Пошаговое руководство по проведению аудита времени (+ рабочий лист аудита времени)

Аудит времени показывает, как сотрудники тратят время на задачи и проекты, чтобы вы могли оценивать и повышать производительность. Они также помогают выявить неэффективную работу и кражу времени. Кроме того, вы можете использовать контрольные листы, чтобы выявлять переутомление, предотвращать затраты на сверхурочную работу и соблюдать трудовое законодательство.

В этом руководстве мы объясняем, что такое аудит времени и как его можно провести, в том числе с помощью программного обеспечения для аудита времени. Мы также предоставляем бесплатный рабочий лист, который вы можете скачать и использовать для аудита рабочего времени в вашей компании.

Что такое аудит времени?

Аудит рабочего времени — это процесс сбора и анализа данных о том, как ваша команда проводит свое рабочее время . Аудит обычно проводится с использованием табелей учета рабочего времени с записями о приходе и уходе и учете выходных и перерывов на отдых. Для получения дополнительной информации менеджеры также могут просматривать списки задач и календари или проводить опросы.

Данные из табелей учета рабочего времени можно анализировать несколькими способами. Вы можете разбить данные, чтобы увидеть, сколько времени тратится на различные задачи и проекты, чтобы увидеть, как это согласуется с целями компании. Вы также можете отслеживать, как отдельные работники используют свое время, и оценивать эффективность. Более того, аудит рабочего времени дает вам представление о посещаемости и выходных днях ваших сотрудников.

Как часто вы проводите аудит, зависит от потребностей и целей вашего бизнеса. В идеале вы должны проводить аудит времени регулярно — раз в квартал или каждые 6 месяцев. Но если ваша компания чаще выполняет более короткие проекты, вы можете чаще проводить аудит.

Почему важно проводить аудит времени?

Тщательный и регулярный аудит рабочего времени сотрудников поможет вам:

Эффективно распределяйте ресурсы

Наблюдение за тем, насколько продуктивно ваши сотрудники проводят свое время, поможет вам лучше распределять свои смены и проекты. Например, вы можете назначать задачи с более короткими сроками тем, кто обычно делает больше за меньшее время.

Точно так же тенденции показывают, какие работники лучше справляются с задачами, требующими определенных навыков. Это может помочь вам привлечь нужных людей к нужным проектам, чтобы максимизировать набор навыков ваших сотрудников.

Наконец, понимание тенденций доступности сотрудников может помочь в улучшении планирования. Например, проверки могут показать, что определенный работник часто недоступен по пятницам, поэтому вы можете запланировать других работников, чтобы заполнить этот пробел.

Выявление кражи времени, опозданий и других неэффективных действий

Аудит времени помогает выявить неэффективное управление временем, что является серьезной проблемой, когда сотрудники разбросаны по разным местам.

Например, вы можете обнаружить такие закономерности, как постоянные опоздания сотрудников на работу. Аудит рабочего времени также проливает свет на кражу рабочего времени, когда работники тратят свое оплачиваемое время непродуктивно. Они также указывают, когда работники берут больше перерывов на отдых, чем запланировано.

Соблюдайте трудовое законодательство и предотвращайте затраты на сверхурочную работу

Проведение аудита рабочего времени для сотрудников позволяет вам соблюдать трудовое законодательство. В большинстве юрисдикций есть правила, касающиеся сверхурочной работы и перерывов на отдых. Записи времени могут помочь вам определить, работают ли определенные сотрудники сверх разрешенных часов или не берут запланированные перерывы на отдых.

В дополнение к соблюдению, это также предотвращает переутомление и выгорание сотрудников. Кроме того, это может сэкономить вам массу сверхурочных расходов.

Принимайте стратегические бизнес-решения

Рабочий лист аудита времени дает вам четкое представление о том, сколько времени тратится на различные проекты. Вы можете сравнить время и трудозатраты с доходом, чтобы определить, приносят ли эти проекты достаточно денег, чтобы оправдать затраченное на них время. Эти идеи бесценны при выборе будущих проектов и принятии решений по бизнес-стратегии.

Как провести аудит времени за 3 шага

Шаг 1. Создайте лист аудита времени

Что такое рабочий лист аудита времени?

Рабочие листы аудита рабочего времени — это формы, которые ваши работники могут заполнять для отслеживания учета времени и задач, которые они выполнили в рабочее время. Вы можете создать эти листы в Microsoft Excel или Google Sheets или вручную вручную, используя ручку и бумагу. Ваши работники могут заполнить их онлайн или с помощью ручки — в зависимости от того, распространяете ли вы цифровые или бумажные копии.

Вы можете просто использовать расписание или календарь, чтобы увидеть, над какими сменами работают сотрудники и когда. Однако это не дает таких подробностей, как задачи, которые были выполнены во время смены. Также не учитываются перерывы на отдых, время приема пищи и так далее.

Что включить в рабочий лист аудита времени

• Месяц/квартал: В верхней части рабочего листа вы можете указать, для какого месяца или квартала форма действительна. Например, июль 2023 г. или третий квартал 2023 г. Убедитесь, что у вас достаточно места, чтобы работники могли добавлять записи за месяц или квартал.

• Имя сотрудника: оставьте место для сотрудника, чтобы добавить свое полное имя.

• Столбец даты: форма должна включать столбец даты, чтобы работники могли четко указать, для какой даты они вводят информацию.

• Столбец «Время начала»: в этом столбце работники могут записывать время, когда они начали выполнение задачи или проекта.

• Столбец «Время окончания»: указывает, когда сотрудники прекратили работу над задачей. Это может быть конец дня или остановка на отдых.

• Столбец «Общее количество часов»: в этом столбце указано, сколько часов работы было выполнено между «время начала» и «время окончания».

• Столбец задач/активностей: здесь работники могут отслеживать, над чем они работали в течение записанного времени.

• Столбец уровня приоритета: здесь сотрудники могут отметить, насколько важной или высокоприоритетной была задача или проект. У вас должна быть последовательная система для записи этого. Например, шкала, где 1 — очень высокий приоритет, а 5 — очень низкий приоритет.

• Колонка дополнительных заметок: оставьте место для сотрудников, чтобы они могли добавлять любые дополнительные заметки о потраченном времени или задаче, над которой они работали.

• Подписи: предоставьте работникам место для подписи записей о времени. Это помогает держать сотрудников подотчетными, поощряет честность и может быть ценным, если ваша компания когда-либо подвергается аудиту. Вы также можете предоставить менеджерам место для подписи после того, как они одобрят записи.

Шаг 2. Соберите дополнительный контекст (необязательно)

Перед анализом результатов полезно собрать дополнительную информацию, которую работники не смогли добавить в свои формы. Например, работа над проектом могла идти медленнее, чем обычно, из-за болезни или других личных обстоятельств.

Вы можете собрать контекст, побеседовав с работником , назначенным на смену или проект.

Однако, если вам нужно собрать информацию за более длительный период времени, интервью могут занять много времени. Опросы — отличный способ быстро узнать мнение команды. Вы даже можете сделать их анонимными, чтобы работники были подлинными в своих ответах.

Шаг 3. Создание отчетов и анализ результатов

Создавайте графики и диаграммы для анализа тенденций

Сбора листов аудита времени недостаточно, чтобы понять, что на самом деле происходит в вашем бизнесе. Чтобы определить тенденции и получить ценную информацию, вам необходимо сделать следующее:

• Сопоставьте все записи в электронной таблице Excel или Google. Это проще сделать, если рабочие листы уже были в этом формате. В противном случае вам потребуется вручную добавить данные из физических копий в онлайн-таблицу.

• Подумайте, что вы хотите получить от данных. Вы можете анализировать данные разными способами, например, по работникам, командам, проектам, местоположениям и т. д. Примите решение о том, какие идеи вы ищете. Например, вам может понадобиться узнать, сколько времени тратится на проект X по сравнению с проектом Y.

• Создавайте графики и диаграммы, чтобы визуально увидеть различия. Используйте диаграммы Excel или Google Sheets для создания простых визуальных элементов. Гистограмма, например, может показать вам общее количество часов, затраченных на проект X по сравнению с проектом Y. Но круговая диаграмма поможет вам увидеть, сколько общего времени команды было потрачено на проект X.

Вы знали?

Connecteam имеет расширенные функции отчетности, которые позволяют вам просматривать настраиваемые отчеты о времени и посещаемости всего за несколько кликов.

Используйте идеи для принятия решений

Выводы из вашего аудита времени могут помочь вам принимать решения, соответствующие целям компании .

Например, вы можете решить отказаться от определенных проектов, если время, затрачиваемое на них, не стоит того дохода, который они приносят. Или вы можете принять решение о вознаграждении работников, которые проделали большую работу за меньшее время.

Эти идеи также помогут более эффективно планировать и расставлять приоритеты в работе, например, назначая высокоприоритетные проекты тем работникам, которые обычно работают быстрее.

Лучшие практики аудита времени

Следуйте этим передовым методам, чтобы убедиться, что ваш процесс аудита времени является надежным и надежным.

Раздайте формы всем сотрудникам и новым сотрудникам

Вы можете распространять формы в цифровом виде (по электронной почте, файловым ресурсам, текстовым сообщениям, ссылкам и т. д.) или лично с помощью бумажных копий. Просто убедитесь, что каждый работник в компании использует рабочий лист для отслеживания своего времени и задач.

Вы можете связаться со своими сотрудниками по электронной почте или текстовым сообщением, чтобы узнать, не получил ли кто-нибудь по ошибке рабочий лист. Отсутствующие формы могут привести к ошибкам в результатах, что, вероятно, даст вам неправильную историю.

Подчеркните важность рабочего листа и отправьте напоминания

Вы также должны убедиться, что все в компании понимают важность использования рабочего листа. Сделайте это через объявления компании или электронные письма . Свяжитесь лично, по телефону, по электронной почте или в текстовом сообщении со всеми работниками, которые не используют форму должным образом.

Вы также можете прикрепить форму к справочнику сотрудников как часть раздела обязательных процедур компании.

Кроме того, напомните сотрудникам, чтобы они записывались на смену и заканчивали ее с помощью рабочего листа. Отправляйте им ежедневные напоминания по электронной почте или добавляйте их в список задач, чтобы они помнили. Вам также необходимо напоминать работникам о необходимости регулярно представлять свои табели учета рабочего времени — еженедельно, ежемесячно и т. д.

Ограничить изменения

Лучше не вносить каких-либо серьезных изменений в шаблон рабочего листа. Когда все поля остаются неизменными, легче сравнивать результаты с течением времени .

Будьте последовательны с аудитами

Убедитесь, что вы регулярно проверяете время своей команды. Это может быть ежемесячно, ежеквартально, раз в два года или как угодно, что лучше всего подходит для вашей компании. Последовательность помогает вам отслеживать, приводят ли ваши бизнес-решения к улучшениям с течением времени. Кроме того, это показывает работникам, что к процессу аудита времени относятся серьезно.

Избегайте фаворитизма

Будьте справедливы и равны при анализе результатов аудита времени. Например, вы не должны принимать меры против одного работника за опоздание, если другой работник опаздывает так же часто. Фаворитизм может подвергнуть вас юридическому риску дискриминации и нанести ущерб вашей репутации среди сотрудников, клиентов и инвесторов.

Храните рабочие листы бережно и надежно

Независимо от того, отправлены ли рабочие листы в Интернете или в виде бумажной копии, вам необходимо хранить их надежно и в одном месте , чтобы они не пропали.

Храните их в надежном физическом месте в офисе вашей компании, например, в запираемом шкафу для документов. Или вы можете хранить их в цифровом виде с помощью облачного программного обеспечения.

Затем убедитесь, что только нужные люди имеют доступ к рабочим листам . Например, дайте только определенным сотрудникам ключи от картотеки или установите настраиваемые права доступа пользователей, если вы решите хранить рабочие листы в цифровом виде.

Оценить эффективность

Регулярно проверяйте процесс аудита времени и проверяйте, насколько эффективно он работает. Оцените, достаточно ли информации, которую вы получаете, чтобы понять, как ваши работники проводят свое время. Затем рассмотрите любой другой контекст, который был бы полезен, или дополнительные поля, которые необходимо добавить в форму для лучшего анализа. Наконец, вы можете внести любые коррективы, чтобы улучшить процесс.

Полностью автоматизируйте аудит времени с помощью Connecteam

Аудит может занимать много времени и вызывать разочарование, но такое программное обеспечение, как Connecteam, снимает стресс с процесса.

С Connecteam работники могут входить и выходить из смены одним касанием своего устройства. Они будут получать автоматические напоминания о начале и завершении учета рабочего времени в начале и конце смены.

Connecteam также позволяет устанавливать геозоны . Сотрудники могут входить в систему, только находясь в пределах геозоны, и должны выходить из нее, когда покидают это место. Кроме того, вы можете использовать встроенное программное обеспечение для отслеживания местоположения с помощью GPS, чтобы сотрудники всегда были там, где им нужно быть в рабочее время.

Кроме того, вы можете установить собственные правила для перерывов и сверхурочной работы, а также одобрять или отклонять запросы на сверхурочную работу прямо из приложения. Таким образом, часть процесса аудита происходит в режиме реального времени, прежде чем проблемы могут вырасти.

Кроме того, функции управления задачами Connecteam позволяют вам видеть, как работники продвигаются по задачам, которые вы им назначили. Вы также можете отправлять сотрудникам напоминания о выполнении их задач, когда приближаются сроки.

Наконец, настраиваемый инструмент отчетности Connecteam позволяет мгновенно анализировать данные, не сопоставляя данные и не создавая графики самостоятельно. Вы можете отслеживать посещаемость, время, затраченное на проекты, рабочее время отдельных сотрудников и многое другое.

Заключение

Аудит рабочего времени ваших сотрудников имеет множество преимуществ, которые помогут вам повысить производительность. Кроме того, этот процесс помогает вам соблюдать трудовое законодательство и принимать более взвешенные деловые решения. Но даже зная эту информацию, вам может быть сложно понять, как именно проводить аудит времени и какие шаги следует предпринять.

Во-первых, вам нужно создать лист аудита рабочего времени и убедиться, что все работники не забудут его заполнить. Затем данные со всех рабочих листов необходимо объединить в один файл Excel или Google Sheets, чтобы вы могли создавать диаграммы для анализа результатов.

Программное обеспечение, такое как Connecteam, автоматизирует и упрощает весь процесс от начала до конца. Работники могут отслеживать время на своих мобильных устройствах. Затем вы можете легко анализировать данные с помощью инструмента отчетности Connecteam, чтобы принимать лучшие бизнес-решения. Проверьте Connecteam сегодня, чтобы максимально использовать время вашей команды.

Часто задаваемые вопросы

Как вы готовитесь к аудиту времени?

Чтобы подготовиться к аудиту рабочего времени, создайте и раздайте рабочий лист аудита рабочего времени своим работникам в бумажном или цифровом виде. Затем спланируйте, какие ресурсы вам потребуются для создания отчетов и анализа данных — например, внешний консультант или программное онлайн-решение, такое как Connecteam, которое будет создавать отчеты для вас.

Что такое «аудит в реальном времени»?

Традиционный аудит времени анализирует исторические расписания и тенденции. Эти идеи определяют будущие бизнес-решения. «Аудит в режиме реального времени» означает наблюдение за тем, как сотрудники проводят свое рабочее время в режиме реального времени. Такие приложения, как Connecteam, показывают записи рабочего времени, местонахождение и многое другое, чтобы вы могли сразу же внести улучшения.

Как часто вы должны проводить аудит рабочего времени?

Вы можете проводить аудит времени ежемесячно, ежеквартально, раз в два года или даже ежегодно в зависимости от характера вашего бизнеса. Некоторые предприятия, такие как доставка еды, имеют процесс внутреннего контроля, который требует более частого проведения проверок времени. Некоторые компании используют программное обеспечение, такое как Connecteam, для проведения аудитов в режиме реального времени.

Лист аудита времени

Хотите получать больше отличных статей прямо на ваш почтовый ящик? Подпишитесь здесь