5 шаблонов рассылок по электронной почте для планирования мероприятий, которые можно использовать в 2023 году
Опубликовано: 2022-12-28Устали создавать новые электронные письма с нуля каждый раз, когда они вам нужны для таких вещей, как планирование мероприятий?
Для каждой бизнес-возможности необходимы разные стратегии электронной почты для разных кампаний.
Однако составление таких писем вручную может оказаться пустой тратой времени и мотивации.
Как вы, возможно, знаете, одним из наиболее важных факторов, позволяющих убедить потенциальных посетителей зарегистрироваться на такое мероприятие, является уровень персонализации, включенный в электронные письма с приглашением, отправляемые им.
По статистике около 78% маркетологов уже используют электронную почту для персонализированного общения.
Сегодня мы расскажем вам, как правильно включать электронные письма о планировании мероприятий в вашу бизнес-стратегию и что следует включать при их создании.
Кроме того, вы получите 5 лучших шаблонов рассылки по электронной почте для планирования мероприятий, которые можно использовать в будущих кампаниях по электронной почте.
Давайте начнем!
Что такое планирование мероприятий по электронной почте?
Рассылка по электронной почте — это стратегия, используемая при планировании мероприятий для привлечения потенциальных клиентов, партнеров или других заинтересованных сторон для продвижения предстоящего мероприятия.
Вы можете использовать этот тип рассылки по электронной почте, чтобы повысить осведомленность о мероприятии, вызвать интерес к посещению и наладить отношения с потенциальными посетителями или спонсорами .
Кроме того, электронные письма о планировании мероприятия — отличный способ скоординировать логистику и согласовать детали с теми, кто участвует в мероприятии.
Написание таких электронных писем обычно включает такие детали, как дата, время, место и другую соответствующую информацию, связанную с событием .
Они также могут содержать запросы на котировки, оценки и многое другое.
Когда мы отправляем электронные письма о планах мероприятий?
Отправляя электронные письма о планировании мероприятия, вы должны дать поставщикам и площадкам время на подготовку к мероприятию, а участникам — достаточно времени для ответа.
Поэтому было бы лучше, если бы вы стремились рассылать электронные письма о планировании мероприятий по крайней мере за один месяц.
Каковы преимущества рассылки по электронной почте при планировании мероприятий?
Рассылка по электронной почте для планирования мероприятий предлагает несколько преимуществ, в том числе:
Повышенная эффективность — позволяет вам быстро и легко обращаться к нескольким поставщикам и местам, чтобы найти лучшие цены и услуги.
Экономия средств . Вы можете сравнить предложения и найти лучшее предложение, связавшись с несколькими поставщиками.
Улучшенная организация — поможет вам оставаться организованным и отслеживать все детали, связанные с мероприятием.
Улучшенная коммуникация — убедитесь, что все участники мероприятия находятся на одной странице и знают о любых изменениях или обновлениях.
И прежде чем мы перейдем к нашему списку 5 лучших шаблонов для планирования мероприятий, давайте сначала проверим, что следует включать при их написании.
Контрольный список рассылки по планированию мероприятия [+ примеры]
Стандартные шаблоны применяются к большинству электронных писем. Это означает создание привлекающих внимание строк темы, написание привлекательных электронных писем и включение четкого призыва к действию.
В этом разделе мы поговорим о более точных деталях, которые вы должны включить в свои электронные письма о планировании мероприятий, которые будут варьироваться в зависимости от ваших отношений с получателем электронной почты.
Примечание. Кроме того, в каждый раздел включен образец соответствующей структуры данных, который поможет вам быстро и легко создавать собственные шаблоны.
Давайте начнем!
1. Цель мероприятия и его ожидаемый результат️
При планировании мероприятия по электронной почте крайне важно обозначить его цели и результаты. Это гарантирует, что все участники находятся на одной странице и работают для достижения общей цели.
Кроме того, наиболее важным фактором в определении того, заинтересованы ли ваши адресаты в посещении мероприятия, является прозрачность предоставляемой информации, такой как цель мероприятия.
2. Дата, время и место проведения мероприятия️
Включение соответствующей информации в приглашение по электронной почте, такой как место, дата и время мероприятия, является вторым наиболее важным аспектом электронных писем о планировании мероприятия.
3. Подробная программа мероприятий и спикеры️
При планировании мероприятия важно включить подробную программу мероприятий и докладчиков в электронное письмо всем участникам.
В расписании указаны люди, которые будут присутствовать, темы, которые будут затронуты, и время проведения различных мероприятий.
Это позволяет каждому планировать соответствующим образом и обеспечить бесперебойную работу мероприятия.
Кроме того, это помогает развивать чувство организованности и поощряет активное участие каждого.
4. Список необходимых расходных материалов и оборудования️
Электронное письмо о планировании выиграло бы от включения списка необходимых расходных материалов и оборудования по нескольким причинам.
Это может помочь убедиться, что ничего не забыто и что все учтено.
Это также может помочь упростить процесс планирования мероприятия, поскольку все необходимые элементы можно определить и заказать заранее.
Точно так же, гарантируя покупку или аренду только самых необходимых предметов, наличие списка расходных материалов и оборудования может помочь контролировать расходы.
5. Бюджет мероприятия и подробная информация о том, как оно будет финансироваться️
Вы можете убедиться, что все участники четко понимают расходы, связанные с мероприятием, и откуда поступают деньги, включив информацию о том, как будет финансироваться мероприятие.
Включение такой информации в ваши электронные письма также может помочь предотвратить любые недоразумения или споры в будущем.
6. Хронология задач и сроков️
Полезно включить график задач и крайние сроки в электронное письмо для планирования мероприятия, чтобы люди могли заранее разобраться во всем.
Он предлагает структуру, в которой каждый может работать, и держит людей в курсе.
Также с его помощью можно напоминать людям об их обязанностях и делегировать задачи.
Кроме того, наличие временной шкалы задач и сроков позволяет всем видеть ход процесса планирования мероприятия.
7. Контактная информация для любых поставщиков или партнеров, участвующих в мероприятии️
Включая контактную информацию для любых поставщиков или партнеров, участвующих в электронных письмах о планировании мероприятий, чтобы все знали, к кому обращаться с любыми вопросами или проблемами.
Эта информация также помогает упростить обмен информацией, чтобы все стороны получали обновления, которые могут возникнуть в процессе планирования.
Аналогичным образом, включение контактной информации гарантирует, что все вовлеченные стороны имеют необходимую информацию и что любые возникающие вопросы решаются быстро и эффективно.
8. Приглашение на мероприятие с призывом к действию️
Цель приглашения на мероприятие и призыва к действию в электронных письмах о планировании мероприятия — побудить людей зарегистрироваться на мероприятие.
«Призыв к действию» — это прямая просьба к читателю выполнить какое-либо действие, например перейти по ссылке, подписаться на что-либо или купить что-либо.
Включив призыв к действию в свои электронные письма, вы можете повысить вероятность того, что люди предпримут желаемое действие.
Кроме того, это может помочь привлечь больше трафика на ваш сайт, что может привести к увеличению продаж и доходов.
9. Последующий опрос или анкета для измерения успеха мероприятия️
Включение последующего опроса или анкеты позволяет участникам получить обратную связь о том, как прошло мероприятие и что можно улучшить для будущих мероприятий.
Опрос или анкета должны охватывать такие темы, как общая удовлетворенность мероприятием, насколько хорошо были достигнуты цели мероприятия и какие аспекты нуждаются в улучшении.
Затем эту обратную связь можно использовать для более эффективного планирования будущих событий.
Кроме того, результаты опроса можно использовать для предоставления доказательств успеха мероприятия спонсорам, спонсорам и другим заинтересованным сторонам.
5 лучших шаблонов рассылки по электронной почте для планирования мероприятий в 2023 году
1. Продвижение вашего шаблона электронной почты Keynote
Если вы собираетесь использовать электронную почту для продвижения своего основного доклада, убедитесь, что у вашей аудитории есть четкая и убедительная причина для посещения.
Предоставьте подробную информацию о мероприятии, например, кто будет выступать и кто спонсирует, а также ссылку на страницу регистрации.
Кроме того, обязательно включите призыв к действию в описание вашего мероприятия и побудите читателей принять меры и зарегистрироваться.
2. Шаблон электронного письма с объявлением о конференции
Электронные письма с анонсами конференций — отличный способ сообщить людям о предстоящих мероприятиях.
Вы можете использовать этот шаблон для рассылки приглашений, напоминаний и обновлений потенциальным участникам.
3. Шаблон электронного письма для вебинара
Вы можете использовать шаблон электронной почты вебинара, чтобы рекламировать предстоящий вебинар потенциальным участникам.
Предоставьте дополнительную информацию о вебинаре, поделитесь программой вебинара и предложите людям зарегистрироваться для участия в вебинаре.
Вы также можете использовать шаблон электронной почты вебинара после вебинара, чтобы поблагодарить участников, предоставить дополнительную информацию и предложить специальные скидки или бонусы.
4. Эксклюзивный шаблон электронной почты с приглашением
Эксклюзивные электронные письма с приглашением — отличный способ ориентироваться на определенную группу людей, которые могут быть заинтересованы в том, что вы предлагаете.
Кроме того, они могут помочь вам создать ощущение срочности и эксклюзивности в отношении мероприятия или запуска продукта.
По сравнению с более общей кампанией по электронной почте, эксклюзивные электронные письма с приглашениями могут помочь повысить уровень вовлеченности и конверсии.
5. Шаблон электронного письма с приглашением на мероприятие
Электронные письма, используемые для приглашений на мероприятия, которые вы можете использовать для приглашения получателей на мероприятия любого типа, включая свадьбу, бизнес-конференцию, вручение наград или вечеринку по случаю дня рождения.
Эти электронные письма обычно содержат информацию о мероприятии, включая дату, время, место проведения и любые другие соответствующие детали.
Кроме того, не забудьте включить призыв к действию и попросить получателя ответить на приглашение или дать ссылку на онлайн-форму ответа на приглашение.
Бонус: напишите свежие электронные письма о планировании мероприятий без шаблонов
Шаблоны — отличный способ иметь под рукой готовую к отправке версию электронных писем о планировании мероприятий.
Но как насчет автоматического создания шаблонов писем для планирования мероприятий из маркированного списка соответствующей информации?
Дополнение для перезаписи TextCortex предлагает такую функциональность.
Все, что вам нужно сделать, это написать свои основные выводы в виде маркеров, выделить их и выбрать в меню функцию « Отправить по электронной почте ».
В течение нескольких секунд вы получите готовый к отправке черновик электронной почты, который вы можете дополнительно настроить, комбинируя другие удобные функции, такие как переписывание, тон, автозаполнение, расширение и многое другое.
Используя расширение TextCortex Chrome, вы также можете:
Сократите время написания на 70%.
Используйте искусственный интеллект для написания, переписывания и редактирования на более чем 30 онлайн-платформах .
Создавайте любой тип контента с более чем 60 доступными шаблонами, не выходя из текстового поля.
Получите мгновенную обратную связь о читабельности вашего контента .
Соблазн попробовать?
Получите надстройку TextCortex, чтобы открыть для себя широкий спектр функций создания контента, которые позволят вам постоянно создавать высококачественный контент.