалированных проблем.

Подходит для: Когда только часть команды может пройти перекрестное обучение для обмена сменами, или когда 1 смена работает с клиентами, а роли поддержки могут быть взаимозаменяемыми.

Двухсменное (колебательное) вращение

Вращение в 2 смены, иногда называемое колебательным вращением, немного вводит в заблуждение. На самом деле есть 3 смены, но меняются только 2 из них .

Это отличается от частичного вращения, когда фиксированная смена перекрывается с вращающейся сменой. При 2-сменной ротации 1 целая смена работает стабильно в одиночку.

Наиболее распространенная итерация заключается в том, что третья смена остается неизменной, а первая и вторая меняются местами.

Примером этого может быть гостиничная среда с 2 сменами ролей, связанных с клиентами, которые могут меняться, и третья смена, которая приходит на ночь. Третья смена работает, когда бизнес закрыт для клиентов, чтобы убраться и подготовиться к следующему дню.

Подходит для: предприятий, где часть вашей рабочей силы уволилась бы, если бы им пришлось работать по ночам, или предприятий, где 1 смена выполняет определенную работу, которой других работников нелегко обучить.

Всесменное вращение

Это основа для большинства ротационных смен. В отличие от частичной или скользящей смены, полная ротация гарантирует , что каждый сотрудник будет работать каждую доступную смену .

Это также может означать, что каждый сотрудник работает на каждой доступной должности или, по крайней мере, обучен, если это необходимо.

Подходит для: компаний, у которых есть проблемы с текучестью кадров в определенную смену, которым можно было бы помочь, если бы все было честно. Кроме того, это хорошо для компаний с типами рабочих мест, которые можно перекрестно обучать. Это означает работу, которая не требует специальной сертификации или обучения, которое компания не хочет или не может предоставить.

Как часто будет меняться смена?

Продолжительность ротации заложит основу для ваших смен. Подумайте о своем бизнесе: в какое время вы открыты? Когда вы наиболее заняты? Что лучше всего сработает для баланса между работой и личной жизнью ваших сотрудников?

Традиционная ротация

Наиболее традиционная чередующаяся смена чередуется во время смены еженедельно .

Это может быть график 4-3 или даже что-то столь же простое, как 5 последовательных 8-часовых смен. В любом случае, работник меняет время смены еженедельно.

Например, одну неделю они могут работать в дневную смену, а следующую — в ночную. (А затем третья смена на третьей неделе, если есть третья смена.)

Все смены включаются в полную ротацию, то есть количество недель, необходимое для их смены, обычно 2 или 3. При еженедельном графике работодателю может быть проще отслеживать сверхурочную работу, а работнику - управлять своей личной жизнью. .

Подходит для: компаний, которые впервые внедряют сменный график или когда вам нужно свести к минимуму сверхурочную работу.

Медленное вращение

Медленное вращение не часто меняет время смены . Рабочие в этой ротации могут менять смены только один раз в месяц или реже.

Именно так работает большинство ротационных смен: на каждую смену уходит не менее нескольких недель, включая достаточное количество выходных.

Ротация может быть организована по неделям или приходиться на нечетное количество дней, тем самым внося еще большее разнообразие в отработанные дни.

Примером очень медленной ротации является сезонный бизнес, которому в определенные месяцы требуется больше персонала. В течение этого времени график или смены могут измениться, чтобы увеличить количество сотрудников в часы пик, а затем вернуться к более коротким сменам или фиксированным графикам в межсезонье.

Подходит для: Несколько различных сценариев:

• Медленная ротация в несколько недель со сменой выходных дней каждую неделю лучше всего подходит для большинства предприятий, пытающихся внедрить различные рабочие и выходные дни, которые не повторяются еженедельно.
• Очень медленная ротация более месяца лучше подходит для предприятий с сезонным пиком. Они также хороши для компаний, сотрудники которых хотят долгосрочной предсказуемости и постоянного личного и профессионального распорядка.

Как команда будет переходить между изменениями времени смены?

Чтобы наилучшим образом поддерживать своих работников, вы должны понимать, что чередование смен может создать для них трудности.

Тем не менее, есть вещи, которые вы можете сделать, чтобы ваши работники получали наилучшие впечатления, сохраняя при этом двери открытыми или производство в рабочем состоянии.

Вращение вперед

При трехсменном графике ротация вперед означает ротация который постепенно движется через сдвиги в хронологическом порядке .

Например, ротация вперед может составлять 1 неделю в первую смену, 1 неделю во вторую смену, а затем 1 неделю в третью смену с выходными в каждой смене.

Преимущество ротации вперед заключается в том, что она постепенно перемещает рабочее время сотрудника, поэтому его графики сна должны быть менее шокирующими.

Подходит для: предприятий с 3 сменами.

Вахты с последовательными выходными

Наличие последовательных выходных дней — это не просто привилегия, которая привлекает сотрудников к чередующимся сменам. Это также разумный шаг для здоровья сотрудников.

Полный день отдыха между сменами помогает сотрудникам выспаться и восстановить свой циркадный ритм. Исследование более чем 2500 медицинских работников показало, что 8 выходных в месяц и достаточный сон резко снижают вероятность выгорания.

Многие типы сменных графиков имеют последовательные выходные дни. Вот некоторые примеры:

• График 2-2-3: 1-недельная ротация. 2 рабочих дня, 2 выходных, 3 рабочих дня.
• График 4-3: 1-недельная ротация. 4 рабочих дня, 3 выходных.
• Расписание Pitman (2-2 3-2 2-3): 2-недельная ротация. 2 рабочих и 2 выходных, 3 рабочих и 2 выходных, 2 рабочих и 3 выходных.
• График работы DuPont: 3-недельная ротация по 12 часов. 4 ночные смены, 3 выходных, 3 дневные смены, 1 выходной, 3 ночные смены, 7 выходных.

Подходит для: любого сменного графика с ночными и дневными сменами.

Советы по чередованию смен

Будьте откровенны с сотрудниками

Сообщите сотрудникам, что расписание изменится как можно раньше . Помогите сотрудникам ‌ понять, почему происходят изменения и какую пользу они им принесут, но не уклоняйтесь от сложных аспектов. Возможно, вам придется рассказать им о том, как работают сменные смены, и особенно о том, как изменится их личный график.

Чем больше времени и информации вы предоставите им заранее, тем больше у них будет возможностей спланировать новое расписание, что приведет к меньшему количеству звонков и большей посещаемости.

Спросите мнение сотрудников

Чередование смен может быть кардинальным изменением, и вам необходимо привлечь своих сотрудников , чтобы обеспечить плавный переход.

Постарайтесь выбрать или создать ротацию, соответствующую потребностям членов вашей команды . Поговорите с ними лицом к лицу, отправьте электронное письмо или групповое мгновенное сообщение или даже распространите опрос с вопросами об их доступности и предпочтениях.

Старая пословица гласит, что «те, кто помогает планировать битву, не будут бороться против плана», и она применима и здесь. Сотрудники, которые чувствуют, что их голос услышан, а их просьбы учтены или, по крайней мере, приняты всерьез, с большим энтузиазмом относятся к переменам.

Обеспечьте справедливое распределение работы

Чем более справедливое распределение работы, тем более положительное влияние новый график окажет на вашу корпоративную культуру. Сменный график может означать, что каждый получает очередь в каждую смену или каждую работу, и важно придерживаться этого идеала .

Если один работник постоянно меняет смены, чтобы избежать непопулярных смен, другие сотрудники могут рассматривать одобрение смены менеджером как фаворитизм. Это может оказать негативное влияние на вашу команду, поскольку даже кажущаяся несправедливость наносит ущерб вовлеченности и удовлетворенности сотрудников.

Достаточно уведомлять о новых и обновленных расписаниях

Поскольку ротация может длиться продолжительное время, убедитесь, что она опубликована заблаговременно . Может показаться, что смещение будет повторяться вечно (в конце концов, это цель большинства ротаций). Но в реальном мире сотрудники берут отгулы, уходят в отпуск и увольняются без резервных копий.

Даже незначительные изменения в расписании должны быть сообщены заранее . У вас должна быть строгая политика запросов на отгулы. Поощряйте сотрудников подавать свои запросы как можно скорее и обязательно просматривайте и одобряйте или отклоняйте их немедленно. Таким образом, вы и ваши сотрудники можете планировать соответственно, и в расписании не будет пробелов.

Предлагайте гибкость, поддержку и ресурсы

Понимание того, как новый график повлияет на личную жизнь сотрудников, и помощь им в подготовке к негативным последствиям может иметь большое значение для культуры и взаимодействия. Там, где вы можете, сопереживайте сотрудникам и предлагайте гибкость.

Предоставьте сотрудникам ресурсы — например, информацию о передовых методах обеспечения достаточного сна, если вы вводите ночную смену для работников, которые раньше не работали.

Для сотрудников, которые полагаются на уход за детьми в течение дня, узнайте, может ли ваша программа помощи сотрудникам (EAP) помочь найти центр с гибким графиком. Выделите предлагаемые вами преимущества, которые поддерживают психическое здоровье и благополучие, и дайте сотрудникам время, чтобы получить к ним доступ.

Следите за производительностью сотрудников и уровнем стресса

С вашим новым графиком уровень стресса может возрасти. Следите за красными флажками и дайте сотрудникам возможность сделать шаг назад, когда это необходимо, чтобы избежать выгорания и потери интереса. Вы даже можете добавить дополнительный выходной день или изменить расписание, чтобы дать больше времени для отдыха.

С другой стороны, следите за производительностью . Возможно, вы перешли с 8-часовой смены на 10-часовую и нервничали из-за того, что люди будут звонить вам чаще. Вместо этого все приходят вовремя и веселятся, но производство сокращается. Взгляните на смены и посмотрите, есть ли способ перебалансировать смены или команды, чтобы максимизировать производительность и вовлеченность.

Решите, подходят ли вам чередующиеся смены с чередующимся графиком работы

Один из способов еще больше оптимизировать чередующиеся смены — ротация должностных обязанностей. Когда все сотрудники могут брать на себя различные рабочие роли, легче заполнить пробелы, когда кто-то находится на отгуле или звонит по болезни.

На самом деле, некоторые предприятия используют теорию сменных графиков для ротации должностных обязанностей со сменными сменами или без них . Например, сотрудник розничной торговли может всегда работать с 8 до 5 с понедельника по пятницу, но, может быть, одну неделю он работает кассиром, а на следующей неделе он помогает покупателям в торговом зале.

Некоторые преимущества чередования должностных обязанностей включают повышение вовлеченности сотрудников, более сильный кадровый резерв для планирования преемственности и лучшую командную работу по всем направлениям, поскольку сотрудники учатся сопереживать друг другу.

Однако ротация рабочих мест не является панацеей . Его реализация может быть дорогостоящей и трудоемкой, а в некоторых командах может навредить моральному духу. Это может быть даже неосуществимо, если большая часть вашей рабочей силы имеет специальные сертификаты или повышение квалификации. Ваша компания может быть не в состоянии предоставить необходимое обучение, и поэтому, скорее всего, ротация не подходит.

Используйте Connecteam для оптимизации процесса

Чередующиеся смены могут показаться сложными, но они не обязательно должны быть трудными.

Connecteam упрощает создание и реализацию расписаний и помогает вашей команде работать сильнее.

Полнофункциональное планирование

Универсальный планировщик Connecteam — это идеальный инструмент для ротации смен . За считанные минуты вы можете создать график смен, назначить сотрудников по сменам и настроить его на повторение столько раз, сколько необходимо.

В сменах есть еще больше полезного функционала. Смены Connecteam включают «работу» в качестве стандартного поля, так что вы можете легко увидеть, кто чем занимается. Вы даже можете пометить смены цветом, чтобы углубиться в детали. Например, вы можете определить, кто обслуживает какую часть ресторана, обслуживает ли он людей, развозит их на автобусе или занимается доставкой еды.

Вы также можете прикрепить контрольные списки к каждой смене . Включите полный список задач на смену или несколько коротких напоминаний о часто пропускаемых обязанностях. Это может помочь людям, которые постоянно не работают в смене, убедиться, что они все сделали.

Когда вы публикуете расписание в Connecteam, оно отправляется напрямую сотрудникам , где бы они ни находились. Они могут получить доступ к Connecteam со своих мобильных устройств или через веб-версию платформы.

Наличие цифрового расписания в приложении не только делает невозможным проигрыш, но и дает работникам возможность устанавливать будильники и напоминания. Кроме того, сотрудники могут даже синхронизировать свои рабочие графики с личными календарями на своих телефонах .

Настраиваемое обучение

Connecteam отлично подходит не только для создания чередующихся расписаний и обмена ими. Это также может помочь вам в обучении, если вы решите внедрить чередующиеся рабочие обязанности.

Вы можете создавать полностью настраиваемые учебные материалы и курсы, используя шаблоны или с нуля прямо в приложении. Или вы можете загружать существующие учебные материалы — в виде видео, изображений, аудио, PDF и других форматов файлов — и курсы, если они у вас есть.

Курсы могут включать викторины , чтобы сделать обучение более увлекательным и проверить сохранение знаний сотрудников.

Connecteam отправляет работникам автоматические уведомления, когда им нужно пройти новый курс обучения, и вы можете отслеживать ход обучения сотрудников с центральной панели администратора. Прогресс отражается в расписании сотрудников, и вы можете добавлять запланированные учебные занятия к сменам.

Заключение

Чередование смен может хорошо подойти для вашей рабочей силы, если в вашем бизнесе несколько смен, а члены команды выгорают, постоянно работая в одни и те же смены. Есть свои плюсы и минусы, но при правильной реализации в нужной среде они могут повысить вовлеченность и снизить текучесть кадров.

Универсальный планировщик Connecteam поможет вам быстро создать сменную смену. Приложение включает в себя многократно используемые шаблоны, перетаскиваемые задания сотрудников и возможность повторять расписания. Существуют также мощные функции обучения, которые вы можете использовать для перекрестного обучения своих сотрудников, если вы используете чередующиеся смены с ротацией должностных обязанностей.

Готовы сделать следующий шаг, чтобы ваша команда работала посменно?

Начните работу с Connecteam бесплатно уже сегодня !

Часто задаваемые вопросы

Что считается ротационной сменой?

Чередующаяся смена является частью системы расписания, которая не является фиксированной, т. е. не в одно и то же время и дни в неделю. При ротационной смене сотрудники работают в разные смены, а не в одну. Сотрудники чередуются по сменам с течением времени, с последовательными выходными между ними.

Чередующиеся графики смен наиболее распространены в компаниях, работающих круглосуточно и без выходных, или в компаниях с несколькими сменами в день, такими как дневная и ночная смена. Например, сотрудник может работать 4 дневных смены, отсутствовать 3 дня, работать 4 ночные смены, отсутствовать 3 дня, а затем работать 4 дневные смены, чтобы снова начать ротацию.

Хороша ли ротационная смена?

Чередующиеся смены хороши для некоторых предприятий и некоторых работников. Они не являются универсальными, но они могут быть вариантом для обеспечения справедливости при планировании 24-часового бизнеса. Для сотрудников они могут подойти тем, кто хочет иметь единый отпуск и не возражает против более длительных смен и разнообразного рабочего времени.

Хотите получать больше отличных статей прямо на ваш почтовый ящик? Подпишитесь здесь