Лучшие практики учета рабочего времени сотрудников: что можно и чего нельзя делать

Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) позволяет работодателям выбирать свои инструменты учета рабочего времени и ожидать, что все записи будут точными и актуальными. Если вы все еще работаете с ручкой и бумагой или ваши сотрудники отсчитывают часы на хронометрах, наш первый и самый важный совет — автоматизировать хронометраж сотрудников, переключившись на цифровую систему учета рабочего времени . Это позволяет вам легко отслеживать рабочее время ваших сотрудников с большей эффективностью и точностью и сводит к минимуму возможность человеческой ошибки. Это также дает вам четкое представление о количестве часов, отработанных или потраченных на конкретный проект, позволяет вашим сотрудникам просматривать и утверждать свои расписания и упрощает весь процесс расчета заработной платы.

Рекордные 43 % сотрудников признались, что не дают точное количество часов за смену, поэтому оцифровка хронометража сотрудников — это путь вперед. Некоторые программные решения для хронометража сотрудников, такие как Connecteam , также позволяют вам устанавливать геозоны вокруг рабочих зон, чтобы ваши сотрудники находились именно там, где им нужно быть, когда они приходят и уходят.

Точные данные о времени и посещаемости являются основой любой инициативы по учету рабочего времени сотрудников. Чтобы сделать это правильно, записывайте рабочие часы с точностью до минуты, вместо того чтобы делать оценки, и записывайте время по мере его работы, а не полагайтесь на свою память или память ваших сотрудников.

Программное обеспечение учета рабочего времени позволяет вам и вашей команде точно записывать рабочие часы в режиме реального времени, а затем легко управлять ими и просматривать их.

Покажите своим сотрудникам преимущества учета рабочего времени и создайте корпоративную культуру, в которой ценится хронометраж. Сотрудники могут многое выиграть от автоматизации учета рабочего времени, особенно потому, что им больше не нужно делать это вручную, и они могут быть уверены, что им платят точно за отработанное время. Такие приложения, как Connecteam, подсчитывают все часы, поэтому сотрудники также могут видеть, сколько часов они накопили.

Сотрудники будут довольны и рады принять новый инструмент. Как только сотрудники поймут, что ошибок стало меньше, они с радостью примут новый инструмент и будут входить в него и выходить из него.

Сотрудникам требуются соответствующие перерывы в течение рабочего дня, и они определенно не должны быть наказаны за перерыв на обед. Тем не менее, отсутствие достаточного количества перерывов может привести к краже времени.

Выделяя время на перерывы, вы даете своим сотрудникам возможность перезарядиться, позволяя им «вернуться к делу» и работать с максимальной отдачей. Перерывы — это также отличный способ показать вашей команде, что вы их цените, и поощрить участие сотрудников, поскольку они пользуются этой возможностью, чтобы поговорить друг с другом.

Вам следует свериться с трудовым законодательством штата, чтобы убедиться, что вы предоставляете необходимое количество времени для перерывов.

Чтобы учет рабочего времени сотрудников был справедливым и соответствовал закону о справедливых трудовых стандартах ( FLSA ) и законам многих штатов, вы должны платить своим сотрудникам за определенное непроизводительное время в дополнение к тому времени, которое они фактически тратят на работу. Сюда входит время, проведенное на тренировках или в путешествии . Поэтому еще одна передовая практика хронометража сотрудников состоит в том, чтобы поручить вашим сотрудникам записывать свое время для таких случаев и убедиться, что у них есть правильные инструменты для этого, поскольку в эти периоды они могут находиться за пределами своей обычной рабочей среды.

Требуйте, чтобы ваши сотрудники проверяли свои записи о времени в конце каждого периода оплаты и подтверждали, что они верны. Это позволяет вам внести исправления перед обработкой платежной ведомости и доказать, что ваш сотрудник подтвердил точность своего учета рабочего времени. Обратите внимание, что внесение изменений в учет рабочего времени сотрудника без его одобрения является рискованным делом и привело к многочисленным судебным искам.

Ваши сотрудники должны иметь возможность записывать свое рабочее время легко и не более чем за минуту каждый день. Если это не так, они, скорее всего, не захотят делать это должным образом. Выберите метод хронометража сотрудников, который будет быстрым и интуитивно понятным.

По закону вы обязаны платить своим сотрудникам за все их рабочее время в следующий регулярный день выплаты жалованья, независимо от того, соблюдали ли они правила учета рабочего времени вашей компании . Это означает, что даже если есть расхождения по зарплате, работник все равно должен получить полную оплату.

Если сотрудник не сдает или не подписывает свой табель учета рабочего времени, немедленно попросите сотрудника и его непосредственного руководителя представить и подтвердить рабочие часы и соответственно заплатить сотруднику.

Сотрудники должны понимать, как вести учет своего рабочего времени. Процесс заполнения не должен быть сложным для сотрудников. В зависимости от штата будет определено, сколько перерывов у них есть по закону штата. Это может означать, что они работают только утром и отключаются вечером. Другие могут также попросить их приходить и уходить во время перерыва.

Убедитесь, что сверхурочные оплачиваются и что вы выделили это количество сверхурочных. Если вы будете платить слишком много сверхурочных, это может подорвать вашу прибыль. Вы можете уточнить часы работы вашего сотрудника, запросив проект или цель, над которой он работал. Такие приложения, как Connecteam, позволяют вам настроить геозону на входе, чтобы сотрудники могли входить только из точного местоположения.

Убедитесь, что вы сохранили копию своего расписания, потому что вы не хотите потерять эти файлы. Вы должны убедиться, что место, где вы сохранили файлы, безопасно и что их нельзя удалить одним щелчком мыши.

FLSA требует, чтобы работодатели хранили зарплатные ведомости, табель учета рабочего времени и другие платежные ведомости, на которых основаны расчеты заработной платы, в течение как минимум двух лет. Вы также должны хранить записи, необходимые для целей федерального налогообложения, в течение как минимум четырех лет. Поскольку информация, которую следует хранить для штата, может различаться, узнайте у местных органов власти о любых дополнительных правилах ведения документации.

Чтобы определить сумму, которую должны получать ваши сотрудники в соответствии с FLSA, необходимо знать, сколько часов они отработали. Следовательно, как работодатель, вы не можете требовать или разрешать своим сотрудникам, не являющимся освобожденными от уплаты налогов, работать в нерабочее время, даже если они могут хотеть или просить сделать это по доброй воле. Чтобы избежать каких-либо ловушек, обязательно включите политику, в которой четко указано, что работа в нерабочее время не разрешена, и настройте элементы управления, чтобы предотвратить это.