Как написать официальное электронное письмо, которое принесет результат (с помощью шаблонов)
Опубликовано: 2023-09-13
- 20 августа 2023 г.
Содержание
Вы когда-нибудь писали электронное письмо и задумывались, не слишком ли вы небрежны? Независимо от того, являетесь ли вы продавцом, составляющим официальное электронное письмо, отправляющим профессиональный запрос или работающим с новым клиентом, есть несколько рекомендаций, которым следует следовать, если вы хотите получить результаты.
Как написать официальное электронное письмо за 9 шагов
Следуйте этим девяти шагам, чтобы задать правильный тон для вашего следующего официального электронного письма, будь то первое обращение или последующее сообщение.
1. Учитывайте свой адрес электронной почты
Когда вы отправляете официальное электронное письмо со своего личного адреса электронной почты, важно убедиться, что оно выглядит профессионально и точно отражает тон, которого вы хотите добиться.
Если вы все еще используете тот, который был использован много лет назад, с бессмысленными буквами, строками случайных чисел, вашей любимой спортивной командой или чем-то еще, что может быть сочтено непрофессиональным сотрудником или клиентом, пришло время для обновления. Лучший адрес электронной почты для отправки официальных писем, как правило, представляет собой комбинацию вашего имени и фамилии.
2. Используйте правильные шрифты
Синий, возможно, ваш любимый цвет, но это не значит, что он подходит в качестве цвета текста для официального электронного письма. В то же время, хотя у вас может быть предпочтительный шрифт при обмене сообщениями с друзьями и семьей, для официальных электронных писем придерживайтесь стилей, не отвлекающих внимание, — Arial, Calibri или Times New Roman.
Вы хотите, чтобы ваше сообщение привлекало чье-то внимание, а не выбранный вами шрифт.
3. Тщательно выбирайте тему письма.
Чем короче, тем лучше — в определенной степени. По данным Kinsta, большинство тем электронных писем имеют длину 100 символов или меньше, но оптимальная длина для более высоких показателей открываемости и кликабельности составляет от 110 до 140 символов.
При написании темы следует учитывать несколько моментов:
- Кто ваша аудитория? Ваша тема будет выглядеть по-разному при отправке официального электронного письма менеджеру по маркетингу и коллеге по профессии.
- Что волнует ваших читателей? Помимо вашего адреса электронной почты, тема вашего официального электронного письма – это то, что формирует у вашего читателя первое впечатление о вас. Побудите их открыть его, сосредоточив внимание на том, что их волнует, будь то болевые точки клиентов или взаимная связь.
Одним из наиболее важных аспектов вашей темы является то, что она должна точно отражать суть вашего официального электронного письма. Спам-темы — отличный способ потерять доверие и авторитет.
Нужны идеи по теме? Ознакомьтесь с этими рекомендациями и примерами .
4. Используйте правильное приветствие
Как только эти три шага будут выполнены, пришло время выбрать подходящее официальное приветствие по электронной почте. Сохраните случайные приветствия, такие как «Привет» и «Привет», для своих друзей и семьи.
Некоторые официальные поздравления по электронной почте, которые имеют правильный тон, включают:
- Привет
- Привет
- Дорогой
Если вы отправляете электронное письмо потенциальному клиенту или деловому партнеру, необходим более формальный тон. Вы также всегда хотите указать имя получателя. Если вы этого не знаете, найдите это. Если это неправдоподобно, вы можете адресовать свое официальное электронное письмо «Кому это может касаться» или «Команде продаж», «Команде маркетинга» и т. д., но эти приветствия никогда не должны быть вашим первым выбором.
5. Представьтесь соответствующим образом
Первое предложение вашего официального электронного письма должно кратко представить вас и вашу компанию. Получателю не нужна ваша история жизни.
Вот несколько советов о том, как официально представиться по электронной почте:
- Держать его коротким. Если вам понадобится больше одного предложения, чтобы представиться, читатель, скорее всего, пропустит весь абзац.
- Задайте вопрос. «Можете ли вы использовать больше веб-трафика? Я Джон Смит из GenericSEOCompany, и я хотел бы помочь».
Имейте в виду, что читатель хочет знать, что вы можете для него сделать; их не так интересует, кто вы и почему вы делаете то, что делаете (пока).
6. Срезаем пух
Официальные электронные письма всегда должны быть короткими и по существу. Лучше отправить электронное письмо из двух или трех предложений, чем включать в него ненужную информацию. В то же время не отправляйте электронные письма одним большим блоком текста — разбивайте его, используя короткие абзацы и маркеры.
Обрывки текста мешают получателю найти основные моменты вашего официального электронного письма. Форматирование электронной почты с большим количеством пустого пространства облегчает чтение и поиск важной информации; это также увеличивает вероятность получения ответа.
7. Завершите это правильно
Готовы подвести итоги? Обязательно завершите официальное электронное письмо соответствующим образом.
Как и в случае с приветствием, оставьте случайные фразы для переписки с семьей и друзьями. Например, вместо того, чтобы заканчивать словами «Спасибо», используйте более формальное «Спасибо».
Вот некоторые формальные заключения по электронной почте, которые имеют правильный тон:
- Искренне
- С уважением
- С наилучшими пожеланиями
- С нетерпением жду Вашего ответа
После того, как вы наладите взаимопонимание со своим корреспондентом, вы сможете подобрать более непринужденные и забавные формальные окончания электронного письма. До тех пор придерживайтесь формальных заключительных фраз, перечисленных выше.
8. Не забудьте профессиональную подпись
Адрес электронной почты и тема письма создают у получателя первое впечатление о вас, а ваша подпись в электронном письме оставляет у него последнее впечатление.
Официальная подпись электронного письма должна включать в себя:
- Полное имя
- Должность
- Контактная информация
- Ссылки на ваши соответствующие профили в социальных сетях.
Не соглашайтесь на скучную стандартную подпись — ознакомьтесь с лучшими генераторами подписей электронной почты для деловых и официальных писем.
9. Корректура (и еще раз корректура)
Как только вы отправите официальное электронное письмо, пути назад уже не будет. Даже если вы прочитаете его несколько раз, прежде чем нажать «Отправить», легко не заметить простые ошибки.
Grammarly и Hemingway — это бесплатные инструменты, которые вы можете использовать для обнаружения орфографических и грамматических ошибок, которые вы могли пропустить.
Наиболее важными вещами для двойной, тройной и четырехкратной проверки являются имя получателя и название его компании. Если вы открыли электронное письмо и ваше имя было написано неправильно, стали бы вы вообще его читать? Возможно нет. То же самое касается и названия компании: Milkshake и Mailshake — две совершенно разные вещи.
10 шаблонов официальных писем, которые стоит использовать в 2023 году
В завершение статьи приведем еще 10 формальных шаблонов электронных писем, которые вы можете настроить и использовать.
1. Запрос информации
Тема: Запрос информации о [Продукте/услуге]
Дорогой [Имя получателя],
Меня зовут [Ваше имя] из [Ваша компания]. Я обращаюсь к вам, чтобы получить дополнительную информацию о вашем [Продукте/услуге].
Не могли бы вы предоставить подробную информацию или предложить подходящее время для обсуждения?
Заранее спасибо,
[Ваша подпись электронной почты]
2. Запрос на встречу
Тема: Приглашение на встречу [Дата]
Здравствуйте, [Имя получателя],
Это [Ваше имя] из [Ваша компания]. Я хотел бы организовать встречу на [Дата] для обсуждения [Темы]. Пожалуйста, дайте мне знать о вашей доступности.
С наилучшими пожеланиями,
[Ваша подпись электронной почты]
3. Последующие действия после встречи
Тема: План действий и заметки с нашей встречи.
Дорогой [Имя получателя],
Спасибо за встречу со мной [Дата]. Я составил обзор действий и заслуживающих внимания моментов. [Краткий список пунктов]. Давайте обсудим дальнейшие шаги.
Искренне,
[Ваша подпись электронной почты]
4. Деловое предложение
Тема: Деловое предложение от [Вашей компании]
Здравствуйте, [Имя получателя],
Я [Ваше имя] из [Ваша компания]. У нас есть деловое предложение, которое может принести пользу обеим сторонам. [Кратко опишите предложение]. Можем ли мы обсудить это более подробно?
С уважением,
[Ваша подпись электронной почты]
5. Запрос на работу
Тема: Запрос на работу в [Название компании]
Привет,
Я [Ваше имя], заинтересован в позиции [Должность] в вашей уважаемой компании. [Кратко опишите свою квалификацию и опыт]. Можем ли мы обсудить это дальше?
С наилучшими пожеланиями,
[Ваша подпись электронной почты]
6. Запрос обратной связи с клиентом
Тема: Просьба о вашем ценном отзыве
Дорогой [Имя получателя],
Я [Ваше имя], [Ваша должность] в [Ваша компания]. Мы ценим ваше мнение и будем признательны за ваши отзывы о [Продукте/Услуге].
Спасибо,
[Ваша подпись электронной почты]
7. Письмо с извинениями
Тема: Наши искренние извинения за [проблему]
Дорогой [Имя получателя],
С сожалением сообщаем вам, что [опишите проблему]. Мы прилагаем все усилия, чтобы решить эту проблему, и приносим извинения за причиненные неудобства.
Искренне,
[Ваша подпись электронной почты]
8. Ценовое предложение
Тема: Ценовое предложение на [Продукт/Услугу]
Здравствуйте, [Имя получателя],
Благодарим вас за интерес к нашему [Продукту/Услуге]. Прилагаем цитату по вашему запросу. Давайте обсудим дальнейшие детали.
С наилучшими пожеланиями,
[Ваша подпись электронной почты]
9. Приглашение на мероприятие
Тема: Приглашение на [Мероприятие] [Дата] – ответить на приглашение.
С уважением, [Имя получателя],
Мы рады пригласить вас на [Мероприятие] [Дата]. Подробности мероприятия приложены. Однако количество мест и напитков для гостей ограничено, поэтому мы просим вас ответить на приглашение перед посещением мероприятия.
Мы с нетерпением ждем вашего присоединения к нам и надеемся, что вы сможете это сделать.
Теплые пожелания,
[Ваша подпись электронной почты]
10. Объявление об обновлении продукта
Тема: Потрясающие новые функции в [название продукта]
Здравствуйте, [Имя получателя],
Мы рады объявить о некоторых новых функциях нашего [название продукта]. Эти особенности [кратко опишите их здесь]. Мы считаем, что эти изменения [опишут преимущества]. Давайте запланируем звонок, чтобы рассказать вам об этих улучшениях.
С наилучшими пожеланиями,
[Ваша подпись электронной почты]
Написание официального электронного письма не должно быть проблемой. Выполните эти девять шагов, и вы будете готовы отправлять профессиональные официальные электронные письма, которые принесут результаты. Если вы хотите овладеть искусством работы с электронной почтой, посетите наш бесплатный мастер-класс по холодной электронной почте.
