Как связаться с клиентами после отправки счета

Когда вы отправляете клиенту правильно детализированный счет, вы, как правило, ожидаете, что получите оплату быстро. К сожалению, неизбежно будут времена, когда вы столкнетесь с забывчивыми, неорганизованными клиентами или просто не желающими платить.

Независимо от причины, вам все равно нужно получать оплату за свою работу, и это может потребовать от вас проверки просроченных счетов. Хотя эти ситуации могут быть неприятными, всегда важно оставаться профессионалом, обращаясь к клиентам по поводу просроченных платежей.

В этой статье мы дадим несколько советов о том, как реагировать по электронной почте, если счет не оплачен вовремя. Мы также обсудим, как вы можете разрешить ситуацию дипломатическим путем, чтобы сохранить хорошие отношения (если это возможно). Давайте начнем!

Почему важно отслеживать (и предотвращать) неоплаченные счета

Получение оплаты вскоре после того, как вы отправляете счета своим клиентам, жизненно важно для поддержания вашего бизнеса на плаву и обеспечения бесперебойного денежного потока. К сожалению, бывают случаи, когда счета не оплачиваются вовремя по разным причинам.

В таких ситуациях вам необходимо оперативно и внимательно следить за своими клиентами по просроченным платежам. Если вы пренебрежете этим, вы можете потерять причитающиеся вам деньги, поскольку клиент мог потерять или забыть о счете. Они также могут быть смущены тем, как и когда платить вам.

Через мгновение мы обсудим, как на самом деле поступать с неоплаченными счетами. Тем не менее, также разумно подумать о том, как вы можете предотвратить превращение этого в проблему. Имея это в виду, вот несколько способов избежать появления неоплаченных счетов в будущем:

• Пишите подробные и четкие счета. Они должны содержать всю информацию, необходимую клиенту для осуществления платежа.
• Включите точную информацию о том, за что вы берете плату. Уточните, какие именно услуги вы оказывали, разбив их на отдельные элементы, где это уместно. Это устранит любую потенциальную двусмысленность, которая может заставить клиента колебаться с оплатой.
• Укажите конкретную дату выполнения. Это снижает вероятность того, что клиент отложит ваш счет на второй план и забудет об оплате.
• Предложите удобный способ оплаты. Узнайте, какой способ оплаты удобен для вашего клиента (например, онлайн-оплата), и, если возможно, предложите ему несколько вариантов.
• Взимать комиссию за просрочку платежа. Уточните в условиях оплаты счета, что если платеж не будет получен к определенной дате, с вас будет взиматься дополнительная плата.

Следуя этим простым шагам, вы сможете избежать многих ситуаций, когда в противном случае счет мог бы остаться неоплаченным. Тем не менее, все еще, вероятно, будут случаи, когда платеж не будет отправлен в соответствии с договоренностью, и в этот момент вам придется связаться с клиентом напрямую.

Как следить за счетом (4 совета)

В следующих нескольких разделах мы рассмотрим, как вам следует поступать, когда вы связываетесь с клиентом по поводу просроченного счета. Следуя этим четырем ключевым советам, вы можете повысить свои шансы на получение денег и не сжигать мосты с клиентом.

1. Не ждите слишком долго просроченного платежа

Во-первых, важно, чтобы просроченные счета не оставались неоплаченными очень долго. Иногда людям кажется, что слишком быстрое обращение может показаться напористым или непрофессиональным. Однако это не может быть дальше от истины.

На самом деле, нет ничего более профессионального, чем ожидать, что ваше соглашение будет соблюдаться всеми сторонами. Таким образом, вы должны принять меры по просроченным счетам, как только истечет срок оплаты. Будьте вежливы и не допускайте злого умысла или некомпетентности. Должно быть достаточно чего-то простого, например: «Я просто хотел напомнить вам, что этот платеж должен был быть сделан вчера. Не могли бы вы сообщить мне, когда его ожидать?»

В случаях, когда клиент просто забыл заплатить или потерял почту, часто этого бывает достаточно для решения проблемы. После того как вы отправили первоначальное электронное письмо с напоминанием об оплате, вам нужно будет повторить его в течение недели, если вы не получите ответа.

2. Всегда будьте профессиональны в своем электронном счете-фактуре.

Хотя неполучение оплаты, несомненно, является разочаровывающим опытом, важно, чтобы вы сохраняли профессиональный тон и отношение на протяжении всего процесса. Это применимо даже в том случае, если срок платежа уже давно истек, а вы не получили ни слова от клиента.

Реальность такова, что просто неконструктивно злиться или принимать на свой счет отсутствие своевременной оплаты. На самом деле, у вас гораздо больше шансов быстро разрешить ситуацию, если вы будете поддерживать спокойный, вежливый тон во всех разговорах с клиентами о просроченных платежах.

Оставаться профессионалом — это ваш лучший шанс убедиться, что клиент сделает то же самое, в то время как проявление эмоций, скорее всего, спровоцирует аналогичную реакцию. Также стоит помнить, что неоплаченный счет может быть вызван честной ошибкой, а это означает, что вы рискуете сжечь ценный мост, отправив гневное электронное письмо с просроченным счетом или выдвинув обвинения.

3. Если электронная почта не работает, звоните клиентам по поводу просроченных платежей.

Если вы отправили несколько электронных писем в течение недели или двух и ничего не получили в ответ, это может быть связано с тем, что у клиента возникли проблемы с его почтовым ящиком. Ваши сообщения могут попасть в их спам-фильтр, или они могли просто изменить свой адрес или предоставить вам неправильный адрес по ошибке.

В этой ситуации всегда полезно обратиться другим способом. Например, если у вас есть номер телефона клиента, вы можете просто позвонить ему. Кроме того, посмотрите, есть ли у вас другой адрес электронной почты в файле или есть ли кто-то еще в их организации, с кем вы можете связаться. Не бойтесь проявлять настойчивость и пробовать различные формы общения, пока что-то не получится.

4. Если после выставления счета ничего не помогает, свяжитесь со своим юристом.

Если этот процесс длился более месяца без ответа или оплаты, вам, возможно, придется обратиться в суд. На этом этапе вам следует связаться со своим адвокатом, который сможет отправить письмо-требование клиенту. Это будет включать в себя непогашенную сумму, которую вы должны, как указано в исходном счете.

Естественно, это крайняя стратегия. Надеюсь, вы никогда не окажетесь в ситуации, когда это оправдано, но вы должны знать, что это может быть необходимо. Если клиент игнорирует вас или отказывается платить, вы имеете полное право обратиться за помощью.

Вывод

Очень важно получать оплату за свою работу, но вы можете столкнуться с ситуациями, когда клиенты либо забывают, либо предпочитают не отправлять вам деньги, которые они должны. В этих случаях вам нужно быть осторожным в том, как вы с ними справляетесь.

Подводя итог, вот что вы должны иметь в виду, отслеживая свои счета:

1. Не ждите слишком долго просроченный счет.
2. Всегда будьте профессионалом.
3. Если электронная почта не работает, позвоните клиенту.
4. Если ничего не помогает, свяжитесь со своим адвокатом.

У вас есть вопросы по работе с неоплаченными счетами? Дайте нам знать в комментариях ниже!