9 советов по созданию лучшей ротации персонала для вашего бизнеса

Создание роты персонала — это деликатный баланс. Вам необходимо учитывать не только доступность и набор навыков сотрудников, но и потребности вашего бизнеса. Нестандартное планирование приводит к недоукомплектованию штатов, их раздутию и плохому обслуживанию клиентов. Это может повлиять на вашу прибыль и моральный дух сотрудников. Изменения, внесенные в последний момент, могут усугубить ситуацию и вызвать стресс и замешательство как у сотрудников, так и у менеджеров.

Хорошо продуманный график работы — ключ к тому, чтобы избежать всего этого. Менеджеры знают, что у них достаточно персонала, и сотрудники получают предпочитаемые смены. Кроме того, организованная ротация может помочь предотвратить выгорание сотрудников и снизить вероятность невыхода на работу. Это повышает производительность и снижает трудозатраты.

В этой статье мы расскажем вам, как создать ротацию персонала, чтобы ваш бизнес работал бесперебойно, а ваши сотрудники были довольны.

Что такое ротация персонала?

Штатное расписание, также известное как список или расписание , содержит всю информацию, относящуюся к сменам ваших сотрудников . Это включает в себя время начала и окончания смены, местонахождение, перерывы и любые конкретные задачи, которые необходимо выполнить.

Системы ротации используются в ряде отраслей, таких как гостиничный бизнес, строительство, розничная торговля и выездное обслуживание. Существуют также различные типы гибких графиков работы, которые могут использовать работодатели. К ним относятся сжатые, разделенные смены или ротации по вызову.

Тщательно спланированная ротация поддерживает ваши деловые операции и моральный дух сотрудников. Помимо того, что хорошо организованный график поможет вам избежать нехватки или раздутия штата, вы будете соблюдать любые применимые законы о труде, такие как сверхурочная работа или перерывы.

Вот почему так важно знать, как составить хороший график.

Что делает хорошую работу?

Счета для нужд бизнеса

У вас должно быть достаточно сотрудников, чтобы удовлетворить потребности вашего бизнеса в персонале. Это включает в себя учет сезонных изменений или особых событий, требующих большего количества персонала.

Вам нужно не только достаточное количество сотрудников, но и нужные . Хорошая ротация уравновешивает наборы навыков сотрудников.

Нехватка персонала с точки зрения численности или квалификации создает ненужную нагрузку на ваших сотрудников и может повлиять на качество их работы. В то же время раздутие штата – это быстрый способ перерасхода трудозатрат.

Многие малые предприятия используют комбинацию типов сотрудников, например, работающих полный и неполный рабочий день, в своем графике для удовлетворения потребностей своего бизнеса.

Удовлетворяет потребности сотрудников

Удовлетворение потребностей ваших сотрудников в вашем графике работы имеет решающее значение для успешной и продуктивной рабочей силы. Вы должны учитывать доступность, предпочтения и обязательства каждого сотрудника вне работы. Это гарантирует, что ваши сотрудники могут совмещать свою работу и личную жизнь.

Сотрудники более удовлетворены, когда у них есть ротация, которая поддерживает их баланс между работой и личной жизнью. Когда они чувствуют поддержку в личной жизни, они счастливее в своей работе. Лучший баланс между работой и личной жизнью также снижает выгорание сотрудников и текучесть кадров, создавая более долгосрочную рабочую силу.

Легко создать и легко прочитать

Хороший график работы прост в построении и понятен.

Вы не хотите тратить часы каждую неделю на создание нового расписания. Вы должны быть в состоянии создать и обновить его быстро и легко. Это экономит ваше время и деньги. Это также позволяет вам легко видеть часы работы ваших сотрудников и где они находятся.

Рота должна быть одинаково легко читаема и понятна сотрудникам. Когда они могут сразу увидеть свои запланированные часы, они знают, где им нужно быть и когда.

Честный и сбалансированный

Сбалансированная ротация справедливо распределяет смены между сотрудниками, будучи инклюзивной и любезной.

Распределение популярных смен среди одних и тех же людей может выглядеть как фаворитизм. Это может вызвать недовольство среди других сотрудников. Загрузка одного или двух сотрудников в большую часть смены также может подвергнуть их риску выгорания.

Гибкий

Изменения в расписании в последнюю минуту неизбежны. Ваш график работы должен быть достаточно гибким, чтобы учитывать изменения, связанные с болезнью, травмой или обязанностями по уходу.

Внесение некоторой гибкости в ваш график также позволяет изменять потребности бизнеса. Если новый проект появляется в короткие сроки, вам нужна гибкость, чтобы добавить сотрудников в существующую ротацию.

Создание плана на случай непредвиденных обстоятельств или дежурство по вызову — это способы, с помощью которых вы можете приспособиться к неожиданным изменениям.

Актуальная и легкодоступная

Сотрудники должны всегда иметь доступ к самой последней версии расписания и быть уведомленными о любых изменениях в нем. Информирование сотрудников в режиме реального времени снижает риск конфликтов в расписании или работники, забывшие смену.

Сделайте график работы доступным для сотрудников как можно раньше, чтобы помочь им планировать свои смены. Они также могут поднимать любые вопросы на ранней стадии. Затем вы можете решить их до начала смены.

Ключом к этому является хорошая внутренняя коммуникация, обеспечивающая видимость и прозрачность. Но общение по расписанию идет в обе стороны. Убедитесь, что сотрудники могут связаться с вами немедленно, если они не могут прийти на работу.

Мобильное решение для планирования, такое как Connecteam, идеально подходит для обмена графиками и уведомления сотрудников о любых изменениях в них. Эти приложения также облегчают вам и вашим сотрудникам общение по любым вопросам планирования.

9 советов по созданию эффективной ротации

Планирование важно как для вашего бизнеса, так и для ваших сотрудников. С точки зрения бизнеса, он позволяет учитывать пиковые периоды, отпуска сотрудников и другие известные проблемы планирования.

Затем вы можете как можно больше уведомить своих сотрудников о списке . Это позволяет им планировать свои личные обязательства в соответствии со своими сменами. Они также могут поднимать и решать любые проблемы с реестром на ранней стадии.

Имейте в виду, что по закону вы можете быть обязаны уведомлять своих сотрудников об их расписании. Например, в различных законах штатов США о прогнозируемом расписании изложены уведомления, которые работодатели должны уведомлять своих сотрудников.

В Великобритании работодатели должны заранее уведомлять сотрудников о своем графике. Обычно это означает уведомление как минимум за одну неделю.

Попросите своих сотрудников зарегистрировать свою доступность или изменить предпочтения заблаговременно до создания расписания. Это включает в себя отпуск для запланированного ежегодного отпуска, обязанности по уходу и другие личные обязательства.

Эта информация позволяет вам составить расписание, отражающее доступность ваших сотрудников и позволяющее избежать конфликтов в расписании. Это также снижает риск того, что сотрудники отменят смену в последнюю минуту или вообще не появятся, что оставит вас недоукомплектованными.

При создании ротации убедитесь, что вы запланировали правильное сочетание сотрудников с набором навыков, необходимых для работы в смену. Это будет зависеть от конкретных потребностей вашего бизнеса. Например, для эффективной и безопасной работы некоторых смен может потребоваться определенное количество технического, административного и вспомогательного персонала.

Также учитывайте баланс рабочей нагрузки между вашими сотрудниками. Обеспечьте справедливое и равное распределение смен, которое отражает контракты и доступность сотрудников.

Не назначайте слишком много часов одному и тому же персоналу. Это может привести к усталости сотрудников, что может повлиять на их самочувствие и качество их работы. Со временем это часто приводит к выгоранию. Это также может вызвать недовольство других сотрудников, которые пропускают рабочие часы.

Возникают болезни, несчастные случаи и личные чрезвычайные ситуации, и ваш график должен быть к ним готов. Переключение смен — отличный способ справиться с этой ситуацией.

Обмен сменами позволяет сотрудникам поменяться сменами с коллегой. Когда работники сами находят себе замену, это экономит ваше время. Это также избавит вас от необходимости искать кого-то, кто заменит смену в последнюю минуту.

Предоставление вашим сотрудникам гибкости в их ротации создает более благоприятную рабочую среду. Это также дает им больше автономии и побуждает брать на себя ответственность за свое расписание.

Когда дело доходит до ротации персонала, неспособность подготовиться означает подготовку к провалу. Удостоверьтесь, что у вас есть запасной план на случай, если несколько сотрудников звонят по болезни одновременно или сотрудник не может найти никого, с кем можно поменяться сменами.

Это экономит ваше время и избавляет от необходимости придумывать радикальное решение за короткий промежуток времени.

Это особенно важно для определенных отраслей, таких как медицина или технологии. В этих отраслях часто используется ротация по вызову, чтобы при необходимости всегда был доступен резервный персонал.

Шаблоны — это хороший способ автоматизировать вашу систему ротации, экономя ваше время и деньги. С шаблонами ротации персонала вы можете быстро воспроизвести ротацию и внести необходимые изменения в несколько кликов. Это позволяет избежать необходимости создавать его с нуля, что может занять много времени.

Вы можете настроить шаблоны в соответствии с потребностями вашего отдела или команды, что делает их идеальным инструментом для управления сложным планированием. Они помогают отслеживать предпочтения сотрудников и периодическую доступность.

Использование шаблонов ротации также может обеспечить предсказуемость расписания для ваших сотрудников . Они знают, чего ожидать в плане рабочего графика каждую неделю, две недели или месяц. Это помогает уменьшить стресс ваших сотрудников, связанный с планированием, и позволяет им заранее составлять личные планы.

Хотя шаблоны являются полезным инструментом планирования, также важно регулярно просматривать свой график. Убедитесь, что он продолжает поддерживать баланс между потребностями вашего бизнеса и предпочтениями и доступностью ваших сотрудников.

Свяжитесь со своими сотрудниками и получите их отзывы, чтобы узнать, работает ли для них ротация. Это поможет вам поддерживать удовлетворенность сотрудников в отношении планирования. У сотрудников есть возможность высказать любые опасения и почувствовать, что их работодатель услышан.

Штатное расписание также позволяет легко отслеживать установленный законом отпуск, на который имеют право ваши сотрудники, включая оплачиваемый отпуск (PTO), отпуск по уходу за ребенком и отпуск по болезни. Это также может помочь вам отслеживать любую необходимую информацию для таких целей , как рабочее время персонала, сверхурочная работа, перерывы и отсутствие.

Например, в Великобритании сотрудники, работающие 6 и более часов в день, имеют право как минимум на один 20-минутный перерыв для отдыха. Рабочие также должны иметь 11 часов отдыха между рабочими днями.

Вы также можете убедиться, что в вашем списке есть сотрудники с обязательной квалификацией, например, сотрудники с квалификацией по оказанию первой помощи или пожарные. Такой подход обеспечивает безопасность ваших сотрудников, а также помогает избежать штрафов за несоблюдение требований.

Инвестирование в мобильное программное обеспечение для планирования меняет правила игры, когда речь идет о создании хорошей ротации персонала.

С помощью программного обеспечения для планирования сотрудников, такого как Connecteam , вы можете создавать и управлять расписаниями на ходу с любого устройства, гарантируя, что все находятся на одной странице. Вы можете легко отслеживать доступность сотрудников, обмен сменами, запросы на отгулы и многое другое.

Когда вы используете Connecteam в качестве программного обеспечения для ротации, вы можете:

• Позвольте сотрудникам обновлять информацию о доступности в режиме реального времени
• Храните информацию о сотрудниках, включая контактные данные и запланированный отпуск
• Делитесь графиками и изменениями смен с сотрудниками прямо сейчас
• Отправляйте напоминания сотрудникам о предстоящих сменах
• Автоматически отмечайте любые проблемы с соблюдением требований, такие как обязательные перерывы или сверхурочные.
• Посмотреть общее количество часов, отработанных сотрудниками
• Позвольте сотрудникам отправлять запросы на отпуск прямо из приложения
• Упростите планирование смен, автоматически отмечая проблемы с расписанием.
• Включает функции отслеживания времени и посещаемости

С программным обеспечением Connecteam для планирования вы можете попрощаться с электронными таблицами и ручным планированием, которые могут отнимать много времени и подвержены ошибкам.

Интуитивно понятный интерфейс Connecteam позволяет легко создавать, обновлять и распространять расписания, обеспечивая постоянный доступ всех сотрудников к своим сменам.

Кроме того, вы можете оптимизировать свои усилия по общению, отправляя обновления, push-уведомления и оповещения своим сотрудникам непосредственно через приложение.

Попробуйте Connecteam в течение 14 дней бесплатно сегодня и с легкостью создайте лучшую ротацию сотрудников для своей команды!

Лучшие практики создания ротации

Очень важно правильно составить ротацию персонала. Плохое управление ротацией может привести к конфликтам в расписании, пропуску смены сотрудниками и нехватке персонала. Это влияет на моральный дух сотрудников, производительность и вашу прибыль.

Есть несколько простых шагов, которые вы можете предпринять, чтобы составить ротацию, которая будет лучше работать для вас и ваших сотрудников.

Сбор информации о доступности сотрудников и предварительное планирование помогут вам избежать некоторых из этих проблем с самого начала.

Между тем, шаблоны и варианты смены смен упрощают планирование и создание ротации. Кроме того, использование мобильного приложения для централизованного управления расписанием сэкономит вам еще больше времени, усилий и денег.

Создание наилучшего графика для персонала сводит к минимуму сбои и обеспечивает бесперебойную работу смен. Самое главное, они делают ваш персонал счастливым и удовлетворенным.

Начните с бесплатной 14-дневной пробной версии Connecteam прямо сейчас ! (Кредитная карта не требуется)