Зачем и как внедрить программное обеспечение для управления объектами

В сегодняшней все более сложной рабочей среде организации сосредотачиваются на создании надежной инфраструктуры для устойчивого роста. Он включает в себя как физическую инфраструктуру, так и базовую инфраструктуру для процессов и систем, которые ею управляют. Независимо от того, являетесь ли вы владельцем строительной площадки, учебного заведения или корпоративного офиса, вы, вероятно, столкнетесь с многочисленными проблемами, поскольку сложно соблюдать правила, касающиеся технического обслуживания и организации.

Система управления объектами находится в центре организации, чтобы оптимизировать процессы для достижения максимальной эффективности и использования инфраструктуры. Управляющие объектами должны знать о разрозненных платформах и объединять их в интегрированное, упорядоченное и хорошо управляемое решение.

Многочисленные советы и руководства по управлению объектами помогают упростить и ускорить общий процесс управления. В этом посте мы поймем, почему и как внедрить программное обеспечение для управления объектами, но перед этим давайте прольем свет на основы управления объектами, типы, функции и многое другое.

Что такое факультативное управление?

Согласно Международной организации по стандартизации (ISO) , управление объектами — это организационная функция, которая объединяет людей, место и процессы в искусственно созданной среде для улучшения качества жизни людей и производительности основного бизнеса.

Международная ассоциация управления объектами (IFMA), наиболее широко признанная профессиональная ассоциация менеджеров объектов во всем мире, определяет это как «практику координации физического рабочего места с людьми и работой организации».

Управление объектами включает в себя инструменты, программное обеспечение и услуги, которые поддерживают функционирование, безопасность и устойчивость бизнеса. Некоторые из мероприятий по управлению объектами включают:

• Управление арендой (администрирование и бухгалтерский учет)
• Планирование и управление капитальными проектами
• Техническое обслуживание и эксплуатация
• Управление энергией
• Опыт сотрудников и жильцов
• Управление недвижимостью
• Аварийное управление и непрерывность бизнеса
• Управление пространством

Что такое программное обеспечение для управления объектами?

Программное обеспечение для управления объектами — это специальное программное обеспечение, разработанное и разработанное для оптимизации управления зданием. Это позволяет организациям управлять своими общими программами ремонта и технического обслуживания с веб-панели управления или приложения для управления объектами. Современное программное обеспечение FM также направлено на улучшение завершения рабочего процесса и укрепление командной коммуникации.

В настоящее время программное обеспечение для управления объектами является частью малого и крупного бизнеса, которое помогает им повысить производительность активов и превратить действенные элементы в значимые результаты. Технологические решения позволяют менеджерам нескольких объектов выполнять множество функций в рамках текущего обслуживания и ремонта, таких как поиск коммерческих подрядчиков и соответствие требованиям, планирование обслуживания, выставление счетов и анализ данных.

Облачные решения помогают компаниям просматривать данные в режиме реального времени с дополнительными мерами безопасности. Это также помогает анализировать структуру расходов с течением времени и помогает сократить расходы при одновременном улучшении связи с поставщиками услуг и внутренними заинтересованными сторонами.

Давайте теперь разберемся с типами программного обеспечения для управления объектами.

Типы программного обеспечения для управления объектами

Изучая программные решения для управления предприятиями, вы, должно быть, сталкивались со многими терминологиями, которые трудно расшифровать. В настоящее время на рынке существуют различные типы программного обеспечения для управления объектами, которые обеспечивают различные функциональные возможности на разных уровнях для бизнеса.

Ниже приведены типы программного обеспечения для управления объектами, доступные сегодня на рынке.

Интегрированная система управления рабочим местом

Интегрированная система управления рабочим местом или IWMS — это полный набор инструментов для управления объектами. С IWMS вы можете справиться со всем, от вашего портфолио недвижимости до создания планов этажей, планирования обслуживания, контроля и т. д. Согласно прогнозу , внедрение решений IWMS приводит к снижению энергопотребления на 10%, улучшению рабочего пространства на на 40 %, а затраты на содержание объекта сократились на 14 %.

Компьютерное управление объектами

Программное обеспечение для автоматизированного управления объектами, также известное как CAFM, представляет собой программное обеспечение для управления объектами, которое позволяет менеджерам улучшать долгосрочное планирование помещений, объектов, бюджетов, профилактического обслуживания и запросов клиентов на обслуживание, чтобы полностью соответствовать потребностям бизнеса. Это помогает планировать, выполнять и контролировать все действия, связанные с управлением пространством и рабочим местом.

Компьютеризированная система управления техническим обслуживанием

CMMS или компьютеризированные системы управления техническим обслуживанием обычно используются в отраслях, где физическая инфраструктура имеет решающее значение. Это программное обеспечение, которое централизует данные об обслуживании и своевременно обрабатывает операции обслуживания. Некоторыми из функций CMMS являются реестр активов, управление ресурсами и рабочей силой, управление рабочими заданиями, отчетность, анализ и аудит.

Управление корпоративными активами

EAM или управление активами предприятия — это набор программного обеспечения, систем и услуг, необходимых для обслуживания и контроля рабочего оборудования. EAM фокусируется на оптимизации качества и использовании активов при одновременном повышении производительности и снижении эксплуатационных расходов. Это включает в себя управление работой, техническое обслуживание активов, управление цепочками поставок и инициативы EHS.

Поставщик услуг по разработке программного обеспечения на заказ может помочь вам спроектировать, разработать и развернуть программное обеспечение для управления объектами, которое объединяет различные функции, соответствующие вашим бизнес-требованиям в режиме реального времени.

Особенности программного обеспечения для управления объектами

Программное обеспечение для управления объектами пронизано различными функциями, которые определяют его возможности. В настоящее время инструменты управления объектами становятся все более инновационными, интегрированными и продвинутыми с дополнительными функциями. Вот несколько функций, которые вы должны знать при поиске программного обеспечения для управления объектами:

Упрощенное управление заказами на работу

Эффективное программное обеспечение обеспечивает упрощенное управление заказами на объекте. Персонал может вводить запросы на техническое обслуживание непосредственно в систему, а заказы на работу могут направляться подрядчикам по утвержденным расценкам.

Платформа SaaS

Программное обеспечение как услуга или облачное программное обеспечение для управления корпоративными объектами снижает количество установок и обновлений программного обеспечения, устраняя при этом необходимость в поддержке дополнительного оборудования и снижая затраты на владение.

Сторонние интеграции

Эффективная система управления объектами позволяет легко интегрировать сторонние системы, такие как бухгалтерские и платежные системы, чтобы свести к минимуму ошибки ввода данных и автоматизировать процессы оплаты и аудита.

Доступный каталог подрядчиков

Программное обеспечение для управления объектами обеспечивает легкодоступный каталог подрядчиков с регулярно поддерживаемой и обновляемой информацией о контрактах. Кроме того, вы можете получить доступ к каталогу, чтобы найти квалифицированных подрядчиков, обладающих необходимыми навыками для конкретных проектов.

Упрощенный пользовательский интерфейс

Информационная панель системы управления объектами должна иметь понятный, простой и современный пользовательский интерфейс. Упрощенный пользовательский интерфейс уменьшает беспорядок при просмотре данных команды, ускоряет время обучения и позволяет быстрее расширять команду.

Почему вы должны внедрить программное обеспечение для управления объектами?

Запуск и управление несколькими объектами одновременно может быть сложной задачей, если вы делаете это традиционно. Вы должны управлять различными системами здания, поддерживать канал связи в режиме реального времени и эффективно использовать все пространство, чтобы максимизировать производительность и прибыльность компании.

Вместо того, чтобы работать с бумагами и контрольным списком, программное обеспечение для управления объектами централизованно хранит все в единой веб-панели. Повторяющиеся задачи автоматизированы, а ресурсы используются таким образом, чтобы предоставлять объекты на эффективном и продуктивном уровне.

Ниже приведены несколько причин, которые подчеркивают важность программного обеспечения для управления объектами:

Автоматизируйте ремонт и техническое обслуживание

Как обсуждалось выше, система управления объектами обеспечивает оптимизацию задач по ремонту и техническому обслуживанию, поэтому управляющим недвижимостью и владельцам магазинов не приходится тратить свое время на работу с обслуживающим персоналом. Это позволяет им направить свою энергию на другие аспекты бизнеса, такие как управление продажами и доставкой.

С помощью программного обеспечения для управления объектами, такого как IWMS, они могут наблюдать и отслеживать состояние объекта в режиме реального времени, заблаговременно устанавливать графики ремонта и автоматизировать выдачу запросов на техническое обслуживание, когда определенные условия не выполняются.

Сделайте здания энергоэффективными

Коммерческие и промышленные здания, такие как транспортные, газовые и производственные, используют несколько объектов и систем, таких как HVAC, фильтрация воды и освещение, для работы и требуют достаточного количества энергии, что требует огромных операционных бюджетов.

С помощью мощного программного решения для управления объектами вы можете найти способы сделать критически важные системы энергоэффективными. Эти решения позволяют провести обширный энергетический аудит, чтобы определить, какие системы потребляют больше энергии, а где можно снизить уровень энергопотребления при сохранении стандартных рабочих функций.

Продлить жизненный цикл обслуживания систем и активов

Система управления объектами помогает организациям максимально эффективно использовать свои активы и максимизировать жизненный цикл обслуживания с помощью встроенных инструментов и возможностей управления. Когда системы регулярно обслуживаются, они работают эффективно в течение более длительных периодов времени. Вы также можете получать отчеты об обслуживании, чтобы мгновенно анализировать, какие системы нуждаются в обслуживании.

Это поможет вам спланировать и определить лучшее время для планирования ремонта, профилактического обслуживания или замены оборудования. Это снижает время простоя системы и повышает производительность, обеспечивая значительную отдачу от инвестиций.

Оптимизация компоновки и установки критически важных систем

Установка критически важных систем может обернуться большими дырами в ваших карманах, но системы управления объектами позволяют менеджерам, архитекторам и инженерам просматривать полную картину всего объекта на одной панели инструментов. Это позволяет им предоставлять более оптимизированную компоновку для системных установок.

Отчеты о производительности, энергоаудит и аналитика в совокупности помогают заинтересованным сторонам бизнеса принимать более эффективные решения, которые гарантируют эффективную работу критически важных систем и обеспечивают более высокую рентабельность инвестиций.

Как внедрить программное обеспечение для управления объектами?

Внедрение программного обеспечения для управления объектами — это не однодневная работа; вам необходимо изучить требования вашей организации, например, какие действия вам необходимо выполнять с помощью программного обеспечения вашего объекта, как оно может помочь повысить производительность и многое другое.

Ниже приведены пять этапов, через которые проходит каждая организация, чтобы внедрить программное обеспечение для управления объектами:

Этап I: определение персонала

Необходимо понимать персонал, который будет взаимодействовать с решением по управлению объектами. Возможности включают почти все, но вам нужно понять это. Например, рядовые сотрудники отправляют фиксированные тикеты через портал CMMS, менеджеры отделов обновляют существующий каталог сотрудников, менеджеры по планированию полагаются на информативные информационные панели для принятия решений в отношении недвижимости и финансовых решений, менеджеры предприятий собирают и анализируют эти данные для улучшения рабочего места и ИТ-администраторы интегрируют офисные устройства через систему.

Определите, кому что нужно и почему, и оцените определенные возможности, преимущества и функции, чтобы упростить следующий этап.

II этап: Разработайте свое программное обеспечение

Следующим этапом является разработка программного обеспечения, которое соответствует потребностям вашего бизнеса. Что касается разработки программного обеспечения, вы можете обратиться к компаниям, занимающимся разработкой программного обеспечения для управления объектами, чтобы предоставить готовые к развертыванию программные решения, или заказать его разработку у поставщика услуг по разработке программного обеспечения на заказ. Нет никаких сомнений в том, что на втором этапе лучше всего разработать специальное программное обеспечение для управления объектами.

Готовое программное обеспечение может не иметь всех функций, которые требуются вашему бизнесу, или может иметь некоторые дополнительные функции, которые вам вообще не нужны, в любом случае это дорогостоящее вложение. Принимая во внимание, что когда дело доходит до разработки программного обеспечения на заказ, вы получаете то, что вам действительно нужно для вашего бизнеса, а также услуги поддержки для обеспечения бесперебойной работы программного обеспечения.

Вы можете использовать полученную информацию для принятия обоснованных решений в процессе разработки программного обеспечения . Этап разработки программного обеспечения имеет решающее значение, поскольку он включает в себя точное внедрение программного обеспечения для управления объектами. Убедитесь, что программное обеспечение, которое вы выбираете, соответствует критериям ваших бизнес-потребностей и ожиданий. Подтвердите свой MVP с точки зрения каждого аспекта, такого как пользовательский интерфейс, возможности интеграции, отслеживание отчетов и т. д.

Этап III: определение и создание системы

Теперь, когда вы, наконец, разработали специальное программное обеспечение, пришло время наметить рабочие процессы. Начните с выполнения следующих шагов, чтобы интегрировать программное обеспечение в существующие операции для создания системы:

• Перечислите процессы и задачи, которые вы можете автоматизировать с помощью платформы.
• Сбор и анализ данных , которые вы можете обновить в программном обеспечении
• Настройка режимов общения и совместной работы, встроенных в программное обеспечение
• Модернизируйте ручные процессы, которые необходимо восстановить в программном обеспечении.

Компания по разработке программного обеспечения на заказ поможет вам завершить настройку для вашего бизнеса, а также поможет вам создать и оптимизировать каждый уникальный аспект системы.

Этап IV: Программирование и развертывание

Прежде чем развертывать программную систему, протестируйте ее и убедитесь, что она разработана соответствующим образом. Этот этап также известен как этап промывки, нанесения воска и полировки, когда система готова к внедрению. Однако тестовое развертывание может нарушить работу систем и разочаровать сотрудников, поэтому вам необходимо продумать последние шаги перед развертыванием:

• Тестируйте рабочие процессы и процессы, чтобы убедиться, что они работают, как запланировано
• Установите учетные данные для сотрудников в соответствии с разрешениями и требованиями допуска
• Выявление связей между отделами, таких как порталы и рабочие процессы.
• Запустите аудит безопасности и доступности между несколькими приложениями

Этап V: нормализовать использование

Теперь, когда вы внедрили систему управления объектами, сделайте ее стандартом для выполнения любой деятельности в организации. Ваше программное обеспечение для управления объектами должно быть основой операций и принятия решений. Лучший способ заметить рентабельность инвестиций — нормализовать ее использование в различных вертикалях в вашем учреждении.

Настройка системы управления объектами — это прогрессивный процесс, который гарантирует, что вы будете соответствовать требованиям вашего рабочего места, чтобы значительно расти.

Вывод

Технология управления объектами каждый день вносит новые усовершенствования с привлечением новых технологий, которые помогают создавать устойчивые передовые системы, отвечающие стандартным требованиям бизнеса, обеспечивая при этом заметные результаты. Решение для управления объектами помогает определить лучшие способы улучшения операций и процедур технического обслуживания. При использовании лучших практик ваше учреждение становится более проактивным и менее реактивным.

Appinventiv, самая быстрорастущая компания по разработке программного обеспечения в мире, может помочь вам спроектировать, разработать и развернуть эффективное специальное программное обеспечение для управления объектами, чтобы оптимизировать ваши бизнес-процессы. Мы — команда из более чем 800 изобретателей, которые обслуживают клиентов по всему миру, предоставляя им интерактивные решения, переопределяющие опыт работы с программным обеспечением, обеспечивающие максимальную отдачу от инвестиций в ваш бизнес. Свяжитесь с нами для разработки вашего индивидуального программного обеспечения для управления объектами.

Часто задаваемые вопросы:

В: Какую аналитику данных должно отслеживать программное обеспечение для управления объектами?

О: Аналитика управления объектами включает ключевые тенденции данных, шаблоны и идеи в данных объекта. В основном существует 4 показателя, которые должно учитывать ваше программное обеспечение для управления объектами:

Описательный: показывает, что происходит сейчас на основе входящих данных.

Диагностика: объясняет, почему данные такие, какие они есть, и почему произошли события.

Прогноз: помогает предсказать, что может произойти в будущем.

Предписывающий: инструктирует и дает предложения о том, как влиять на данные и вносить эффективные изменения.

В: Какое программное обеспечение лучше всего подходит для IWMS, CAFM, CMMS и EAM?

A. Это зависит от удобства использования бизнеса. В соответствии с вашими бизнес-требованиями вы можете выбирать между IWMS, CAFM, CMMS и EAM. Тем не менее, интегрированная система управления рабочим местом предлагает полный набор, который соответствует практически всем бизнес-требованиям.

В: Какова окупаемость программного обеспечения для управления объектами?

A. Программное обеспечение для управления объектами имеет высокую рентабельность, особенно при управлении и оптимизации предприятий с несколькими офисами, которые следуют традиционным методам контрольных списков на бумаге. Чтобы рассчитать рентабельность инвестиций, умножьте общие годовые расходы на техническое обслуживание на общий процент годовой экономии. Вычтите стоимость внедрения программного обеспечения и общую годовую экономию за счет повышения эффективности, чтобы определить рентабельность инвестиций.