6 методов учета рабочего времени сотрудников + как выбрать правильный

Отслеживание времени дает вам представление о том, как сотрудники тратят свое время, когда они на работе. Вы можете убедиться, что они выполняют задачи в соответствии с планом и придерживаются сроков.

Это также помогает лучше распределять ресурсы и позволяет проверять и контролировать сверхурочные часы.

Кроме того, благодаря точному учету рабочего времени вы сможете правильно платить работникам, избегая споров и ошибок в расчете заработной платы.

С помощью правильных методов учета рабочего времени вы можете фиксировать, когда работники приходят на работу и не работают, когда у них есть перерывы на отдых и отпуск.

Мы рассмотрим 6 популярных способов контроля времени, чтобы у вас было все необходимое, чтобы выбрать лучший для своей команды.

Что такое отслеживание времени и почему это важно?

Отслеживание времени относится к практике записи количества времени, потраченного на задачи, действия или проекты. Это включает в себя документирование времени начала и окончания работы, часто включая перерывы на отдых, время приема пищи и другие выходные.

Вы можете отслеживать время либо вручную, используя бумагу и ручку, электронные таблицы, записи календаря и многое другое. Кроме того, есть программное обеспечение, которое упрощает и автоматизирует процесс отслеживания времени. Вы можете отслеживать время ежедневно, еженедельно, раз в 2 недели или даже настроить отслеживание времени в соответствии с потребностями проекта.

Отслеживание времени сотрудников имеет несколько преимуществ для организации. Это поможет вам:

Поддерживать продуктивную рабочую силу

Отслеживание рабочего времени дает вам полное представление о том, как ваши работники проводят запланированное время. Вы можете обнаружить работников, которые постоянно опаздывают или отсутствуют. Кроме того, вы можете выявлять и устранять кражу времени или случаи, когда работники используют свое время непродуктивно.

Отслеживание времени также помогает определить, где сотрудникам требуется дополнительная помощь и ресурсы. Например, если команде всегда требуется больше времени для выполнения задач, им может потребоваться дополнительное обучение или поддержка. После выявления вы можете быстро решить эти проблемы, чтобы ваши сотрудники оставались продуктивными.

Эффективно распределяйте нагрузку

Понимание того, как разные работники тратят время на проекты, помогает лучше распределять ресурсы. Например, вы можете назначать самых быстрых работников на проекты с коротким временем выполнения.

Кроме того, вы можете определить проекты, которые выполняются медленнее из-за нехватки персонала, и назначить на эти смены дополнительных работников. Кроме того, знание доступности работников помогает планировать заранее. Таким образом, у вас будет достаточно сотрудников на работе, даже когда сотрудники в отпуске.

Сократите количество ошибок в платежной ведомости и выставлении счетов клиентам

Табели учета рабочего времени сообщают вам, сколько времени оплачивается вашими работниками. Используйте эти данные для создания отчетов по заработной плате, которые правильно отражают усилия ваших работников. Это помогает уменьшить дорогостоящие ошибки в расчете заработной платы и отнимающие много времени споры с работниками о затраченном времени.

Точно так же наличие чистой записи отработанных часов помогает вам создавать точные счета-фактуры для клиентов. Поскольку все черно-белое, вероятность споров с клиентами по поводу оплачиваемых и неоплачиваемых часов меньше .

Соблюдайте трудовое законодательство и правила

Наконец, отслеживание рабочего времени гарантирует, что работники берут отгулы, перерывы на отдых и время приема пищи, требуемые трудовым законодательством и нормативными актами.

Кроме того, сотрудники получают время простоя, необходимое им для предотвращения выгорания , и поэтому они более энергичны и продуктивны на работе.

Кроме того, контролируя часы, вы можете контролировать сверхурочную работу сотрудников. Таким образом, они не переутомляются, вы экономите деньги на оплате сверхурочной работы, а ваша компания остается в соответствии с законами о сверхурочной работе.

Различные типы методов отслеживания времени

Есть несколько способов отслеживать время ваших сотрудников. Ниже мы описали 6 самых популярных методов (в произвольном порядке).

Бумага и ручка

Метод

Рабочие используют блокнот или дневник, чтобы записывать, во сколько они начали и закончили задачу, действие или проект. Вам нужно будет собрать все записи времени и вручную создать табели учета рабочего времени, которые можно использовать для расчета заработной платы.

Плюсы

• Легко сделать и недорого
• Можно делать из любого места и не требует интернета

Минусы

• Менеджерам сложно проверить записи о времени
• Трудоемкий, ручной и склонный к ошибкам
• Бумаги могут быть легко потеряны, если их не хранить безопасно
• Сложно создавать отчеты и анализировать тенденции и темы

Система чести

Метод

Этот метод основан на том, что работники используют свои собственные оценки того, сколько времени они потратили на проект. Вы должны доверять приблизительным оценкам своих работников и платить им за часы, которые, по их словам, они отработали, используя их почасовую ставку.

Плюсы

• Самый простой метод отслеживания времени
• Никаких затрат и материалов

Минусы

• Ненадежный и склонный к ошибкам
• У менеджеров нет возможности проверить часы
• Нет данных для создания или анализа тенденций
• Меньше доверия клиентов без учета оплачиваемых часов

Использование электронной таблицы

Метод

Этот метод имеет 2 варианта:

1. Рабочие записывают свое время с помощью ручки и бумаги . Затем вы вручную вводите временные данные в шаблон электронной таблицы для хранения и анализа.
2. Работники вводят свои данные с помощью шаблона электронной таблицы , например из Google Sheets или Microsoft Excel, который вы можете отправить им по электронной почте.

Вариант 2 сегодня более популярен.

Шаблоны электронных таблиц обычно содержат столбцы для:

• Имя работника
• Дата
• Задача/деятельность
• Время начала
• Время окончания
• Время, отведенное на перерывы
• Сверхурочные часы
• Общее время работы

Менеджеры могут добавлять столбцы, показывающие их почасовые ставки, и рассчитывать суммы, причитающиеся в платежной ведомости.

Плюсы

• Фиксирует время, затраченное на выполнение задач, и включает перерывы
• Может использовать встроенные графики и диаграммы для выявления тенденций

Минусы

• Рабочим по-прежнему необходимо вручную вводить время в электронную таблицу.
• Менеджеры не могут проверять ‌записи времени
• Необходимо вручную добавить все данные в 1 лист для группового анализа
• Excel не удобен для мобильных устройств, поэтому может быть подвержен ошибкам.

Отслеживание на основе календаря

Метод

Вы создаете фиксированный график работы , включая перерывы для своих работников, используя цифровой календарь. Рабочее время рассчитывается исходя из того, какие временные интервалы в календаре были заблокированы для работы. Записи календаря могут быть помечены, чтобы отразить задачу или действие, и могут быть добавлены примечания для дополнительного контекста. Затем рабочим выплачивается их почасовая ставка за количество часов, которые они отработали в соответствии с календарем.

Плюсы

• Легко визуализировать, как время тратится на выполнение задач
• Примечания могут быть добавлены к записям для дополнительного контекста

Минусы

• Трудно точно отследить, сколько времени было потрачено в рабочее время.
• Не предотвращает кражу времени
• Менеджерам нужно будет вручную создавать табели учета рабочего времени и отчеты по заработной плате.
• Менеджеры не могут отслеживать ход выполнения задачи в режиме реального времени

Перфокарты

Метод

Всем работникам выдаются «перфокарты», которые они должны вставлять в определенные физические часы, когда приходят на работу и не работают. Табельщик проставляет на перфокарте время входа и выхода с работы. Часы работы сотрудников рассчитываются с помощью перфокарт, и вы можете создавать отчеты по заработной плате, используя отработанные часы и их почасовые ставки.

Плюсы

• Вещественные доказательства проникновения внутрь и наружу предотвращают споры
• Простой и простой в использовании

Минусы

• Восприимчив к краже времени и ударам приятеля
• Табель учета рабочего времени и отчеты по заработной плате необходимо создавать вручную
• Не учитывает перерывы на отдых и время приема пищи
• Административно тяжело хранить перфокарты сотрудников и управлять ими

Программное обеспечение для отслеживания времени

Метод

С программным обеспечением для учета рабочего времени , таким как Connecteam, работники могут входить и выходить из своей смены из любого места с помощью приложения для учета рабочего времени. Вы часто можете убедиться, что работники находятся там, где им нужно, используя функцию GPS в реальном времени.

Расписания создаются автоматически с использованием записей времени и направляются вам на утверждение. После утверждения вы можете интегрировать их с программным обеспечением для расчета заработной платы для быстрых и простых выплат сотрудникам.

Плюсы

• Простота использования и удаленный доступ
• Записи времени надежно хранятся в облаке
• Работники получают автоматические напоминания о приходе и уходе с работы
• Табель учета рабочего времени создается автоматически и менее подвержен ошибкам
• Менеджеры могут легко проверять записи с помощью технологии GPS.
• Пользовательские отчеты о времени и посещаемости создаются автоматически

Минусы

• Дороже, чем другие варианты

Какой метод отслеживания времени лучше?

Лучший способ отслеживать время, затрачиваемое на проекты, и записывать общее количество рабочих часов — это использовать программное обеспечение для учета рабочего времени . Эти инструменты упрощают каждый аспект процесса, экономя вам и вашим сотрудникам массу времени и усилий.

Вот как приложения для отслеживания времени сравниваются с другими методами:

Время записи

Работникам просто нужно фиксировать время в своем приложении для учета рабочего времени, избавляя от необходимости вручную записывать время с помощью ручки и бумаги или с помощью Excel. Они могут даже выбивать время во время перерывов на отдых и во время еды, чтобы записи времени были точными до секунды. Это отличается от перфокарт, которые обычно фиксируют только время начала и окончания работы.

Приложения для составления отчетов о времени также позволяют вашим сотрудникам записывать время из любого места с помощью настольного компьютера или мобильного устройства. Кроме того, им отправляются автоматические напоминания о приходе и уходе, что снижает вероятность того, что они забудут это сделать.

Проверка записей времени

Лучшее программное обеспечение для отслеживания времени поставляется с инструментами отслеживания местоположения GPS , поэтому вы можете отслеживать местоположение своих сотрудников в режиме реального времени в рабочее время. Таким образом, вы можете убедиться, что они работают в правильную смену, когда приходят.

Некоторые приложения также позволяют проверять записи с помощью геозоны . Геозоны — это виртуальные границы, которые можно установить вокруг рабочих мест. Рабочим запрещено входить в систему до того, как они войдут в свою геозону. Это означает, что данные о времени уже прошли уровень проверки, прежде чем они поступят к вам.

Создание и хранение табелей учета рабочего времени

Приложения для отслеживания времени генерируют автоматические цифровые расписания из записанных записей времени. Это не требует ни времени, ни усилий. Кроме того, это уменьшает количество ошибок по сравнению с бумажными и ручными методами, когда вам приходится вручную создавать табели учета рабочего времени. Метод календаря также требует, чтобы вы вручную вводили количество отработанных часов, просматривая записи календаря.

Кроме того, приложения для учета рабочего времени надежно хранят табели учета рабочего времени в облаке . Вы можете легко ссылаться на них для любых будущих споров с сотрудниками или клиентами. Это гораздо лучшее решение, чем хранить бумажные копии табелей учета рабочего времени.

Заработная плата

Поскольку ставки заработной платы сотрудников и количество отработанных часов уже есть в системе, отчеты по заработной плате можно создавать быстро и легко с помощью приложений для учета рабочего времени. Многие приложения также интегрируются с программным обеспечением для расчета заработной платы для быстрых и беспроблемных платежей с меньшим количеством ошибок.

Анализ тенденций

Отслеживание времени может помочь вам определить тенденции и решить любые проблемные области, когда речь идет об общем управлении временем. Но это сложно сделать без программного обеспечения для учета рабочего времени.

С помощью бумаги и ручки, чести или календаря вы не можете увидеть, как сотрудники тратят свое время. Эти методы не дают вам информации, например, о том, над какими задачами и подзадачами работали.

Кроме того, иногда вам может понадобиться проанализировать темы на уровне команды или компании. Для этого вам нужно будет вручную ввести все записи рабочего времени ваших работников в 1 электронную таблицу, чтобы вы могли определить тенденции. Это требует усилий и времени.

Использование программного обеспечения для отслеживания времени — лучший способ отслеживать время на проектах и ​​выявлять тенденции и потенциальные проблемы. Он позволяет создавать настраиваемые отчеты за считанные минуты, а также просматривать историю времени и посещаемости. Вы также можете просматривать отчеты, которые показывают, сколько времени было потрачено на проекты, задачи и местоположения.

Как правильно выбрать программное обеспечение для учета рабочего времени

Когда вы выбираете между программным обеспечением для отслеживания времени, необходимо учитывать несколько факторов.

Во-первых, это простота использования . Идея этих инструментов состоит в том, чтобы упростить процесс отслеживания времени. Если ваши сотрудники сочтут систему слишком сложной для использования, они вряд ли будут использовать ее постоянно — если вообще будут. Это не только будет означать, что вы не получаете то, за что платите, но также может привести к дорогостоящим и ненужным ошибкам в ваших котировках, выставлении счетов и расчете заработной платы.

Также важно выбрать приложение, которое легко интегрируется с другими инструментами, которые вы используете. Таким образом, вам не нужно будет переключаться между несколькими приложениями для выполнения ваших задач.

Ваш бюджет также является ключевым фактором. Некоторые решения дороже других и не всегда предоставляют дополнительные функции, которые могут вам понадобиться.

Вот некоторые из функций, на которые следует обратить внимание, чтобы вы могли выбрать лучший инструмент для создания отчетов о времени .

• Интуитивно понятные и точные часы . Работники должны иметь возможность легко включать и выключать свои смены из любого места. Connecteam даже отправляет напоминания о приходе и уходе, когда работники начинают или заканчивают смену.

• GPS-отслеживание местоположения : вы можете отслеживать местонахождение ваших сотрудников в режиме реального времени, пока они работают. Это поможет вам убедиться, что все находятся там, где они должны быть, предотвращая кражу времени и нападки на приятелей.

• Цифровые табели учета рабочего времени . Ищите платформы, которые генерируют автоматические табели учета рабочего времени, используя записи о рабочем времени сотрудников. Вы должны иметь возможность просматривать и одобрять их для дополнительной проверки.

• Бесшовная интеграция расчета заработной платы : встроенные или интегрированные решения для расчета заработной платы позволяют вам совершать более быстрые платежи с меньшим количеством ошибок. Например, Connecteam интегрируется с QuickBooks Online и Gusto, поэтому вы можете легко платить своим сотрудникам.

• Отслеживание нерабочего времени : функции, позволяющие просматривать и утверждать нерабочее время, позволяют планировать заранее и эффективно назначать смены. Отображение перерывов на отдых также гарантирует, что работники получат необходимое им время простоя, а вы соблюдаете трудовое законодательство.

• Функции планирования смен : хороший инструмент для составления отчетов о времени также будет иметь функции планирования смен. Это позволяет создавать и назначать смены в зависимости от доступности и предпочтений сотрудников, поэтому вы можете быть уверены, что ваша команда всегда укомплектована.

• Отчетность и аналитика : вы можете отслеживать данные о времени и посещаемости по работникам, задачам, проектам, местоположениям и т. д. Они предоставляют информацию, которую можно использовать для повышения производительности и определения областей, требующих улучшения.

Отслеживайте свое время с Connecteam

Connecteam — лучшее универсальное решение для отслеживания рабочего времени и посещаемости . Он фиксирует рабочее время сотрудников, включая перерывы на отдых и выходные. Это также позволяет вам просматривать местоположение сотрудников в режиме реального времени, чтобы вы могли лучше видеть и контролировать свою команду.

Давайте углубимся в функции отслеживания времени Connecteam.

Часы с поддержкой GPS и геозоны для точного и проверенного ввода времени

Часы Connecteam позволяют работникам отслеживать начало и конец своей смены одним касанием со своего рабочего стола или мобильного устройства. Если ваша команда работает из одного места, функция киоска позволяет сотрудникам входить и выходить с одного общего устройства. Вы также можете настроить несколько киосков для разных мест.

Часы также имеют встроенное программное обеспечение GPS , поэтому вы можете проверять текущее местоположение рабочих. Это помогает предотвратить нападение приятелей, когда сотрудники подстраховываются перед своими коллегами.

С Connecteam вы также можете настроить геозоны . Рабочим отправляются автоматические напоминания о начале или остановке отслеживания времени, когда они входят или выходят из геозоны. Кроме того, им запрещено включаться, если они не находятся в пределах геозоны. Это предотвращает кражу времени и избавляет вас от необходимости платить им сверх рабочего времени.

Установите собственные правила для отгулов, перерывов на отдых и сверхурочной работы

С Connecteam вы можете установить индивидуальную политику нерабочих дней , включая личный отпуск, дни отпуска, дни отпуска и многое другое. Вы и ваши сотрудники можете просматривать историю своих выходных и посещаемости, а также количество свободного времени, которое у них осталось. Запросы на отгулы и утверждения также можно легко сделать с помощью приложения.

Connecteam позволяет создавать политики для перерывов на отдых и включать перерывы в расписания сотрудников. Интеллектуальные оповещения уведомляют вас, когда сотрудники переходят на сверхурочную работу, и вы можете легко одобрять или отклонять запросы на сверхурочную работу со своего устройства. Таким образом, вы можете оставаться в соответствии с трудовым законодательством и правилами.

Уменьшите количество ошибок при расчете заработной платы с помощью автоматизированных табелей учета рабочего времени и интеграции с расчетами заработной платы.

Connecteam автоматически создает табели учета рабочего времени сотрудников , используя записи времени. Они также учитывают время отдыха, перерывы на отдых и время приема пищи, что делает их точными с точностью до секунды.

На центральной панели управления вы можете обнаруживать и исправлять ошибки, а также утверждать табели учета рабочего времени до того, как они будут использованы для отчетов по заработной плате. Connecteam интегрируется с программным обеспечением для расчета заработной платы, таким как Gusto и QuickBooks Online, для быстрых и точных платежей.

Назначайте смены и вносите коррективы за считанные минуты с помощью расписания сотрудников

Инструмент Connecteam для планирования с помощью перетаскивания позволяет создавать и назначать смены за считанные минуты. Работники могут поделиться своим местоположением и доступностью, чтобы вы могли назначать задания максимально эффективно. Сотрудники могут даже выбирать из открытых смен с одобрением или без него. Вы также можете увидеть квалификацию рабочих, чтобы вы могли выбрать нужного сотрудника для правильного проекта.

Отсутствие или изменения в последнюю минуту можно устранить с помощью простого переключения смен в приложении. Затронутым работникам отправляются интеллектуальные оповещения, чтобы уведомить их об изменениях в расписании. Вы также можете использовать чат в приложении , чтобы напрямую общаться с ними в режиме реального времени.

Инструменты для управления задачами, создания отчетов и т. д.

В дополнение к этим функциям в Connecteam есть инструменты управления задачами , которые позволяют создавать и назначать задачи и подзадачи сотрудникам. Вы можете отправлять напоминания и отслеживать прогресс в режиме реального времени, чтобы знать, как сотрудники проводят свое время.

Кроме того, Connecteam функция настраиваемых отчетов позволяет просматривать подробные отчеты о посещаемости, времени, затраченном на проекты и задачи, трудозатратах и ​​многом другом. Вы можете быстро обнаружить и устранить опоздания, прогулы или неэффективную работу.

Connecteam также предлагает множество других функций для общения, обучения, управления персоналом и многого другого. Это универсальный магазин для всех ваших потребностей управления работой.

Платные планы начинаются с 29 долларов в месяц для 30 пользователей. Малые предприятия с менее чем 10 пользователями могут использовать Connecteam совершенно бесплатно навсегда.

Вы можете подписаться на 14-дневную бесплатную пробную версию , чтобы изучить все функции Connecteam, прежде чем перейти на план по вашему выбору.

Заключение

Без эффективного способа отслеживания времени ваша компания может столкнуться с кражей времени, неэффективной работой, нарушением сроков и многим другим. Вам необходимо следить за тем, как работники тратят свое время, выявлять проблемные области и правильно платить работникам за их вклад.

Есть несколько способов отслеживать время. Бумага и ручка, методы чести и календаря отнимают много времени, подвержены ошибкам и не дают вам представления о том, как тратится время. Электронные таблицы, хотя и популярны, собирают данные только на индивидуальном уровне. Сбор данных по команде или всей компании на одном листе для анализа тенденций требует усилий.

Программное обеспечение для отслеживания времени упрощает процесс учета рабочего времени, создания табелей учета рабочего времени, осуществления платежей и выявления тенденций. Connecteam — лучшее приложение для отслеживания времени на рынке сегодня. Он предлагает такие функции, как часы с одним касанием, отслеживание местоположения GPS, автоматические расписания и многое другое.

Начните работу с Connecteam бесплатно уже сегодня!

Часто задаваемые вопросы

Как вы считаете время для команды?

Вы можете собрать табель рабочего времени каждого отдельного сотрудника и вручную добавить данные в единую таблицу, чтобы отслеживать время для вашей команды. Однако лучший способ — использовать программное обеспечение для отслеживания времени, такое как Connecteam, чтобы сэкономить ваше время и усилия. Его инструменты отчетности позволят вам отслеживать время, затрачиваемое вашей командой или даже по проектам, местам и т. д.

Как сотрудники могут извлечь выгоду из инструментов учета рабочего времени?

С помощью инструментов отслеживания времени сотрудники могут видеть, как они тратят время на задачи и проекты. Они могут определить, что работает хорошо, а что можно улучшить. Некоторые решения также учитывают перерывы для отдыха, сверхурочные и выходные дни, чтобы сотрудники могли проверить, получают ли они перерывы, на которые имеют право.

Хотите получать больше замечательных статей прямо на ваш почтовый ящик? Подпишитесь здесь