Что такое утверждение табеля учета рабочего времени + лучшие инструменты для работы

Утверждение табеля учета рабочего времени позволяет компаниям просматривать часы, которые сотрудники зарегистрировали, и убедиться, что им правильно платят за их работу. Это важный процесс, которым нужно управлять правильно. В противном случае выплата заработной платы может быть задержана, а работникам могут быть переплачены или недоплачены.

Поэтому важно точно понимать, как работает утверждение табеля учета рабочего времени и какие этапы для этого необходимо выполнить. В этой статье мы объясним все, что вам нужно знать, и выделим 3 лучших инструмента автоматизации, которые упростят процесс учета рабочего времени.

Что такое утверждение карты учета рабочего времени?

Утверждение табеля рабочего времени — это когда работодатели проверяют, сколько часов сотрудники отработали в течение текущего периода оплаты.

Сотрудники будут записывать свои часы за каждый период оплаты на карточке учета рабочего времени. Это разбивает каждый день в период оплаты и показывает все часы, которые сотрудники отработали в каждый из этих дней. Платный период обычно составляет от 2 до 4 недель. Тем не менее, в большинстве штатов работодатели могут сами решать, как часто они хотят проводить начисление заработной платы.

Цель процесса утверждения табеля учета рабочего времени — убедиться, что сотрудники правильно записали свое рабочее время , и выявить любые ошибки перед расчетом заработной платы.

Что должно быть указано в табеле учета рабочего времени

В табель учета рабочего времени должны быть включены отработанные часы, а также время, затраченное на перерывы и оплачиваемый отпуск. Он также должен предоставлять информацию о задачах или проектах, над которыми работали сотрудники, особенно если сотрудникам платят разные ставки заработной платы за разные задачи.

Проверка табеля учета рабочего времени на правильность

Сотрудники должны просмотреть свои собственные табели учета рабочего времени, прежде чем отправлять их вам на утверждение. Получив табель учета рабочего времени сотрудника, вы можете проверить его точность.

Эта проверка точности обычно включает в себя сопоставление зарегистрированных часов сотрудника с его рабочим графиком. Если ваша компания использует отслеживание местоположения с помощью GPS для проверки местоположения сотрудников в рабочее время, вы также можете сравнить данные о местонахождении сотрудника с часами, указанными в его табеле учета рабочего времени.

Расчет оплаты сверхурочной работы

Также необходимо рассчитать сверхурочную работу для каждого сотрудника и разбить ее в табеле учета рабочего времени. Сверхурочные должны оплачиваться в 1,5 раза больше базовой ставки заработной платы работника и применяются всякий раз, когда работники работают более 40 часов в неделю. Если сотрудники имеют право на другие временные бонусы, вы также можете добавить их в табель учета рабочего времени.

Утверждение или отклонение карт учета рабочего времени

Если вся информация в табель учета рабочего времени сотрудника верна, вы можете утвердить табель учета рабочего времени и передать его группе расчета заработной платы вашей компании.

Если есть какая-либо неверная информация, вы можете отклонить табель учета рабочего времени и отправить его обратно сотруднику для доработки. После того как сотрудник внес изменения в свою карточку учета рабочего времени, вы можете просмотреть ее снова.

Почему важно утверждать табели учета рабочего времени?

Просмотр табелей учета рабочего времени помогает предотвратить ошибки при расчете заработной платы. Эти ошибки могут привести к неправильной оплате труда ваших сотрудников и даже к юридическим проблемам.

С другой стороны, если все сделано правильно, утверждение табеля учета рабочего времени поможет вам:

Избегайте расхождений в оплате труда

Проверка и утверждение табелей учета рабочего времени помогает предотвратить переплату или недоплату вашей компании вашим сотрудникам .

Переплата работникам может быть очень дорогостоящей с течением времени. Недоплата им является незаконной и может привести к серьезным штрафам со стороны регулирующих органов. Неправильная оплата ваших сотрудников также плохо сказывается на их моральном состоянии и может привести к тому, что квалифицированные сотрудники покинут вашу компанию.

Менеджеры служат второй группой глаз на табелях учета рабочего времени сотрудников во время процесса утверждения. Они могут улавливать честные ошибки и выявлять потенциальные случаи кражи времени. Они также несут ответственность за точность учета рабочего времени, используемого для расчета заработной платы.

Улучшить точность расчета заработной платы

Когда все ‌карты времени, представленные для расчета заработной платы, верны, вам нужно отправлять платежи только один раз за каждый период оплаты. Однако, если в табелях есть ошибки, вам может потребоваться несколько раз запустить платежную ведомость, чтобы устранить ошибки оплаты.

Это стоит времени и денег. В интересах вашего бизнеса сократить количество расчетов заработной платы, которые вам необходимо выполнить. Рассмотрение и утверждение карт учета рабочего времени является ключом к достижению этой цели.

Соблюдайте требования

Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) требует, чтобы компании хранили табели рабочего времени сотрудников не менее 2 лет. Процесс проверки табеля учета рабочего времени гарантирует, что менеджеры собирают записи о рабочем времени для каждого сотрудника в течение каждого периода оплаты.

Если ваша компания когда-либо столкнется с расследованием вашей практики компенсации, вы можете предъявить свои карты учета рабочего времени и быть уверенными в их правильности.

Как утверждение табеля учета рабочего времени помогает сотрудникам?

Процесс просмотра и утверждения табелей учета рабочего времени также может быть полезен для сотрудников.

Сотрудники хотят, чтобы им платили точно за отработанное время, но иногда они могут совершать ошибки, например, забывать включать запись времени. Вы можете поймать эти ошибки и гарантировать, что сотрудники будут оплачиваться за все свои часы .

Обмен информацией о табеле рабочего времени с сотрудниками также позволяет им просматривать отработанные часы. Это может помочь сотрудникам лучше понять, сколько они работают и какую зарплату им следует ожидать. Это также обеспечивает большую прозрачность процесса начисления заработной платы, что может положительно сказаться на моральном духе сотрудников.

Могут ли работодатели вносить изменения в табели учета рабочего времени?

Вы можете сделать 1 из 2 вещей, когда обнаружите ошибку при просмотре табеля рабочего времени сотрудника:

1. Отклоните табель учета рабочего времени и отправьте его сотруднику на доработку.
2. Внесите изменения в табель учета рабочего времени и утвердите его.

По юридическим причинам важно, чтобы любые изменения, внесенные в табель учета рабочего времени, были подтверждены доказательствами. Например, менеджеры могут вносить изменения, когда сотрудник забывает приходить на работу или выходить из нее. Или, если PTO не добавляется автоматически в карты учета рабочего времени, менеджеры могут добавить эти часы от имени сотрудника.

Всегда полезно сообщать сотрудникам, когда в табель учета рабочего времени вносятся изменения , и документировать это изменение в письменной форме.

Что происходит после того, как вы утвердите карты учета рабочего времени?

После утверждения табель учета рабочего времени отправляется вашей команде по расчету заработной платы .

Как правило, табели учета рабочего времени можно импортировать в программное обеспечение для расчета заработной платы без необходимости ручного ввода данных. Некоторые платформы табелей учета рабочего времени напрямую интегрируются с популярными платформами расчета заработной платы. Вы также можете экспортировать данные табеля учета рабочего времени в формате CSV и загрузить файл в свое программное обеспечение для расчета заработной платы. Затем данные карты учета рабочего времени используются для расчета заработной платы.

После этого табели учета рабочего времени должны надежно храниться не менее 2 лет , чтобы соответствовать требованиям FLSA.

Использование автоматизации для отслеживания времени сотрудников

В прошлом компании использовали машины, которые ставили отметку в табеле рабочего времени сотрудника с указанием времени прихода и ухода. Сегодня большинство компаний отказались от физических карт учета рабочего времени и вместо этого полагаются на программное обеспечение для учета рабочего времени сотрудников.

Программное обеспечение для часов предлагает несколько функций, которые помогут вашему бизнесу автоматизировать учет рабочего времени , создание табелей учета рабочего времени и утверждение табелей учета рабочего времени . Эти функции могут сократить время, необходимое для создания карт учета рабочего времени. Они также могут помочь обеспечить точность учета рабочего времени сотрудников и упростить общение между менеджерами и сотрудниками во время утверждения.

Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с нашим обзором 6 лучших программных решений для простых часов на 2023 год .

Вот несколько примеров функций автоматизации, которые могут улучшить процесс утверждения вашей карты учета рабочего времени.

Отслеживание времени с помощью GPS

Приложение часов с поддержкой GPS может помочь вам проверить местонахождение ваших сотрудников, пока они на часах. Вы можете видеть, где находятся работники, когда они приходят на работу, или видеть их местоположение, когда они в пути.

Затем, когда вы просматриваете табели учета рабочего времени, вы можете сопоставить местоположение сотрудника с его записями в табеле учета рабочего времени. Это помогает предотвратить кражу времени и позволяет вам проверять, что каждый раз запись назначается правильному проекту.

Кроме того, многие часы с поддержкой GPS позволяют устанавливать геозоны вокруг вашего офиса или рабочего места. Когда сотрудник входит в геозону или покидает ее, он получает напоминание о том, что нужно прийти на работу или выйти из нее. Это гарантирует, что сотрудники никогда не забудут прийти или уйти.

Расчет овертайма и перерыва

Программное обеспечение для утверждения табелей рабочего времени может автоматически рассчитывать сверхурочную работу и прерывать оплату. Это избавит вас от необходимости производить эти расчеты самостоятельно. Таким образом, это сокращает время, необходимое для утверждения табелей учета рабочего времени, и обеспечивает правильную оплату труда сотрудников.

Табель учета рабочего времени

Программное обеспечение для отслеживания времени также может сопоставлять записи рабочего времени сотрудников и генерировать цифровые расписания за считанные секунды. Это избавляет сотрудников от ошибок, поскольку им не нужно вручную записывать свои часы в табеле учета рабочего времени.

Уведомления о тайм-картах

Некоторые программные решения позволяют оставить примечание прямо в табеле учета рабочего времени, если вам нужна дополнительная информация о записи времени. Сотрудники получат уведомление, чтобы они могли быстро предоставить информацию или внести изменения.

Лучшие инструменты для утверждения карт учета рабочего времени

Давайте подробнее рассмотрим некоторые из лучших инструментов, которые ваш бизнес может использовать для отслеживания времени и утверждения карт учета рабочего времени.

Connecteam — это универсальное программное обеспечение для учета рабочего времени , которое гарантирует, что ваши сотрудники будут получать точную и своевременную оплату. В нашем программном обеспечении есть функции, позволяющие сократить пропущенные записи времени, ускорить процесс утверждения и исключить кражу времени.

Во-первых, Connecteam позволяет сотрудникам отслеживать свое рабочее время. Часы с поддержкой GPS напоминают сотрудникам о том, что нужно приходить на работу, когда они приходят на рабочее место, и заканчивать, когда они уходят. Они могут входить и выходить со своего смартфона одним прикосновением и классифицировать каждый раз, когда они входят в проект или задачу.

Вы сами решаете, могут ли сотрудники редактировать свои записи о времени вручную, что может помочь предотвратить кражу времени.

Connecteam автоматически собирает данные о рабочем времени сотрудников, рассчитывает сверхурочные часы и перерывы, а также создает цифровые табели учета рабочего времени для каждого периода оплаты. Вы можете сразу увидеть, сколько сотрудники работали, когда они работали сверхурочно и когда у них был перерыв.

Еще одним преимуществом Connecteam является то, что вы можете держать сотрудников в курсе процесса утверждения . Вы можете общаться с сотрудниками, используя функции обмена сообщениями Connecteam, чтобы запросить дополнительную информацию о записи времени. Кроме того, сотрудники автоматически уведомляются о любых изменениях, внесенных в их табели учета рабочего времени. Как только вы утвердите карточку учета рабочего времени, она будет заблокирована для дальнейшего редактирования.

Connecteam интегрируется с Quickbooks Online и Gusto для расчета заработной платы. Вы также можете легко экспортировать табели учета рабочего времени для использования с другим программным обеспечением для расчета заработной платы.

Connecteam бесплатен для компаний с количеством сотрудников до 10 . Для крупных предприятий Connecteam начинается всего с 29 долларов в месяц для 30 сотрудников. Вы можете бесплатно попробовать Connecteam в течение 14 дней, чтобы увидеть, как он может упростить процесс утверждения вашей карты учета рабочего времени.

TimeCamp — это приложение для отслеживания времени, которое поддерживает ежедневное и еженедельное утверждение табелей учета рабочего времени. Программное обеспечение также позволяет менеджерам настраивать напоминания, чтобы табели учета рабочего времени поступали на утверждение до истечения крайнего срока выплаты заработной платы.

Кроме того, TimeCamp поддерживает комментарии в табелях учета рабочего времени. Это позволяет менеджерам и сотрудникам обсуждать записи времени, когда требуется дополнительная информация.

TimeCamp интегрируется с несколькими платформами повышения производительности, которые позволяют сотрудникам автоматически отслеживать свое рабочее время. Однако он не предлагает никаких функций GPS-слежения, поэтому он может быть не лучшим выбором для компаний, сотрудники которых работают в полевых условиях.

TimeCamp предлагает бесплатный план для неограниченного количества пользователей, но поддерживает только отслеживание времени. Стоимость планов, включающих функции утверждения расписания, начинается от 10,99 долларов США на пользователя в месяц.

Toggl Track — это программа для отслеживания времени, которая интегрируется с более чем 100 популярными платформами. Эти интеграции позволяют Toggl Track автоматически записывать часы работы сотрудников и классифицировать работу по конкретным проектам. Сотрудники также могут запускать и останавливать ввод времени вручную одним щелчком или нажатием на своем компьютере или смартфоне.

Toggl Track автоматически собирает расписания и разбивает записи времени по проектам или задачам. Менеджеры могут назначать разные ставки оплаты для разных проектов и просматривать время, потраченное на перерывы и сверхурочные.

Toggl Track не предлагает интеграции программного обеспечения для расчета заработной платы, но может экспортировать данные табеля учета рабочего времени в виде файла CSV. В нем также отсутствуют встроенные средства связи для решения проблем в процессе утверждения. Менеджеры и сотрудники должны будут общаться за пределами Toggl, чтобы отметить любые изменения в табелях учета рабочего времени.

Toggl Track предлагает бесплатный тарифный план для компаний с количеством сотрудников до 5. Платные планы начинаются с 9 долларов за пользователя в месяц.

Краткое содержание

Утверждение табелей учета рабочего времени — это когда работодатели проверяют и утверждают табели учета рабочего времени сотрудников, чтобы убедиться, что они точны. Процесс утверждения помогает устранить ошибки в расчете заработной платы и обеспечивает правильную оплату труда сотрудников. Это также важно для соблюдения требований FLSA к отчетности о вознаграждениях.

Использование программного обеспечения для утверждения табелей учета рабочего времени может упростить создание табелей учета рабочего времени и сократить время, необходимое для расчета заработной платы. Мы считаем, что Connecteam — лучший инструмент для утверждения табелей учета рабочего времени в компаниях любого размера.

Попробуйте Connecteam бесплатно в течение 14 дней , чтобы увидеть, как он может упростить процесс утверждения вашей карты рабочего времени и начисления заработной платы.