Как повысить зарплату своим сотрудникам с помощью поправки к правилам FLSA о сверхурочной работе

Что бы вы ни думали о текущих правилах оплаты сверхурочной работы в Законе о справедливых трудовых стандартах, их влияние на рынок труда США нельзя игнорировать. По мере того, как меняется рынок, меняются и правила. Эти изменения в политике, установленной DOL, затрагивают миллионы сотрудников и работодателей по всей стране, и их игнорирование может привести к большим юридическим проблемам. Соблюдение нормативных требований в постоянно меняющихся рыночных и законодательных условиях требует от вас сохранять бдительность и оперативную гибкость .

Поправка FLSA от 2016 года под броским и запоминающимся названием «Последнее правило по обновлению правил, определяющих и разграничивающих освобождение для руководящих, административных и профессиональных сотрудников», обновляет правила и критерии для определения освобождения наемных служащих от участия в Ярмарке. Минимальная заработная плата Закона о стандартах труда и защита сверхурочной работы.

По сути, и это то, на что вы хотите опираться, изменения порога заработной платы для освобождения от сверхурочной работы делают целесообразным предлагать сотрудникам, не освобожденным от уплаты налога, повышение их заработной платы, чтобы сократить расходы на сверхурочную работу. Однако только в том случае, если вы сможете доказать, что большинство их обязанностей являются «беловоротничковыми», потому что тогда порог освобождения составляет всего 47 тысяч в год.

Смущенный? Ну, ты не единственный. Итак, давайте разберемся, чтобы выяснить, как именно вы, как работодатель, можете оставаться в соответствии с последними правилами FLSA, избегать судебных исков, связанных с сверхурочной работой, поддерживать рентабельность заработной платы, а также повышать зарплату своим сотрудникам.

Каковы требования FLSA к оплате сверхурочных?

FLSA устанавливает стандарты минимальной заработной платы, которую работодатели должны платить большинству своих сотрудников, а также устанавливает правила обязательной оплаты сверхурочных:

Работодатель, который требует или разрешает работнику работать сверхурочно, как правило, обязан выплатить надбавку за такую ​​сверхурочную работу. Работники, подпадающие под действие Закона о справедливых трудовых стандартах (FLSA), должны получать оплату за сверхурочную работу, превышающую 40 часов в течение рабочей недели, по крайней мере в полтора раза выше их обычной ставки заработной платы. FLSA не требует оплаты сверхурочных за работу по субботам, воскресеньям, праздничным дням или обычным дням отдыха, если только в такие дни не отрабатываются сверхурочные часы. (Источник: ДОЛ)

Звучит довольно просто, но теперь все становится немного сложнее. Не на всех сотрудников распространяются требования FLSA в отношении сверхурочной работы и минимальной заработной платы. FLSA допускает исключения из правил для определенных сотрудников, занимающих административные, профессиональные, исполнительные, высокооплачиваемые должности, внешние продажи и компьютерные профессии.

Чтобы быть классифицированным как освобожденный, сотрудники должны отвечать очень конкретным критериям, установленным DOL. Это освобождение от FLSA иногда называют «белым воротничком» или «EAP»:

С 1940 года правила Департамента обычно требовали соблюдения каждого из трех критериев для применения освобождения от EAP FLSA: (1) работнику должна выплачиваться заранее определенная и фиксированная заработная плата, которая не подлежит сокращению из-за различий в качестве или количество выполненной работы («тест на основе оклада»); (2) сумма выплачиваемой заработной платы должна соответствовать установленной минимальной сумме («тест уровня заработной платы»); и (3) должностные обязанности работника должны в первую очередь включать исполнительные, административные или профессиональные обязанности, как это определено правилами («испытание обязанностей»). (Источник: ДОЛ)

Параметры, установленные для классификации освобожденных сотрудников, имеют тенденцию время от времени меняться в соответствии с постановлениями DOL. Последним из них является Окончательное решение от мая 2016 года, вступившее в силу 1 декабря 2016 года.

Что изменилось с поправкой 2016 года к правилу сверхурочной работы FLSA?

Если вам довелось щелкнуть приведенную выше ссылку на документ с окончательным решением, возможно, вы немного волнуетесь. Более восьмисот страниц текста на юридическом языке DOL достаточно, чтобы усыпить любого или, если их работа требует, чтобы они действительно прочитали все это, вызвать у них приступ паники. Тем не менее, эта поправка направлена ​​в первую очередь на обновление уровней заработной платы и компенсаций, необходимых для того, чтобы работники EAP классифицировались как освобожденные от требований FLSA по оплате сверхурочной работы.

Окончательное правило DOL от 2016 года увеличило требования к минимальной заработной плате для административной, профессиональной и исполнительной категории освобождения с 455 долларов в неделю (или 47 476 долларов в год) для должности с полной занятостью. Для высокооплачиваемых сотрудников планка тоже была поднята со 100 000 долларов в год до 134 004 долларов.

Все любят бонусы и поощрительные выплаты. С поправкой DOL 2016 года вы тоже. Правила FLSA впервые разрешают работодателям использовать бонусы, комиссионные и поощрительные выплаты для удовлетворения до 10 процентов требований к минимальной заработной плате для административных, профессиональных и исполнительных льгот.

Важно отметить, что недискреционные бонусы обычно определяются как бонусы, обещанные или согласованные заранее. Сюрпризы не в счет. Кроме того, эти платежи могут быть включены только в том случае, если они выплачиваются не реже одного раза в квартал.

С 1 января 2020 года DOL опубликует корректировки требований к заработной плате для освобожденных сотрудников. Эти обновления будут публиковаться каждые 3 года и не должны удивлять работодателей и бухгалтеров, поскольку все обновленные ставки будут опубликованы в Федеральном реестре и на веб-сайте Отдела заработной платы и рабочего времени не менее чем за 150 дней до даты их вступления в силу. Это дает вам достаточно времени для подготовки.

Соблюдение правил сверхурочной работы FLSA сегодня

После того, как в 2016 году вступили в силу изменения порога заработной платы в соответствии с окончательным правилом DOL, миллионы американских рабочих перешли черту между классификацией освобожденных и не освобожденных сотрудников. Чтобы соответствовать требованиям, работодатели должны постоянно обеспечивать надлежащую классификацию сотрудников. Все работодатели обязаны поддерживать точный учет рабочего времени и целостность записей, чтобы обеспечить рентабельность расчета заработной платы .

Правильная классификация (и переклассификация) ваших сотрудников в соответствии с последними рекомендациями FLSA — это первый шаг к соблюдению правил сверхурочной работы. Вы должны регулярно проверять классификацию своих сотрудников, а не ждать нормативных обновлений. Статус освобождения сотрудников может измениться не только в результате корректировки порога заработной платы (должен происходить каждые 3 года с 1 января 2020 года), но и в результате других обстоятельств, таких как организационные изменения.

Например, сотрудник, который больше не выполняет обязанности, включенные в критерии освобождения, или зарабатывает менее 913 долларов в неделю, должен быть немедленно реклассифицирован как не освобожденный от уплаты налогов, и ему будут выплачиваться сверхурочные в соответствии с правилами DOL.

Изменение классификации сотрудника, как в примере выше, может дорого обойтись работодателю. Невозможно обойти проверку обязанностей при определении освобождения, но можно снизить расходы, повысив заработную плату работника, чтобы он имел право на освобождение. Так что стоит сравнить затраты на повышение базового оклада для освобожденных сотрудников с возможностью переклассифицировать их в неосвобожденные и оплачивать сверхурочные в соответствии с требованиями FLSA.

Например, сотрудник, чья зарплата значительно ниже 913 долларов в неделю и редко работает сверхурочно, лучше классифицируется как не освобожденный от налога, независимо от его или ее роли в организации. Однако для сотрудника, чья зарплата близка к той же недельной сумме, и он, как правило, работает более 40 часов в неделю на регулярной основе, может быть более рентабельно повысить его зарплату, чтобы сохранить его освобожденный статус.

Точность и целостность данных, используемых для начисления заработной платы, имеют решающее значение для соблюдения правил DOL независимо от оплаты сверхурочных и политик. Кроме того, исторические записи о посещаемости могут помочь вам определить сотрудников, чья классификация может измениться в соответствии с новым FLSA, чтобы вы могли принять меры до того, как это будет стоить вам денег.

[идентификатор tg_shortcode = "1631"]

Предотвращение судебных исков по оплате сверхурочной работы и проверок DOL

С введением новых правил малые предприятия с устаревшей классификацией сотрудников обязательно станут легкой добычей для проверок DOL . Но это не единственная причина убедиться, что управление посещаемостью вашего бизнеса соответствует требованиям FLSA.

Учитывая, что 42% судебных дел о заработной плате и часах связаны со сверхурочной работой, и поскольку вы хотите, чтобы вас не затащили в суд, имеет смысл вести точный учет сверхурочной работы в соответствии с правилами. Однако отслеживать OT может быть сложно, когда классификация сотрудников меняется на не освобожденных, в то время как вы продолжаете платить им как освобожденным. И DOL, и вышеупомянутый сотрудник могут в конечном итоге стоить вам больше, чем просто ваша репутация работодателя.

Вы же не хотите оставлять обнаружение неправильной классификации сотрудников Департаменту труда или самому сотруднику. Вы хотите иметь хорошее программное обеспечение для расчета заработной платы, которое поможет вам оставаться на вершине изменений, когда они происходят, чтобы вы могли принять меры. Самостоятельный аудит — хорошее начало для очень малого бизнеса, в то время как малые и средние предприятия часто выбирают внешних поставщиков услуг для регулярного проведения аудитов.

Если вы слушаете GI Joe, а вам всегда следует слушать GI Joe, знание — это полдела. Это верно и в этом случае. Информирование и информирование ваших сотрудников о политике компании в отношении сверхурочной работы и изменениях их статуса освобождения — единственный способ гарантировать, что ваши сотрудники будут работать в соответствии с требованиями и работать продуктивно .

Предоставление вашим сотрудникам важных корпоративных знаний, таких как правила удаленной работы или справочники для сотрудников, может сэкономить вам на заработной плате и предотвратить эти нежелательные судебные процессы постфактум.

Будущее уже наступило, и технологии уже здесь, чтобы превратить соответствие требованиям и экономическую эффективность из головной боли, но в то, что вы делаете очень хорошо.

Мобильные приложения для отслеживания времени предлагают такие функции, как оповещения о сверхурочной работе в режиме реального времени, которые отправляются как на мобильные телефоны сотрудника, так и на мобильные телефоны менеджера. Приложения для обмена документами передают политики сверхурочной работы в руки ваших сотрудников, поэтому никто не может заявить, что никогда не получал их, особенно когда вносятся изменения.

Но для полного и легкого соответствия самым быстрым и простым способом является приложение для отслеживания времени, которое легко интегрируется в ваше решение для расчета заработной платы.

Состояние закона

В настоящее время изменения сверхурочной работы FLSA от 2016 года заморожены в правовой неопределенности благодаря судье Техаса, который постановил, что уровень заработной платы в соответствии с Окончательным правилом превышает полномочия Департамента, и пришел к выводу, что Окончательное правило недействительно. В последнем пресс-релизе DOL говорится, что:

31 августа 2017 г. судья окружного суда США Амос Маззант вынес упрощенное решение против Министерства труда по объединенным делам, оспаривающим Окончательное правило о сверхурочной работе. Суд постановил, что уровень заработной платы Окончательного правила превышает полномочия Департамента, и пришел к выводу, что Окончательное правило недействительно. В октябре 2017 года Департамент труда подал апелляцию на решение судьи. Как только эта апелляция будет зарегистрирована, Министерство юстиции подаст ходатайство в Пятый округ об отсрочке рассмотрения апелляции, пока Министерство труда не переоценит уровень заработной платы для освобождения.

Чтобы еще больше усложнить ситуацию, вы должны учитывать законы штатов, которые могут иметь разные правила сверхурочной работы, требующие более высокого или более низкого уровня заработной платы для освобождения от оплаты сверхурочной работы. Хорошими примерами являются Калифорния и Американское Самоа.

Вы хотите быть законопослушным работодателем и избежать этих ужасных проверок DOL и судебных исков за сверхурочную работу. Но законодатели штатов и федеральные агентства не собираются облегчать вам задачу, поэтому у вас нет иного выбора, кроме как обратить внимание и внести коррективы в платежную ведомость до того, как начнутся проблемы.

Имейте в виду, что какие бы изменения ни вносились в сверхурочную работу FLSA, вам всегда нужно будет точно отслеживать статусы освобождения сотрудников и ситуацию со сверхурочной работой. Наличие исключений из FLSA, скорее всего, сэкономит вам деньги и в то же время позволит вам повышать зарплату своим сотрудникам. Наконец, отслеживание статусов освобождения поможет вам избежать дорогостоящих судебных разбирательств, поэтому не забывайте следить за призом FLSA.