Частью вашей работы как владельца бизнеса является отслеживание и защита ресурсов вашей компании. Это включает в себя поиск признаков растраты или кражи сотрудников. Чтобы сделать это эффективно, полезно знать различные виды хищений, которые распространены в малом бизнесе. Ознакомьтесь с полным списком примеров хищений.
Оглавление
Что такое хищение?
Хищение — это неправомерное использование или кража средств или имущества компании. Существует множество способов, которыми сотрудник или владелец бизнеса может украсть или незаконно присвоить ресурсы, которые вы можете увидеть в списке ниже.
Как происходит хищение?
Хищение происходит, когда сотрудник или владелец бизнеса крадет или незаконно присваивает средства компании. Например, сотрудник может принять оплату за транзакцию, не размещая средства на банковском счете компании. В приведенном ниже списке приведены другие примеры хищений.
Провести исследование рынка
Усильте успех вашего мероприятия
Рекламируйте свой бизнес здесь
Распространенные примеры растраты и воровства сотрудников
Хищение относится к широкому спектру действий, когда сотрудники или лица, принимающие решения, крадут или злоупотребляют ресурсами компании. Чтобы защитить свой малый бизнес, вот несколько примеров растраты, которые нужно знать. И если вы когда-нибудь задавались вопросом: «Как бороться с хищениями и кражами сотрудников?» вы также можете найти подсказки под каждым примером.
1. Аннулирование операций в кассе
Когда сотрудник вводит транзакцию и получает деньги, он может аннулировать транзакцию и оставить деньги себе. Это может быть трудно обнаружить, потому что система должна сбалансироваться, но клиент все равно получил свой продукт или услугу, а ваша компания не получила средства.
Предотвращение: многие современные системы торговых точек имеют настройки, требующие одобрения супервайзера или менеджера для аннулирования продажи. Обновите свою систему или активируйте эту функцию, чтобы не давать сотрудникам такую возможность.
2. Получение наличных от сборщиков денег
Если ваша компания или организация проводит сбор средств, вы можете собирать пожертвования, которые не учитываются сразу. Если только один работник имеет доступ к этим средствам до того, как они будут присвоены, он может собрать часть для себя.
Предупреждение: иметь более одного сотрудника, отвечающего за сбор и подсчет средств.
3. Обналичивание чеков клиентов
Сотрудник может открыть банковский счет с названием, аналогичным названию компании. Затем они могут обналичивать чеки клиентов или переводить электронные платежи на свой счет, а не на счет компании.
Предотвращение: это преступление наиболее распространено, когда один сотрудник отвечает как за сбор платежей, так и за ведение бухгалтерского учета. Разделите обязанности, чтобы несколько человек могли выявить потенциальные проблемы.
4. Выставление завышенных счетов клиентам
Сотрудник может брать с клиентов больше, чем тариф вашей компании за определенный продукт или услугу, или добавлять дополнительные сборы и присваивать лишние деньги.
Предупреждение: проводите периодические проверки методов выставления счетов клиентами и изучайте жалобы клиентов на выставление счетов или дополнительные сборы.
5. Подделка платежей
Сотрудник может выписывать чеки самому себе или переводить средства с банковского счета сотрудника, если у него есть доступ к вашей информации и подписи. Затем они могут создать мошеннические бухгалтерские проводки, чтобы скрыть эти платежи.
Предупреждение: избегайте предоставления доступа к своей электронной подписи и проверяйте оплату расходов, чтобы выявить любые странности.
6. Фальсификация платежей поставщиков
Сотрудник может создать поддельные учетные записи поставщиков или отредактировать бухгалтерские записи, чтобы создать впечатление, что платежи производятся поставщикам. Но потом они отправляют эти деньги себе.
Предотвращение: периодически проверяйте все платежи поставщикам или попросите нескольких работников проверить ваши записи.
7. Кража данных кредитной карты клиента
Сотрудники, которые собирают данные кредитных карт клиентов для совершения покупок, могут затем записывать номера, чтобы использовать их для своих собственных покупок. Это воровство непосредственно у клиентов и может привести к недоверию к вашему бизнесу.
Предотвращение: используйте платежное программное обеспечение, которое редактирует полный номер кредитной карты, и избегайте сбора информации вручную, если в этом нет крайней необходимости.
8. Двойное погружение
Сотрудники могут получить дополнительные деньги с вашего счета расходов, сначала списав расходы с кредитной карты своей компании, а затем запросив возмещение средств, как если бы они заплатили за это сами.
Предотвращение: разделите обязанности, чтобы другие сотрудники могли проверить, были ли уже покрыты расходы. Программное обеспечение для управления расходами может упростить этот процесс.
9. Неправильное использование счета расходов
Сотрудники также могут потребовать возмещения расходов, не связанных с функциями компании. Например, они могут попытаться накрыть личный обед, даже если они не встречались с клиентом.
Предупреждение: Создайте четкую политику того, что покрывается, а что нет. Затем используйте программное обеспечение для управления расходами для сбора данных и квитанций.
10. Злоупотребление скидками для сотрудников
Если магазин или ресторан предлагает скидки только сотрудникам, некоторые могут попытаться предложить эти привилегии друзьям, семье или другим лицам.
Предотвращение: создайте строгую политику в отношении того, кто может и не может использовать эти скидки. Проверка на чрезмерные покупки, сделанные любым сотрудником.
11. Кража наличных
Сотрудники, имеющие исключительный доступ к наличным деньгам, могут брать небольшие суммы в надежде, что их не заметят. Однако эти небольшие приращения могут накапливаться со временем.
Предотвращение: это воровство часто происходит, когда один сотрудник отвечает за деньги округа или делает банковские вклады. Существует множество рекомендаций по работе с наличностью, которым должен следовать ваш бизнес, чтобы избежать этого, в том числе, чтобы эти депозиты вносили несколько человек.
12. Кража канцелярских товаров
Сотрудник может украсть припасы с вашего склада и принести их домой или даже продать.
Профилактика: держите под рукой только небольшое количество расходных материалов. Или попросите сотрудников запросить, когда им нужно больше определенного предмета.
13. Кража снаряжения
Оборудование часто включает в себя более крупные предметы, такие как компьютеры или технику. Сотрудники могут забрать эти предметы домой или продать их за наличные.
Предупреждение: попросите сотрудников выписать большие устройства или потребовать, чтобы они оставались в офисе.
Дополнительные примеры хищений, которые следует знать
Хищение относится к огромному спектру действий, которые сотрудники или лица, принимающие решения, предпринимают для личной выгоды. Вот еще больше примеров хищений, которые должны знать владельцы бизнеса.
Этот тип хищения происходит, когда сотрудник продает конфиденциальную информацию конкуренту.
Предупреждение: предоставляйте доступ только к той информации, которая необходима для ролей каждого человека. Используйте безопасное хранилище для важных данных и отслеживайте, у кого есть доступ.
15. Использование кредитной карты компании в личных целях
Если ваши сотрудники имеют доступ к кредитным картам компании, использование их для личных покупок может квалифицироваться как растрата.
Профилактика: установите четкие правила использования кредитных карт и регулярно проверяйте покупки.
16. Взлом вашего местоположения
Сотрудники, обладающие инсайдерской информацией о вашем местоположении, например коды сигналов тревоги или местонахождение ценных вещей, могут участвовать в кражах со взломом.
Профилактика: используйте камеры видеонаблюдения и сигнализацию и тщательно отслеживайте, кто имеет доступ к конфиденциальной информации.
17. Кража товаров
Работники розничной торговли могут красть физические товары с полок или брать товары, которые недавно были возвращены:
Предупреждение: установите строгие правила инвентаризации и возврата, а также используйте камеры видеонаблюдения для наблюдения за действиями.
18. Требование о потерянном оборудовании
Сотрудник утверждает, что ноутбук или другое оборудование было украдено. Они покупают новый, а старый оставляют себе или отдают члену семьи.
Предотвращение: используйте программное обеспечение для отслеживания местоположения устройств компании или отключения их в случае их потери или кражи.
19. Создание сотрудников-призраков
Сотрудники, которые контролируют вашу заработную плату, могут назначать новых сотрудников, которых не существует. Они «платят» этим фальшивым сотрудникам и оставляют деньги себе.
Профилактика: регулярно просматривайте документы по заработной плате и сравнивайте их с записями сотрудников. Это также главная причина, по которой начисление заработной платы является одной из функций, которую вы должны передать на аутсорсинг авторитетному поставщику.
20. Кража налоговых фондов
Сотрудники, ответственные за уплату налогов, могут оставить эти деньги себе. Мало того, что эти средства отсутствуют, вы также будете на крючке из-за более крупного налогового счета.
Предотвращение: регулярно проверяйте свою налоговую практику или передайте эту функцию авторитетной налоговой службе.
21. Сбор откатов
Откаты — это выплаты от поставщиков сотрудникам в обмен на бизнес вашей компании или другие льготы.
Профилактика: есть много способов лучше управлять кредиторской и дебиторской задолженностью. Начните с самостоятельного выбора поставщиков или создайте комитет для принятия этих решений.
22. Кража личных данных
Этот тип хищения происходит, когда сотрудник использует ваше фирменное наименование, чтобы открывать кредитные карты или брать кредиты для собственных покупок.
Предупреждение: регулярно проверяйте счета и кредитный рейтинг вашей компании, чтобы отмечать любые нарушения.
23. Использование ресурсов компании для начала бизнеса
Если сотрудник использует время, оборудование или средства компании для открытия собственного бизнеса без вашего ведома, это квалифицируется как растрата.
Предупреждение: установите четкие правила использования ресурсов компании.
24. Схемы Понци
Схема Понци возникает, когда компания или частное лицо обещает высокую прибыль инвесторам или заинтересованным сторонам, но платит им деньгами от новых инвесторов, а не продуктом или услугой, которые компания заявляет о предоставлении. Этот тип схемы наиболее распространен в сфере финансового управления и пенсионного планирования.
Профилактика: Отслеживайте, как поступают деньги и куда они уходят. Если вы работаете с инвесторами, будьте полностью прозрачны в отношении происхождения средств.
25. Фальсификация деловых записей
Многие формы хищения связаны с фальсификацией деловой документации для сокрытия незаконного присвоения средств или обмана инвесторов.
Профилактика: найдите авторитетную бухгалтерскую компанию, чтобы передать эти задачи на аутсорсинг, и периодически проверяйте свои записи и финансы.
Является ли растрата преступлением белых воротничков?
Да, растрата — одно из самых распространенных преступлений служащих. Тяжесть и тип обвинения могут сильно различаться, но обычно это считается формой кражи или мошенничества.
Какое наказание за растрату?
Тип уголовных обвинений, которым может быть предъявлено обвинение в хищении, может широко варьироваться в зависимости от ситуации и суммы денег или ресурсов, которые были украдены или использованы не по назначению. Законы также различаются в зависимости от штата. Обвинения в незначительном хищении часто считаются правонарушениями, которые могут включать штрафы или тюремное заключение. За тяжкое хищение может быть назначено серьезное тюремное заключение на срок до 15 лет.
Можете ли вы присвоить деньги из собственной компании?
Хищение происходит, когда средства или ресурсы бизнеса используются не по назначению для личной выгоды. Если вы являетесь единственным владельцем своего бизнеса, вас, как правило, не могут обвинить в растрате, поскольку вы являетесь владельцем этих ресурсов. Однако, если ваша компания является частью партнерства или имеет несколько заинтересованных сторон, ваше нецелевое использование средств может быть расценено как мошенничество.
Предотвращение и выявление хищений в малом бизнесе
Предотвращение и обнаружение хищений в малом бизнесе имеет решающее значение для защиты финансового здоровья и репутации вашей компании. Как владелец бизнеса, важно принять меры, которые могут защитить ваш бизнес от внутренних краж. Вот несколько стратегий для рассмотрения:
Внедрите внутренний контроль: разделите обязанности: разделите обязанности между разными сотрудниками, чтобы гарантировать, что ни один человек не имеет доступа ко всем аспектам финансовых транзакций. Это помогает предотвратить манипулирование или нецелевое использование средств компании одним человеком.
Регулярные аудиты. Проводите регулярные внутренние аудиты своих финансовых отчетов для выявления любых несоответствий или несоответствий. Аудиты могут помочь выявить потенциальные хищения на раннем этапе и удержать сотрудников от участия в мошеннических действиях.
Проверка подписей: ограничьте доступ к своей подписи и убедитесь, что вы лично проверяете и утверждаете все важные финансовые транзакции. Лично одобряя такие транзакции, вы можете предотвратить несанкционированные выплаты.
Содействуйте прозрачности: поощряйте отчетность: создайте среду, в которой сотрудники чувствуют себя комфортно, сообщая о подозрительных действиях или выражая обеспокоенность по поводу возможного хищения. Поощрение сообщения может помочь вам обнаружить растрату на ранней стадии.
Политика информирования о нарушениях: Установите конфиденциальную политику информирования о нарушениях, которая позволяет сотрудникам сообщать о неправомерных действиях анонимно. Защита осведомителей может побудить сотрудников сообщать информацию, не опасаясь возмездия.
Обучайте сотрудников: программы обучения: проводите регулярное обучение сотрудников политике компании, этичному поведению и последствиям растраты. Информирование сотрудников о серьезности растраты может сдержать такое поведение.
Подчеркните последствия: информируйте сотрудников о юридических последствиях и дисциплинарных мерах, которые являются результатом совершения растраты. Четко сообщайте о наказаниях за растрату, чтобы удержать потенциальных правонарушителей.
Мониторинг финансовых данных: используйте программное обеспечение для бухгалтерского учета: инвестируйте в надежное программное обеспечение для бухгалтерского учета, которое может отслеживать финансовые транзакции и создавать отчеты для проверки. Программное обеспечение для бухгалтерского учета может помочь вам контролировать финансовую деятельность и выявлять подозрительные транзакции.
Выверка банковских счетов: регулярно сверяйте банковские выписки с бухгалтерскими записями для выявления любых несанкционированных транзакций. Сверка банковских выписок может помочь обнаружить несоответствия и потенциальное хищение.
Проведите проверку биографических данных: тщательно проверьте всех потенциальных сотрудников, особенно тех, кто будет иметь доступ к финансовым данным или иметь дело с наличными. Проверка биографических данных может помочь выявить кандидатов, уличенных в мошенничестве или финансовых нарушениях.
Безопасная цифровая информация: Защита паролем: Требуйте надежных паролей для всех систем компании и регулярно меняйте их. Надежная защита паролем может помочь предотвратить несанкционированный доступ к конфиденциальной финансовой информации.
Ограничить доступ: предоставлять доступ к конфиденциальной информации только уполномоченному персоналу в случае необходимости. Ограничение доступа уменьшает количество лиц, имеющих доступ к важным финансовым данным.
Установите Кодекс поведения: Кодекс этики: Разработайте и распространите кодекс поведения, в котором излагаются ожидаемое поведение и этические стандарты для всех сотрудников. Этический кодекс устанавливает четкие ожидания и подчеркивает важность честности на рабочем месте.
Установите четкие политики: Политика расходов: четко определите, какие расходы подлежат возмещению, и установите ограничения на расходы сотрудников. Четкая политика расходов может предотвратить злоупотребление сотрудниками средствами компании.
Управление поставщиками: установите надежный процесс управления поставщиками для предотвращения мошеннических схем поставщиков. Внимательно и регулярно проверяйте поставщиков.
Мониторинг запасов: регулярные проверки запасов: проводите плановые проверки запасов, чтобы убедиться, что физические активы соответствуют зарегистрированным запасам. Регулярные проверки инвентаря могут помочь выявить любые недостающие или неправильно используемые активы.
Поощряйте надзор: проверка со стороны руководства: Требуйте от руководства регулярно проверять и утверждать финансовые операции. Наличие нескольких уровней утверждения может предотвратить мошеннические действия.
Внешний аудит: Рассмотрите возможность найма внешних аудиторов для проведения периодических аудитов для объективной оценки. Внешние аудиторы могут предоставить независимую оценку финансовой деятельности вашей компании.
Стратегии
Описание
Внедрить внутренний контроль
- Разделение обязанностей: разделите обязанности между сотрудниками, чтобы предотвратить доступ отдельных лиц ко всем финансовым операциям. - Регулярные проверки: проведение внутренних проверок для выявления несоответствий и предотвращения мошеннических действий. - Проверяйте подписи: ограничьте доступ к своей подписи и лично одобряйте крупные финансовые транзакции.
Содействовать прозрачности
- Поощряйте отчетность: создайте среду, в которой сотрудники могут сообщать о подозрительных действиях или опасениях по поводу растраты. - Политика информирования о нарушениях: установите политику конфиденциальности, позволяющую анонимно сообщать о неправомерных действиях.
Обучайте сотрудников
- Программы обучения: проводите регулярное обучение политике компании, этичному поведению и последствиям растраты. - Подчеркните последствия: информируйте сотрудников о юридических последствиях и дисциплинарных мерах за растрату.
Мониторинг финансовых данных
- Используйте программное обеспечение для бухгалтерского учета: инвестируйте в надежное программное обеспечение для отслеживания финансовых транзакций и создания рецензируемых отчетов. - Банковские выверки: регулярно сверяйте банковские выписки для обнаружения несанкционированных транзакций.
Проведите проверку биографических данных
- Тщательно проверяйте сотрудников: проверяйте потенциальных сотрудников, особенно тех, у кого есть доступ к финансовым данным или которые работают с наличными.
Безопасная цифровая информация
- Защита паролем. Внедрение требований к надежному паролю и регулярное изменение систем компании. - Ограничить доступ: ограничить доступ к конфиденциальной информации уполномоченному персоналу по мере необходимости.
Установите кодекс поведения
- Кодекс этики: Разработайте и распространите кодекс поведения, определяющий ожидаемое поведение и этические стандарты для всех сотрудников.
Установить четкие политики
- Политика расходов: четко определите возмещаемые расходы и установите ограничения на расходы сотрудников. - Управление поставщиками: установите процесс проверки поставщиков и регулярно проверяйте транзакции поставщиков на предмет потенциальных мошеннических схем.
Мониторинг инвентаря
- Регулярные проверки запасов: проводите плановые проверки, чтобы сопоставить физические активы с зарегистрированными запасами.
Поощряйте надзор
- Анализ со стороны руководства: требовать от руководства регулярного рассмотрения и утверждения финансовых операций. - Внешний аудит: Рассмотрите возможность найма внешних аудиторов для беспристрастной оценки и проверки финансовой практики.
Активно внедряя эти превентивные меры и развивая культуру добросовестности и прозрачности, вы можете значительно снизить риск хищения в своем малом бизнесе. Бдительность и активность необходимы для защиты ресурсов вашей компании и поддержания доверия клиентов, сотрудников и заинтересованных сторон.
Заключение
Как владелец бизнеса, ответственность за отслеживание и защиту ресурсов вашей компании имеет первостепенное значение. Хищение, неправомерное использование или кража средств и имущества компании представляет собой серьезную угрозу для финансового здоровья и репутации вашего бизнеса. Для эффективной борьбы с этой угрозой крайне важно знать о различных способах хищения.
Приведенные здесь примеры хищений иллюстрируют различные методы, которые сотрудники или лица, принимающие решения, могут использовать для незаконного присвоения ресурсов в личных целях. От аннулирования транзакций в кассе до неправомерного использования счетов расходов или участия в корпоративном шпионаже хищение может принимать различные формы.
Предотвращение и обнаружение хищений требует упреждающих мер и культуры прозрачности и добросовестности в вашей организации. Внедрение внутреннего контроля, проведение регулярных аудитов и обеспечение прозрачности путем поощрения отчетности и установления политики в отношении лиц, сообщающих о нарушениях, являются важными шагами в защите вашего бизнеса.
Информирование сотрудников о последствиях растраты и подчеркивание важности этического поведения могут служить мощными сдерживающими факторами. Кроме того, мониторинг финансовых данных с помощью надежного программного обеспечения для бухгалтерского учета, проверка биографических данных потенциальных сотрудников и защита цифровой информации являются важными стратегиями защиты от хищений.
Установив четкие политики, проводя регулярные инвентарные проверки и поощряя надзор с помощью управленческих проверок и внешних аудитов, вы можете еще больше снизить риск хищения в своем бизнесе.
Растрата является должностным преступлением, которое может привести к серьезным юридическим последствиям, включая штрафы и тюремное заключение. Как владельцу бизнеса крайне важно понимать серьезность этого правонарушения и принимать все необходимые меры для предотвращения его совершения в вашей организации.
Усердно применяя превентивные меры и стратегии, изложенные здесь, вы можете защитить свой малый бизнес от угрозы хищения и сохранить доверие своих клиентов, сотрудников и заинтересованных сторон. Охрана ресурсов вашей компании является не только юридическим обязательством, но также необходима для долгосрочного успеха и процветания вашего бизнеса.
