Полное руководство по успешному процессу адаптации сотрудников в 2022 году

Легче сказать, чем сделать, чтобы интегрировать нового сотрудника в ваш бизнес. На самом деле адаптация — это гораздо больше, чем просто предоставление им некоторых новых навыков и инструментов для выполнения их работы.

Успешный процесс адаптации гарантирует, что каждый новый сотрудник принимает культуру, ценности и политику компании. Это также о облегчении человека в новой среде и ознакомлении его с новой командой.

В зависимости от вашей отрасли и ожидаемой роли нового сотрудника процесс адаптации может различаться по времени и продолжительности. В конечном счете, первые несколько дней, недель и месяцев работы сотрудника играют ключевую роль в уровне текучести кадров и удержания сотрудников в вашем бизнесе.

И это только царапины на поверхности . Давайте подробно разберем, что такое адаптация, сколько в ней этапов, сколько времени она занимает, а также лучшие практики адаптации новых сотрудников.

Что такое онбординг?

Адаптация относится к представлению и интеграции нового сотрудника в компанию (в отличие от увольнения). Разработанная, чтобы помочь сотрудникам понять свои новые роли и требования, адаптация гарантирует, что каждый новый сотрудник без проблем примет культуру, ценности и методы компании.

Адаптация — это процесс, который может включать в себя широкий спектр действий, от объединения команды и обучения до изучения политики. С точки зрения временного промежутка, адаптация может занять несколько недель или даже год, в зависимости от роли и отрасли, в которой работает новый сотрудник.

После завершения процесса адаптации сотрудник должен обладать достаточной компетенцией и способностями в своей работе.

Каковы типичные действия в процессе адаптации?

Не существует четкой схемы того, какие действия должны быть включены в тот или иной процесс адаптации. Это полностью зависит от роли, которую берет на себя новый сотрудник, и отрасли, в которой он будет работать. Однако есть общие виды деятельности, которые обычно включаются в такие программы. Это включает:

• Новые документы о приеме на работу

• Обучение культуре и ценностям

• Обучение политике

• Роли и обязанности

• Чтение справочника сотрудников

• Подача документации

• Экскурсии по рабочим местам

• Занятия по сплочению команды

• Заинтересованная сторона 1:1с

• Введение преимуществ

Какие компоненты составляют процесс адаптации

Адаптация обычно начинается, когда новые сотрудники принимают предложение о работе, и заканчивается, когда они полностью интегрируются в компанию. Но между этими этапами есть некоторые компоненты, которые являются неотъемлемой частью процесса.

Предварительная посадка

Адаптация может начаться еще до того, как сотрудник начнет свой первый рабочий день. Компания может предоставить новому сотруднику некоторые подготовительные шаги, чтобы заранее связать его с бизнесом. Некоторые типичные подготовительные этапы включают в себя:

• Отправка пакета помощи новому сотруднику в знак доброй воли. Это могут быть товары компании, конфеты, подарочные сертификаты и т. д.
• Проведите для нового сотрудника предварительную экскурсию по рабочему месту до даты начала работы.
• Отправка ценной информации о компании, включая организационные схемы, информацию о вознаграждениях сотрудников и ценности компании.
• Поручите приятелю связаться с новым сотрудником до даты начала работы. Они готовы ответить на любые логистические вопросы.

Ориентация

Эта деятельность позволяет новому сотруднику погрузиться в основные принципы компании, включая ценности, структуру, видение и цели. Типичные этапы ориентации включают в себя:

• Чтение справочника сотрудников и политики компании
• Прохождение первых этапов обучения на рабочем месте
• Участие в обязательных административных процессах

Чтобы не чувствовать себя перегруженным информацией, новые сотрудники часто посвящают первые несколько дней, а может быть, даже первую неделю, своей ориентации.

Здание фундамента

Новобранцу могут потребоваться месяцы, чтобы интегрироваться в свою компанию. Типичной частью адаптации является изучение столпов, формирующих идентичность компании, включая брендинг, корпоративную культуру, ценности и видение.

По данным Gallup, адаптация должна занять до года. Кроме того, есть пять ключевых вопросов, на которые должны ответить новые сотрудники:

1. Во что мы здесь верим?
2. Каковы мои сильные стороны?
3. Какова моя роль?
4. Кто мои партнеры?
5. Как выглядит мое будущее здесь?

Ответы на эти вопросы являются основой для путешествия нового сотрудника в компании.

Системы наставничества и напарников

Сотрудники не могут просто войти в систему сами по себе. Это помогает иметь по крайней мере одного назначенного коллегу, который не имеет прямой власти, но к которому они могут обратиться за советом, моральным духом сотрудников и ответами на любой вопрос.

Когда дело доходит до адаптации новых сотрудников, многие компании предоставляют «приятелей» или наставников. Они должны указать новым сотрудникам правильное направление, будь то нужные встречи, где найти туалеты или точки соприкосновения.

Приятель будет официально доступен в течение периода адаптации, постепенно становясь менее практичным с течением времени.

Пересадка

Опытные сотрудники, ушедшие в длительный отпуск (по состоянию здоровья, по семейным обстоятельствам и т. д.), могут потребовать переподготовки. Этот процесс помогает сотрудникам заново привыкнуть к своим типичным рабочим процессам, одновременно информируя их о новых изменениях и политиках компании. Это может помочь им эффективно набрать скорость, сохранить производительность и легко интегрироваться в команду.

Переналадка может применяться к сотрудникам, получившим повышение, или к тем, кто переходит в другой отдел. Это также помогает вернувшимся сотрудникам общаться с новыми сотрудниками. Приветственное объявление может быть простым и эффективным способом принести пользу как вернувшемуся сотруднику, так и новым сотрудникам.

Сотрудники, участвующие в адаптации

Адаптация новых сотрудников не является обязанностью одного человека. Хотя у каждого бизнеса есть свои уникальные действия по адаптации, обычно в реализации этого метода участвует несколько человек. Ответственность за адаптацию обычно возлагается на следующих сотрудников и отделы:

• Отдел кадров (HR) : сбор документации для новых сотрудников (лицензии, декларации, льготы и т. д.); предоставление туров по рабочим местам и ресурсов компании, таких как организационные схемы и справочники для сотрудников.
• Менеджеры/руководители : согласование ролей и обязанностей новых сотрудников, стандартов, ожиданий и поведения на рабочем месте; знакомство с соответствующими членами команды и отделами; установление ключевых отношений.
• Тренеры сотрудников : Предоставление адаптационных ресурсов; обучение корпоративной культуре, ценностям, видению и целям.
• Коллеги : Заставьте новичка чувствовать себя желанным гостем; протянуть им руку помощи; показывая, как команда сотрудничает в работе и проектах.
• Приятели/наставники по адаптации: личная помощь новому сотруднику в любом аспекте процесса адаптации; обеспечение ясности всех шагов; ответы на любые вопросы, связанные с компанией.

Адаптация процесса адаптации для разных ролей

Разные должности требуют разных типов программ адаптации. Они должны быть адаптированы для удовлетворения потребностей роли, в зависимости от их уровня ответственности или статуса компании.

• Менеджеры и супервайзеры должны подробно изучить все политики, процессы и справочники сотрудников компании. Они должны научиться наставлять и тренировать своих подчиненных в контексте своей новой должности.
• Удаленных сотрудников необходимо обучить тому, как управлять своим временем, совмещать свои рабочие и личные обязанности, а также проходить регулярные проверки, при этом сохраняя при этом культуру и ценности компании.
• Работники с разными способностями должны быть приспособлены в зависимости от их конкретных обстоятельств. Новые сотрудники могут извлечь выгоду из неписаных материалов по адаптации, большего количества практических рекомендаций, скорректированных ожиданий, альтернативных способов общения и т. д.
• Ветераны могут изо всех сил пытаться использовать свои военные навыки на рабочем месте. Их программа адаптации должна быть адаптирована для максимизации их текущего набора навыков.
• Работникам, ранее находившимся в заключении, может потребоваться дополнительная поддержка со стороны напарника, чтобы облегчить их возвращение на традиционное рабочее место.
• Независимым подрядчикам требуется другой тип адаптации для сотрудников, работающих полный или неполный рабочий день, включая другие инструкции по выставлению счетов, стандарты поведения, политики и льготы.
• Руководители должны узнать об организационной структуре компании, чтобы максимизировать свои отношения с руководителями отделов и соответствующими заинтересованными сторонами.

Теперь, когда вы лучше понимаете процесс адаптации, к кому он относится, и типичные действия, важно принять здоровые привычки, чтобы сделать этот процесс максимально успешным.

Лучшие практики для удивительного процесса адаптации

Не торопись

Исследование показало, что 31% новых сотрудников увольняются в течение первых шести месяцев, а 68% увольняются в течение первых трех месяцев. За это время нужно обработать много информации, и может быть трудно удержаться на плаву без достаточной помощи.

Таким образом, чтобы новые сотрудники не утонули в информационной перегрузке, держите процесс адаптации за пределами первых нескольких дней и в течение первых нескольких месяцев. Когда вы делаете это, вы помогаете сотруднику в своем собственном темпе узнавать о культуре компании, своей роли, преимуществах, политике компании и так далее.

Ставьте четкие цели

Ставьте перед собой четкие цели и регулярно проверяйте их, чтобы увидеть прогресс, поскольку это поможет нанимателю сосредоточиться на том, что действительно необходимо, и может способствовать развитию собственного сотрудника.

Ни при каких обстоятельствах новый сотрудник не должен быть растерян и не знать, над чем ему нужно работать. Новые сотрудники хотят произвести впечатление. Как они могут это сделать, если они даже не делают того, что вы хотите? Когда вы ставите четкие цели на ранней стадии, все находятся на одной волне, и путаницы не возникает.

Иметь опытных наставников

Одно исследование показало, что 56% сотрудников считают, что наличие наставника было ключевым моментом при первом запуске. Менеджеры выше новых сотрудников должны убедиться, что они на верном пути и уверены в себе. Убедите их, что успех и счастье команды являются главным приоритетом.

Удачной первой недели

Как руководитель вы хотите произвести хорошее впечатление на своего нового сотрудника. По словам Бена Петерсона, генерального директора BambooHR, «худшее для нового сотрудника — это то, что его обхаживают в процессе найма, а затем он прибывает на работу, а администратор даже не ожидает вас или ваш офис не готов».

Все должно быть настроено с той минуты, как они входят в здание, например: украсить их стол, представить их всем, дать им приветственный набор и пригласить их на встречи.

Частая регистрация

Когда дело доходит до адаптации новых сотрудников, вы должны общаться с ними как можно чаще. Таким образом, они чувствуют себя включенными и приветствуются. Если у них есть вопросы, они без колебаний обратятся к вам. Слишком часто сотрудники просто делают то, что считают правильным, не зная процесса, потому что слишком нервничают, чтобы просить.

В течение первой недели проверяйте каждые полчаса. В конце их первой недели сядьте с ними и обобщите, что произошло и что должно произойти в будущем. Выполняйте этот процесс каждую неделю в течение первого месяца и продолжайте подводить итоги каждый месяц или каждые три месяца.

Оцените свои процессы адаптации

Как работодатель, вы всегда должны оценивать эффективность своих процессов адаптации, а также другие ключевые показатели их успеха. Это включает:

• Время продуктивности : сколько времени требуется новому сотруднику, чтобы освоиться и стать ценным вкладом в успех компании? Определение времени, которое потребовалось для достижения KPI, поможет измерить этот показатель.
• Текучесть/удержание : сравните уровни текучести и удержания сотрудников между группами сотрудников в зависимости от того, в каком году они приступили к работе.
• Порог удержания : рассчитайте, сколько времени требуется среднему сотруднику, чтобы покинуть компанию. Работодатели могут выявлять закономерности, а также адаптировать свои выходные интервью, чтобы точно определить причины текучести кадров.
• Опросы новых сотрудников: предоставьте новым сотрудникам опросы и различные оценки их первого года работы, чтобы отслеживать прогресс. Он также может оказаться полезным для приятелей, отправляющих аналогичные опросы.
• Вовлеченность и удовлетворенность сотрудников: адаптационный процесс должен быть веселым, увлекательным, привлекающим внимание сотрудников и заставляющим их чувствовать себя желанными с первого дня.
• Оценка производительности : Сравните, как ваш новый сотрудник работает каждую неделю. Например, через год должно произойти значительное улучшение производительности по сравнению с тем, когда они начинали.

Получать отзывы

Жизнь и работа часто меняются, поэтому убедитесь, что вы спрашиваете своих сотрудников, что они думают о том, как идут дела. Создавайте опросы и живые опросы, чтобы получать последовательную обратную связь. Ваша цель — убедиться, что ваши новые сотрудники действительно получают выгоду от адаптации.

Перенесите процесс адаптации на цифру

Со всеми процессами, которые участвуют в процессе адаптации сотрудников, абсолютно необходимо, чтобы у вас были правильные инструменты, чтобы вы могли гарантировать, что ничего не упущено, и у ваших новых сотрудников есть все, что им нужно для успеха.

Универсальное приложение Connecteam для управления сотрудниками предоставляет вам самый простой и увлекательный способ обучения и развития вашей команды, предлагая адаптацию, регулярное обучение, нормативные курсы, викторины и повышение профессиональных навыков.

С Connecteam вы можете:

• Предоставляйте обучающие материалы для сотрудников, используя существующие документы, файлы PDF, мультимедиа и веб-сервисы, такие как YouTube, Dropbox, Google Drive или веб-сайт вашей компании.
• Создавайте онлайн-викторины по разделам, используйте адаптируемую библиотеку и отслеживайте ход обучения с панели администратора.
• Создавайте опросы для оценки потребностей и успехов в обучении или используйте ящик предложений, чтобы получать отзывы в любое время.

Одна из лучших особенностей функции обучения Connecteam заключается в том, что она позволяет менеджерам легко следить за прогрессом сотрудника во время его адаптации. Панель инструментов показывает, на каком этапе процесса находится каждый сотрудник, какие тесты он прошел (какой у него был балл), какие материалы он прочитал или не прочитал и так далее. Это позволяет менеджеру знать, что происходит в режиме реального времени, чтобы он мог вмешаться в любой момент, если это необходимо.

Теперь, когда вы знаете несколько хороших методов адаптации и у вас есть приложения для сотрудников, чтобы их реализовать, как должен выглядеть первый рабочий день вашего нового сотрудника? А первые несколько месяцев? Читай дальше что бы узнать.

Сколько времени занимает процесс адаптации?

День первый

Ваша цель состоит в том, чтобы новый сотрудник вернулся домой и радостно сказал своей семье и друзьям, что у него был лучший первый день в жизни.

• Установите ожидания . Какова должностная роль нового сотрудника? Каковы их обязанности? Убедитесь, что все в курсе. Четко объясните все ожидания и расскажите о политике компании.
• Представьте цели . Адаптируйте новых сотрудников к корпоративной культуре. Когда сотрудники знают, чего ожидать от своей рабочей среды, они могут принимать более эффективные решения, соответствующие миссии компании.
• Пригласите их на обед, чтобы вы могли легко установить взаимопонимание. Кроме того, это помогает избавиться от дрожи в первый день, когда новый сотрудник находится в непринужденной обстановке.
• Убедитесь, что рабочая станция готова . У нового сотрудника должен быть компьютер с регистрационной информацией и загруженным программным обеспечением для обучения, а также униформа (если она есть) и фирменный сувенир.
• Подарите ему/ей друга . У нового сотрудника должен быть кто-то, на кого он может свободно опереться и с кем пообедать. Напарник знакомит их с людьми и проверяет, все ли в порядке.
• Опрос после первого дня . Зарегистрируйтесь с новым сотрудником после его первого дня, чтобы оценить, как все прошло.

Новый контрольный список найма может помочь сотруднику выполнить все необходимые задачи первого дня.

Первая неделя

Убедитесь, что новый сотрудник хорошо знает свои должностные обязанности, внутренние процессы и ожидания.

• Сделайте обучение реальным . Поделитесь с ними всеми необходимыми учебными программами, такими как рассказ о компании, знакомство с клиентами и подготовка к предстоящему году. Сделайте это с презентациями онлайн-курсов или бумажными документами.
• Соответствие . Убедитесь, что сотрудник подписывает все соответствующие документы и передает их HR-специалистам компании.
• Социализация . Новобранец должен пообедать со старшими членами команды и получить личное приветствие от руководителя группы.
• Опрос после первой недели . Зарегистрируйтесь, чтобы узнать, как прошла первая неделя, узнать, есть ли у нового сотрудника какие-либо вопросы или опасения, как они относятся к своим коллегам и руководителю и т. д.

Регистрация на один месяц

Убедитесь, что ваши новые сотрудники вовлечены, довольны и что у них нет нерешенных вопросов.

• Добейтесь личной встречи . Сядьте с новым сотрудником и поговорите с ним, чтобы узнать, как у него дела. Просмотрите первые несколько недель и ответьте на любые вопросы. Узнайте у их приятеля, что они думают о новом сотруднике.
• Общаться . Новый сотрудник должен продолжать участвовать в собраниях и постоянно встречаться с людьми из разных отделов.
• Предлагайте обратную связь. Предоставляйте новым сотрудникам постоянную обратную связь, чтобы они чувствовали себя связанными и вовлеченными, а также они должны знать, как они продвигаются на ежедневной основе.
• Получите обратную связь . Разрешите сотруднику поделиться с вами своими отзывами. Будь то процесс адаптации или идеи о росте компании, должна быть платформа (например, ящик для предложений), чтобы они могли высказаться.
• Сохраняйте импульс . Продолжайте ставить задачи и ставить профессиональные цели вместе.
• Составьте план . Составьте годовой план обучения для нового сотрудника. Узнайте у них, не упустили ли они что-нибудь и какая дополнительная подготовка им нужна.

Через 3 месяца (90 дней)

Убедитесь, что сотрудник чувствует себя как дома. Большинство новых сотрудников в первые три-шесть месяцев выясняют, хотят ли они остаться в компании в обозримом будущем.

• 1:1 с менеджером . Менеджер нового сотрудника должен иметь возможность поделиться своим мнением о том, как прошли первые три месяца, какие цели были достигнуты и что еще нужно сделать. Новый сотрудник должен иметь возможность свободно делиться своей точкой зрения.
• Неформальная регистрация . Обычно у компании есть шестимесячная и годовая проверка для обсуждения достигнутых KPI и следующего квартала. Тем не менее, если у вас есть новый сотрудник, проведите неофициальную трехмесячную проверку, чтобы вы могли обсудить оценки эффективности и цели.
• Создавайте собственные цели . Позвольте новому сотруднику установить свои собственные цели на следующие три месяца. Поскольку им продолжают давать задания, они всегда должны знать, какие цели им необходимо выполнять каждый месяц и каждый квартал.
• Обследование в первые 3 мес . Проведите опрос, чтобы узнать, как прошли первые три месяца работы нового сотрудника. Оцените, четко ли они понимают свои обязанности и цели.

Через шесть месяцев

Пусть новый сотрудник достигает поставленных целей вовремя и превосходит все ожидания, поддерживая при этом прочные отношения с коллегами. Сотрудник должен быть уверенным в себе, заинтересованным и по-прежнему стремящимся учиться.

• Шестимесячная проверка . Точно так же, как вы сделали с неформальной трехмесячной регистрацией, сделайте то же самое через шесть месяцев, но вместо этого оставьте ее формальной. Проанализируйте достигнутый прогресс и продолжайте разрабатывать новые цели.
• Социализация . Насколько они вовлечены в корпоративные мероприятия? Они участвуют во многих собраниях? К настоящему времени они должны быть на всех важных собраниях компании. Он / она должен быть вовлечен в деятельность, не входящую в его должностные обязанности.
• Встретиться с приятелем . Сядьте с приятелем/наставником и обсудите, как прошли первые шесть месяцев, и посмотрите, не пора ли прекратить процесс наставничества. Определите, что еще может быть полезно для новичка.

Первый год

Иметь полностью вовлеченного, уверенного в себе и развитого сотрудника. Он/она должен иметь четкое представление о культуре и целях компании.

• Проверьте производительность . Каково их выступление? Какие KPI были выполнены? Какую дополнительную работу необходимо выполнить? Отмечайте успехи и поощряйте сотрудников за их достижения.
• Планируйте заранее . Выбирайте постоянное развитие своих сотрудников (передовых или иных) и выкладывайте карты на стол, они должны знать, какие возможности ждут впереди.
• Профессиональное развитие . Какие цели и возможности обучения актуальны на год вперед? Обсудите это вместе.
• Опрос после первого года . Сотрудник должен иметь возможность полностью выразить, как с его точки зрения прошел весь процесс адаптации, чтобы вы могли улучшить адаптацию для следующего нового сотрудника. По сути, это ежегодная оценка сотрудников.

Итог процесса адаптации вашего сотрудника

Теперь, когда вы знаете об основных методах и действиях по адаптации, а также о том, когда их внедрять, вы должны быть более подготовленными при найме сотрудников и предоставлении им идеального начала их профессионального пути в вашем бизнесе (даже во время курортного сезона).

И если в вашем распоряжении есть подходящие программные решения для реализации этих практик, вы можете сделать процесс адаптации одновременно эффективным, привлекательным и действенным.

Помните, что адаптация не заканчивается, когда сотрудник начинает работать по-настоящему. Это не заканчивается через неделю или даже месяц. Процесс адаптации вашего сотрудника должен быть непрерывным. Вы также можете скачать наш бесплатный контрольный список для начала работы.