12 эффективных способов поделиться информацией с членами команды

Независимо от вашей отрасли, обмен информацией, вероятно, является важной частью повседневной деятельности вашей организации. Вы можете поделиться рабочими заданиями, инструкциями для новой онлайн-платформы, советами и лучшими практиками для более эффективной работы или даже когда будет следующий выходной день.

В сегодняшнем занятом мире так много общения, что важные детали могут остаться незамеченными. Когда они это сделают, у работников может не быть информации, необходимой им для выполнения своей работы. Хуже того, они могут чувствовать себя разочарованными, забытыми или отстраненными, если их не в курсе.

Мы здесь, чтобы помочь вам избежать этих проблем. Ниже мы подробно расскажем, как делиться информацией с членами команды. Мы также научим вас, как добиться большей прозрачности и предотвратить недопонимание и потерю информации. Кроме того, мы расскажем о наиболее эффективных каналах связи и о том, как использовать такое программное обеспечение, как Connecteam, чтобы все были на одной волне.

Важность обмена информацией с членами команды

Обмен информацией имеет решающее значение для вашей прибыли и успеха вашей компании. Когда вы эффективно делитесь данными и важными знаниями, вы:

Помогите работникам стать более продуктивными

С хорошей системой связи вашей команде не придется часами искать руководства для сотрудников, инструкции и все остальное, что им нужно для работы. Вместо этого они тратят больше времени на рабочие задачи.

Поощряйте сотрудников выполнять свою работу более эффективно

Это просто: обмен знаниями о передовом опыте и советами может помочь сотрудникам лучше выполнять свою работу.

Создайте лучшую культуру на рабочем месте

Когда компании делятся подробностями о любых изменениях в организации или предстоящих событиях, работники чувствуют себя вовлеченными. Это, в свою очередь, может способствовать укреплению корпоративной культуры.

Уменьшите риск проблем

Многие проблемы на рабочем месте связаны с плохим обменом информацией. Например, если работникам не говорят, что им нужно звонить, когда они опаздывают, менеджеры могут расстраиваться из-за того, что сотрудники не звонят и не приходят. Общение процессов и ожиданий устраняет многие проблемы, подобные этой.

Делайте сотрудников счастливыми и вовлеченными

Когда все получают информацию непосредственно от компании, а не только из уст в уста, сотрудники с большей вероятностью будут чувствовать себя частью команды. Обмен информацией укрепляет доверие и взаимопонимание.

Получите лучшие результаты от инициатив

Независимо от того, запускаете ли вы корпоративный книжный клуб или вам нужен комитет для планирования праздничной вечеринки для вашей организации, возможность связаться с вашей командой с информацией поможет вам получить больше поддержки.

Уменьшите свою ответственность

Вам может потребоваться сообщить информацию о безопасности или отраслевых нормативных требованиях, чтобы снизить риск дорогостоящих судебных исков. Например, если вы работаете в сфере здравоохранения, ваша команда должна знать, как защитить данные пациентов.

14 способов поделиться информацией с членами вашей команды

Лучший способ поделиться информацией с группой зависит от того, чем вы делитесь и с кем общаетесь . Ваша организация может общаться онлайн и офлайн, и каждый метод обмена информацией может иметь свое место.

Ниже приведены 14 способов, с помощью которых вы можете оставаться на связи со своей командой, чтобы убедиться, что у них есть необходимые ресурсы, факты и данные.

9 онлайн-методов

1. Вики компании. Это лучший способ поделиться с группой информацией о данных, которые (обычно) не меняются. Например, здесь вы можете объяснить, какие услуги вы предлагаете, свои ценности и миссию.
2. Мгновенное сообщение. Платформы, позволяющие обмениваться мгновенными сообщениями, такие как Slack и Connecteam, хороши для мгновенного общения с отдельными людьми и группами. Вы можете общаться с другими членами команды прямо со своего мобильного устройства и общаться в режиме реального времени. Вы можете, например, быстро сообщить о внезапном изменении проекта или предупредить команду в поле о приближающейся плохой погоде.
3. Онлайн видео. Короткие 2-3-минутные видеоролики, размещенные в Интернете, могут быть отличным способом продемонстрировать рабочие задачи или предложить обучение. Они также идеально подходят для обмена информацией с группой.
4. Телефонные звонки. Это может быть хорошим способом мгновенно получить информацию от сотрудника. Например, если работник не приходит на смену, телефонный звонок может быстро решить проблему.
5. Электронная почта. Это хороший метод для официальных официальных уведомлений, особенно если вы хотите сохранить документацию. Например, это может быть правильным выбором, если вы хотите объявить о слиянии. Электронная почта дает вам возможность все объяснить и позволяет сотрудникам прочитать сообщение в удобное для них время.
6. Лента новостей компании. Это идеально подходит для обмена информацией с конкретными командами или всей вашей организацией одновременно. Вы также можете использовать его как альтернативу электронной почте для более официальных объявлений.
7. Инструменты, позволяющие сотрудничать. Такие платформы, как Google Docs и Connecteam, отлично подходят для совместной работы и внутреннего обмена информацией. Например, вы можете использовать одну из платформ для обмена файлами проекта или попросить сотрудников добавить свои собственные идеи в черновик новой миссии компании.
8. Системы управления контентом (CMS). Платформы, предназначенные для управления разработкой контента, позволяют отслеживать сроки и проекты, позволяют сотрудникам комментировать рабочие задачи и позволяют делиться новыми заданиями и файлами.
9. Внутренняя социальная сеть. Такие платформы, как Yammer и Connecteam, могут выступать в качестве защищенных внутренних платформ социальных сетей, где сотрудники могут участвовать в социальных чатах.

5 офлайн-методов

Вот самые эффективные способы обмена информацией офлайн в компании:

1. Ежедневные стендапы. Эти короткие ежедневные встречи помогают вам делиться прогрессом в проектах и ​​целях команды. Они также позволяют вам делиться и решать любые проблемы, которые могут замедлить работу.
2. Встречи один на один. Делитесь информацией с конкретными людьми, лицом к лицу.
3. Еженедельные командные и ежемесячные встречи всей компании. Собрав всех вместе, вы сможете обсудить предстоящую работу и смены, достигнутый прогресс и все, что может потребоваться для достижения предстоящих целей.
4. Ежеквартальные общие собрания. Общие собрания объединяют все заинтересованные стороны, включая всех сотрудников и руководство, для рассмотрения любых вопросов в масштабах всей компании. Это может включать введение новых целей компании или нового руководства.
5. Компания отступает. Ретриты объединяют работников вне работы. Это возможность для коучинга, развития навыков, общения, создания сетей и ледокольных мероприятий, направленных на повышение морального духа сотрудников, укрепление команд и снижение риска выгорания.

Как продвигать хорошие коммуникации в вашей компании

Теперь, когда мы рассмотрели 14 эффективных способов обмена информацией с членами команды, вы можете понять, что вам потребуются разные способы общения в разных ситуациях. В этом может помочь хорошая коммуникативная стратегия .

Вот как его создать:

Установите свой уровень прозрачности

Подумайте, сколько информации вы поделитесь со своими командами. Если вы сомневаетесь, ошибитесь в сторону большей прозрачности. Это поощряет доверие и создает прецедент для обмена информацией, который также может вдохновить сотрудников делиться своими мыслями.

Руководство и менеджеры вашей компании должны обсудить, какая информация может быть раскрыта, а какая является частной.

Вы также можете определить, какая информация кем передается. Например, вы можете решить, что менеджеры могут делиться целями команды, а руководство отвечает за обмен изменениями в масштабах всей компании.

Учитывайте потребности вашей команды

Молодые работники могут предпочесть прямой обмен сообщениями и мгновенную связь, в то время как некоторые пожилые работники могут предпочесть электронную почту или телефонные звонки. Но это не всегда так.

Опросите свою команду , чтобы узнать, какие формы обмена информацией подходят всем.

При наличии консенсуса вы можете предпочесть один канал связи другому, например обмен мгновенными сообщениями по электронной почте. Или вы можете поделиться одной и той же информацией по нескольким каналам, чтобы ее увидели все.

Сделайте общение бумерангом сотрудничества, а не улицей с односторонним движением

Посмотрите, как информация течет в вашей компании. Когда вы отправляете новости или обновления своим командам, информация должна возвращаться к вам с отзывами и свежими идеями.

Когда у вас есть такой совместный подход, вы можете опираться на информацию .

Например, представьте, что вы делитесь идеей корпоративного праздника. Несколько сотрудников добровольно организуют мероприятие и делятся своими идеями по оформлению. Внезапно вы отправляете и получаете информацию, которую можете использовать.

Чтобы убедиться, что информация не остается улицей с односторонним движением, запрашивайте дополнительные идеи при обмене обновлениями или новостями компании. Например, вы можете поделиться файлом и написать: «Если вы заметите, что здесь чего-то не хватает, дайте мне знать».

Упростите получение информации

Если сотрудник не может присутствовать на виртуальном собрании всей компании или пропускает уведомление о новом обучении, убедитесь, что он может наверстать упущенное. Например, вы можете опубликовать заметки о встрече онлайн в базе знаний вашей компании или отправить напоминание об обучении.

Онлайн-платформа или информационный бюллетень для сотрудников — это два отличных способа убедиться, что каждый получает необходимую информацию. Когда вы делитесь новой новостью или обновлением, опубликуйте ее в центральном месте , чтобы у каждого был второй шанс быть в курсе.

Оцените свои методы обмена информацией

Активно ищите спидбампы, которые замедляют совместное использование ресурсов. Убедитесь, что у сотрудников есть надлежащие разрешения для просмотра файлов в Интернете, и что файлы обновлены последней информацией. Удалите устаревшие ресурсы в Интернете, чтобы избежать путаницы.

Кроме того, регулярно спрашивайте у своей команды отзывы о данных и ресурсах, к которым у них есть доступ. Спросите, есть ли дополнительные варианты обучения, контрольные списки, формы или другая информация, которая может помочь им лучше выполнять свою работу. Затем работайте над внедрением этих ресурсов.

Установите правила, чтобы информация попадала в нужные руки по нужным каналам

Большинство сотрудников не хотят узнавать об увольнении через мгновенные сообщения. Тем не менее, они часто хотят услышать похвалу на публичном форуме, например, в видеообращении к команде.

Проведите общее собрание, на котором вы обсудите , как следует обмениваться различной информацией . Это поможет вам прийти к единому мнению о том, что уместно, а что нет, когда дело доходит до обмена информацией. Например, вы можете решить, что информация об изменениях в занятости должна передаваться только по электронной почте.

Подумайте не только о том, как делиться информацией, но и о том , когда делиться информацией . Например, вы можете установить правила относительно того, могут ли менеджеры связываться с рабочими в нерабочее время и когда.

При рассмотрении вопроса о том, как вы будете делиться информацией, не забывайте о доступности . Например, слабослышащие сотрудники оценят скрытые субтитры в видеосообщениях, в то время как другим сотрудникам могут быть полезны изображения и графика, включенные в документы, сообщения и другие объявления.

Используйте Connecteam для эффективного обмена информацией с членами команды

Connecteam — это универсальная платформа для всех ваших потребностей в общении и обмене информацией. Он может похвастаться сквозным шифрованием данных и отсутствием ограничений на объем хранилища, поэтому вы можете с полной уверенностью делиться всеми файлами и документами, которые вам нужны.

Давайте подробнее рассмотрим функции, которые облегчат вашу работу.

База знаний

Connecteam позволяет вам создать базу знаний, наполненную всей важной информацией о вашей компании. Сотрудники могут получить к нему доступ в любом месте и в любое время прямо со своих мобильных устройств. Они даже могут использовать приложение Connecteam на любом из 14 различных языков и легко находить нужную им информацию.

С Connecteam упорядочивать и обмениваться файлами и информацией очень просто. Просто перетащите файлы, чтобы загрузить их . Вы также можете легко заменить старые версии файлов, а поскольку все резервные копии сохраняются в безопасном частном облаке, вы всегда будете просматривать последнюю версию каждого файла. Никогда больше не беспокойтесь об устаревшей информации!

Кроме того, вы можете установить настраиваемые разрешения , чтобы нужные люди в вашей команде имели доступ к руководствам для сотрудников, учебным материалам, документам и другой необходимой им информации. Вы можете отозвать разрешения или попросить свою команду загружать собственные файлы по мере необходимости.

Обучение Connecteam

Connecteam упрощает загрузку коротких обучающих видеороликов и создание полностью настраиваемых учебных курсов для вашей команды. Вы даже можете опросить работников о том, что они узнали.

Кроме того, вы можете видеть, какое обучение прошли ваши работники, и отправлять им напоминания о завершении учебных занятий. Кроме того, вы можете легко обновлять и заменять учебные материалы в любое время.

Чат в приложении

Безопасный встроенный чат Connecteam позволяет вам и вашим сотрудникам общаться друг с другом в режиме реального времени. Настройте групповые или индивидуальные чаты, чтобы обеспечить мгновенную связь, независимо от того, где находится ваша команда.

В сообщениях вы можете обмениваться изображениями, звуковыми заметками, файлами и даже ярлыками для других функций Connecteam.

Опросы и опросы

Опросы Connecteam позволяют вам держать руку на пульсе вашей организации и легко собирать отзывы. Например, вы можете спросить, какая информация нужна вашим сотрудникам и каков их опыт в отношении стиля общения в вашей компании, чтобы при необходимости внести любые изменения.

Также есть инструмент для опросов в реальном времени , который идеально подходит для быстрого получения информации по определенным темам.

Лента новостей компании

С помощью Connecteam вы можете настроить ленту новостей компании , чтобы делиться обновлениями и объявлениями с определенными членами команды или всей организацией.

Лента новостей напоминает социальные сети, поскольку вы можете добавлять изображения, GIF-файлы и видео к сообщениям, чтобы сделать информацию легко усваиваемой.

Существует возможность запланировать публикации , чтобы информация публиковалась точно в нужное время. Вы также можете видеть, кто просматривал ваши сообщения, чтобы вы всегда знали, кто в курсе.

Каталог сотрудников

Каталог компании позволяет всем оставаться на связи и их легко найти, а Connecteam позволяет легко создать его для ваших сотрудников.

Вы и ваши сотрудники можете легко искать других членов команды и связываться с ними через чат, текстовые сообщения, электронную почту или телефон — прямо из каталога.

Найдите сотрудников, выполнив поиск по их местонахождению, имени, должности или отделу. Вы даже можете увидеть подробную информацию о каждом члене команды, например, его предпочтительные часы звонков.

Информация об операциях

Управление задачами и планирование включены прямо в приложение Connecteam, поэтому вы можете сообщать сотрудникам в режиме реального времени, когда они должны работать и что им нужно делать.

Быстро узнавайте, кто доступен, и убедитесь, что у каждого работника есть формы, списки задач, контрольные списки и другие ресурсы, необходимые для каждой работы. Вы даже можете сообщить об отгуле.

Признание и вознаграждение сотрудников

Использование встроенного в Connecteam функции признания сотрудников , вы можете отправлять персонализированные значки признания сотрудникам, чтобы отмечать их успехи и отмечать вехи. Вы также можете отправлять сотрудникам цифровые токены, которые они могут обменять на подарочные карты.

Суть в Connecteam

Наличие нескольких каналов связи на одной платформе снижает риск того, что что-то ускользнет. Это связано с тем, что сотрудникам нужно проверить только одну платформу, чтобы увидеть информацию о расписании, рабочую информацию, чаты, обновления и многое другое.

Вы можете использовать Connecteam для обмена руководствами по процедурам, учебными файлами, политиками персонала, справочниками сотрудников, электронными таблицами инвентаризации, вики-сайтами компании и любыми другими фирменными материалами компании, к которым ваша команда должна получить доступ. Все в одном месте и всегда обновляется.

Connecteam даже позволяет вам видеть, кто из сотрудников прошел обучение, кто имел доступ к файлам и кто просматривал обновления. Таким образом, вы можете убедиться, что все в вашей команде получают необходимую им информацию.

Заключение

Ваши сотрудники должны знать, что происходит в вашей организации, чтобы делать свою работу наилучшим образом, оставаться эффективными и чувствовать себя вовлеченными в миссию вашей компании.

Знание того, как делиться информацией с членами команды, является отличной отправной точкой, и правильная технология может помочь. Такая платформа, как Connecteam, помогает заменить многие каналы связи и обмена информацией одним приложением, которое ваши сотрудники могут использовать в любое время и в любом месте.

Зарегистрируйтесь в Connecteam сегодня .

Часто задаваемые вопросы

Как происходит обмен информацией в компании?

Процесс начинается с определения потребности в определенном типе информации. Затем вы создадите контент и отправите или загрузите его в соответствующие каналы. После этого вы захотите собрать отзывы, чтобы упростить обмен информацией в будущем. Также важно регулярно обновлять информацию по мере необходимости, чтобы она оставалась актуальной.

Какой информацией необходимо делиться в организации?

Существует 5 основных типов информации, которой необходимо делиться в большинстве компаний:

1. Требуемые по закону материалы , такие как обязательное обучение или информация по технике безопасности.
2. Ресурсы для конкретных задач , которые помогают сотрудникам выполнять свою работу, например инструкции для оборудования.
3. Обновления компании и организационные изменения , включая корпоративные мероприятия
4. Информация, которая помогает сотрудникам добиться успеха на рабочем месте, включая рабочие советы и подробную информацию о возможностях профессионального развития.
5. Объявления, которые признают или отмечают сотрудников , например, похвалы за хорошо выполненную работу или достижение вехи на рабочем месте.

Хотите получать больше замечательных статей прямо на ваш почтовый ящик? Подпишитесь здесь