7 примеров формата электронной почты для бизнеса

Когда дело доходит до ведения успешного бизнеса, общение имеет ключевое значение. Эффективное деловое общение требует не только ясности, но и использования соответствующих форматов электронной почты и правил этикета. В этой статье мы рассмотрим 7 различных примеров форматов электронной почты для бизнеса, которые помогут вам начать создавать профессиональные электронные письма, которые каждый раз приносят результаты. Давайте начнем!

Почему важен правильный формат электронной почты?

Профессиональные электронные письма в правильном формате важны для того, чтобы вы производили впечатление профессионального и заслуживающего доверия человека в своей переписке. Это помогает передать правильное сообщение, построить хорошие отношения с вашими контактами и поддерживать хорошую репутацию. Правильно отформатированное электронное письмо также может помочь сделать разговоры четкими, организованными и актуальными.

• ЧИТАЙТЕ БОЛЬШЕ: Как отозвать письмо в Gmail

Чем формальный формат электронной почты отличается от неофициального формата электронной почты?

Формальный формат электронной почты, как правило, менее непринужденный, чем неформальный формат электронной почты. В официальном электронном письме вы должны использовать более профессиональный тон и избегать использования сокращений или сленга. Вам также следует избегать использования смайликов в официальных электронных письмах.

Каков правильный формат деловой электронной почты?

Написание деловой электронной почты следует определенному набору соглашений, которые отличают его от других типов письма. Следуя этим правилам, вы создадите безупречное и профессиональное впечатление, которое оценят ваши получатели. Давайте рассмотрим правильный формат деловой электронной почты и несколько советов, как сделать ваши электронные письма хорошо написанными и эффективными.

1. Профессиональный адрес электронной почты

Ваш адрес электронной почты должен быть профессиональным и легко запоминающимся. Избегайте использования псевдонимов или других непрофессиональных адресов. Вы можете создать отдельный адрес электронной почты, который будете использовать только для деловой переписки. Если у вашей компании есть веб-сайт, ваш адрес электронной почты должен включать доменное имя вашей компании.

2. Тема сообщения

Тема письма должна быть четкой, лаконичной и по существу. Если возможно, используйте слова действия, такие как «Требуется действие» или «Важное объявление». Строка темы также может помочь получателю быстро понять цель письма. Обязательно избегайте общих тем, таких как «Привет» или «Привет», а также любых потенциальных спам-слов, таких как «бесплатно» или «реклама».

3. Открытие электронной почты

Ваше открытие должно быть четким и профессиональным. Начните с приветствия, такого как «Дорогой», за которым следует имя получателя. Если вы хорошо знаете человека, вы можете использовать его имя. В противном случае придерживайтесь более формального приветствия. Вступительная фраза также должна быть вежливой и сердечной, например: «Надеюсь, это электронное письмо дошло до вас».

4. Тело электронной почты

Тело вашего письма должно быть кратким и организованным. Разбейте содержимое на абзацы, каждый из которых имеет свою тему или идею. Используйте активный язык, такой как «Я предлагаю» или «Мы рекомендуем», когда это уместно, и избегайте использования длинных слов или фраз. Также важно избегать чрезмерно небрежного языка, такого как сленг или аббревиатуры.

5. Заключение по электронной почте

Эффективное заключение для вашего электронного письма должно обобщать основные моменты вашего сообщения и включать призыв к действию, например «пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы», если это необходимо. Сделайте свое заключение по электронной почте кратким, вежливым и профессиональным. Это также может помочь включить заключительное приветствие или другое заявление.

6. Подписать электронную почту

Ваша электронная подпись должна быть вежливой и профессиональной. Общие примеры включают «С уважением», «Спасибо» или «С наилучшими пожеланиями». При необходимости вы также можете включить подпись с контактной информацией.

7. Электронная подпись

Ваша электронная подпись должна включать ваше полное имя, должность, название компании и контактную информацию. Вы также можете добавить фотографию или логотип, если хотите еще больше персонализировать свою подпись.

• ПРОЧИТАЙТЕ БОЛЬШЕ: Как отозвать электронное письмо в Outlook

Профессиональные советы по формату электронной почты

Деловые электронные письма должны соответствовать стандартному профессиональному формату электронной почты, чтобы ваши сообщения были четкими и организованными. Вот несколько дополнительных советов по созданию эффективных деловых писем:

Начните с цепляющей и актуальной темы

При написании профессионального электронного письма тема должна быть четкой и лаконичной, чтобы получатель знал цель письма. Это также может помочь использовать слова действия в строке темы, чтобы привлечь внимание.

Персонализируйте свою электронную почту

При написании профессионального электронного письма персонализация вашего электронного письма с помощью имени получателя, должности или названия компании может помочь создать более значимую связь с вашим получателем. Это особенно верно для электронных писем, отправленных нескольким людям.

Делайте электронные письма краткими и по существу

Деловые электронные письма должны быть краткими и по существу. Избегайте использования длинных слов или фраз и избегайте ненужных деталей, которые могут запутать вашего читателя. Вы также должны по возможности делать электронные письма короткими, стремясь не более двух или трех абзацев.

Сделайте вашу электронную почту удобной для чтения

При написании деловой электронной почты используйте активный язык и короткие предложения. Вы также должны разбивать контент на абзацы, чтобы читателю было легче его просмотреть. Избегайте использования жаргона или технических терминов и используйте маркеры, чтобы читателю было легче быстро найти ключевые моменты.

Воздержитесь от использования сленга, сокращений или смайликов

Деловые электронные письма должны быть профессиональными, и поэтому сленг, сокращения и смайлики, как правило, неуместны. Избегайте их использования, если вы не уверены, что получатель не поймет их неправильно. Избегайте сленга, такого как LOL, и экономно используйте смайлики. Сокращения, которых следует избегать, включают «не могу», «не буду» и «не должен».

Будьте в курсе тона

Тон вашего электронного письма должен отражать тип разговора, который вы бы вели лично. Тщательно выбирайте слова и избегайте гнева, агрессии или сарказма. Важно быть вежливым и профессиональным, даже если электронное письмо содержит негативную информацию.

Будьте добры, вежливы и благодарны

Ваши электронные письма всегда должны быть вежливыми и сердечными. Используйте такие слова, как «пожалуйста», «спасибо» и «любезно» в своих сообщениях, чтобы показать уважение. Вы также должны ценить время и усилия человека, особенно если он чем-то вам помогает.

Будьте общительными, энергичными и симпатичными

При написании деловой электронной почты важно быть общительным и энергичным. Используйте положительные слова, которые передают энтузиазм, и не забудьте указать свою контактную информацию, чтобы получатель мог легко связаться с вами.

Упомяните моменты из вашего предыдущего разговора

Если ваше электронное письмо является ответом на что-то, что получатель ранее сказал или спросил, обязательно включите конкретные моменты из вашего предыдущего разговора. Это поможет показать получателю, что вы обратили внимание на его мысли и проблемы. Это также поможет освежить память получателя и облегчит ему понимание того, что вы говорите.

Заканчивайте призывом к действию

Заканчивая свое профессиональное электронное письмо, обязательно включите в него призыв к действию. Это может быть просьба к получателю высказать свое мнение, внести свой вклад или оставить отзыв о чем-то, что вы упомянули в своем электронном письме. Это также может быть приглашение к определенному действию. Что бы это ни было, убедитесь, что ваш призыв к действию понятен и понятен получателю.

Используйте профессиональную электронную подпись

Как упоминалось ранее, ваша электронная подпись должна включать ваше имя, должность и контактную информацию, а также фотографию или логотип, если хотите. Это поможет создать у получателя более профессиональное впечатление, что важно при отправке деловых писем. Кроме того, вам следует подумать о том, чтобы включить профессиональный отказ от ответственности в свою подпись электронной почты в целях конфиденциальности и в юридических целях. Это поможет защитить вас и вашего получателя.

Прикрепите сопроводительное письмо или другой соответствующий файл

Если у вас есть соответствующие документы для включения в ваши электронные письма, такие как сопроводительное письмо или резюме, обязательно прикрепите их. Это поможет показать, что вы проявляете инициативу и проявляете инициативу. Только не забудьте перед отправкой убедиться, что ваши вложения не содержат вирусов.

Внимательно проверяйте электронные письма перед отправкой

Перед отправкой делового электронного письма рекомендуется проверить его на наличие грамматических, орфографических и пунктуационных ошибок. Обратите особое внимание на любые инструкции или запросы, которые вы включаете в электронное письмо, так как важно, чтобы они были точными и четкими. Иногда полезно прочитать электронное письмо вслух перед отправкой, так как это может помочь вам обнаружить любые ошибки.

Оперативно отвечайте на все письма

Хотя это не обязательно должно быть сделано в течение нескольких минут, вы должны сделать все возможное, чтобы оперативно отвечать на все электронные письма. Это покажет получателю, что вы уважаете его время и цените его вклад. Это также поможет развить прочные рабочие отношения с вашими коллегами и клиентами.

• ПРОЧИТАЙТЕ БОЛЬШЕ: 50 примеров приветствия голосовой почты для бизнеса

Как начать профессиональную электронную почту?

Профессиональное электронное письмо должно иметь четкую цель и не содержать грамматических или орфографических ошибок.

Первый шаг — определить цель письма. Вы пытаетесь назначить встречу, представиться потенциальному клиенту или поблагодарить кого-то за его работу?

Как только вы узнаете цель письма, вы можете приступить к его созданию. Говорите лаконично и ясно, избегайте сленга и неформальной лексики.

Также важно проверять свое электронное письмо перед отправкой, чтобы выявить любые опечатки или ошибки. Если вы потратите время на тщательное составление своего профессионального электронного письма, вы обязательно произведете отличное впечатление.

Каковы четыре части официального электронного письма?

Четыре части официального электронного письма — это строка темы, приветствие, тело сообщения и подпись.

Тема письма должна быть краткой и по существу. Это должно дать читателю представление о том, о чем письмо.

Приветствие или приветствие должны обращаться к читателю по имени или должности. В теле сообщения вы будете писать свое электронное письмо. Обязательно проверьте свое сообщение перед отправкой.

Подпись — это ваше имя, должность и контактная информация. Это позволяет получателю узнать, с кем он разговаривает и как он может связаться с вами.

Изображение: Элементы Envato