Полное руководство по округлению часов

Отслеживание рабочего времени сотрудников может быть сложной и трудоемкой задачей, особенно если они приходят или уходят на несколько минут раньше или позже. Чтобы упростить процесс, компании могут использовать округление часов. Это включает в себя округление времени прихода и ухода сотрудников в большую или меньшую сторону до ближайшего временного интервала.

Ключевые выводы

• Округление часов является законным, если время округляется до максимального приращения в 15 минут, и это не приводит к тому, что сотрудникам постоянно недоплачивают.
• В зависимости от штата действуют разные правила отсчета времени. Эти штаты включают Вашингтон, Калифорнию, Техас и Мичиган.
• Существует три метода округления времени: с шагом 5, 6 и 15 минут.
• Передовой опыт округления рабочего времени включает в себя использование справедливого приращения округления, регулярное информирование сотрудников об округлении и ежегодный пересмотр политики округления.
• Вы должны вести точный учет рабочего времени сотрудников, чтобы обеспечить соблюдение трудового законодательства и правил.

Округление часов не так распространено, как раньше, благодаря популярности программного обеспечения для цифрового учета времени. Тем не менее, у округления часов есть свои преимущества. Это может помочь оптимизировать процессы расчета заработной платы, упростить расчет заработной платы и предотвратить кражу рабочего времени сотрудников. Но это также может привести к спорам между сотрудниками и даже юридическим проблемам, если все сделано неправильно.

Ниже мы обсудим лучшие практики округления часов и способы избежать предвзятого округления. Мы также рассмотрим три метода округления и поделимся несколькими примерами диаграмм округления часов.

Что такое округление часов?

Округление часов рабочего времени предполагает округление рабочего времени работника работодателем в большую или меньшую сторону. Часы округляются на основе заранее заданных приращений времени — обычно 5, 6 или 15 минут.

Работодатели часто используют округление рабочего времени, чтобы упростить определение того, сколько работник отработал, что сокращает время, необходимое для расчета заработной платы. Как правило, это законно, если это делается последовательно и справедливо, что не приводит к тому, что сотрудникам постоянно недоплачивают.

Например, предположим, что ваш сотрудник получает 20 долларов в час и работает по 9 часов в день. Они пришли в 8:02 и ушли в 17:01. Без округления вам нужно будет рассчитать заработную плату сотрудника за точное время, которое он отработал. Это будет выглядеть примерно так:

(20 долларов x 9 часов) + (1/60) x 20 долларов) – ((2/60) x 20 долларов) = 179,67 долларов.

Однако вы можете легко округлить время их начала до 8 утра и округлить время окончания до 17:00. Расчет намного проще:

20 долларов x 9 часов = 180 долларов

Разница в 33 цента незначительна. С округлением часов расчет заработной платы очень прост.

Округление часов для освобожденных и не освобожденных сотрудников

Существуют разные правила отсчета времени для почасовых и не почасовых или наемных работников. Почасовые сотрудники «не освобождаются» от округления часов, в то время как сотрудники, работающие не почасово или на окладе, «освобождаются».

Это означает, что вы можете округлить часы не освобожденного сотрудника. Это связано с тем, что им должна быть оплачена любая сверхурочная работа, превышающая 40 часов. Им также должна выплачиваться федеральная минимальная заработная плата.

С другой стороны, освобожденным работникам не нужно платить за сверхурочную работу свыше 40 часов. Тем не менее, вам все равно нужно доказать Закону о справедливых трудовых стандартах (FLSA), что эти работники регулярно не превышают 40 часов в неделю. Округление даже нескольких минут здесь и там может привести к тому, что еженедельные записи рабочего времени превысят 40 часов. Таким образом, не рекомендуется

Правила часов по штатам

В дополнение к федеральным законам о часах, в некоторых штатах действуют свои собственные правила часов. К этим состояниям относятся:

• Вашингтон . Закон штата Вашингтон требует, чтобы работодатели платили работникам, не освобожденным от налога, в 1,5 раза больше их обычной ставки за любое время, отработанное более 40 часов.
• Калифорния . Калифорнийский приказ о заработной плате гласит, что табели рабочего времени сотрудников должны быть заполнены на английском языке и таким образом, чтобы их нельзя было подделать. Калифорния требует, чтобы работодатели использовали бумажные табели учета рабочего времени, написанные чернилами (не карандашом), или цифровые табели учета рабочего времени.
• Техас . Техасский закон о зарплате позволяет работодателям использовать цифровые часы и табель учета рабочего времени. В нем также говорится, что работодатели должны создавать и хранить записи о времени для каждого периода оплаты на срок до 3 лет.
• Мичиган . Работодатели в Мичигане должны вести учет общего количества часов, отработанных сотрудниками каждый день, четко показывая время начала и окончания. Время следует отслеживать с точностью до десятых долей часа (6 минут) или меньше.

Почему работодатели округляют время сотрудников?

Теперь, когда у вас есть хорошее представление о том, что такое округление рабочего времени, давайте обсудим некоторые причины, по которым работодатели округляют время сотрудников. Округление помогает:

• Улучшить справедливость. Округление может помочь обеспечить справедливое и равное отношение ко всем сотрудникам при подсчете количества отработанных часов.
• Допускайте гибкость. Округление часов сотрудников обеспечивает некоторую гибкость в их рабочем дне. Например, сотрудники могут опаздывать на 5 минут, если они застряли в пробке, или уйти на 5 минут раньше, чтобы прийти на встречу, и это не повлияет на их оплату.
• Упрощение расчета заработной платы. Расчет заработной платы на основе целых чисел и простых дробей проще, чем расчет платежей на основе времени с точностью до секунды.
• Сократите время на администрирование и повысьте производительность. Округление может сэкономить время на таких задачах, как ввод данных и расчет заработной платы, поэтому вы и ваши сотрудники можете сосредоточиться на более важной работе.
• Сведите к минимуму ошибки и сократите расходы. Округление времени для начисления заработной платы снижает количество ошибок, что предотвращает недоплату или переплату сотрудникам. Это также означает, что менеджерам не придется тратить время на исправление ошибок, что помогает сэкономить на трудозатратах.
• Гарантируйте соблюдение. Округляя время для расчета заработной платы и ведя учет времени сотрудников, работодатели могут быть уверены, что они соблюдают трудовое законодательство и правила. К ним относятся правила FLSA и Министерства труда в отношении перерывов, рабочего времени, оплаты сверхурочных и т. д.

Законно ли округление часов?

Законное округление часов

Министерство труда считает округление рабочего времени законным, если работодатели соблюдают следующие правила:

• Округление часов должно быть справедливым для работника. Вы не можете округлить количество рабочих часов в меньшую сторону просто для того, чтобы сэкономить на оплате труда. Как правило, вы должны округлять рабочее время своих сотрудников в пользу работника.
  
  Например, если округлить 8:03 до 8:00, то им платят за эти 3 минуты. Это поможет предотвратить жалобы и платежные споры.

• Работодатели не могут округлять с шагом более 15 минут. Это означает, что вы не можете округлять в меньшую сторону с шагом в полчаса или час. Помимо 15-минутного округления, DOL позволяет округлять до 5 минут и до 1/10 часа (6 минут).

• Работодатели должны соблюдать правило 7 минут. Это правило применяется к 7-минутной отметке в 15-минутном окне. Например, если сотрудник приходит до 9:07, вы можете округлить время до 9:00. Однако, если сотрудник пришел на работу в 9:08, вы должны округлить это время до 9:15.
  
  Вне этих правил округление времени может считаться незаконным.

Неверное округление часов

Вот два примера округления часов, которые могут привести к юридическим проблемам.

1. Скажем, сотрудник приходит в 7:56 и уходит в 17:03. Вы должны округлить время их начала до 7:55 и округлить время окончания до 17:05. Это позволяет сотруднику получить оплату за дополнительные 3 минуты.
   
   Однако, скажем, вы округляете время их начала до 8:00 и округляете время окончания до 17:00. Делая это, вы округляете их время начала и окончания таким образом, чтобы это благоприятствовало вашему бизнесу, а не вашему сотруднику.
   
   В этом примере сотрудник потерял 7 минут рабочего времени. Хотя это не кажется большой разницей, но если делать это каждый день в течение года, то получается до 30 часов неоплачиваемой работы. Это подвергает вас риску требования о невыплате заработной платы.

2. Скажем, вы округляете время своих сотрудников до ближайшего получаса, а не до ближайших 5, 6 или 15-минутных интервалов, которые допускает DOL.
   
   Например, представьте, что сотрудник опаздывает в 8:07. Вы должны следовать правилу 7 минут и округлить их время до 8:15 утра. Однако вместо этого скажите, что вы округляете их время до 8:30 утра.
   
   Это приведет к 23 минутам неоплачиваемой работы в этот день — до 100 неоплачиваемых часов в год, если делать это регулярно.

Различные типы округления часов

5 минут

При 5-минутном округлении каждое 5-минутное приращение в час имеет 2,5-минутный порог.

Если сотрудник приходит или уходит раньше этого порога, его часы округляются в меньшую сторону. Их часы округляются в большую сторону, если они приходят или уходят после этого порога.

Например:

6 минут

6-минутное округление также известно как округление до 1/10 часа. При 6-минутном округлении час разбивается на 6-минутные интервалы с 3-минутным порогом.

Если сотрудник приходит или уходит до 3-минутного порога, его часы округляются до наименьшего 6-минутного интервала. Их часы округляются до ближайшего 6-минутного интервала, если они приходят или уходят после 3-минутного порога.

Например:

15 минут

15-минутное округление соответствует правилу 7 минут. Это правило определяет, должен ли работодатель округлять время сотрудников в большую или меньшую сторону.

Если сотрудник приходит или уходит до 7-минутного порога, его часы округляются до предыдущей четверти часа. Их часы округляются в большую сторону, если они приходят или уходят после 7-минутного порога.

Например:

Проблемы округления часов

Есть несколько подводных камней, о которых нужно знать при округлении рабочего времени сотрудников.

• Работайте круглосуточно. Работа в нерабочее время является серьезным нарушением FLSA. Например, если сотрудник приходит на работу в 8:55, а вы округляете его время начала до 9:00, эти 5 минут он отработает бесплатно.
  
  В течение недели это составляет почти 25 минут неоплаченного времени. Невыплата сотрудникам за отработанное время может привести к иску в FLSA.

• Минимальная работа. De minimis относится к любому количеству времени или задаче, которые слишком малы, чтобы вызывать беспокойство. DOL определяет, что минимальное количество времени составляет менее 15 минут.
  
  Таким образом, работодатели могут округлять время в большую или меньшую сторону в пределах 15 минут. Однако в настоящее время это пересматривается в Калифорнии.

• Неточные табели учета рабочего времени . Чрезмерное округление табелей рабочего времени сотрудников может в конечном итоге привести к неточным табелям. Затем сотрудники могли заявить о несправедливом или незаконном снижении заработной платы в соответствии с FLSA.
  
  Чтобы избежать этого, важно, чтобы округление табеля времени было одинаковым для всей вашей компании. Вы также должны включить информацию об округлении часов в свой справочник для сотрудников, чтобы свести к минимуму недоразумения.

• Споры по зарплате. Чрезмерное округление рабочего времени сотрудников может привести к расхождениям в платежных ведомостях. Иногда сотрудники могут ожидать, что им заплатят больше, чем они на самом деле получили. Чтобы избежать этого, вы должны сообщить сотрудникам о своей политике округления и всегда справедливо округлять рабочее время.
• Мониторинг сотрудников. Округление рабочего времени сотрудников может создать у вашей команды ощущение, что ими управляют на микроуровне. Это может привести к снижению морального духа, снижению производительности и даже увеличению текучести кадров.

Лучшие практики для округления часов

Подумайте, нужно ли вам округлять время сотрудников

Новые технологии упростили отслеживание рабочего времени с точностью до секунды. Работники могут использовать цифровые приложения для входа и выхода прямо со своих мобильных телефонов. Современные системы учета рабочего времени также генерируют автоматические цифровые табели учета рабочего времени и часто интегрируются с программным обеспечением для расчета заработной платы. Это позволяет работодателям платить сотрудникам ровно столько, сколько они должны.

Таким образом, вам может не понадобиться — или вы не захотите — использовать округление часов.

Создание и соблюдение политики учета рабочего времени

Надежная политика округления часов — лучший способ обеспечить последовательное и справедливое округление.

В вашей политике должно быть указано следующее:

• Шаги округления, которые будут использоваться. Например, 5 минут, 6 минут или 15 минут.
• В какой момент время будет округлено в большую или меньшую сторону. Например, на 7-й минуте для 15-минутной политики округления.
• Пример таблицы, иллюстрирующей, как время на часах повлияет на заработную плату сотрудников.
• Дата последнего пересмотра политики.

Вы также можете включить краткое объяснение того, почему вы решили округлить время таким образом. Это может способствовать развитию культуры честности и прозрачности.

После того, как ваша политика будет написана, сообщите о ней непосредственно сотрудникам. Вы можете сделать это устно во время встречи или телефонного звонка. Или вы можете отправить заметку или электронное письмо или опубликовать сообщение в приложении чата для сотрудников, чтобы обновить свою команду.

Также важно включить политику округления в справочник сотрудника. Попросите ваших сотрудников подписать руководство после того, как они его прочтут, чтобы убедиться, что они понимают политику.

Затем не забудьте применить политику, применив метод округления ко всем часам работы сотрудников. Это должно быть сделано последовательно во всех командах и рабочих схемах, чтобы обеспечить справедливость.

Наконец, свяжитесь со своим поставщиком заработной платы по электронной почте, по телефону или на встрече, чтобы сообщить ему о своей политике округления.

Используйте справедливые приращения округления

Справедливым шагом округления считается 5, 6 или 15 минут. Слишком маленькие (например, 2 минуты) или слишком большие (например, 30 минут) приращения являются незаконными и нечестными по отношению к вашим сотрудникам. Они могут чувствовать микроуправление, разочарование или недоплату за свою работу.

Избегайте предвзятого округления

Как правило, предвзятое округление происходит, когда работодатель округляет время в меньшую сторону, что неизменно приводит к неоплачиваемой работе. Это выгодно работодателю по сравнению с работником и может вызвать недоверие среди работников.

Например, 15-минутная политика округления, которая округляет все время до ближайшей четверти часа, будет считаться предвзятой, поскольку она благоприятствует работодателю.

Обязательно округляйте время таким образом, чтобы это было справедливо для всех. Например, 15-минутная политика округления, которая соблюдает правило 7-минут, приносит пользу как работодателям, так и работникам в равной степени.

Поговорите со своими сотрудниками об округлении часов

Округление табелей рабочего времени может быть сложной темой для обсуждения с сотрудниками, так как некоторые могут подумать, что это выгодно только работодателю. Например, если сотрудники постоянно округляют в меньшую сторону время прихода и ухода, они могут чувствовать, что теряют зарплату.

Общение с сотрудниками о вашей политике округления рабочего времени может помочь им почувствовать себя более позитивно. Например, сотрудники, которые знают, что их часы прихода и ухода всегда будут округлены до ближайшего 5-минутного интервала, будут чувствовать себя более уверенными в том, что их зарплаты точны.

Такое открытое общение также может помочь укрепить общую культуру доверия и прозрачности в вашей организации.

Ежегодно пересматривайте свою политику округления

Ежегодный пересмотр политики округления гарантирует, что вы будете в курсе последних нормативных актов, чтобы ваш бизнес оставался в соответствии с ними.

Это также показывает сотрудникам, что вы следуете определенным правилам и не округляете их время без причины. Это может помочь им чувствовать себя более комфортно в вашем решении округлить их часы.

Кроме того, пересмотр вашей политики округления может выявить такие проблемы, как опоздания сотрудников или чрезмерная сверхурочная работа. Затем вы можете принимать бизнес-решения на основе данных для решения этих проблем.

Ведите точные записи

Даже при округлении рабочего времени работодатели должны вести точный учет рабочего времени сотрудников. Работодатели должны хранить копии квитанций об оплате труда и любые другие записи о заработной плате до 3 лет.

Записи должны включать время прихода и ухода, а также любые корректировки округления. Они также должны быть легко доступны для проверки сотрудниками, аудиторами и регулирующими органами.

В целом, точные записи помогают предотвратить споры и юридические проблемы.

Заключение

Хотя сегодня это менее распространено, округление рабочего времени сотрудников может быть ценным инструментом для оптимизации хронометража и расчета заработной платы. Однако при округлении времени важно следовать рекомендациям, чтобы избежать возможных юридических проблем и споров между сотрудниками.

Используя последовательную политику округления и справедливые приращения округления, избегая предвзятого округления, поддерживая точные записи и общаясь с сотрудниками, работодатели могут гарантировать, что их методы округления рабочего времени справедливы, эффективны и соответствуют требованиям законодательства.