Что такое система менеджмента качества? - Полное руководство для начинающих по системам управления качеством

Разве каждая компания не мечтает максимизировать производительность, предоставлять первоклассные продукты и услуги довольным клиентам, а также постоянно выявлять и использовать возможности для улучшения? Хотя это может звучать слишком хорошо, чтобы быть правдой, система управления качеством (СМК) может сделать это реальностью.

Однако это легче сказать, чем сделать. Многие компании борются с успешным внедрением этих сложных систем. И именно поэтому мы здесь, чтобы поддержать вас!

Чтобы сделать все это намного проще, это полное руководство для начинающих предоставит вам все ноу-хау о том, что такое система управления качеством, ее преимущества и как вы можете успешно создать и внедрить ее в своей компании.

Давайте погрузимся в это!

Что такое система менеджмента качества (СМК)?

Начнем с самого начала и ответим на вопрос, что же такое на самом деле система менеджмента качества?

СМК, означающая систему управления качеством, представляет собой систему, которая документирует политики, процедуры и средства контроля, необходимые организации для постоянного улучшения качества своей продукции или услуг, обеспечивая соответствие или превышение ожиданий и требований клиентов.

Проще говоря, система управления качеством помогает компании координировать и направлять свою деятельность для удовлетворения требований клиентов и нормативных требований, а также для постоянного повышения эффективности и результативности своей деятельности.

Преимущества использования систем управления качеством

Внедрение системы управления качеством может положительно повлиять на каждый аспект деятельности вашей организации. К основным преимуществам относятся:

• Выполнение требований клиентов : это помогает укрепить доверие к вашей компании, что укрепляет и расширяет вашу клиентскую базу, продажи и повторный бизнес.
• Соблюдение организационных требований : Это гарантирует, что ваша компания соблюдает политики и правила и предоставляет свои продукты и услуги наиболее эффективным с точки зрения затрат и ресурсов способом. Это создает пространство для роста и увеличения прибыли.
• Возможность постоянного улучшения : отслеживание ваших операций и удовлетворенности клиентов даст вам представление о том, какие изменения необходимы для обеспечения высочайшего качества вашего продукта или услуги. Это уменьшит количество жалоб и возвратов клиентов, сэкономив ваше время и деньги в долгосрочной перспективе.

Эти преимущества предлагают дополнительные преимущества, в том числе:

• Четко определенные политики централизованного контроля качества.
• Согласованные и стандартизированные процессы.
• Рост производительности.
• Более эффективное использование ресурсов компании.
• Снижение затрат.
• Улучшение морального духа компании и сотрудников, вовлеченности и понимания индивидуального вклада.
• Передаваемая готовность производить стабильные результаты.
• Способность выявлять недостатки, пробелы в производстве и удовлетворенности клиентов, а также проблемы в процессах, целях или функциях.
• Высокий потенциал для определения возможностей обучения.
• Расширение сотрудничества сотрудников для удовлетворения ожиданий клиентов.

Различные типы СМК?

У каждой компании есть свой уникальный набор продуктов или услуг, цели, отраслевые стандарты и многое другое. Таким образом, существует множество различных типов систем управления качеством для удовлетворения этих разнообразных потребностей, а именно:

• Стандартизированные системы : Эти системы управления качеством следуют ряду федеральных норм и правил. К ним относятся сертификаты ISO, такие как ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, ISO 13485 и ISO 45001.
• Всеобщее управление качеством (TQM) : этот подход делает упор на качество во всех аспектах бизнеса. Он направлен на разработку качественных продуктов и услуг в долгосрочной перспективе путем разбивки каждого процесса и действия, чтобы определить, как они влияют на эффективность организации и цели в области качества.
• Непрерывное улучшение качества (CQI) : эта СМК направлена ​​на постоянное улучшение качества, уделяя особое внимание вкладу команд и отдельных лиц, а не процессам и функциям.
• Шесть сигм : этот подход использует статистику и данные для анализа и снижения вероятности ошибок или дефектов. Это происходит в пять этапов: определение, измерение, анализ, улучшение и контроль.

Основные элементы и требования СМК

Система управления качеством состоит из нескольких элементов, каждый из которых помогает вам удовлетворить требования ваших клиентов и организации. В то время как системы управления качеством должны удовлетворять уникальные потребности компании, аспекты каждой СМК должны включать:

Политика и цели в области качества

Ваша политика в области качества определяет, что означает качество в вашей компании, позволяя вам устанавливать ожидания. Цели в области качества связывают требования клиентов и конкретные, измеримые и достижимые цели, воплощая видение вашей компании на практике.

Руководство по качеству:

Это документ, описывающий систему менеджмента качества вашей компании. Согласно требованиям ISO (Международная организация по стандартизации) 9000, он должен включать:

1. Полное описание области применения СМК.
2. Полная информация о каждом требовании стандарта ISO 9001.
3. Подробная информация и пояснения о любых элементах СМК, которые не могли быть применены и были исключены из реализации.
4. Ссылки на конкретные процедуры качества, используемые в организации.
5. Блок-схема, иллюстрирующая последовательность и взаимодействие между вашими основными бизнес-процессами.
6. Политика и цели компании в области качества, которые показывают, что она полностью привержена качеству.

Структура компании и модель ответственности

Это должна быть четкая и обновленная схема структуры вашей организации и определенных ролей и обязанностей каждого человека, которые могут быть связаны со стандартными операционными процедурами. Этот документ должен охватывать полный жизненный цикл продукта или услуги.

Управление данными

Чтобы иметь успешную структуру системы управления качеством, вы должны иметь доступные значимые данные о качестве. Ваша политика управления данными должна охватывать типы данных, методы сбора, источники, обязанности, хранение, удаление и оценку.

Типы данных должны охватывать:

• Удовлетворенность клиентов
• Качество поставщика
• Отслеживание продукта или услуги и процесса
• Несоответствия
• Тенденции
• Корректирующие или профилактические меры

Процессы

Подход систем менеджмента качества к контролю качества заключается во внедрении стандартизированных повторяемых процессов. Стандарты управления качеством требуют от компаний точного определения и определения всех своих операций. Это создает полную картину процессов вашей компании и того, как они взаимодействуют с такими ресурсами, как сотрудники, оборудование или технологии.

Основываясь на этих определениях, компании могут формулировать стандарты процессов, создавать методы измерения успеха, использовать стандартизированный подход для обеспечения качественной продукции и работать над постоянным улучшением.

Постоянные возможности улучшения

Создание процессов постоянного совершенствования требует четкого документирования средств контроля в компании, в том числе:

• Планирование СМК
• Цели качества
• Требования соответствия
• Дизайн безопасности
• Мышление, основанное на риске и возможностях
• Несоответствие и корректирующие действия (CAPA)
• Постепенное улучшение и прорывные инновации
• Оценка и проверка СМК

Удовлетворенность клиентов

Одним из основных элементов СМК является требование к компаниям отслеживать удовлетворенность клиентов, чтобы убедиться, что стандарты качества их продукта или услуги соблюдены.

Чтобы правильно измерить удовлетворенность клиентов, необходимо определить соответствующие методы измерения отношения и жалоб клиентов. Такие методы могут включать опросы об удовлетворенности клиентов и процедуры рассмотрения жалоб.

Инструменты качества

СМК должна диктовать четкую политику обслуживания каждого инструмента, используемого для измерения качества, на основе национальных или международно признанных стандартов. Эта политика должна, например, включать общепризнанные стандарты калибровки приборов и рекомендации по идентификации и регистрации калибровки.

Использование программного обеспечения для стандартизации использования цифровых отчетов и контрольных списков для таких задач очень полезно.

Контроль и управление документами

Система управления качеством определяет стандарты для типов документации, необходимой для управления качеством, таких как политика в области качества, руководство по качеству, процессы и ведение записей. Вы должны иметь надлежащую документацию, подтверждающую эффективность СМК.

Этапы создания и внедрения СМК

Основные шаги по созданию и внедрению вашей системы менеджмента качества:

1. Дизайн и сборка

На этапе проектирования и построения вы определяете структуру, процессы и планы внедрения вашей СМК. Высшее руководство должно контролировать этот шаг, чтобы гарантировать, что на разработку СМК влияют цели, потребности бизнеса, предоставляемые продукты и услуги, а также потребности клиентов.

Во-первых, составьте три определяющих документа: область применения СМК, политика в области качества и цели СМК. Затем создайте необходимые ресурсы, необходимые для реализации процедур СМК. К ним относятся карты процессов и блок-схемы с подробными рабочими инструкциями, а также организационная структура с подробным описанием ролей и обязанностей на протяжении разработки продукта или предоставления услуг.

На этом этапе убедитесь, что процедуры тестирования для обеспечения качества соответствуют стандартам качества, и разработайте метрики для мониторинга и измерения успеха.

2. Развернуть

Лучше всего внедрять систему управления качеством поэтапно. Некоторые отличные практики, которые следует учитывать на каждом этапе:

• Перед развертыванием поделитесь информацией и руководствами по качеству по конкретным процессам со своими сотрудниками и запросите обратную связь.
• Обучайте своих сотрудников работе с соответствующими инструментами и системами.
• Обучите руководителей отделов процедурам контроля документов.
• Проинструктируйте владельцев процессов об отслеживании метрик.

Интранет компании и программное обеспечение могут быть чрезвычайно полезными при развертывании систем управления качеством. Например, комплексное программное обеспечение Connecteam для управления персоналом предоставляет все необходимые инструменты. С его помощью вы можете обмениваться важными документами и информацией, легко создавать и отслеживать обучение, управлять рабочими процессами и т. д., независимо от того, где работают ваши сотрудники.

3. Контроль и измерение

Надлежащий контроль и измерение эффективности вашей системы менеджмента качества в основном осуществляются путем проведения регулярных систематических проверок СМК. Внутренний аудит покажет, какие процессы соответствуют политике вашей компании в области качества и операционным целям. В нем также указываются любые возможные недостатки средств управления технологическим процессом.

Основываясь на этих выводах, руководство может решить, нужно ли вам вносить улучшения, и если да, то какие.

4. Пересмотрите и улучшите

После того, как система управления качеством проработает в течение установленного периода времени, проведите анализ со стороны руководства для измерения эффективности СМК. Собрать информацию из:

• Выводы проверки
• Сообщенные показатели
• Собранные данные
• Случаи несоответствия
• Результаты опроса удовлетворенности клиентов
• Соответствие нормативным требованиям
• Проверки контроля качества

Это позволяет более эффективно инициировать корректирующие действия и помогает выявлять процессы, которые недостаточно способствуют достижению ваших целей в области качества.

Самые большие препятствия для СМК и как их избежать

Давайте рассмотрим некоторые из самых больших камней преткновения при внедрении систем управления качеством и способы их избежать.

1. Дезорганизация

Отсутствие организации негативно влияет на все аспекты вашего бизнеса, наиболее важным из которых является контроль документов. Поскольку документы определяют почти каждое действие в компании, становится трудно и утомительно отслеживать, контролировать, обновлять, получать доступ, находить и обмениваться критически важными документами. Это оставляет место для ошибок, тратит драгоценное время, снижает моральный дух сотрудников и затрудняет достижение целей вашей компании в отношении производительности, качества и прибыльности.

Преодолейте это препятствие, используя систему управления документами, которая наилучшим образом соответствует потребностям и целям вашей компании. Программное обеспечение Connecteam для управления документами, например, позволяет вам легко загружать важные документы и файлы, получать к ним доступ и делиться ими, чтобы ваши сотрудники могли получать к ним доступ в любом месте и в любом месте.

2. Слишком много работы, недостаточно персонала

Компании с недоукомплектованным персоналом часто сталкиваются с такими проблемами, как неудовлетворенность сотрудников, повышенная текучесть кадров, незавершенная работа и частые ошибки. Это, в свою очередь, может привести к ухудшению качества, отклонению от системы управления качеством, неудачным проверкам, снижению удовлетворенности клиентов, снижению продаж и прибыли.

Преодолейте это препятствие, наняв более квалифицированных сотрудников, если это укладывается в ваш бюджет. Другой вариант — найти способы повысить эффективность вашей компании, чтобы ваши сотрудники не переутомлялись. Это может помочь улучшить моральный дух, уменьшить количество ошибок и повысить производительность и качество вашей продукции.

3. Сопротивление переменам

Поскольку внедрение системы управления качеством требует внесения множества изменений, сотрудничество и помощь ваших сотрудников имеют решающее значение для ее успеха. И поскольку сопротивляться изменениям — часть человеческой природы, ключ в понимании того, что речь идет не столько об изменении человеческой природы, сколько об устранении основной причины сопротивления.

Преодолейте это препятствие, признав, что это естественная реакция. Вам нужно будет эффективно общаться и осознавать, что изменения могут быть сложными, отмечая маленькие победы и признавая, что неудачи являются частью процесса.

4. Отсутствие продуманного плана:

Как и многие другие дела в жизни без надлежащего плана, внедрение системы управления качеством без такового — прямой путь к катастрофе. Тем не менее, многие предприятия пытаются внедрить СМК, не имея хорошо продуманного плана, и терпят неудачу.

Преодолейте это препятствие, создав план. Это может быть легче сказать, чем сделать, если вы новичок в управлении качеством и во всех связанных с ним правилах, положениях, рекомендациях и концепциях.

Чтобы немного упростить задачу, сосредоточьтесь на целях и ценностях вашего бизнеса и на том, чего хотят ваши клиенты. Это пробные камни вашего плана внедрения управления качеством, которые помогут вам решить, как руководство, правило или нормативный акт применимы к вашей компании.

В чем разница между СМК и гарантией качества (ОК)?

Обеспечение качества (ОК) является компонентом управления качеством, а не независимым от него. QA — это любой систематический процесс, позволяющий определить, соответствует ли продукт или услуга заданным требованиям. Он создает и поддерживает требования к разработке, производству или доставке надежных продуктов или услуг.

Помимо создания основы для структурированного подхода к обеспечению качества, система управления качеством также анализирует процессы, улучшает функциональность и позволяет соответствующему персоналу достигать максимально возможного уровня качества.

Итог по системам управления качеством

Подводя итог, создание и внедрение системы управления качеством в вашей компании позволяет вам гарантировать, что ваши продукты или услуги имеют самое высокое качество, повысить удовлетворенность клиентов, соответствовать организационным требованиям и встать на путь постоянного улучшения и роста. .

Теперь, когда у вас есть все советы и рекомендации о том, как успешно настроить и запустить его для вашей компании, все, что вам нужно сделать, это начать! Удачи!