Полное руководство по управлению персоналом для малого бизнеса в 2022 году

Как владелец малого бизнеса или менеджер, вы привыкли носить много шляп. Вы не только несете ответственность за стратегический надзор и руководство своим бизнесом, вы также активно участвуете в повседневных задачах, особенно когда речь идет об управлении персоналом.

Но объем HR-функций даже для малого бизнеса огромен. Это может быстро перегрузить ваше время, и вы можете потратить часы на бумажную работу с персоналом и администрирование. У вас едва хватает времени, чтобы убедиться, что ничего не ускользает, не говоря уже о том, чтобы сосредоточиться на развитии и росте своего бизнеса.

Неудивительно, что наличие достаточного количества времени, чтобы сделать все, является одной из пяти главных забот владельцев малого бизнеса.

Вот почему неизбежно возникает необходимость делегировать HR — либо другому человеку, либо команде внутри вашей организации. Но как узнать, когда настало подходящее время для этого? И как вы настраиваете выделенного HR-специалиста или команду?

Читай дальше что бы узнать!

Что такое HR?

HR означает человеческие ресурсы. Общество управления человеческими ресурсами (SHRM) определяет управление персоналом как «процесс управления сотрудниками организации… для эффективного достижения целей организации».

В конечном счете, команда HR несет ответственность за весь опыт сотрудников, от найма до увольнения, увольнения или выхода на пенсию, а также за все, что между ними.

Это включает:

• Набор и удержание
• Управление компенсациями и льготами
• Заработная плата, включая соблюдение налогового законодательства
• Удовлетворенность сотрудников, вовлеченность, безопасность и благополучие
• Включение и выключение
• Обзор производительности
• Награды и признание сотрудников
• Разработка и поддержка ресурсов для сотрудников, таких как учебные пособия и справочники для сотрудников.
• Создание корпоративной культуры
• Участие сотрудников и общение
• Тренировка и развитие
• Отслеживание времени и посещаемость
• Соблюдение трудового законодательства

Малый бизнес занимается кадровыми вопросами с момента принятия на работу первого сотрудника. Имея всего несколько сотрудников, можно было бы самостоятельно управлять задачами отдела кадров в дополнение к своим обязанностям по управлению и владению. Но по мере роста вашего бизнеса легко увидеть, как этот список становится слишком большим для одного человека!

Ключевые функции HR для малого бизнеса

Ключевые области человеческих ресурсов для малого бизнеса:

1. Набор и удержание
2. Компенсации и льготы
3. Вовлечения сотрудников
4. Тренировка и развитие
5. Соблюдение трудового законодательства.

Давайте подробнее рассмотрим каждый из них и почему они важны для вашего бизнеса.

Привлечение и удержание лучших специалистов — одна из важнейших функций HR для малого бизнеса. Но это не дешево. Качественные методы найма и удержания требуют времени и денег для разработки и внедрения.

Подбор персонала включает в себя подготовку должностных инструкций, создание основы для принятия решений о найме, управление процессом найма, включая собеседования, заполнение документов о соответствии требованиям, таких как трудовые договоры и документы, подтверждающие право на работу, а также разработку и реализацию процесса адаптации.

Разнообразие, равенство и инклюзивность (DEI) являются важным аспектом найма для компаний любого размера. DEI должен быть больше, чем символический жест. Он должен пронизывать все уровни и функции вашей организации, включая HR. DEI является важным фактором в привлечении лучших специалистов: почти 80% сотрудников хотят работать в организации, которая ценит DEI.

Помимо привлечения новых талантов, HR также отвечает за политику и методы удержания. Стратегии, направленные на повышение удовлетворенности и вовлеченности сотрудников, а также обучение и развитие, являются хорошими способами повышения удержания сотрудников.

HR обычно отвечает за определение философии вознаграждения организации, стратегии вознаграждения и структуры вознаграждения, включая базовое вознаграждение и дополнительное вознаграждение.

При разработке структуры оплаты вам необходимо знать о любых установленных законом минимальных заработных платах, а также о том, что ваши конкуренты предлагают сотрудникам.

Важной частью вашего компенсационного пакета являются льготы для сотрудников, такие как медицинская страховка, оплачиваемый отпуск, гибкий график работы, комиссионные и программы оздоровления сотрудников. Преимущества важны для сотрудников. Хотя заработная плата важна, 79% сотрудников согласились бы на новые или дополнительные льготы вместо повышения заработной платы.

Как и установленная законом минимальная заработная плата, важно определить любые льготы, которые вы должны предоставлять по закону. Они зависят от вашего местоположения и могут включать в себя такие льготы, как компенсация работникам, оплачиваемый отпуск и страхование по инвалидности.

Еще одним аспектом компенсации является заработная плата и налоги. Даже для малых предприятий с ограниченным числом сотрудников эти процессы могут быстро стать сложными и трудоемкими. Многие владельцы малого бизнеса недооценивают, сколько времени может занять расчет заработной платы, что может составлять почти пять часов за каждый платежный период.

Вовлеченность сотрудников — это связь сотрудника с организацией и ее целями. Это играет важную роль в успехе вашего бизнеса. Это может напрямую повлиять на вашу прибыльность — вовлеченные сотрудники работают более продуктивно и с меньшей вероятностью будут отсутствовать на работе. С другой стороны, 74% активно незаинтересованных сотрудников ищут новую работу или следят за другими возможностями.

HR занимается разработкой стратегий и процессов, направленных на решение любых основных проблем, влияющих на вовлеченность, таких как повышение морального духа сотрудников. Это улучшает удержание и вашу прибыль.

Предложение постоянных возможностей профессионального развития вашим сотрудникам имеет решающее значение для повышения уровня мотивации и вовлеченности. Сотрудники жаждут возможности освоить новые навыки. В опросе Deloitte почти 80 % миллениалов назвали формальное обучение на рабочем месте, обучение на рабочем месте и профессиональное развитие важными для того, чтобы помочь им работать наилучшим образом.

Хорошо продуманная программа обучения и развития также помогает подготовить сотрудников к внутреннему продвижению по службе, что позволяет сэкономить на привлечении внешних специалистов.

В обязанности отдела кадров по обучению и развитию входит подготовка руководства для сотрудников, в котором излагаются миссия вашей компании, основные ценности, ожидания сотрудников, политика компании, а также процедуры дисциплинарного взыскания и увольнения.

Даже для малых предприятий существует широкий спектр трудовых законов и правил, регулирующих взаимодействие сотрудников. Одной из основных функций отдела кадров является отслеживание любых изменений в трудовом законодательстве и правилах и обеспечение их полного соблюдения вашей организацией.

Например, малые предприятия в США должны учитывать свои обязательства в соответствии с рядом федеральных законов, включая:

• Закон о безопасности и гигиене труда 1970 г.
• Раздел VII Закона о гражданских правах 1964 г.
• Закон о возрастной дискриминации при приеме на работу 1967 г.
• Разделы I и V Закона об американцах-инвалидах 1990 г.
• Закон о семейных и медицинских отпусках
• Закон о справедливых трудовых стандартах
• Национальный закон о трудовых отношениях

Стоимость несоблюдения нормативных требований может быть высокой, что приводит к большим штрафам или другим санкциям. Другие расходы включают ущерб репутации и нарушение работы вашего бизнеса, пока вы решаете проблему. Но самое главное, сотрудники хотят знать, что вы привержены вопросам соответствия, разработанным для их защиты.

Преимущества делегирования HR

Эффективный HR необходим для успеха бизнеса, независимо от его размера. HR задает тон для внутренней коммуникации и напрямую влияет на культуру вашей компании, а также на вашу прибыль. Ваши сотрудники — ваш самый ценный ресурс, поэтому забота об их благополучии с помощью кадровой политики и процедур должна быть приоритетом.

Назначение специального специалиста по кадрам или создание отдела кадров требует первоначальных вложений времени и денег. Но в этом есть много преимуществ, как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе.

• Экономит ваше время . Как владелец или менеджер малого бизнеса, ваше время чрезвычайно ценно. Принятие на себя обязанностей по управлению персоналом помимо ведения бизнеса может обременить вас большой рабочей нагрузкой, включая трудоемкие административные задачи и управление документами. Делегируя HR, вы можете освободить свое время, чтобы сосредоточиться на других высокоуровневых управленческих и стратегических решениях, направленных на развитие вашего бизнеса.
• Экономит ваши деньги . Цена принятия неправильных HR-решений — или вообще непринятия решений — может быть высокой. Например, когда дело доходит до плохих наймов, по консервативным оценкам Гэллапа, стоимость замены работника может быть в 0,5–2 раза больше его годовой зарплаты.

Выделенный специалист по персоналу или команда могут сосредоточить свое время и ресурсы на принятии качественных и эффективных кадровых решений. Они также могут повысить эффективность за счет стандартизации и централизации кадровых процессов и принятия решений.

• Развивает внутреннюю HR-компетенцию . Назначив конкретного человека или команду для управления персоналом, вы можете начать накапливать институциональные знания вашей организации. Это позволяет тем, кто выполняет функции HR, стать специалистами, обладающими конкретными знаниями о вашей организации и ее сотрудниках. Эта комбинация повышает шансы на более эффективное принятие кадровых решений.
• Обеспечивает соответствие . Учитывая сложность и постоянно меняющийся характер трудового законодательства и нормативных актов, нереально ожидать, что вы будете следить за соблюдением требований, одновременно управляя бизнесом. У специальной команды HR есть время и знания для отслеживания событий, ведения необходимых записей и управления аудитами. Несоблюдение необходимых законов и нормативных актов может дорого обойтись, поэтому делегирование ваших обязанностей по управлению персоналом — это выгодное вложение.

Альтернатива — кадровые аутсорсинговые компании.

Вместо того, чтобы назначать специального сотрудника отдела кадров или создавать собственную команду отдела кадров, некоторые малые предприятия используют услуги аутсорсинга человеческих ресурсов, такие как профессиональная организация по трудоустройству (PEO).

PEO действует как заместитель работодателя для организации, заключая контракты с сотрудниками от имени организации. Эта структура позволяет PEO выполнять ряд административных функций управления персоналом от имени малого бизнеса, включая начисление заработной платы, налоги, вознаграждения работникам, компенсацию работникам, соблюдение нормативных требований и другую кадровую поддержку.

Если вы рассматриваете этот вариант, важно взвесить затраты и выгоды. Для владельцев малого бизнеса перспектива аутсорсинга управления персоналом может быть привлекательной — это экономит много времени и передает управление персоналом в руки опытной третьей стороны.

Но PEO обычно взимают высокую плату за свои HR-услуги для малого бизнеса. Привлечение службы кадрового аутсорсинга также может задушить институциональные знания вашей организации, которые могут быть особенно полезны по мере роста вашего бизнеса. У сотрудников также могут быть оговорки в отношении взаимодействия с третьей стороной по вопросам трудоустройства.

Когда пора делегировать HR?

Подходящий момент для назначения выделенных специалистов по кадрам или создания собственной HR-команды зависит от обстоятельств вашего бизнеса, включая бюджет, прогнозируемый рост и размер.

Как правило, многие HR-специалисты говорят, что вам следует подумать о делегировании HR-функций, когда ваша организация вырастет до более чем 10 сотрудников. На этом этапе управление персоналом может стать непосильной задачей для владельца или менеджера малого бизнеса, особенно в том, что касается соответствия требованиям, поскольку требования соответствия могут быть сложными, часто сформулированными и часто меняющимися.

Другие индикаторы включают, когда:

• Начинают возникать ошибки, например, пропускаются требования соответствия
• Организация сталкивается с периодом значительных изменений или роста
• Вы просто не в состоянии идти в ногу с повседневными HR-процессами, а также с другой своей работой.
• HR-процессы занимают большую часть вашего времени, из-за чего вы не можете сосредоточиться на работе на уровне стратегии.

Когда вы достигнете этого момента, самое время серьезно подумать о назначении специального сотрудника или команды отдела кадров.

Как создать отдел кадров за 7 шагов

Процесс делегирования HR специфичен для обстоятельств вашего бизнеса и зависит от таких факторов, как возраст и размер вашего бизнеса, его прогнозируемый рост и отрасль. В качестве отправной точки, вот восемь шагов, которые помогут вам определить ваши потребности в персонале и создать внутренний отдел кадров.

Понимание текущего состояния HR в вашей организации помогает определить потребности и обеспечивает основу для создания HR-команды. Посмотрите на ключевые функции HR, описанные в начале этой статьи, и подумайте, выполняет ли их ваша организация в настоящее время. Если да, то насколько хорошо? Если нет, то нужно ли вам заняться этой областью?

Сбор отзывов от других сотрудников или отделов об их HR-потребностях также может помочь на этом этапе. В конце этого процесса вы определите кадровые потребности и приоритеты вашей организации.

После того, как вы определили потребности вашей организации в персонале, вы можете сформировать команду для их удовлетворения.

Вы можете обнаружить, что для начала вам нужен только один преданный специалист по персоналу, например, специалист по персоналу. Большим компаниям или компаниям, которые быстро расширяются, может потребоваться более крупная команда HR. Это может включать в себя сочетание менеджера по персоналу, менеджера по найму, координатора по персоналу и помощников по персоналу.

Даже в небольшой команде HR важно четко определить роли и обязанности, чтобы убедиться, что вы удовлетворяете организационные потребности.

Как только вы узнаете, какие должности вам нужно заполнить, вы можете искать талантливых людей для их заполнения. При внешнем найме на должность HR обращайте внимание на такие важные навыки, как эмоциональный интеллект, грамотная коммуникация, разрешение конфликтов, решение проблем и тайм-менеджмент.

Не забывайте о своих существующих сотрудниках — вы всегда можете повысить их внутри компании, если у кого-то есть необходимые навыки.

Еще один способ создать свою команду HR — определить потенциальных сотрудников и инвестировать в их обучение и развитие для последующего перехода на должность HR.

Использование программного обеспечения для автоматизации повседневных задач и оптимизации HR-процессов необходимо для создания эффективной HR-команды.

Большая часть работы с персоналом — это ведение документации. Для целей соответствия и аудита необходимо хранить различные кадровые документы, такие как информация о заработной плате, записи об обучении, документы о приеме на работу, формы о приеме на работу, дисциплинарные меры и записи об увольнении. Использование программного решения для управления персоналом с мобильным приложением позволяет вашим сотрудникам и отделу кадров обновлять и получать доступ к этим записям из любого места и в любое время.

Вы также можете использовать приложение для управления персоналом, чтобы автоматизировать ряд задач, связанных с персоналом, включая отслеживание времени для расчета заработной платы, адаптацию, опросы сотрудников, обучение и даже вознаграждения и признания.

Ключевые показатели эффективности (KPI) необходимы для измерения эффективности вашей HR-команды. HR KPI включают текучесть кадров, удовлетворенность, затраты на обучение, производительность, невыходы на работу и внутренние показатели продвижения по службе.

Постановка этих целей сейчас поможет вам в дальнейшем оценить эффективность вашего сотрудника или команды отдела кадров и их вклад в общую бизнес-стратегию. В то же время они также определяют принятие решений в области управления персоналом.

Принятие кадровых решений также зависит от вашего бюджета. Выделение финансовых ресурсов вашей команде HR теперь помогает им расставлять приоритеты в расходах и обеспечивать эффективную работу HR.

Для этого просмотрите предыдущие расходы вашей организации на персонал и спрогнозируйте ожидаемые потребности в персонале. Имейте в виду, что ваш бюджет на персонал должен покрывать основные функции, такие как заработная плата, льготы, DEI, безопасность и благополучие сотрудников, а также подбор персонала, кадровые технологии, обучение и развитие.

Бюджет HR должен исходить от уровня руководства, чтобы он работал вместе с более широким бюджетом организации и бизнес-целями.

Как только ваша команда HR будет на месте, они могут приступить к работе с HR вашей организации. Это включает в себя разработку стратегии управления персоналом, а также поддерживающих политик и процедур.

Хотя делегирование HR-функций исключает их из списка ежедневных дел, вам все равно придется контролировать команду HR. Вам следует продолжать пересматривать кадровые потребности вашего бизнеса в рамках более широкой бизнес-стратегии, особенно по мере того, как ваша небольшая компания продолжает расти. Со временем вы можете обнаружить, что вам нужно добавить или скорректировать роли или переопределить приоритеты HR, чтобы отразить меняющиеся потребности вашего бизнеса.

Дополнительные HR-ресурсы для малого бизнеса

Принимая решение о делегировании обязанностей отдела кадров, вы хотите быть максимально информированными.

Вот еще несколько ресурсов по HR для малого бизнеса:

• У Общества управления человеческими ресурсами (SHRM) есть ряд полезных статей.
• Малые предприятия в США могут обращаться к веб-сайту Министерства труда, особенно по вопросам соблюдения требований, или к блогу отдела кадров Торговой палаты США.
• Academy to Innovate HR (AIHR) предлагает несколько бесплатных онлайн-ресурсов по управлению персоналом, включая блоги, подкасты, руководства и тематические исследования.
• В нашем блоге Connecteam есть ряд статей на различные темы управления персоналом малого бизнеса.

Время делегировать HR в вашем малом бизнесе?

Как владелец малого бизнеса, вы, несомненно, потратили много времени на управление повседневными функциями управления персоналом в своем бизнесе. Но такой подход может быстро стать неуправляемым, особенно по мере роста вашего бизнеса и количества сотрудников.

Делегирование HR для вашего малого бизнеса специальному специалисту или команде HR высвобождает ваше время и, как правило, экономит деньги вашего бизнеса в долгосрочной перспективе. Это гарантирует, что ваша организация соблюдает все соответствующие трудовые законы и правила. В то же время он создает внутреннюю команду, которая знает все тонкости кадровых потребностей вашей организации.

Вынос? Если вы все еще управляете кадровыми потребностями бизнеса, которым владеете или управляете, возможно, пришло время подумать о делегировании этих обязанностей. Это изменение принесет пользу вам, вашему бизнесу и вашим сотрудникам.