8 эффективных советов, как написать электронное письмо человеку, которого вы не знаете

Если вы читаете это, вы, вероятно, планируете написать электронное письмо кому-то, кого вы не знаете.

Посмотрим правде в глаза - большинство людей ненавидят получать электронные письма о продажах и маркетинге.

И хотя электронный маркетинг по-прежнему является отличным способом развития бизнеса, вы должны делать это правильно.

Отправить электронное письмо другу легко, но отправить электронное письмо человеку, которого вы никогда не видели, может быть немного сложно и напряжно.

Ведь ты не знаешь человека, не знаешь его предпочтений.

И вы не уверены, будет ли лучше представить вас по телефону или при личной встрече.

Несмотря на то, что писать электронные письма может быть сложно, есть формула, которая упрощает эту задачу.

В сегодняшней статье мы рассмотрим 8 практических советов о том, как написать электронное письмо кому-то, кого вы не знаете, чтобы сделать его более неудобным и увеличить количество ответов.

Итак, давайте углубимся в это.

1. Проведите исследование

Итак, вы хотите написать кому-то по электронной почте, но ничего о нем не знаете.

Это отличное место для начала, если вы знаете имя человека и в какой компании он работает.

То, что я обнаружил, лучше всего работало для меня при общении с незнакомцами до того, как я узнал их, - это потратить время на изучение их, их профилей в LinkedIn, прошлых твитов или статей и т. д.

Возможно, вы никогда не думали, что не знаете своего получателя, пока я не сообщил вам об этом.

Очень важно провести исследование, прежде чем отправлять холодное электронное письмо.

Как вы можете ожидать, что они ответят, если вы ничего не знаете о человеке?

Изучение людей — одно из первых действий, которые мы делаем, когда начинаем новую кампанию или деловые отношения, но мы часто не уделяем время мозговому штурму, когда это нужно делать.

Чтобы помочь вам найти и лучше встретить их, поставьте себя на место получателя.

• Кто они?
• Как вы можете создать ценность?
• Какая тема электронной почты лучше всего привлекает их внимание?

После того, как вы найдете всю эту информацию о своих получателях, вам будет легче начать свою электронную почту.

Итак, вот пример, который может вам помочь:

Привет,

Я пишу вам, потому что я прочитал ваше сообщение в блоге о _____. Мне нравится, как ты пишешь о _____. Я думаю, что вы человек, который глубоко думает о ______ и имеет твердое мнение о нем.

Я бы хотел поговорить с вами о _______, а пока вот мои мысли на эту тему:

Я также приложил несколько статей, которые, я думаю, будут вам полезны. Пожалуйста, дайте мне знать, если мы можем работать над этим вместе!

Здесь вы показываете им, что хорошо их изучили и знаете, о чем говорите, что может увеличить ваши шансы на получение ответа.

2. Тема письма

Когда ваша электронная почта появляется в чьей-то папке «Входящие», несколько сигналов и триггеров определяют, будет ли она открыта или нет, и ваша тема — одна из них .

Одна из самых больших ошибок, которую совершают люди, заключается в том, что они увлекаются слишком большим количеством общих деталей в строке темы и теле сообщения.

Вы хотите, чтобы у вашего первого письма была запоминающаяся тема, но вы не знаете, откроют ли его.

Учитывая эту проблему, с чего начать?

Вот несколько советов по написанию строк темы, которые работают:

• Будьте ясны и лаконичны . Не пытайтесь быть умным или милым — просто укажите, о чем ваше письмо, в нескольких словах, которые легко понять, не читая текст сообщения.
• Сделайте это личным — добавьте имя получателя в строку темы, если можете. Это показывает, что вы обращаете внимание и заботитесь о них как о человеке.
• Будьте изобретательны . Не бойтесь использовать юмор или даже сарказм, чтобы привлечь внимание читателя. Просто убедитесь, что это соответствует культуре вашего бренда и компании!

Добавив эти элементы в строку темы и не делая ее слишком общей, ваши шансы на получение ответа резко увеличатся.

Вот некоторые примеры:

Тема №1: Идея сотрудничества {{firstName}}?

Строка темы № 2: Вопрос о {{companyName}}

‍

Если вы сделаете его кратким и ясным, а также персонализируете, ваши шансы на то, что ваша электронная почта будет прочитана, могут повыситься.

4. Приветствуйте человека

Электронные письма всегда должны начинаться с приветствия и заканчиваться подписью, включающей ваше имя и контактную информацию.

Приветствия — стандартная часть любой деловой электронной почты, но они могут быть непростыми.

• Можно ли использовать их имя?
• Стоит ли обращаться к ним по названию?

Если вы сомневаетесь, придерживайтесь «Уважаемый господин/госпожа/госпожа», что является гендерно-нейтральным и профессиональным.

И не беспокойтесь о том, звучит ли ваше приветствие так, как будто его написал кто-то из другой страны — лучше звучать вежливо, чем изысканно!

Если в компании есть более одного ответственного лица, и вы не уверены, кто должен получить электронное письмо, отправьте его каждому и укажите должность каждого в строке темы («Re: Наша встреча на следующей неделе»).

Таким образом, каждый человек будет знать, кто должен ответить первым.

Вот пример:

Уважаемая мисс Смит,

Я пишу вам, чтобы представиться и попросить вашей помощи в проекте, который дорог моему сердцу. Я работаю над книгой о том, как писать с чувством, которое поможет людям выражать себя во всех своих сообщениях. В рамках исследования для моей книги я хотел бы знать, что вы думаете о следующем утверждении: «Писать с чувством означает быть честным, когда пишешь».

Пожалуйста, дайте мне знать ваши мысли, написав мне по электронной почте [email protected]. Большое спасибо за ваше время и внимание!

4. Назовите себя в первой строке

У вас есть отличная идея, и вы хотите поделиться ею.

Вы думали об этом весь день, и теперь пришло время отправить вашу идею по электронной почте.

Но что вы скажете?

Первое, что вам нужно сделать, это идентифицировать себя в вашей начальной линии.

Если человек не знает, кто вы, он не будет читать дальше — или, что еще хуже, подумает, что какой-то спам-робот отправил ему сообщение .

Если из вашей подписи в электронной почте ясно, что вы из [компании], то вам не нужно снова упоминать об этом во вступительной строке.

Но если вы хотите быть уверены, что читатель знает, кто отправил ему электронное письмо, тогда что-то вроде

« Эй, [имя]! Это [ваше имя] » подходит.

Итак, вот пример:

Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Я недавний выпускник Университета X, где я специализировался на [то, чем специализировался ты]. Я работаю стажером в моей нынешней компании уже три месяца и собираюсь перейти в них на постоянную работу после окончания учебы.

Мне нравилось работать в [компании] во время стажировки, и я чувствую, что это отлично подойдет. Однако, поскольку скоро выпускной, я хотел связаться и посмотреть, могут ли мне подойти какие-либо открытые вакансии. Я очень заинтересован в [укажите соответствующие навыки] и с нетерпением жду вашего ответа.

Спасибо за ваше время и внимание!

Теперь, когда мы идентифицировали себя, давайте научимся составлять вашу электронную почту так, чтобы люди захотели ее прочитать!

5. Используйте тело в свою пользу

Тело вашего электронного письма — это место, где вы действительно можете проявить себя.

Вы должны использовать это пространство, чтобы показать свою индивидуальность и установить связь с вашим читателем.

Вы можете немного рассказать им о себе и о том, почему вы им пишете, а также включить некоторые подробности о том, что вы ищете.

Таким образом, получатель будет знать, может ли он помочь с вашим запросом или нет.

Вот несколько советов, как написать хорошее тело электронного письма:

• Используйте дружелюбный тон. Ваша цель — сделать так, чтобы человек чувствовал себя достаточно комфортно, чтобы ответить на ваше электронное письмо, поэтому не бойтесь использовать смайлики или восклицательные знаки, если это помогает передать ваше волнение!
• Будьте кратки и ясны . Если вы не можете объяснить, что вам нужно, в двух или менее предложениях, вероятно, это слишком сложно или конкретно, чтобы кто-то другой мог вам помочь.
• Используйте маркеры и текст, выделенный жирным шрифтом , чтобы выделить ключевые моменты вашего сообщения.
• Задавайте вопросы о конкретной должности или опыте и квалификации человека.
• Расскажите им, как ваши навыки могут быть полезны им, их команде или организации и какую ценность вы могли бы принести на эту должность.

Расскажите немного о себе, чтобы они поняли, с кем они разговаривают (может быть, даже включите фотографию).

Вот пример того, что делать не следует:

Всем привет!

Меня зовут Сэм, и я начинающий писатель-фрилансер, который ищет работу в области контент-маркетинга. Я доступен для копирайтинга, ведения блога и управления социальными сетями от 10 до 30 долларов в час, в зависимости от опыта. У меня также есть некоторый опыт базового кодирования HTML (например, изменение размера и цвета шрифта) и базовых навыков графического дизайна (например, создание заголовков).

Если вы заинтересованы в моей работе, пожалуйста, дайте мне знать! Если нет, не беспокойтесь!

Это электронное письмо вообще не имеет личности. Это скучно, роботизировано и пресно.

Единственное, что это говорит мне о Сэме, это то, что он может быть дешевым, что в любом случае не очень профессионально, поскольку фрилансеры должны брать плату в соответствии со своим уровнем знаний, а не тем, сколько им нужно для каждой работы.

Вот пример того, как вы можете это сделать:

Привет, Джон,

Я ваш большой поклонник и хотел бы поработать с вами над одним проектом. Я приложил свое резюме для справки. Если вы хотите обсудить это подробнее, пожалуйста, дайте мне знать, как лучше связаться!

С наилучшими пожеланиями,

{{Ваше имя}}

6. При необходимости предоставьте дополнительную информацию

Даже если ваше электронное письмо должно быть коротким и четким, это не значит, что оно должно оставаться незавершенным и не предоставлять информацию получателю.

Не забудьте включить всю необходимую и дополнительную информацию, чтобы ваш получатель понял все о вас.

Вот несколько советов:

• Если вы пишете о заявлении о приеме на работу, используйте слово «приложение» или «заявление о приеме на работу» в строке темы, чтобы ваше сообщение не потерялось среди других электронных писем в их почтовых ящиках.
• Будьте как можно более конкретными, если вы просите об одолжении или запрашиваете информацию.
• Если вы ищете конкретного человека в офисе, укажите ее имя, должность и отдел.
• Предоставьте дополнительную информацию, такую ​​как резюме, портфолио, веб-сайт или что-либо, имеющее отношение к цели письма, чтобы получатель мог просмотреть его после прочтения электронного письма.

7. Включите призыв к действию

Цель вашего сообщения должна быть ясной — что вы хотите взамен?

Ответ?

Встреча?

Возможность?

Сообщите получателям, что они могут сделать, как можно скорее, чтобы они не забыли о вашем сообщении.

Если вы обращаетесь за помощью, скажите им, что вам нужно и почему вы думаете, что они могут помочь.

Если вы предлагаете помощь, объясните, какой у вас опыт и какую пользу он может им принести.

Вот пример:

Эй, [имя],

Я уверен, что вы заняты, но я хотел бы отправить вам небольшую заметку по [теме].

Я давно слежу за вашей работой и всегда был впечатлен [вашей работой]. Так что я надеялся, что мы сможем выпить кофе или перекусить где-нибудь в ближайшие несколько недель. Я хотел бы узнать больше о том, что вы делаете, и как это может относиться к моему бизнесу.

Если это то, что вас интересует, дайте мне знать!

8. Не забывайте о продолжении

Электронная почта — отличный способ связаться с людьми, но это не гарантированный способ получить ответ.

На самом деле только около 20% электронных писем читаются в течение 24 часов.

Не ждите слишком долго, прежде чем отправить еще одно электронное письмо, если вы еще ничего не получили от них.

Если прошло больше недели с тех пор, как вы в последний раз отправляли электронное письмо, и вы еще ничего не получили от них, отправьте им еще одно!

Но убедитесь, что вы делаете это так, чтобы это не звучало так, как будто вы ворчите.

Вот несколько советов:

• Не используйте в строке темы все заглавные буквы или восклицательные знаки — из-за этого ваше электронное письмо может выглядеть как нежелательная почта или спам.
• Будьте вежливы и уважительны в своем основном тексте . Не говорите ничего плохого о человеке или его бизнесе и избегайте слишком обыденных слов (например, «Привет, чувак»).
• Будьте краткими и включите только один запрос, если это возможно. Например: «Я надеюсь, что мы сможем назначить время для встречи на этой неделе».

Вывод

Я надеюсь, что эти советы помогут вам разрешить ваши сомнения относительно того, как написать электронное письмо кому-то, кого вы не знаете, и увеличить количество ответов.

Знайте, что не существует универсального правила создания такого рода электронных писем, и многое зависит от того, кому вы пишете и в какой отрасли.

Чтобы облегчить вам этот процесс, мы создали TextCortex.

TextCortex — это инструмент для копирайтинга с искусственным интеллектом и расширение для Chrome, которое поможет вам создать полное холодное электронное письмо на основе маркеров, переписать предложение, расширить текст или создать любой тип контента в соответствии с вашими потребностями.

TextCortex использует процесс машинного обучения, который позволяет авторам с искусственным интеллектом понимать контент до его создания, что отнимает у вас 80% письменной работы.

Таким образом, вместо того, чтобы создавать и тестировать персонализированные информационные письма, вы можете автоматически прикреплять их к каждому созданию, когда они вам нужны.

Используя расширения TextCortex, вы можете:

• Создавайте длинный контент из одного предложения
• Перепишите свои предложения, чтобы придать им более приятный тон.
• Расширьте свой текст, чтобы включить больше деталей.
• Используйте маркеры для создания электронных писем, которые приносят ответы.
• Автодополняйте предложения, не заканчивая их.

Загрузите наше расширение для Chrome и наблюдайте, как TextCortex резко увеличивает вовлеченность ваших потенциальных клиентов и повышает конверсию до умопомрачительных показателей.