Почему онлайн-каталог сотрудников необходим для вашего бизнеса

В настоящее время у каждого есть смартфон, который стал наиболее часто используемым инструментом в нашей повседневной жизни. Одним нажатием кнопки мы можем общаться с другими людьми, как никогда раньше.

В результате этого технического прогресса 45% американцев говорят, что их телефон является их самым ценным имуществом.

Спустя более десяти лет после начала мобильной революции мы понимаем, что все еще есть несколько критических проблем, которые мешают смартфону стать идеальным решением для бизнеса. Проблемы включают в себя:

1. Сотрудники должны добавлять, удалять и обновлять контакты сотрудников всякий раз, когда кто-то новый присоединяется к компании, покидает компанию или меняет свою роль или номер телефона.
2. Сотрудники не могут найти свою контактную информацию, если не знают имени коллеги.
3. Сотрудники сохраняют все номера телефонов и данные других сотрудников даже после увольнения из компании, что может быть конфиденциальной информацией, которую вы не хотите, чтобы ваши сотрудники сохраняли.
4. Когда новый сотрудник присоединяется к компании, вы хотите, чтобы он был готов к работе в тот же день, а не увязал в ручном вводе всех своих коллег.

Многие компании до сих пор пытаются решить эти проблемы с помощью старых методов, таких как контактные листы, которые, как известно, трудно поддерживать в актуальном состоянии.

Какое решение проблем выше?

Приложение онлайн-каталога сотрудников, содержащее все контакты сотрудников, которые легко доступны для поиска и обновляются в режиме реального времени.

Каковы основные преимущества использования онлайн-каталога сотрудников?

• Сотрудники могут быстро и легко получить доступ к любой контактной информации сотрудника из любого места.
• Каталог компании всегда актуален.
• Сотрудники могут легко выполнять расширенный поиск по имени, местонахождению, отделу, должности или адресу электронной почты.
• Это безопасно, поэтому, когда сотрудники покидают компанию, они теряют доступ к списку телефонов сотрудников и всем другим данным, включенным в каталог.
• Предоставляется только ключевая информация, поэтому вы можете предотвратить попадание нежелательной информации в общедоступные записи.

5 основных преимуществ для предприятий, использующих программное обеспечение для онлайн-каталога сотрудников

1. Постройте лучшие рабочие отношения

Когда вы можете поставить лицо на имя, вы уже ближе к созданию лучших отношений на рабочем месте. Вместо того, чтобы иметь бумажный справочник или бесчисленное количество номеров в телефоне (и не помнить, кто есть кто), программное обеспечение бизнес-каталога позволяет вам включать фотографии, биографию, должность, местонахождение, отдел и так далее. Это позволяет легко определить, кто есть кто. Визуальная организационная схема, смешанная со справочником компании, создает более человечный, социальный опыт, который способствует общению и взаимодействию.

2. Повысьте вовлеченность сотрудников

Когда сотрудники могут сами получать информацию, они чувствуют себя более уполномоченными, и это помогает повысить вовлеченность сотрудников. Кроме того, программное обеспечение корпоративного каталога позволяет легко и быстро находить источники знаний, данные и другую информацию отдела, не теряя импульса из-за необходимости останавливаться и запрашивать контактную информацию у других.

3. Укрепление корпоративной культуры

Когда сотрудники знают, как они вписываются в компанию и в более широкую картину, они могут легко установить свою идентичность и понять свое предназначение в компании. Используя программное обеспечение онлайн-каталога сотрудников, вы создаете более персонализированный социальный канал, который укрепляет культуру вашей компании.

4. Сотрудничать становится проще

Программное обеспечение корпоративного каталога — отличный способ связать сотрудников и упростить совместную работу между командами или отделами. Например, предположим, что вы хотите настроить программу для улучшения процесса адаптации — с помощью программного обеспечения каталога компании вы можете легко определить, какие коллеги обладают соответствующим опытом и знаниями, чтобы наилучшим образом помочь вам организовать свои мысли и достичь ваших целей.

5. Улучшенная адаптация

Всякий раз, когда кто-то новый присоединяется к компании, они перегружены всеми новыми именами и лицами, и особенно тем, кто за что отвечает. Это может стать неловко, когда вы постоянно просите члена команды помочь вам вспомнить, кто есть кто. Используя программное обеспечение корпоративного каталога, вы можете уменьшить риск неловких встреч, поставив имя на лицо или наоборот. Все, что нужно сделать новому сотруднику, — это проверить каталог организационной структуры, чтобы узнать, какой сотрудник за что отвечает, какова его должность и т. д., что упрощает адаптацию.

Существует так много преимуществ использования программного обеспечения онлайн-каталога сотрудников. Мы хотим помочь вам выбрать правильное программное обеспечение для вашей компании. Здесь мы перечислили три лучших решения на рынке прямо сейчас.

Лучшие программные решения для онлайн-каталога сотрудников

Connecteam — это универсальное приложение для сотрудников, простое в использовании и имеющее множество функций, которые упрощают общение в команде. Если у вас большое количество сотрудников без рабочего стола, Connecteam идеально вам подойдет.

Connecteam выгоден как для руководителей, так и для сотрудников. Сотрудники имеют доступ к постоянно обновляемому каталогу сотрудников, где они могут искать кого угодно по имени, дню рождения, местонахождению, должности, отделу или любой другой информации, которую они добавляют в свой профиль. Им больше никогда не придется вручную добавлять чей-либо номер телефона в свой телефон, так как все полностью автоматизировано и обновляется. Из каталога сотрудников сотрудники могут звонить или отправлять друг другу сообщения, отправлять GIF-файлы, обмениваться формами и отправлять любые другие типы мультимедиа.

Менеджеры получают выгоду от того, что им больше никогда не придется вручную обновлять контактную информацию сотрудников. Сотрудники, которые работают в вашей компании, будут активны, а когда они уйдут из компании, их профиль деактивируется. Кроме того, менеджеры имеют полный контроль над передаваемой информацией. Если вы не хотите, чтобы каждый сотрудник имел доступ к номеру домашнего телефона генерального директора, вы можете скрыть это поле (это касается каждого сотрудника и каждого поля).

Помимо добавления контактной информации сотрудников в каталог, вы также можете добавить сторонних продавцов, поставщиков и клиентов, с которыми вы часто общаетесь.

Плюсы :

• Расширенный поиск — быстро находите того, кого вы ищете, с помощью поиска по имени, роли, филиалу, отделу, местонахождению, дню рождения или чему-то еще в профиле пользователя.
• Расширенные настройки — администраторы решают, кто появляется в каталоге и какие атрибуты профиля видны.
• Чат — отправляйте сообщения в приложении, звоните, отправляйте электронные письма или отправляйте текстовые сообщения.
• Создан для мобильных устройств — легко общайтесь прямо с мобильного телефона за считанные секунды.
• Обмен мультимедиа — отправляйте коллегам фотографии, GIF-файлы, документы, формы и смайлики.
• Гораздо больше — в Connecteam есть больше, чем просто список телефонов сотрудников. Он также имеет такие функции, как сообщения в социальных сетях, обновления, опросы, ящик для предложений и многое другое.

Цена : всего за 29 долларов в месяц вы можете пользоваться всеми функциями, которые предлагает Connecteam. Или начните с бесплатной пробной версии, чтобы проверить воду.

Если у вас есть лицензии на Office 365 для ВСЕХ ваших сотрудников, то Skype — хорошее решение для вас в качестве программного обеспечения онлайн-каталога сотрудников. Вы можете легко общаться или звонить кому угодно через свой мобильный телефон, настольный компьютер или планшет. Если вы представляете высокотехнологичную компанию, Skype вам подойдет.

Плюсы :

• Совместное использование экрана — делитесь всем, что вам нужно, например презентациями или фотографиями.
• Запишите звонок — вы всегда можете вернуться и прослушать важную информацию, которую вы, возможно, пропустили или забыли.
• Получите местный номер — вы можете выбрать номер в любой стране или регионе. Таким образом, люди, не использующие скайп, смогут легко связаться с вами и вашими сотрудниками.

Цена : Когда вы звоните пользователю Skype, это совершенно бесплатно. Однако, если вам нужно звонить на стационарные или мобильные телефоны через Skype, это может стоить около 2,3 цента за минуту и ​​4,9 цента за соединение.

Если вы являетесь предприятием, использующим программное обеспечение SAP (системы, приложения и продукты), то это будет хорошим программным обеспечением для каталогов компаний для вашего бизнеса.

Плюсы :

• Принятие решений — ускорьте принятие решений во время чрезвычайной ситуации на работе.
• Поиск сотрудников — находите файлы и данные сотрудников из любого места, даже в автономном режиме.

Цена . Что касается цены, вам нужно будет запросить демонстрацию, чтобы затем получить ценовое предложение.

Итоги использования онлайн-каталога сотрудников

Наиболее часто используемой функцией вашего рабочего телефона является справочник. От государственных и государственных служащих до малого и крупного бизнеса, каждый сотрудник должен в тот или иной момент связаться с коллегой. Программное обеспечение онлайн-каталога сотрудников позволяет вам сделать именно это. Это больше, чем просто список телефонов сотрудников; программное обеспечение помогает обеспечить безопасность данных вашей компании, быстро предоставляя вам необходимую информацию.

Программное обеспечение онлайн-каталога сотрудников помогает вашей команде взаимодействовать друг с другом, связывать различные отделы и позволяет новым сотрудникам быстро изучать организационную структуру компании.

Вот почему простое в использовании программное обеспечение для каталогов сотрудников имеет решающее значение для вашего бизнеса.