График работы: законы и передовая практика Великобритании

Обеспечение того, чтобы в вашем бизнесе были нужные сотрудники, назначенные на работу в нужное время, может занять много времени и разочаровать. Может помочь установление графика работы, но вы должны учитывать больше, чем просто потребности вашего бизнеса. Рабочее время сотрудников в Великобритании регулируется несколькими правовыми нормами, которые влияют на то, как вы устанавливаете график работы.

В этом руководстве мы изложим юридические требования, которые вам необходимо знать, чтобы создать соответствующие рабочие графики, которые позволят сэкономить на затратах на оплату труда. Мы также рассмотрим способы оптимизации планирования, чтобы вы могли избавить себя от головной боли, связанной с созданием графика работы, и обеспечить бесперебойную работу вашего бизнеса.

Что такое рабочая рота?

График работы – это график работы, который:

• Определяет работу, которую должны выполнять члены рабочей группы.
• Устанавливает график выполнения работы
• Определяет, кто будет выполнять работу

Работодатели используют рабочие графики, чтобы установить ожидания относительно того, когда их сотрудники будут работать. Рота также гарантирует, что у сотрудников есть адекватные перерывы, а члены команды выполняют рабочие задачи вовремя.

Законы Великобритании, влияющие на ваш график работы

Графики работы должны учитывать потребности бизнеса, но они также должны соответствовать нескольким законам о занятости в Великобритании . Юридические требования влияют на то, когда вы можете планировать работу сотрудников, сколько они могут работать и когда у них есть право на перерывы.

Максимальное рабочее время

Положения о рабочем времени 1998 года устанавливают максимальное рабочее время в Великобритании. Согласно этим правилам, сотрудники могут работать максимум 48 часов в неделю . Сотрудники могут отказаться от этого ограничения, но должны сделать это добровольно и в письменной форме.

Рабочее время включает в себя любое время, когда работник выполняет рабочие обязанности или действует под руководством своего работодателя. Это включает время в пути в течение рабочего дня, время работы вне дома и время, проведенное по вызову на рабочем месте.

Рабочее время не включает время отдыха, например, обеденный перерыв. Они также не включают время отдыха, когда сотрудник отсутствует дома в ночное время или дежурит по вызову, когда он находится вдали от рабочего места и не выполняет никакой работы.

Вы должны вести точный учет часов работы ваших сотрудников, чтобы случайно не запланировать слишком много рабочих часов.

Автоматически записывайте и просматривайте рабочие часы в цифровых табелях учета рабочего времени

Нет больше утомительной бумажной работы, округленных часов, ручных расчетов или ошибок в расчете заработной платы.

Начать бесплатно

Ночная работа

В дополнение к максимальной продолжительности рабочего времени Правила рабочего времени 1998 года устанавливают правила для работы, выполняемой в ночное время. Ночные работники не могут работать в среднем более 8 часов в сутки .

Подсчитать, проработал ли сотрудник более 8 часов в ночное время, может быть сложно. 8 часов рассчитываются как среднее значение за 17 недель. Таким образом, сотрудник может работать дольше, если ему компенсируется время отдыха. Вы можете продлить 17-недельный период максимум до 52 недель, если вы и ваш сотрудник согласны.

Любой сотрудник, который регулярно работает 3 или более ночных часов, считается ночным работником. Ночные часы обычно длятся с 23:00 до 6:00. Тем не менее, вы можете по-разному определить ночные часы в трудовом договоре.

Сотрудникам младше 18 лет запрещено работать с 22:00 до 6:00 . Некоторые исключения существуют для конкретных отраслей, таких как сельское хозяйство. Существует также исключение, которое позволяет работодателям нанимать 16- или 17-летних, если они могут доказать, что ни один взрослый не может выполнять эту работу.

Через некоторое время

В Великобритании закон не требует от сотрудников работать сверхурочно.

Точно так же от британского работодателя не требуется предлагать сверхурочные часы или платить более высокую заработную плату за сверхурочную работу, если средняя заработная плата работника не падает ниже минимальной заработной платы в стране.

Как работодатель, вы должны указать в трудовом договоре сведения о любых выплатах за сверхурочную работу и методах расчета. Например, «полтора часа» — это метод расчета сверхурочной работы, который часто требуется в США и обычно используется в трудовых договорах в Великобритании. Сотруднику с этим условием в контракте будет выплачиваться его обычная почасовая ставка плюс 50% от этой ставки за каждый отработанный сверхурочный час.

Перерывы на отдых

Как работодатель в Великобритании, вы должны предоставлять перерывы во время и между сменами сотрудников. Вы также должны предоставлять непрерывные периоды отдыха еженедельно или раз в две недели. Периоды отдыха, как правило, не оплачиваются, но вы можете изменить это в трудовом договоре.

При продолжительности рабочей смены 6 часов и более работник имеет право на 1 20-минутный перерыв для отдыха. Обычно это обеденный перерыв сотрудника. Работники должны делать этот перерыв в середине смены, а не в начале или конце смены. Вы можете установить более длительные перерывы на отдых в соответствии с политикой.

Работники имеют право на 11-часовой отдых между рабочими сменами . Например, сотрудник, который заканчивает работу в 23:00, не может снова работать до 10:00 следующего утра.

Сотрудники также должны иметь непрерывный отдых — время, не требующее работы, — равное не менее 24 часам в неделю или 48 часам каждые две недели.

Сотрудники, работающие неполный рабочий день

Положения 2000 года о работниках, занятых неполный рабочий день (предотвращение менее благоприятного обращения), требуют, чтобы работодатели предлагали работникам, работающим неполный рабочий день, те же права в отношении рабочего времени и графика смен, что и работникам, занятым полный рабочий день. Это включает предоставление одинаковых перерывов для отдыха во время и между сменами.

Уведомление о рабочем времени

Законодательство Великобритании не устанавливает жестких сроков для уведомления сотрудников о рабочем графике. Однако требуется «разумное» уведомление.

Изменения в рабочем времени

Согласно законодательству Великобритании, нет определенного периода времени для изменения графика работы.

Тем не менее, вы должны своевременно уведомлять сотрудников об изменении их рабочего времени. Внесение разовых временных изменений, как правило, допустимо, если вы уведомите сотрудников за 24 часа. Постоянные изменения и изменения, которые вносят крупные предприятия, часто требуют более длительного периода уведомления.

Требования к ведению документации по графику работы

Рабочие смены не должны отменяться после завершения запланированных смен. Это юридические документы, которые могут быть доказательством в трудовых спорах или других судебных разбирательствах. Законодательство Великобритании требует от вас вести учет рабочего времени в течение 2 лет с даты его составления.

Как установить график работы

Создание эффективного графика кажется простым, но это может быстро стать сложной задачей. Вот некоторые рекомендации, о которых следует помнить, и общие модели для установления графика работы.

Лучшие практики управления графиком работы

При создании и управлении графиком работы обязательно:

• Соблюдайте условия трудового договора. С разными работниками могут быть заключены контракты на разные максимальные рабочие часы и графики рабочего времени. Программное обеспечение для планирования, такое как Connecteam, упрощает отслеживание этих различных правил и делает их менее подверженными ошибкам.
• Установите четкие правила для тех, кто может создавать или изменять график работы. Ограничьте круг лиц, которые могут изменять график работы, чтобы избежать случайного нарушения графика или нехватки персонала.
• Создайте процесс утверждения запросов рабочего времени сотрудников. Хотя вы хотите быстро реагировать на запросы сотрудников, вы должны относиться ко всем запросам одинаково и справедливо. Кроме того, перед утверждением следует учитывать потребности бизнеса.
• Сбалансируйте потребности в навыках для каждой смены. Например, вы не хотели бы укомплектовать свой ресторан только официантами, не принимая во внимание поваров. Убедитесь, что в вашем расписании есть работники с нужными навыками, необходимыми для каждой задачи, которую необходимо выполнить.
• Обеспечьте надлежащий надзор. Вы не должны просить сотрудников работать без доступа к линейному руководителю или супервайзеру. Это может привести к ошибкам, задержкам и даже несчастным случаям и травмам.
• Составьте план действий на случай отсутствия. Болезнь и другие неожиданные отлучки могут испортить ваш график работы. Рассмотрите ротацию по вызову или другие резервные планы, чтобы обеспечить адекватное укомплектование персоналом.
• Имейте план действий сотрудников. Убедитесь, что сотрудники четко знают, с кем они могут поговорить, если у них возникнут проблемы со сменой.
• Установите политику смены смен. Уточните, как часто они могут меняться сменами и кому они должны подавать запросы на смену (если не вам).

Традиционные модели ротации

Планирование рабочего графика включает смены, которые различаются по продолжительности. Вы можете поэкспериментировать с различными моделями, чтобы найти схемы смен, которые лучше всего подходят для вашего бизнеса.

Наиболее распространенные модели ротации включают в себя:

• 2 смены. Эта модель делит рабочий день между двумя сменами сотрудников. Например, у розничного работодателя может быть ранняя смена с открытия магазина на полдень и поздняя смена с полудня на закрытие магазина. Сотрудников можно постоянно назначать на ранние или поздние смены или регулярно менять одну смену на другую.
• 3 смены. Эта модель делит рабочий день на 3 смены сотрудников. Этот шаблон более характерен для круглосуточного бизнеса, такого как уход за больными. Смены часто делятся на 2 дневные смены (например, с 6:00 до 14:00 и с 14:00 до 22:00) и 1 ночную смену (например, с 22:00 до 6:00). Сотрудников можно постоянно назначать на одну смену или периодически менять между доступными сменами.
• Пошатнулся. Эта модель планирует смены на 5 рабочих дней, но распределяет их на 6- или 7-дневный период, чтобы обеспечить покрытие в выходные дни. Вместо этого сотрудники, работающие в выходной день, получают компенсацию в будний день.

Модели рабочего графика также могут включать настраиваемые параметры, такие как смена в сумерках ранним вечером, только в выходные или 12-часовые смены.

Используйте Connecteam, чтобы упростить свою рабочую смену

Настройка эффективного рабочего графика может занять огромное количество времени, но вы можете упростить этот процесс с помощью правильного программного обеспечения.

Мощные функции планирования сотрудников Connecteam упрощают создание графика работы и помогают избежать дорогостоящих ошибок. Вот несколько причин, по которым вам следует рассмотреть возможность использования Connecteam:

• Упрощенное планирование. Используйте шаблоны, дублирование и повторяющиеся смены сотрудников, чтобы сэкономить драгоценное время и усилия при создании графиков работы для ваших сотрудников.
• Соблюдения правовых норм. Установите настраиваемые правила сверхурочной работы, перерывов и выходных, чтобы обеспечить соответствие вашего рабочего графика трудовому законодательству и нормативным актам.
• Оптимизированные расписания. Приложение дает вам полную информацию о доступности, квалификации, запросах на отгулы и предпочтениях ваших сотрудников. Это помогает избежать конфликтов или двойного бронирования.
• Быстрая раздача. Публикуйте рабочие графики одним касанием устройства и делитесь ими с сотрудниками через приложение. Нет необходимости вручную обмениваться бумажными копиями.
• Мобильный доступ к информации. Мобильное приложение Connecteam предоставляет членам вашей команды оперативный доступ ко всей информации, необходимой им для достижения успеха.
• Связь в режиме реального времени. Чат в приложении и лента обновлений позволяют мгновенно общаться со своими сотрудниками, устраняя необходимость в отдельных звонках или текстовых сообщениях.
• Напоминания о смене и замены. Автоматизируйте напоминания о смене, чтобы обеспечить полное расписание сотрудников и предотвратить неявки. Когда сотрудник заболел, вы можете быстро найти ему замену с помощью приложения.
• Учет рабочего времени и отчетность. Приложение Connecteam позволяет сотрудникам отслеживать время со своих телефонов, упрощая запись точного рабочего времени и подсчет сверхурочных, перерывов и выходных. Вы можете напрямую экспортировать табели учета рабочего времени в программное обеспечение для расчета заработной платы для бесперебойной обработки.
• Вклад сотрудника. Ваши работники могут проверять свои графики, запрашивать обмены и отправлять запросы на отпуск самостоятельно через приложение. Это дает им больше гибкости, возлагает на них ответственность и уменьшает путаницу при изменении расписания.

Начните работать с Connecteam бесплатно уже сегодня!

Создайте юридически совместимый график работы для вашего бизнеса

Внедрение эффективного графика работы имеет важное значение для обеспечения бесперебойной работы. Однако сложные правила и различные условия трудового договора могут превратить простое планирование в огромную задачу.

Внедряя передовой опыт и следя за своими юридическими требованиями, вы будете на пути к созданию успешных рабочих графиков, соответствующих требованиям.

Инструменты планирования Connecteam могут помочь вам не сбиться с пути — вы можете легко избежать ошибок, соблюдать требования и информировать своих сотрудников об их сменах в режиме реального времени из любого места.

Начните работать с Connecteam бесплатно уже сегодня!

Хотите получать больше замечательных статей прямо на ваш почтовый ящик? Подпишитесь здесь