Полное руководство по электронному обмену данными (EDI)

Введение

Для компаний электронной коммерции и поставщиков логистических услуг обмен деловой документацией является повседневной реальностью. Электронный обмен данными (EDI) — это инструментальная коммуникационная технология для бизнеса. Хотя EDI в некоторой степени существует с конца 1040-х годов, его нынешний аватар лучше всего подходит для улучшения коммуникаций B2B.

Для каждого этапа цепочки поставок требуется заказ на поставку, коносамент, отгрузочная этикетка , счета-фактуры или подтверждение заказа. Легко потерять драгоценное время и точность в шквале бумаг и словесном дожде. Чтобы снизить нагрузку на бизнес, EDI является наиболее надежным ресурсом. Давайте узнаем больше об этой универсальной технологии.

EDI: предвестник делового общения следующего поколения

Электронный обмен данными, более известный как EDI, представляет собой технологию, которая помогает компаниям общаться друг с другом в цифровом формате. Это среда, облегчающая обмен деловыми документами между двумя компьютерными системами по защищенному сетевому пути.

Сегодня EDI стал главным источником связи для обработки документов, таких как счета и коносаменты, между двумя или более предприятиями. Но так было не всегда. Чтобы полностью понять и оценить ценность EDI, давайте кратко рассмотрим историю его основания.

История ЭОД

EDI был детищем старшего сержанта армии США Эда Гилберта. В начале 1960-х г-н Гилберт разработал стандарт обмена электронными сообщениями для обмена информацией о судоходстве и грузах. Это ознаменовало появление EDI.

Он получил международную известность после того, как американо-голландский пароход отправил грузовые манифесты с помощью телексных сообщений, системы электронного обмена рукописными сообщениями через телетайпы. Это был первый случай, когда грузовой манифест был отправлен в течение двух минут после его передачи.

С тех пор EDI приобрел популярность и доверие в логистической отрасли, и в последующие десятилетия последовало множество знаковых событий. Одним из них является создание TDCC (Координационный комитет по транспортным данным), который стандартизировал форматы EDI для транспортного сектора. Позже она была изменена на Ассоциацию электронного обмена данными.

Другими были разработка VAN (сети с добавленной стоимостью) и разработка протокола HTTP, который позволял передавать данные через Интернет. С начала 1990-х годов ЭОД завоевал доверие многих американских предприятий, и история свидетельствует о том, что в 1991 году около 12 000 компаний уже широко использовали ЭОД.

Типы форматов документов, поддерживаемые EDI

Одной из основных характеристик EDI является то, что он устраняет необходимость взаимодействия на бумажных носителях, даже ограничивая использование электронной почты для делового обмена. Но как это сделать?

EDI поддерживают документы в стандартных форматах, которые в электронном виде передаются в компьютерную систему через Интернет. Вы можете думать об этих форматах как о шаблонах кодов, которые компьютеры могут понимать и обрабатывать. EDI поддерживает более 1000 стандартов деловой документации, ориентированных на конкретные бизнес-цели. Вот несколько примеров:

• Формат ANSI X12 используется 300 000 предприятий в Северной Америке. Например, EDI 856 для предварительного уведомления об отгрузке и EDI 250 для отгрузок заказов на покупку.
• EDIFACT — это универсальный стандарт ЭОД, регулируемый ООН и содержащий многочисленные подмножества для транспорта и торговли. Например, DELFOR (прогноз доставки) и INVOIC-счета.
• Формат HIPAA, специально разработанный для отрасли здравоохранения.
• Стандарт ODETTE в первую очередь предназначен для автомобильной промышленности Европы и использует коды EDI OFTP и OPTP2.

Различные типы систем ЭОД:

Множество различных типов EDI являются свидетельством универсальности EDI при обмене структурированной информацией через точки контакта и электронные системы. Вот некоторые из наиболее распространенных режимов каналов связи EDI:

1) Электронный обмен данными "точка-точка"

Это прямой и безопасный канал связи между двумя отдельными предприятиями. Это соединение не может быть воспроизведено или передано другим предприятиям ни одной из вовлеченных сторон. Этот подход EDI требует, чтобы обе компании приняли один и тот же протокол EDI. Он также требует, чтобы обе стороны использовали один и тот же пакет EDI, например AS2 или FTPS, для подходящих транзакций EDI.

2) EDI через VAN или поставщика сетевых услуг

В этом методе бизнес может инициировать связь на основе EDI с другими сторонами через сеть с добавленной стоимостью (VAN) с подключением к Интернету. Поставщик услуг сети VAN создаст почтовый ящик для владельца бизнеса. Затем почтовый ящик становится хранилищем для отправки и получения документов предприятиями.

EDI на основе VAN позволяет компаниям осуществлять быстрый обмен документами в форматах EDI и является более рентабельным, чем EDI «точка-точка». Он также действует как централизованная система, позволяющая предприятиям в режиме реального времени отслеживать местонахождение своих документов.

3) Интернет- или облачный EDI

Перестраивая традиционную инфраструктуру EDI, веб- или облачный EDI облегчает обмен данными B2B по протоколам HTTP, FTPS или AS2. Фактически, AS2 является наиболее широко используемой системой EDI в современной цифровой среде благодаря безопасному шифрованию и доступности.

Предприятия могут внедрить облачное программное обеспечение EDI (их много на рынке) для обмена документами. Поставщик облачного EDI часто предлагает транслятор EDI, позволяющий компаниям обмениваться XML и плоскими файлами.

4) Сторонний ЭОД

Этот подход обычно называют аутсорсингом EDI. Здесь предприятия интегрируются со сторонним поставщиком услуг и используют их платформу без настройки инфраструктуры и затрат на настройку.

Сторонние EDI-решения сейчас пользуются спросом в основном потому, что компании предпочитают интегрировать свой EDI с существующим программным обеспечением, таким как ERP и WMS.

Роль EDI в электронной коммерции и логистике

Вот список основных областей, в которых EDI играют роль в электронной коммерции и логистике:

1) Центральная технология в обеспечении соответствия поставщиков

Соблюдение требований поставщика — одна из популярных областей логистики, где широко используется EDI. Возьмем, к примеру, многочисленные бизнес-документы, поддерживаемые технологией EDI, такие как заказы на покупку и счета-фактуры. Фактически, крупные розничные сети, такие как Walmart, Target и Costco, обязывают своих поставщиков использовать EDI.

Возьмем случай с Walmart. Он даже предъявляет 4 требования к поставщикам EDI. Walmart добивается, чтобы торговые партнеры имели набор из 7 основных документов EDI, таких как 821 (претензия) и 820 (денежный перевод). Он также стремится, чтобы поставщики успешно подтвердили свое подключение к EDI в течение 6 недель, чтобы получить статус торговых партнеров Walmart.

2) Обработка коносамента и других отгрузочных документов

EDI завоевали постоянный статус в отрасли грузовых перевозок и судоходства благодаря автоматизированному, более простому и безопасному распространению информации. EDI обычно используются для обработки и передачи коносаментов, списков обработки грузов и грузовых манифестов.

EDI помогают создать бесшовный канал связи между портовыми властями и судоходными линиями. Это позволяет быстрее и проще получить разрешение на остановку, остановку или швартовку в компетентных органах. Точно так же экспедиторы могут подать свой простой административный документ для таможенной декларации, используя формат EDI CUSDEC.

3) Оптимизация управления складом и запасами

EDI создает маркеры данных, которые могут обеспечить плавный переход бизнес-транзакций. Есть несколько документов EDI, которые оказались полезными для управления складом и запасами . К ним относятся:

• EDI 945 или рекомендации по доставке на склад, которые позволяют 3PL быстро отправлять поставщикам подтверждение отгрузки вместе с такими деталями, как дата, способ доставки и статус оплаты.
• EDI 856, или предварительное уведомление об отгрузке, позволяет поставщикам информировать 3PL о досрочном прибытии партии груза или товара.
• EDI 862, или график отгрузки, передает информацию о любых изменениях, внесенных в отгрузку, таких как увеличение или уменьшение количества заказа.

4) Оптимизация коммуникаций TMS и ERP

В настоящее время многие компании электронной коммерции и операторы связи стремятся интегрировать EDI с программным обеспечением TMS (система управления транспортом) и ERP (планирование ресурсов предприятия). При этом онлайн-компании могут развивать деловое общение с судоходными компаниями.

Существует более 50 стандартных форматов документации EDI для обеспечения электронной передачи сообщений между предприятиями. Возьмите примеры EDI 109 для сведений о содержимом судна, EDI 212 для манифестов автоприцепов и EDI 859 для грузовых счетов.

Точно так же, если EDI сочетается с ERP, это может значительно сократить количество ошибок при вводе данных и создать централизованную базу данных для хранения бизнес-данных. Это также ускоряет время обработки заказов и помогает улучшить обслуживание клиентов.

5) Обеспечивает устойчивость в логистике

Можно сделать вполне логичный вывод, что использование EDI помогает предприятиям уменьшить свой углеродный след и внедрить устойчивое развитие в свою деловую практику. Во-первых, это избавляет от необходимости использовать бумагу, тем самым способствуя сохранению дерева.

Более того, EDI снижает вероятность ошибок в заказе. При этом снижается вероятность повторных заказов и возвратов, тем самым экономя время в пути, расход топлива и выбросы углерода от транспортных средств.

5 преимуществ внедрения технологии EDI предприятиями

Теперь, когда мы понимаем роль EDI в розничной торговле и логистике, давайте подробнее рассмотрим, насколько это выгодно для бизнеса:

1) Обрабатывайте документы в 2 раза быстрее

Согласно отчету о рынке электронной коммерции B2B за 2019 год, на EDI приходится примерно 78,4% всех продаж B2B, осуществляемых в электронном виде. Основной причиной была скорость, с которой передача EDI происходит всего за пару минут. Это позволяет компаниям ускорить свои бизнес-процессы и повысить эффективность бизнес-цикла примерно на 61%.

2) Сокращение эксплуатационных расходов на 1/20 пропорции

Одной из основных особенностей EDI является сокращение использования бумажных транзакций. Это, в свою очередь, снижает затраты по различным параметрам, включая расходы на печать, хранение, регистрацию, отправку и поиск.

Поскольку EDI переводятся автоматически, это также снижает стоимость ручной обработки заказов. В целом это позволяет предприятиям сэкономить около 35% от общих затрат на ведение бизнеса.

3) Снижение процента ошибок на 30%, что обеспечивает точность заказа

Практически нет технических ошибок, связанных с EDI. Поскольку форматы EDI связаны строгими протоколами и нормами соблюдения, вероятность возникновения ошибок меньше. На самом деле, отраслевые исследования показывают, что EDI помогает предприятиям уменьшить количество ошибок и несоответствий на 30%.

Это помогает онлайн-компаниям заключать торговые контракты с крупными розничными торговцами, такими как Home Depot и Walmart. Уже 160 000 компаний перешли от ручной обработки заказов к транзакциям EDI.

4) Повышение эффективности бизнеса в 2 раза

Внедрение EDI в бизнес помогло улучшить циклы «от заказа до оплаты» и закупок. Это также помогает улучшить прозрачность операций цепочки поставок, выполнения и сроков доставки.

Кроме того, EDI помогает повысить эффективность бизнеса, позволяя компаниям выполнять соглашения SLA торговых партнеров. Таким образом, EDI помогают предприятиям устранять случаи возврата платежей за услуги и штрафов за несоблюдение требований.

5) Повышение безопасности транзакций на 90%

Транзакции EDI проводятся через безопасные и защищенные сети, в основном через VAN и веб-/облачные решения. Эти решения создают полный контрольный журнал, чтобы предприятия были в курсе деталей своих транзакций.

Большинство, если не все, из этих сервисов используют зашифрованные коды для обеспечения целостности и безопасности данных. Кроме того, поставщики услуг EDI также вводят превентивные меры против неуполномоченного персонала. Эти меры включают проверку авторизации, цифровую подпись и меры кибербезопасности.

Как выглядит будущее ЭОД?

В последние пару лет высказывались предположения, что технология EDI уже пережила свой расцвет. Но правда далека от этого. Согласно преобладающей рыночной статистике, прогнозируется, что EDI достигнет 4,04 млрд долларов США к 2029 году, что означает среднегодовой темп роста в 11,6% в прогнозируемый период. По оценкам, 59-80% предприятий цепочки поставок внедрили EDI.

Одной из отличительных черт технологии EDI является ее адаптируемость к изменяющейся ИТ-инфраструктуре и потребностям бизнеса. В настоящее время предпринимаются усилия по интеграции EDI с API (интерфейс прикладного программирования). Это позволит API распространять стандартизированные документы среди нескольких деловых партнеров, а технологию EDI охватить больше компаний.

Более того, с помощью EDI можно управлять меняющимися ожиданиями компаний B2B, когда они начинают заниматься электронной коммерцией. EDI масштабируются, чтобы обеспечить беспрепятственную торговлю, основанную на возможностях автоматизации.

Более того, учитывая экосистемы безопасности и удобство передачи документов с помощью EDI, он стал ключевым игроком в электронных закупках B2G (от бизнеса к правительству).

Фактически, Европейский союз создал стандарт Peppol (панъевропейские государственные закупки онлайн) именно для этой цели. Это говорит о том, что будущее EDI выходит за рамки сферы B2B.

Заключение

EDI — это заслуживающая внимания технология связи между предприятиями, которая позволяет беспрепятственно передавать критически важную бизнес-информацию. Он имеет обширную историю использования в бизнесе и логистике с первых лет после Второй мировой войны.

EDI зарекомендовал себя как надежное, безопасное и автоматизированное решение, которое снижает затраты, количество ошибок и низкую скорость почтовой деловой связи. Будущее EDI направлено на дальнейшее расширение его полезности за счет объединения с более новыми технологиями, такими как API. Интегрируя функциональные возможности обоих для создания гибридного решения, предприятия могут поднять эффективность на новый уровень.

Часто задаваемые вопросы

1) Что такое соответствие EDI?

Соответствие EDI — это процесс, посредством которого бизнес устанавливает, что он может безопасно и точно обмениваться транзакциями EDI со своими торговыми партнерами на основе требований своих партнеров.

2) Какое хорошее программное обеспечение EDI?

Некоторое хорошее программное обеспечение EDI на рынке включает IBM (для крупных розничных продавцов и компаний электронной коммерции), Cleo (для интеграции с несколькими программами), Truecommerce (для беспрепятственного управления запасами и прямой поставки) и SPS commerce (для обслуживания клиентов и управления операциями).