Подробное руководство по краже времени: почему и как это происходит, стоимость и как это предотвратить

Если у сотрудников есть возможность подделать свои табели учета рабочего времени или часы, они, скорее всего, это сделают. Например, они попросят надежного коллегу присмотреть за ними, пока они опаздывают. Это известно как удары приятеля. В Соединенных Штатах из-за избиения приятелей работодатели ежегодно платят 373 миллиона долларов на ненужные затраты на оплату труда.

Попросив коллегу зафиксировать вас, вы, по сути, пропускаете смену, независимо от того, является ли она частью целой смены. Если сотрудник пришел на работу, но не приходит еще 20 минут, это кража времени.

Если ваша компания отслеживает время на бумаге, это дает сотрудникам широкие возможности лгать о том, сколько часов они отработали. Или, если вы позволите сотрудникам подсчитывать свое время с помощью программы, например листа Excel, они смогут легко скорректировать свое время.

Сотрудники обычно округляют свое время. Например, если сотрудник уходит из офиса в 5:55, вместо этого он округлит время до 6:00. В конце концов, что такое несколько минут здесь и там? (Ну, согласно цифрам, работодатели в Соединенных Штатах ежегодно теряют 11 миллиардов долларов из-за кражи рабочего времени сотрудников .)

Кража времени на работе может быть вызвана тем, что сотрудники берут более продолжительные перерывы, чем разрешено политикой перерывов. Например, сотрудник может взять 45-минутный обеденный перерыв, но отметить в своем табеле только 30 минут. То же самое касается чрезмерных перекуров.

Прочтите наше руководство по перерывам на обед и отдых, если вы все еще не знаете, какой должна быть политика.

Когда сотрудник выполняет личные задачи или просматривает страницы в социальных сетях, находясь в рабочее время, это кража времени. Эти вопросы должны решаться во время обеденного перерыва, но вместо этого они должны выполняться в рабочее время. Например, они разговаривают по телефону, оплачивают счета, организуют свидания или уход за детьми, болтают с другом и так далее. Или, может быть, они размещают сообщения в социальных сетях, таких как Facebook или Twitter. Или сотрудник может играть в игры на своем телефоне или переписываться с членами семьи. Так что даже если они на работе, сотрудник определенно не работает.

Сотрудники могут стать очень хитрыми с кражей времени, когда они путешествуют по работе. Сотрудник может потягивать кофе в кафе или покупать книгу в местном книжном магазине — все это, пока он на часах, является кражей времени.

Сотрудник может прийти пораньше, но вместо того, чтобы сразу приступить к работе, он готовит кофе или болтает с коллегой о нерабочих вопросах. Или сотрудник может закончить свою работу на 15 минут раньше, но вместо того, чтобы закончить работу, он проводит время до официального окончания смены.

Когда вы создаете политику кражи времени, вы должны учитывать, что если сотрудник ворует время на работе, то это может быть потому, что он просто не понимает, что ожидается от его должностной роли. Например, если официант ресторана пишет друзьям, потому что рядом с ними нет клиентов, но вы хотите, чтобы они убирали столы или подметали пол, вам нужно быть четким.

Сотрудники должны точно понимать, в чем заключаются их рабочие обязанности, чтобы не тратить время компании впустую. Не просто просите их сделать что-то, например: «Вы можете подмести пол?» Так как они могут считать это разовой обязанностью. Вместо этого скажите им, что когда они не помогают клиентам, им нужно выполнять следующие задачи (A, B, C, D и т. д.).

Это должно быть сделано с первого дня и может быть легко доступно в справочнике для сотрудников в разделе политики кражи времени. Четко определите, как будет выглядеть первый день, неделя, месяц и т. д. для сотрудника, особенно в отношении его должностных обязанностей и обязанностей.

Использование мобильного решения для отслеживания рабочего времени значительно упрощает управление рабочим временем сотрудников .

Connecteam — прекрасный пример системы учета рабочего времени, которая позволяет сотрудникам отслеживать приход и уход со смены с помощью своих смартфонов. Это делает отслеживание рабочего времени доступным в любое время из любого места работы. Кроме того, когда сотрудник приходит или уходит, его временная метка GPS также отображается на карте, поэтому вы всегда знаете, когда и где он был в то время, когда он пришел или ушел.

У каждого сотрудника есть свой уникальный логин, что делает Connecteam отличным решением для борьбы с нападками приятелей. Подробнее о том, почему так много малых предприятий выбирают Connecteam для учета рабочего времени, читайте здесь.

• Возможности Geofence гарантируют, что сотрудники вообще не смогут работать, когда они не находятся в рабочей зоне.
• Ограничения по часам гарантируют, что сотрудники не могут прийти на работу раньше, чем должны, даже если они решили прийти пораньше и ОНИ НАХОДЯТСЯ на рабочем месте, просто ожидая начала своей смены.
• Автоматический выход из рабочего дня помогает гарантировать, что сотрудники не «забудут» выйти из рабочего дня или просто останутся на рабочем месте немного дольше без всякой причины, чтобы каждый день выкроить еще несколько минут.
• Уведомления в режиме реального времени предупреждают вас о сотрудниках, которые все еще находятся на рабочем месте, о сотрудниках, которые были автоматически уволены, и многое другое, чтобы вы, как менеджер, точно знали, что происходит в поле.
• Установите заблокированные дни в приложении — это означает, что администратор с соответствующим разрешением просмотрел часы для этого дня и утвердил часы для начисления заработной платы.
• Получайте оповещения, если сотрудник использует новое устройство . Если сотрудник использует другую модель или версию телефона (или даже другую версию приложения Connecteam), то менеджер будет предупрежден, поскольку это сигнализирует о том, что либо ваш сотрудник купил новый телефон, либо попросил кого-то войти в систему своего пользователя в приложении. .

Кроме того, через мобильное приложение сотрудники могут запрашивать отгулы, просматривать текущие или прошлые табели учета рабочего времени и даже экспортировать их в Quickbooks Online или интеграцию с Gusto от Connecteam для получения 100% точной заработной платы, могут общаться с вами через чат в приложении, могут добавлять подробные примечания к смене и многое другое.

Connecteam предоставляет вам, менеджеру, все инструменты, необходимые для того, чтобы ваши сотрудники работали только в то время, когда они должны работать, и предоставляет вам всю необходимую информацию в любое время, чтобы выявить и отследить кражу вашего времени. политикой легче управлять.

В своем кодексе поведения для политики кражи времени четко укажите, какие правила касаются прихода и ухода. Для вас, как для менеджера, очевидно, что приходить на работу к коллеге нельзя, или что играть в игры на личном телефоне во время работы считается кражей времени, однако это может быть очевидно для всех остальных.

Сотрудники не всегда останавливаются и думают о последствиях своего поведения и о том, как это повлияет на прибыль компании. Кроме того, честность сотрудника и его коллег серьезно пострадала.

Итак, запишите это в своем кодексе поведения и руководстве для сотрудников, чтобы было ясно, какова политика кражи времени. Ручные знаки и плакаты по всему рабочему месту. Включите сообщение в приложение часов. Устраивайте ежемесячные собрания, чтобы напомнить всем о правилах.

Какой бы метод вы ни использовали, всегда будьте активны и следите за тем, чтобы все были в курсе политики кражи времени.

Кроме того, убедитесь, что вы следуете правилам, когда речь идет об отслеживании рабочего времени вашего сотрудника.

Нет никаких сомнений в том, что у менеджеров есть много задач, которые нужно решать, и иногда все проваливается. Однако если вы оставите кражу времени без контроля, вы пошлете своим сотрудникам неверный сигнал. Поэтому крайне важно, чтобы вы выполняли свои дисциплинарные процедуры, когда кто-то совершает кражу времени.

Например, если совершена и поймана кража времени, вы можете следовать этим рекомендациям по урегулированию вопроса: устное предупреждение, письменное предупреждение, приостановка и прекращение действия. Запишите это в своей политике кражи времени, чтобы сотрудники знали, что и когда произойдет.

Тем не менее, убедитесь, что все правонарушения рассмотрены, прежде чем объявлять выговор сотруднику. Например, вы ловите сотрудника, делающего селфи в отсутствие клиентов, вместо того, чтобы сделать официальное устное предупреждение или написать об этом, поговорите с ним, чтобы напомнить ему о правилах. Убедитесь, что они понимают, какие обязанности они должны выполнять, если поблизости нет клиентов. Есть огромная разница между началом работы на две минуты раньше и двухчасовым обеденным перерывом. Будьте ясны в политике кражи времени для всех обстоятельств.