EDI Shipping: комплексное руководство для предприятий электронной коммерции

Решения по доставке EDI существуют уже несколько десятилетий, но их преимущества часто неизвестны владельцам бизнеса в сфере электронной коммерции.

Бесчисленное множество организаций электронной коммерции используют доставку EDI. Не потратить время на то, чтобы понять, как это может улучшить вашу стратегию доставки, означает упустить бесценное конкурентное преимущество.

В этом ускоренном курсе по процессам грузоперевозок и логистики EDI мы углубимся в эти широко используемые рабочие процессы и технологии, чтобы вы могли использовать их в своих операциях по доставке электронной коммерции.

Что такое доставка EDI?

Доставка EDI и выполнение EDI позволяют передавать данные между партнерами быстро, эффективно и без ошибок.

EDI (электронный обмен данными) — это технологическая система, предназначенная для обмена деловыми документами в стандартизированном электронном формате.

Вот лишь некоторые из документов, которыми EDI может управлять и делиться ими в сфере судоходства и логистики:

• Счета-фактуры и предварительные уведомления об отправке
• Платежные документы
• Доставка документов
• Инвентарные документы
• Таможенные документы
• Отгрузочные реквизиты
• Детали склада
• Товарно-транспортная накладная, документы на груз
• Заказы

Когда одна организация отправляет заказ или делает запрос, технология EDI мгновенно создает и загружает необходимые документы в систему получателя.

Понимание EDI в сфере электронной коммерции

Эффективность доставки EDI обусловлена ​​стандартизированными электронными форматами, принятыми всеми пользователями.

Когда все поставщики, грузоотправители, розничные торговцы и поставщики логистических услуг используют одну и ту же операционную систему, информация беспрепятственно передается из системы одного предприятия в базу данных другого.

Рабочий процесс EDI можно разбить на три простых этапа:

1. Подготовка данных. Предприятия используют стандартизированный формат для подготовки электронных документов (например, заказов на поставку, счетов-фактур) для обмена.
2. Отправка. Далее документы отправляются из вашего решения EDI получателю по защищенному электронному каналу. Этот процесс происходит автоматически и не требует участия человека.
3. Подтверждение и интеграция: сообщения проверяются, и подтверждения отправляются для подтверждения получения. Ошибки автоматически помечаются для проверки. Затем данные автоматически интегрируются в серверные системы получателя.

Выполнение этого рабочего процесса вручную, вероятно, займет несколько часов и потребует участия нескольких сотрудников.

С помощью технологии доставки EDI вы можете ускорить отправку и получение счетов, устраняя трудности в цепочке поставок электронной коммерции и ускоряя процессы выполнения.

Важные документы EDI

Решения EDI для грузовых и морских перевозок основаны на наборе стандартизированных документов EDI.

Существуют десятки документов, каждый из которых выполняет определенную функцию. Некоторые из наиболее распространенных документов EDI, с которыми вы столкнетесь, включают:

1. Заказ на поставку (EDI 850): Заказ на поставку — это основополагающий документ EDI, отправляемый покупателем для заказа определенного количества и типа товаров по согласованной цене.
2. Подтверждение заказа на покупку (EDI 855) . Продавец отправляет EDI 855, чтобы подтвердить, что он получил и обработал заказ на покупку своего покупателя.
3. Предварительное уведомление об отправке (EDI 856): Продавец отправляет предварительное уведомление об отправке, или ASN, чтобы позволить покупателю подтвердить все детали перед отправкой груза.
4. Счет-фактура (EDI 810). В дополнение к EDI 855 продавец также отправит покупателю счет-фактуру. В EDI 810 указаны причитающиеся платежи и условия погашения, например «оплата при получении».
5. Коносамент (EDI 211): EDI 211 эквивалентен бумажному коносаменту автомобильного перевозчика. Грузоотправитель отправляет это перевозчику и предоставляет описание доставки.
6. Функциональное подтверждение (EDI 997). Получатель платежа или грузоотправитель отправляет функциональное подтверждение в ответ на каждый запрос транзакции.
7. Платежное поручение/уведомление о денежном переводе (EDI 820): Плательщики используют EDI 820 для предоставления продавцам информации об ожидающих платежах.

Необходимые вам документы EDI зависят от вашего положения в цепочке поставок, торговых партнеров, с которыми вы работаете, и вертикали, в которой вы работаете.

6 преимуществ EDI в судоходстве и логистике

Интеграция процессов транспортировки и доставки EDI в вашу стратегию электронной коммерции может принести множество преимуществ, в том числе:

1. Эффективность

Эффективность — самое большое преимущество решений по доставке EDI.

Обмен бумажными документами требует значительного объема ручного ввода. Членам вашей команды приходится отправлять по факсу или сканировать и отправлять бумажные документы по электронной почте, тратя драгоценное время.

С другой стороны, EDI позволяет автоматизировать ввод данных и оптимизировать эффективность вашей цепочки поставок.

Решения EDI отправляют и получают документы практически мгновенно, одновременно консолидируя данные вашего заказа в безопасном и централизованном месте.

2. Экономия средств

Доставка EDI также выгодна для вашего бюджета.

Стратегии ручного заказа и выставления счетов утомительны и трудоемки, отвлекают вашу команду от более динамичных задач и приводят к потерям рабочей силы.

Внедрив процессы на основе EDI, вы сможете значительно сократить трудозатраты, связанные с обработкой счетов и заказов на поставку.

Вы также можете сократить расходы на управление документами, поскольку вам больше не придется обрабатывать, управлять, хранить и систематизировать сотни физических документов.

3. Уменьшение ошибок

Решения для доставки EDI устраняют необходимость ручного ввода данных, преобразуя ваши рабочие процессы и снижая риск ошибок при вводе данных. EDI помогает гарантировать, что вы и ваши партнеры получите точные и своевременные поставки.

Кроме того, минимизация ошибок повышает качество обслуживания конечных потребителей. Вы можете предотвратить дефицит, нехватку запасов или ошибочную комплектацию поставок.

Точность заказов важна, поскольку она улучшает имидж вашего бренда и помогает достичь целей роста.

4. Улучшенное управление запасами.

Когда вы вручную управляете счетами, заказами на покупку и другими документами, вы постоянно работаете с информацией, которой уже несколько дней или даже недель.

Неточные или устаревшие данные вызывают задержки, неправильное управление запасами и дефицит – все это плохие новости для вашего бизнеса.

Благодаря решениям по доставке EDI вы можете получить доступ к данным о запасах и заказах в режиме реального времени. Эта информация поможет вам поддерживать достаточный запас товаров, избежать затоваривания запасов и укрепить свой денежный поток.

Чтобы максимизировать прозрачность всей вашей организации, убедитесь, что ваша система EDI интегрирована с другими программными решениями.

Когда ваши приложения будут полностью интегрированы, вы сможете создать единый коммуникационный центр для всех ваших операций по доставке, заказам и логистике. В результате бизнес становится гораздо более эффективным и гибким.

5. Сокращение отходов

В последние годы логистическая отрасль предприняла согласованные усилия по сокращению выбросов углекислого газа и производству меньшего количества отходов.

Технологии доставки и логистики EDI играют жизненно важную роль в сокращении производства отходов. Переходя на цифровые технологии, вы можете значительно сократить потребление бумаги, поскольку вам больше не придется создавать, распространять и хранить физические документы.

Используя цифровой подход, вы также можете сэкономить дополнительные затраты, поскольку вам больше не придется тратить ресурсы на выполнение следующих задач:

• Покупка бумаги
• Управление физическими документами
• Утилизация счетов-фактур и других бумажных документов
• Отправка счетов, квитанций и заказов на поставку.

Если ваша организация стремится к экологичности, доставка EDI станет ценным дополнением к вашей инициативе.

6. Расширение партнерских отношений

Если вы хотите развивать позитивные отношения со своими партнерами, постарайтесь сделать взаимодействие с вашей компанией максимально простым. Решения EDI помогут вам сделать это.

С помощью EDI вы можете мгновенно передавать сообщения, повышать эффективность бизнеса и эффективнее обслуживать своих партнеров.

Они также могут быстро передавать информацию вашему бизнесу, размещать заказы, совершать покупки и получать ресурсы, необходимые для процветания.

Когда вы и ваши партнеры-поставщики используете EDI, выигрывают все.

Проблемы и сложности доставки EDI

Доставка EDI удобна и широко используется, но это не значит, что это безупречное решение.

Несмотря на то, что EDI является наиболее прагматичным способом управления отгрузкой и другими логистическими рабочими процессами, он имеет немало недостатков, в том числе следующие:

Стоимость и сложность

Самым большим недостатком доставки EDI являются связанные с этим затраты и сложности.

Чтобы настроить и обслуживать вашу систему, вам необходимо приобрести лицензию на программное обеспечение, внедрить технологию EDI и интегрировать ее с другими вашими решениями. Этот процесс может занять несколько месяцев и предъявить значительные требования к вашей ИТ-команде.

Если у вас небольшой бизнес с менее развитым ИТ-отделом, вам, возможно, придется привлечь внешние ресурсы для облегчения интеграции. Это увеличит затраты на внедрение EDI.

Даже когда ваша система запущена и работает, вам придется постоянно выделять на нее ресурсы, чтобы она работала должным образом. Эти текущие затраты на обслуживание принесут значительную отдачу, но вы должны знать о них, прежде чем переходить на EDI.

Совместимость

Хотя документы EDI считаются «стандартизированными», вы все равно можете столкнуться с проблемами перекрестной совместимости. Каждому бизнесу могут потребоваться разные поля и принимать разные данные в одних и тех же форматах документов, что приводит к препятствиям при интеграции.

Эти различия часто требуют от организаций создания и поддержания отдельной интеграции с каждым из своих партнеров. Кроме того, каждому партнеру может потребоваться свой метод безопасной связи, что потребует дополнительной инфраструктуры, которую необходимо будет построить и поддерживать.

Кроме того, документы EDI постоянно обновляются. Даже если вы и ваш партнер используете документы с одной платформы, у вас могут быть разные версии каждого файла. Проблемы совместимости могут возникнуть, если вы используете новейшую версию документа, а они используют прошлогодний вариант.

Конфиденциальность данных

В условиях безудержных кибератак предприятия справедливо обеспокоены безопасностью данных.

Чтобы участвовать в доставке и логистике EDI, вам необходимо создать соединение между вашей сетью и сетями ваших партнеров-поставщиков. При отсутствии надлежащего управления эти сетевые подключения могут сделать вашу ИТ-инфраструктуру уязвимой для атак.

Учитывая это, крайне важно внедрить четкие протоколы для обслуживания вашей ИТ-инфраструктуры и сети. Придерживайтесь новейших передовых методов кибербезопасности и используйте современное защитное программное обеспечение, такое как брандмауэры и антивирусные решения.

Кроме того, вы должны тщательно проверять своих торговых партнеров. Прежде чем осуществлять доставку EDI с торговым партнером, важно убедиться, что он серьезно относится к кибербезопасности.

Как обеспечить безопасные и надежные транзакции EDI

Если вы хотите воспользоваться преимуществами транзакций доставки EDI, не подвергая свою организацию неоправданным рискам кибербезопасности, обязательно установите следующие флажки:

Выберите безопасный протокол EDI

Подходящий протокол EDI закладывает основу для быстрого, эффективного и безопасного обмена данными между вашим бизнесом и торговыми партнерами. Хотя существует множество различных протоколов, три из наиболее распространенных и безопасных:

• HTTP/HTTPS: протокол передачи гипертекста и расширение протокола передачи гипертекста Secure — два наиболее широко используемых протокола безопасности для EDI, поскольку их можно зашифровать с помощью различных решений, включая TLS или SSL. Тем не менее, они не так надежны и надежны, как другие протоколы безопасности, описанные ниже.
• AS2 (Заявление о применимости 2): AS2 работает по протоколам HTTP или HTTPS, но обеспечивает большую надежность и безопасность. Он использует шифрование и цифровые сертификаты для защиты ваших данных во время передачи.
• FTP/FTPS: протокол передачи файлов обеспечивает более высокую надежность, чем HTTP и HTTPS, за счет простоты. Протокол передачи файлов Secure и протокол безопасной передачи файлов (SFTP) — это безопасные версии с особыми преимуществами и идеальными вариантами использования.

Выбранный вами протокол существенно влияет на безопасность ваших соединений EDI. Таким образом, вам следует тщательно оценить каждый вариант, прежде чем остановиться на протоколе.

Разъяснять и устанавливать политику

При внедрении новых технологий и рабочих процессов вы должны создавать политики для их управления.

То же правило применяется к доставке EDI. Предоставьте своим сотрудникам четкие и простые в использовании процедуры EDI, чтобы они понимали ожидания.

В вашей политике должно быть указано, какие транзакции EDI требуются каждому торговому партнеру. Предоставляя четкие рекомендации о том, кому какие документы нужны, вы можете оптимизировать свою стратегию обмена информацией и повысить окупаемость вашей технологии EDI.

Внедрить инфраструктуру контроля доступа

Ведущие технологии EDI включают встроенную инфраструктуру контроля доступа, позволяющую ограничить круг лиц, которые могут просматривать или изменять ваши данные.

Используйте эти решения, чтобы ограничить доступ к вашей системе EDI в зависимости от роли и разрешений каждого пользователя в организации.

Для большей безопасности и контроля рассмотрите возможность использования двухфакторной или многофакторной аутентификации.

Для этого пользователям необходимо пройти несколько уровней проверки, прежде чем они смогут получить доступ к вашей сети. Например, им, возможно, придется предоставить пароль и отсканировать свой идентификационный бейдж.

Остерегайтесь подозрительной и несанкционированной деятельности

Проводите регулярные проверки вашей технологии EDI, чтобы на раннем этапе выявлять любую необычную активность или подозрительные заказы.

Во время аудита ваша команда должна искать любые действия, которые отклоняются от ожидаемых тенденций, например необычно крупные покупки или нераспознанные транзакции.

Поддержание безопасности ваших процессов EDI требует упреждающего подхода. Поэтому вам необходимо будет проводить регулярное тестирование безопасности.

В рамках этих тестов ваша ИТ-команда должна попытаться выявить уязвимости в вашей цифровой инфраструктуре и устранить их до того, как злоумышленники получат доступ к вашей сети.

Будущее EDI в судоходстве и логистике

Технология EDI на протяжении десятилетий была основным продуктом в сфере судоходства и логистики.

Несмотря на значительные достижения в других логистических технологиях, таких как системы управления транспортировкой и складами, EDI в решениях для доставки по-прежнему остается специализированным, громоздким и медленным в реализации.

Чтобы оставаться конкурентоспособными, предприятиям электронной коммерции необходимо сосредоточиться на поддержании гибкости цепочки поставок, найдя партнера по доставке и логистике с более современным подходом к EDI, который позволит им выйти на рынок с новыми клиентами и поставщиками за несколько дней, а не недель или месяцев.

Современный подход упрощает EDI, позволяя компаниям интегрировать свои серверные системы с использованием более современных технологий разработки, включая API, использующие JSON.

Это избавляет от необходимости создавать индивидуальные интеграции для каждого партнера и правильно конвертировать данные в необходимый формат EDI.

Поскольку решения для электронной коммерции оценивают новые решения по доставке и логистике, им следует заранее спросить о возможностях EDI, необходимых ресурсах и времени, которое потребуется, чтобы начать работу с новыми торговыми партнерами.

Orderful предлагает решения EDI для предприятий электронной коммерции для оптимизации логистических рабочих процессов.

В сочетании с технологией выполнения EDI от ShipBob онлайн-бизнес может усовершенствовать свою стратегию многоканальной розничной торговли, интегрируя свою витрину с различными розничными торговцами и торговыми площадками для создания бесперебойной операции выполнения и доставки.

«Научиться адаптировать нашу стратегию продаж, маркетинг и упаковку к требованиям каждого розничного продавца было непросто, но именно здесь ShipBob действительно пригодится. ShipBob совместим с EDI десятками популярных розничных продавцов, а интеграция API позволяет им выполнять заказы в соответствии с рекомендациями каждого розничного продавца».

Аарон Паттерсон, главный операционный директор The Adventure Challenge

Часто задаваемые вопросы по доставке EDI

Ниже приведены ответы на наиболее распространенные вопросы о доставке EDI.

Какие виды бизнеса могут получить выгоду от использования EDI в судоходстве и логистике?

Любой розничный торговец, перевозчик или логистическая организация может извлечь выгоду из процессов и технологий доставки EDI.

Чем EDI при доставке отличается от бумажного счета-фактуры?

EDI служит заменой бумажным счетам-фактурам и заказам на поставку. Вместо управления физическими документами грузоотправители, перевозчики и розничные продавцы могут проводить все транзакции в цифровом формате.

В чем разница между EDI и EDIFACT?

EDI и EDIFACT очень похожи с точки зрения возможностей и функций. Однако EDIFACT в основном используется в Азии и Европе. И наоборот, EDI в основном используется в США и других странах Северной Америки.

Возможна ли доставка EDI для предприятий любого размера?

Для большей части, да. Большинство предприятий, включая малые и средние компании, могут осуществлять доставку EDI. Однако есть исключения, например, небольшие компании, которые имеют устаревший технологический стек и в бюджете которых нет места для обновления.

Сколько времени обычно занимает внедрение системы EDI в судоходной или логистической компании?

Внедрение системы EDI может занять 30–60 дней и более, в зависимости от различных факторов, включая размер вашей организации и имеющиеся у вас ИТ-ресурсы. Внедрение может занять больше времени, если вы столкнетесь с проблемами совместимости технологий или другими проблемами.