15 лучших программных инструментов для планирования работы сотрудников (бесплатные и платные)
Опубликовано: 2024-04-02
- 7 марта 2024 г.
Содержание
Поскольку мир продолжает переходить к цифровым технологиям, появились новые инструменты, облегчающие каждый аспект бизнеса: от бухгалтерского учета до рекламы и планирования работы сотрудников.
Если вы работодатель, вы, вероятно, задаетесь вопросом, есть ли более простой способ составить график работы ваших сотрудников. Хотя использование ручки, бумаги или электронных таблиц определенно работает, в настоящее время существуют гораздо более эффективные способы.
Здесь мы собираемся изложить некоторые из ваших вариантов программных инструментов для планирования сотрудников. Мы рассмотрим 15 лучших инструментов на рынке и расскажем, что делает их уникальными. К концу этого руководства вы должны иметь четкое представление о том, какой инструмент лучше всего подходит для ваших нужд.
Характеристики лучших программных инструментов для планирования сотрудников
Прежде чем мы углубимся в детали каждого отдельного инструмента, давайте получим более широкий обзор того, что вам следует искать в инструменте планирования сотрудников. Это поможет вам понять, как каждый инструмент вписывается в более широкую рыночную среду.
- Пользовательский интерфейс. Никто не хочет смотреть на уродливый пользовательский интерфейс — он снижает моральный дух работников и делает работу менее приятной. Кроме того, в некоторых пользовательских интерфейсах настолько сложно ориентироваться, что они могут снизить производительность. Убедитесь, что какое бы программное обеспечение вы ни выбрали, пользовательский интерфейс будет приятным и интуитивно понятным.
- Цена: К сожалению, деньги не безграничны, и предприятиям всегда приходится работать в рамках своего бюджета. Хотя некоторые варианты более высокого класса могут показаться привлекательными, убедитесь, что вы не переборщите и не потратите деньги там, где в этом нет необходимости.
- Функции планирования. Современные инструменты планирования предлагают широкий спектр различных функций, таких как запросы на смену, планировщики с возможностью перетаскивания и автоматическое планирование. Внимательно просмотрите каждое из предложений и обратите внимание, какие функции для вас наиболее важны.
- Инструменты анализа. Некоторые инструменты планирования предоставляют функции углубленного анализа затрат на рабочую силу, которые могут помочь вам максимизировать окупаемость инвестиций и повысить эффективность сотрудников. Не все инструменты включают это.
- Инструменты управления персоналом и расчета заработной платы. Некоторые из инструментов, которые мы рассматриваем, представляют собой пакеты управления персоналом и расчетом заработной платы, которые включают функции планирования. Для многих предприятий это может быть излишним, поэтому при чтении этого руководства учитывайте свои потребности.
15 лучших программных инструментов для планирования работы сотрудников
Теперь, когда у вас есть базовое представление о том, что могут предложить инструменты планирования сотрудников, давайте взглянем на некоторые из лучших вариантов, доступных на рынке прямо сейчас.
1. Зумшифт
Сайт: Zoomshift.com.
Цены: от 2 долларов США за активного члена команды в месяц.
ZoomShift — это надежный инструмент, который облегчает командное общение, учет времени и планирование. Работодатели могут добавлять смены в календарь, который обновляется в режиме реального времени, чтобы члены команды всегда были на одной странице.
Кроме того, мобильное приложение ZoomShift позволяет работодателям и сотрудникам использовать все возможности программного обеспечения на ходу и вносить изменения, где бы они ни находились. Используя ZoomShift, работодатели могут автоматически рассылать напоминания о сменах по SMS, электронной почте и push-уведомлениям, чтобы улучшить подотчетность сотрудников и уменьшить количество ошибок.
ZoomShift также позволяет сотрудникам легко запрашивать новые смены, просить отпуск и обмениваться сменами с другими сотрудниками. Функция смены смен помогает сотрудникам общаться со своими коллегами, чтобы заполнить смену, когда у члена команды есть другое обязательство. Менеджеры могут потребовать одобрения смены смен или позволить сотрудникам сделать это полностью автономно.
Кроме того, функция часов GPS помогает гарантировать, что сотрудники регистрируются в нужном месте и в нужное время. Менеджеры могут получать оповещения о любых недействительных заходах, чтобы они всегда могли быть в курсе событий своей команды.
2. Заместитель
Сайт: Departement.com.
Цены: от 2,50 долларов США за пользователя в месяц.
Сочетание глубокой аналитики и уникальных функций планирования делает компанию лучшим игроком в этой сфере. Одной из основных функций заместителя является возможность импортировать расписания из электронных таблиц и информацию о персонале из других инструментов, таких как Gusto, Oracle NetSuite OneWorld и Quickbooks.
Кроме того, заместитель предоставляет полезные инструменты анализа затрат, которые помогают работодателям решить, какой сотрудник будет наиболее экономичным выбором для конкретной смены. Он также включает профиль стресса, который помогает менеджерам учитывать перегруженных работой сотрудников при составлении графиков. Это может снизить частоту страшных «закрытий» (когда сотрудник должен закрыться на одну ночь, а затем открыться на следующее утро), что может негативно повлиять на моральный дух сотрудников.
3. Когда я работаю
Сайт: Wheniwork.com.
Цены: от 0 долларов США за пользователя в месяц.
When I Work — это мобильная платформа с интуитивно понятным пользовательским интерфейсом, которая помогает улучшить процесс планирования сотрудников. Хотя он не может импортировать данные о сотрудниках, как это делает заместитель, он позволяет сотрудникам заполнять свою информацию самостоятельно, что может ускорить время настройки.
Программа «Когда я работаю» передает большую часть процесса планирования в руки сотрудников. Например, сотрудники могут выбирать время, в которое они доступны для работы, и менять смены с другими коллегами с одобрения руководителя или без него, в зависимости от настроек.
Как и заместитель, он предоставляет аналитику затрат на рабочую силу, чтобы помочь максимизировать эффективность с точки зрения рентабельности инвестиций. Вы также можете использовать API When I Work для подключения к POS (точке продаж) или программному обеспечению для расчета заработной платы.
4. Google Таблицы
Сайт: google.com/sheets/about.
Цена: Бесплатно
Google Таблицы не предназначены специально для планирования работы сотрудников, но они заслуживают места в этом списке, поскольку они совершенно бесплатны, очень гибки и большинство менеджеров и сотрудников уже имеют некоторый опыт работы с ними.
Google Таблицы — это просто программа для работы с электронными таблицами. Однако, в отличие от Excel, он основан на облаке, поэтому изменения обновляются в режиме реального времени. Это означает, что у вас не возникнет проблем с тем, что сотрудники просматривают старые версии расписания и пропускают смены или приходят не на те смены.
В целом, Google Таблицы могут быть адекватным решением для команд с небольшим количеством сотрудников, которые не могут позволить себе тратить дополнительные деньги на инструмент планирования. Он не предназначен для планирования, но в крайнем случае выполнит свою работу.
5. Документы Google
Сайт: google.com/docs/about.
Цена: Бесплатно
Как и Google Sheets, Docs предоставляет бесплатный облачный способ планирования сотрудников. Единственное отличие состоит в том, что Документы — это текстовый процессор, а не электронная таблица. В результате у вас не будет дополнительной гибкости при написании кода для расширения его функциональности.
Документы Google также обновляются в режиме реального времени, поэтому каждый может оставаться на одной странице. По сути, это всего лишь один шаг вперед по сравнению с планированием на бумаге и карандаше и не дает слишком много преимуществ.
6. Календарь Google
Сайт: Calendar.google.com/calendar.
Цена: Бесплатно
Источник
Как и «Документы и таблицы», «Календарь» — это бесплатная программа, которая позволяет планировать работу сотрудников с помощью календаря. Однако по сравнению с двумя другими продуктами Google «Календарь» также может отправлять уведомления по электронной почте, чтобы предупреждать сотрудников о сменах.
В целом, он немного лучше подходит для планирования (в конце концов, это календарь), но он не предоставляет всех полезных функций, которые может предоставить специальный инструмент планирования. Тем не менее, учитывая очень низкую цену бесплатного использования, этот вариант стоит рассмотреть, если у вас ограниченный бюджет.
7. Пландей
Сайт: planday.com.
Цена: начинается от 2 долларов США за пользователя в месяц.
Planday — это облачный инструмент планирования, который предлагает таймер, планировщик смен, календарь сменной работы и график работы. Одной из наиболее полезных функций Planday является своевременная финансовая отчетность.
Это позволяет работодателям видеть расходы на заработную плату, отработанное время и процент дохода, выплачиваемого в виде заработной платы, непосредственно из представления расписания. Planday также позволяет работодателям создавать настройки соответствия, которые будут отправлять оповещения, когда график нарушает правила соответствия.
8. Панель переключения передач
Сайт: Shiftboard.com.
Цена: Неизвестно
Одной из лучших особенностей Shiftboard является его пользовательский интерфейс: большая его часть невероятно понятна и хорошо организована, что делает использование инструмента приятным занятием. Однако вид календаря немного тесный и беспорядочный, поэтому администраторы могут не иметь такого хорошего опыта работы с Shiftboard, как сотрудники.
Как и заместитель, Shiftboard может импортировать данные о сотрудниках из Excel, что ускоряет адаптацию. В нем также есть подраздел для ожидающих рассмотрения заявок, который может облегчить наем новых сотрудников.
9. Приложения для чата (WhatsApp, Messenger)
Веб-сайт: Разное
Цена: Бесплатно
Приложения для чата, такие как WhatsApp, Messenger и Telegram, не предназначены для планирования, но многие компании успешно используют их для этой цели. Это не лучшие инструменты для работы, но их можно использовать для бесплатного планирования сотрудников.
Однако, хотя несуществующая цена определенно привлекательна, вы можете в конечном итоге потерять деньги из-за человеческой ошибки. Приложения чата не могут обновлять расписания в режиме реального времени, как другие инструменты, поэтому вы полагаетесь на то, что сотрудники и менеджеры будут вручную отслеживать расписания и соответствующим образом обновлять сотрудников. Если у вас небольшая команда, это может сработать хорошо, но для более крупных компаний это может стать логистическим кошмаром.
10. Асана
Сайт: asana.com.
Цены: от 0 долларов США в месяц.
Asana — это еще один инструмент, который, хотя и не предназначен для планирования работы сотрудников, но его можно легко настроить, чтобы он делал это достаточно хорошо.
По своей сути Asana — это инструмент управления проектами. Чтобы использовать его для планирования сотрудников, вы можете настроить задачи, соответствующие сменам, и назначить им разных сотрудников. Затем Asana может рассылать электронные письма, чтобы предупреждать сотрудников о приближающихся сменах, а сотрудники могут комментировать задачи для общения друг с другом.
Команды, которые уже используют Asana или подобное программное обеспечение, могут рассмотреть этот вариант. Однако Asana не предоставляет никаких дополнительных функций для смены смен, анализа затрат на рабочую силу или чего-либо еще, что напрямую связано с планированием работы сотрудников.
11. Человечность
Сайт: Humanity.com.
Цены: от 3 долларов США за пользователя в месяц при минимальной цене 80 долларов США в месяц.
Человечность — один из лучших вариантов для компаний, которые уже используют инструменты HR или POS в своей повседневной деятельности. Он интегрируется со многими стандартными отраслевыми инструментами, а также предлагает API, позволяющий опытным пользователям осуществлять собственную интеграцию.
Этот инструмент позволяет работодателям планировать, принимать на работу и обновлять информацию о сотрудниках. Двумя уникальными особенностями платформы являются прогнозы продаж и автоматическое планирование. Человечество извлекает данные из программного обеспечения POS, чтобы проанализировать, сколько сотрудников должно работать, чтобы максимизировать продажи.
Чтобы автоматизировать графики, работодатели вводят данные о сменах и требования, а Humanity сопоставляет их с прогнозами продаж, чтобы создать оптимизированный график. Однако работодателям, заинтересованным в использовании этой функции, придется заплатить дополнительную плату.
12. Слинг
Сайт: getling.com.
Цена: Бесплатно
Sling — это ведущий инструмент планирования сотрудников, которому доверяют такие компании, как Amazon, Subway и The UPS Store. Пожалуй, самое впечатляющее в Sling то, что основные функции инструмента доступны бесплатно.
Действительно, за низкую цену в 0 долларов в месяц работодатели имеют доступ к расписанию смен, запросам на смену, предложениям смен, сигналам тревоги по сменам, запросам на выходные и многим другим функциям для неограниченного числа пользователей.
Однако более продвинутые функции, такие как геозонирование, отслеживание сверхурочных, синхронизация Календаря Google и смена смен, доступны только в платных планах. В целом, Sling — хороший способ проверить почву, прежде чем делать значительные денежные вложения в инструмент планирования.
13. Рабочая сила Kronos готова
Веб-сайт: kronos.com/products/workforce-ready-suite.
Цены: от 6 долларов США за сотрудника в месяц.
Kronos Workforce Ready — это HR-решение. Хотя Kronos заявляет, что он предназначен для малого и среднего бизнеса, его набор функций указывает на ориентацию на более крупные предприятия и предприятия. Действительно, многие владельцы малого бизнеса будут чувствовать себя потерянными, пробираясь через обширные функции.
Хотя Kronos предоставляет всеобъемлющую платформу для управления персоналом, он также предлагает инструмент планирования как часть пакета или как отдельный инструмент. Одной из его лучших функций являются настройки расписания, которые позволяют запускать несколько расписаний с разными правилами (перерывы на обед, максимальное количество смен и т. д.), не мешая друг другу.
К сожалению, в Kronos нет функции чата, облегчающей общение сотрудников.
14. АПС Онлайн
Сайт: apspayroll.com.
Цена: 3 доллара США за сотрудника в месяц только за планирование.
APS OnLine — это программное обеспечение для управления персоналом, расчетом заработной платы и планирования, предназначенное для предприятий со штатом от 100 до 3000 сотрудников. Многим малым предприятиям это покажется излишним (особенно учитывая высокую цену в 5 долларов за пользователя в месяц), но если вам нужно решение, которое позаботится обо всех трех задачах, этот вариант стоит рассмотреть.
Если вы хотите внимательно следить за своими сотрудниками, функция настройки посещаемости APS позволяет вам настроить дополнительные параметры прихода и ухода. Например, вы можете выбрать получение оповещения, если сотрудник опаздывает на пять минут. Однако эстетика платформы довольно мрачная и серая, что не сделает ее популярной среди сотрудников.
15. Горячие расписания
Сайт: four.com.
Цены: от 49 долларов США в месяц за одно место и до 30 пользователей.
В отличие от некоторых других инструментов, которые мы рассмотрели, HotSchedules полностью ориентирован на планирование сотрудников, что делает его отличным выбором для компаний, которым нужны инструменты планирования без множества функций расчета заработной платы и управления персоналом.
Он особенно хорошо подходит для команд, которые полагаются на свои мобильные телефоны, а не на настольные компьютеры. Это делает его идеальным выбором для ресторанов, розничных магазинов и других предприятий, где сотрудники находятся на ногах. Фактически, существует набор дополнительного программного обеспечения, специально предназначенного для ресторанов и гостиничного бизнеса.
Кроме того, HotSchedules — одна из немногих платформ, которая предоставляет в режиме реального времени обновленную информацию о расходах и других показателях. Однако пользовательский интерфейс рабочего стола немного тусклый.
Нижняя линия
Имея такой большой выбор инструментов планирования для сотрудников, у работодателей нет оправдания тому, чтобы продолжать использовать неэффективные и устаревшие методы планирования. В лучшем случае они доставляют дополнительные хлопоты, а в худшем — теряют деньги.
Этот список должен дать вам надежную отправную точку для начала поиска. Хотя исследование такого количества вариантов может показаться утомительным, результаты ваших усилий того стоят.
Марк Линдквист
У Марка 44% букв, составляющих слово «маркетинг», совпадают, поэтому его будущее было предопределено с раннего возраста. После короткой, но финансово прибыльной работы в роли подражателя знаменитости Маколея Калкина Марк исполнил свое пророчество и присоединился к команде Mailshake в качестве специалиста по маркетинговой стратегии.
