12 лучших практик виртуального онбординга для эффективного процесса

Когда вы принимаете нового сотрудника лично, вы можете проводить его по рабочему месту, знакомить с коллегами лицом к лицу и наблюдать, как он приспосабливается.

Однако, когда сотрудники не работают в центральном офисе или одновременно, у вас может не быть возможности сделать что-либо из этого. Или у вас может просто не быть времени, денег или других ресурсов, чтобы лично нанимать каждого нового сотрудника.

В этом случае вам нужен отличный виртуальный процесс адаптации.

Виртуальная адаптация включает в себя привлечение нового сотрудника в вашу организацию с ограниченным личным взаимодействием или даже без него. Хотя у него есть свои уникальные проблемы, это можно сделать успешно.

Чтобы протянуть вам руку помощи, мы делимся лучшими советами, чтобы вы могли создать виртуальный процесс адаптации, который заставит новых сотрудников чувствовать себя взволнованными и хорошо информированными.

Как виртуально адаптировать сотрудников

Итак, у вас новый сотрудник. Они могут работать удаленно, или, возможно, ваша команда не работает в одном месте, или этот новый сотрудник работает в другое время, чем остальные ваши сотрудники.

Или, может быть, у вашей компании нет бюджета или ресурсов, чтобы лично принять всех (или каких-либо) новых сотрудников.

Как бы то ни было, вы решили, что цифровой процесс адаптации лучше всего подойдет для нового сотрудника и вашей компании. Перед их первым днем ​​вам нужно подготовить 3 вещи .

Ознакомительные материалы

Существует ряд различных материалов, которыми вам нужно будет поделиться с новыми сотрудниками во время виртуальной адаптации. К ним относятся:

• Трудовые договоры , которые должны быть подписаны работником
• Информационные пакеты о вознаграждениях работникам и регистрационные формы для вознаграждений работникам
• Инструкции и справочники для сотрудников с указанием обязанностей работников
• Формы , которые могут потребоваться работникам в рамках их должностных обязанностей
• Пароли и другая информация , которая позволяет членам команды получать доступ к программному обеспечению и онлайн-платформам, необходимым для их работы.
• Инструкции по эксплуатации оборудования, программного обеспечения или других ресурсов, используемых в работе.
• Инструкции по технике безопасности и учебные материалы по технике безопасности
• Информация о корпоративной культуре , включая сведения о миссии организации, корпоративных мероприятиях и праздниках.
• Видеообучение и другие обучающие ресурсы , которые помогут работникам понять передовой опыт в своей работе и узнать больше о корпоративной культуре.

Соберите эти материалы и храните их в безопасном и надежном месте , чтобы вы могли легко получить к ним доступ и распространять их во время адаптации.

Виртуальные учебные материалы

Если у вас еще нет готовых виртуальных учебных материалов, вам необходимо их создать.

Виртуальное обучение обычно включает видеоролики , которые учат новых сотрудников процессам и процедурам компании, передовым методам работы и корпоративной культуре.

Вы можете приобрести готовые учебные материалы, поручить их создание сторонней компании или создать самостоятельно. Создание собственных обучающих видеороликов на заказ означает, что вы можете придать своему виртуальному процессу адаптации индивидуальный подход . Это также отличная возможность для новых коллег познакомиться с вами и вашей командой.

Создание учебных материалов собственными силами также может сэкономить ваши деньги. Вместо того, чтобы тратить свой бюджет на обучение на покупку видеоконтента, который может быть скучным и трудным для обновления, вы можете сделать так, чтобы ваши видео не стоили целое состояние и были интересны новым сотрудникам.

Важно, чтобы вы создавали более короткие обучающие видеоролики , чтобы еще больше сократить расходы и заинтересовать сотрудников. Длинные видео дорого создавать, их сложно обновлять, и они рискуют утомить ваших новых сотрудников.

Мы рекомендуем создать несколько 2- или 3-минутных видеороликов , которые охватывают основы того, что нужно знать новому сотруднику. Просто попросите нынешних сотрудников использовать свои смартфоны, чтобы снять себя, объясняя свои повседневные обязанности и то, на что похожа жизнь в вашей компании.

Это делает видеоролики более персонализированными и привлекательными, а новым сотрудникам намного проще их просматривать. Кроме того, более короткие видеоролики легче переснимать всякий раз, когда вам нужно обновить информацию.

Доступ к инструментам и технологиям

Предоставление каждому человеку прямого доступа к необходимым инструментам и технологиям снижает количество сбоев и делает работу более эффективной как для вас, так и для ваших сотрудников. Они легко найдут то, что им нужно, и вы потратите меньше времени на ответы на одни и те же вопросы.

Ниже приведены несколько примеров инструментов и технологий, которые могут понадобиться сотрудникам.

• Системы управления документами , чтобы сотрудники могли безопасно загружать документы и делиться ими с вами и другими членами команды по мере необходимости.
• Инструменты для общения и совместной работы, такие как корпоративный чат, учетная запись электронной почты и мессенджер для общения с членами команды.
• Инструменты управления задачами и проектами , которые используются для назначения задач, отслеживания хода выполнения и
• Программное обеспечение для отслеживания времени , которое позволяет им вести учет времени прихода и ухода, а также записывать свое рабочее время.
• Человеческие ресурсы (HR) или платформы управления персоналом , которые сотрудники могут использовать для запроса отпуска, просмотра своих табелей учета рабочего времени и платежных ведомостей и т. д.

Есть разные способы предоставить доступ к этим технологиям, но вот два самых популярных:

• Предложите им создать учетную запись , отправив электронное письмо, содержащее ссылку для регистрации, где они могут создать учетную запись и установить свой собственный пароль.
• Настроить для них учетную запись , используя их адрес электронной почты и другую информацию, а затем поделиться временным паролем, который они могут обновить во время регистрации.

12 советов по эффективному виртуальному онбордингу

Следуя этим передовым методам виртуальной адаптации, вы можете тепло приветствовать всех новых сотрудников и гарантировать, что адаптация не отклонится от графика.

Чрезмерно подготовьтесь к новому сотруднику

Прежде чем нанять первого члена виртуальной команды, подумайте, как может выглядеть идеальный процесс адаптации. Вы можете начать с мозгового штурма, ответив на следующие вопросы вместе с вашей управленческой командой:

• Как выглядит успех в этой роли и что нужно знать работникам, чтобы добиться успеха?
• Каковы наиболее распространенные моменты путаницы и самые большие проблемы в этой роли?
• Если бы вам нужно было составить список основных вещей, которые работники должны знать в первую очередь, что бы это были за пункты?
• О каких ресурсах наиболее важно знать новым работникам?
• Как лучше всего провести онбординг виртуально?
• Какие внутренние ресурсы у нас уже есть для адаптации и какие ресурсы нам нужно создать?
• Каковы юридические или нормативные требования для работы?

Получив ответы, создайте подробный план адаптации . Этот план должен включать административные требования, такие как регистрация вашего сотрудника для получения пособий, получение им заработной платы и проверка того, что вы подписали и подали все документы, включая все, что вам может понадобиться для целей налогообложения.

План также должен включать в себя то, что нужно знать работникам , в том числе любые передовые методы для их задач, любые пароли или информацию об учетной записи, которые им нужны, а также любые шаги, которые им необходимо предпринять для работы. Например, вам могут понадобиться контрольные списки, чтобы убедиться, что ваша команда соблюдает стандарты безопасности на своих рабочих местах.

Создание плана адаптации

Чтобы создать план удаленной адаптации, лучше всего составить список всех задач, которые необходимо выполнить, чтобы привлечь нового работника, и включить в него всех, кого необходимо привлечь.

Расположите эти задачи в порядке приоритета. Например, вам может потребоваться заставить нового сотрудника подписать соглашение о неразглашении, прежде чем делиться чем-либо, что может включать конфиденциальную информацию.

Чтобы ваш новый член команды не сбивался с пути, вы можете создать 2 расписания .

Один из них должен быть внутренним расписанием , которым вы можете поделиться с вашими менеджерами. Он должен включать каждый шаг процесса адаптации и время, когда это происходит.

Второе расписание должно быть отправлено новому сотруднику . В нем должно быть подробно описано, что и когда произойдет, чтобы новый сотрудник знал, чего ожидать от процесса и что ожидается от него. Например, у вас может быть элемент, сообщающий сотруднику, что ему нужно посмотреть вводное обучение, с крайним сроком, когда это необходимо выполнить.

Пример виртуального графика адаптации

1 день

• Приветственный звонок с менеджером и директором по персоналу, с описанием процесса адаптации и предоставлением дополнительной информации о компании и ее культуре.
• Новый сотрудник получит доступ к инструментам (и обучение работе с ними по мере необходимости).
• Новый сотрудник получит документы для рассмотрения и подписания к четвергу.
• Виртуальные представления старшим членам команды.

День 2

• Новые сотрудники получат учебные материалы, в том числе обучающие видео и письменные ресурсы.
• Сотрудник должен пройти обучение, предоставив обзор своей роли и основных обязанностей.
• Сотрудник должен пройти курс повышения квалификации для конкретной работы.

День 3

• Раунд 3, 30-минутные виртуальные встречи с сотрудниками отдела, чтобы узнать больше о повседневных операциях.
• Сотрудник должен пройти инструктаж по технике безопасности.

День 4

• Срок подписания документов. Новые сотрудники пройдут обучение по загрузке их в систему управления документами.
• Новые сотрудники пройдут обучение по использованию коммуникационной системы компании.
• Виртуальное знакомство с остальной частью команды.

День 5

• Новый сотрудник для прохождения тренинга по корпоративной культуре и соответствующей викторины.
• Виртуальная встреча один на один с менеджером, чтобы подвести итоги адаптации, поделиться вопросами и ответить на них, а также обсудить следующие шаги.

Создайте контрольный список для адаптации

Виртуальный контрольный список адаптации — отличный способ убедиться, что ничего не ускользнуло. Это также помогает сделать ваш процесс действенным.

Рассмотрите возможность включения напоминаний об отправке приветственного пакета, а также подсказок по организации регистрации, приветственных встреч и т. д.

Поскольку адаптация — это процесс, в вашем контрольном списке должны быть указаны шаги, которые вы должны предпринять через неделю, месяц и даже 6 месяцев после того, как новый сотрудник присоединился к вашей команде.

Делитесь информацией до официального начала регистрации

Отправьте своему работнику информацию о вакансии как можно скорее после его найма, но до начала официального процесса адаптации.

Возможно, вы не хотите отправлять конфиденциальную информацию, но вы можете отправить видео, представляющее себя и компанию, а также некоторые файлы общих ресурсов, такие как заявление о миссии компании, руководство для сотрудников и организационная структура.

Установите четкие ожидания

Убедитесь, что вы определили для своего нового работника, как выглядит успех на работе. Просмотрите каждую задачу, которую они должны выполнить, и просмотрите, какой результат вы ищете и какие шаги необходимо выполнить.

Новый контрольный список сотрудников может быть отличным способом сообщить об ожиданиях. Например, если к вашей команде присоединился торговый представитель, у вас могут быть отдельные контрольные списки с пошаговыми инструкциями по работе с новыми клиентами и жалобами клиентов.

Расскажите о своей корпоративной культуре

Вписываясь в новую корпоративную культуру, вы можете почувствовать себя новичком в школе. Ваш новый сотрудник не знает, как функционирует организация, каковы ее подходы, традиции или личностные качества.

Вот почему важно знакомить новых сотрудников с культурой вашей компании во время адаптации.

Во-первых, вы должны поделиться любыми существующими ресурсами и материалами по корпоративной культуре с новыми сотрудниками. Вы также можете посвятить тренинг корпоративной культуре , например, о том, как сотрудники общаются с клиентами, каковы ценности организации и так далее.

Кроме того, вы можете добавить тимбилдинг к своей виртуальной регистрации. Это могут быть виртуальные обеды, цифровые сеансы вопросов и ответов, викторины онлайн или встречи, посвященные деятельности ледокола.

Во время адаптации вы также можете пригласить новых сотрудников принять участие в инициативах корпоративной культуры. Например, если у вас есть книжный онлайн-клуб для вашей команды, например, пригласите новых сотрудников присоединиться.

Запланируйте личную видеопрезентацию с командой

Видеозвонок со всей командой дает вашему рабочему месту возможность оказать теплый прием. Это также возможность для вашего нового сотрудника познакомиться со всеми как с группой.

Перед началом встречи не забудьте представить всех. Виртуальные конференции упрощают отображение имени каждого под их видеопотоком, что может помочь новому члену команды узнать имя каждого.

Подумайте и о ледоколе. Попросите существующих сотрудников рассказать что-нибудь о себе, например, об их интересах или особенном таланте, которым они обладают. Конечно, попросите вашего нового сотрудника также представиться. Это поможет членам вашей команды найти точки соприкосновения и позволит вашему новому сотруднику почувствовать себя частью группы.

Первоначальная встреча с командой также может быть возможностью обсудить текущие цели компании и команды, текущие проекты и то, как команда видит нового сотрудника в качестве участника. Не забудьте оставить время в конце встречи для любых вопросов.

Планируйте виртуальные встречи с коллегами и ключевыми членами команды

Совещание команды может быть очень увлекательным, но также важно организовать виртуальные встречи с несколькими ключевыми фигурами вашей компании.

Лучше всего проводить небольшие встречи , так как они позволяют новым сотрудникам познакомиться с коллегами и руководителями, а также дают больше времени для обсуждения.

Соедините работников с их коллегами

Помимо собраний, связывайте новых сотрудников с их коллегами, используя различные способы связи, такие как видеозвонки, групповые чаты, телефонные разговоры и индивидуальные сообщения.

Вы также можете поощрять их решать проблемы со своими сверстниками и работать с ними, например, над новыми проектами.

Вовлечение их в планирование предстоящих корпоративных мероприятий с командой — еще один способ побудить их наладить связи.

Когда вы стратегически подходите к поощрению связей, это может помочь поднять моральный дух и создать командную атмосферу . Налаживание связей помогает новым сотрудникам лучше узнать людей, с которыми они будут работать, что позволяет им чувствовать себя комфортно рядом со своими коллегами.

Определите наставника

Ан приятель или наставник по адаптации может быть отличным ресурсом для новых сотрудников. Это может быть кто-то, кто показывает новому работнику основы и выступает в качестве первого контактного лица по любым вопросам, которые могут возникнуть у нового сотрудника.

Секрет успеха с онбординговыми приятелями заключается в том, чтобы правильно выбрать человека для этой задачи. Важно, чтобы сотрудник, которого вы выбираете в качестве наставника для нового сотрудника, подходил ему. У них может быть такое же или похожее название должности, еще несколько лет опыта и/или похожий опыт. Хороший напарник также сможет провести дополнительное обучение, если это необходимо.

Спросите своих более опытных сотрудников, не хотят ли они стать волонтерами в программе друзей. Четко объясните, что ожидается , включая часы, потраченные на наставничество, и компенсируются ли эти часы. Кроме того, предложите этим волонтерам обучение и постарайтесь объединить своих приятелей с новыми сотрудниками, с которыми у них есть что-то общее.

Регулярно проверяйте новых сотрудников

Убедитесь, что ваш новый сотрудник чувствует себя комфортно, когда ему нужна помощь во время адаптации. Объясните, как они могут связаться, когда и с кем можно связаться.

Сотрудникам может быть удобнее задавать вопросы и связываться, если у них есть организационная схема (также известная как структура отчетности компании), в которой указано, с кем и когда они могут связаться. Также может помочь справочник компании, в котором указано, с кем связаться, и лучшие способы связи.

Например, вы можете создать организационную диаграмму, показывающую каждый отдел вашей компании и каждого человека в каждой роли. В дополнение к именам ваших сотрудников отдела кадров вы можете написать что-то вроде: «Свяжитесь с Кэти по любым вопросам, связанным с оплатой труда или льготами. Лучше всего связаться с ней с понедельника по пятницу с 9:00 до 17:00 по восточному стандартному времени через чат. Вне этих дней или часов, пожалуйста, свяжитесь с ней по электронной почте».

Координировать запланированные проверки

По мере того, как ваш новый сотрудник проходит виртуальную адаптацию, вы захотите оказывать поддержку, не перегружая его. Планирование некоторых первоначальных проверок может быть отличным способом сделать это. Эти проверки могут быть сделаны по телефону или через электронную почту, чат или видеоконференцию.

Вы можете проводить проверки один или два раза в неделю в течение первых нескольких недель в компании. Когда новый сотрудник знает, что он будет общаться с вами каждую пятницу, например, он может лучше подготовиться к некоторым вопросам или обновлениям.

В общем, регистрация не должна занимать много времени . Обычно достаточно от 15 до 30 минут по телефону или видеозвонку. По электронной почте или в чате вы можете просмотреть 2-3 электронных письма или сообщения взад и вперед. Кроме того, вы можете просто попросить подробное изложение с самого начала, чтобы сэкономить время.

Держите ваше общение конструктивным

Когда дело доходит до установления контакта с новым членом команды, важно соблюдать баланс. Вы хотите убедиться, что они знают, как и к кому обратиться, когда им нужна помощь. Но вы также не хотите отвлекать их внимание, когда они усердно работают, чтобы изучить основы своей новой роли и компании.

Таким образом, общение должно быть конструктивным и по существу .

Избегайте задавать расплывчатые вопросы, например: «Как дела?» Вместо этого поделитесь отзывом, отправьте напоминание о предстоящем обучении или мероприятии или поблагодарите за прохождение определенного этапа адаптации.

Вы, конечно, можете открыть беседу для нового сотрудника, чтобы он задавал вопросы и делился новостями, но убедитесь, что она остается целенаправленной.

Кроме того, когда вы регистрируетесь, не забывайте о положительном подкреплении . Искренняя похвала новому члену команды за то, что он делает правильно, или даже награда за завершение адаптации могут укрепить доверие и привести рабочие отношения к позитивному началу.

Храните документы в центральном месте

Крайне важно безопасно хранить копии документов о приеме на работу сотрудников. Однако хранение информации на нескольких платформах может привести к созданию дубликатов устаревших документов, что усложнит поиск нужной информации и отнимет много времени.

Чтобы избежать этих проблем, используйте централизованную платформу, такую ​​как Connecteam, для хранения всех файлов, связанных с сотрудниками. С Connecteam вы можете безопасно хранить подписанные документы, документы о вознаграждениях сотрудников, подписанные соглашения с сотрудниками и любые другие важные файлы. Легко получить любую информацию, как только вам это нужно.

Централизованное расположение всей информации о работниках также дает вам место для хранения документации о производительности для предстоящих оценок сотрудников. Эта же информация может быть использована для раннего отзыва о производительности и позволяет вам начать строить график для ваших новых сотрудников.

Заполните свободное время идеями для самостоятельного изучения

У ваших новых сотрудников может быть дополнительное время между выполнением задач адаптации или до ее начала. Чтобы помочь им заполнить это время, предложите множество ресурсов , которые они могут просмотреть. Онлайн-библиотека учебных материалов и видео, которые работники могут просматривать в своем собственном темпе, — отличный вариант.

Бонусный совет для работодателей: обучайте менеджеров удаленной адаптации

Менеджеры являются краеугольным камнем онлайн-онбординга. Они часто являются первыми людьми, которых встречают новые сотрудники, и они, как правило, являются основным контактным лицом, когда работник переходит на свою роль.

По этой причине менеджеры оказывают большое влияние на опыт нового сотрудника. Но не все руководители будут знать, как приветствовать работника удаленно.

Они могут не в полной мере оценить уникальные проблемы, с которыми может столкнуться новый член команды, когда он «виртуально присоединится к команде». Они также могут столкнуться с практическими проблемами удаленного управления кем-то и в конечном итоге переусердствовать с ним.

Решите эти потенциальные проблемы, предоставив вашим менеджерам полное представление о процессе виртуальной адаптации в вашей компании, о его проблемах и о том, как выглядит передовой опыт. Обучение менеджеров также гарантирует, что все они подходят к адаптации одинаково, поэтому каждый новый сотрудник получает неизменно положительный опыт.

Как обучать своих менеджеров

Вам не нужно изобретать велосипед, чтобы организовать обучение менеджеров. Возможно, у вас уже есть члены вашей команды, которые успешно справились с виртуальным процессом адаптации. Узнайте, что они знают, и используйте свой опыт для формирования адаптации .

Это может выглядеть как внедрение их понимания в новые обучающие ресурсы, которые вы создаете. Вы даже можете попросить более опытных менеджеров провести обучение — например, с помощью видеозвонков — или вовлечь их в создание ваших виртуальных учебных материалов. Таким образом, они могут напрямую делиться своим опытом и передовым опытом.

Почему важно иметь план действий для виртуального онбординга

Надежный виртуальный процесс адаптации гарантирует, что у вашего нового сотрудника есть все необходимое, чтобы приступить к работе. Кроме того, это может помочь:

Произведите отличное первое впечатление

Адаптация — это первое впечатление вашего нового сотрудника о том, каково это работать с вами. Хорошо организованный и полезный процесс адаптации — это начало отличных рабочих отношений.

Повышение вовлеченности сотрудников

План действий по удаленной адаптации может повысить вовлеченность сотрудников, заставив их с самого начала почувствовать себя желанными гостями и частью команды, а также почувствовать, что они способны и готовы внести свой вклад в успех компании.

Улучшить удержание сотрудников

Хорошо выполненный виртуальный план адаптации заставляет сотрудников чувствовать себя желанными и поддерживаемыми, что может повысить уровень удержания сотрудников. Новые сотрудники с меньшей вероятностью уйдут раньше, если они чувствуют себя ценной частью вашей организации, имеют все, что им нужно, чтобы хорошо выполнять свою работу, и чувствуют себя связанными с командой.

Укрепляйте корпоративную культуру

Имея надежный процесс, вы можете гарантировать, что ваши новые сотрудники должным образом проинформированы о культуре вашей компании. Вы можете сделать это с помощью тимбилдинга, учебных материалов или даже специализированных тренингов.

Это помогает привести новых сотрудников в соответствие с организационными ценностями, нормами и ожиданиями, что облегчает им переход к новым ролям.

Заключение

Надежный виртуальный процесс адаптации гарантирует, что новые сотрудники будут чувствовать себя желанными в вашей организации и получат все необходимое для процветания. Это позволяет им быть продуктивными с самого начала, помечает любые проблемы, которые у них могут возникнуть, и помогает вам определить, когда новому сотруднику нужна дополнительная поддержка.

Виртуальная адаптация требует усилий, но, следуя рекомендациям, изложенным в этом руководстве, вы можете обеспечить эффективность своего процесса.

Теперь, когда вы знаете основы виртуальной адаптации, ознакомьтесь с нашим руководством по управлению удаленными командами.

Часто задаваемые вопросы

В чем разница между виртуальным онбордингом и традиционным онбордингом?

Виртуальная адаптация происходит либо в основном, либо полностью онлайн. Это может создать некоторые проблемы по сравнению с традиционным личным онбордингом. Например, менеджеры могут не иметь возможности лично наблюдать за новым работником. С виртуальной адаптацией также меньше возможностей для общения и случайного знакомства с коллегами.

С другой стороны, он-лайн адаптация имеет некоторые уникальные преимущества, такие как предоставление новым сотрудникам доступа к ресурсам и обучению в свободное время. Если все сделано правильно, он может быть таким же персонализированным и гостеприимным, как и традиционный онбординг.

Каковы четыре этапа виртуальной адаптации?

Существует 4 этапа любой адаптации — виртуальной или традиционной: подготовка, приветствие новых членов команды, обучение и перевод работника на новую роль.

При удаленной адаптации обучение проходит онлайн, и вам нужно будет приложить больше усилий, чтобы приветствовать новых членов команды. Вы должны установить контакт через чат или видеозвонки, представить коллег и создать теплые, дружеские видео и взаимодействия.

Кроме того, виртуальное переключение работника на новую роль может потребовать больше проверок, чем при традиционной адаптации. Возможно, сначала вы захотите общаться через чат или видео еженедельно, чтобы ответить на любые вопросы, которые могут у них возникнуть.

Хотите получать больше замечательных статей прямо на ваш почтовый ящик? Подпишитесь здесь