Пошаговое руководство по проведению собственного гибридного мероприятия

Проведение гибридного мероприятия может показаться сложной задачей, но при тщательном планировании и проведении оно может стать фантастическим опытом как для вас, так и для ваших участников.

Это пошаговое руководство охватывает все: от четкого видения до поиска выгодного спонсорства, чтобы помочь вашему бизнесу максимально использовать возможности гибридных мероприятий.

Итак, если вы только начинаете или уже находитесь в гуще событий, читайте полное руководство о том, как провести следующее гибридное мероприятие.

Как спланировать гибридное мероприятие

1. Определите свое видение

Крайне важно иметь четкое представление о гибридном мероприятии. Каковы твои цели? Чего вы хотите достичь? Какой опыт вы хотите, чтобы ваши посетители получили? Помните об этом при планировании мероприятия, чтобы не сбиться с пути.

Некоторые ключевые вопросы, которые следует задать себе, включают в себя;

• Для кого ваше мероприятие?
• Чем вы пытаетесь поделиться с ними?
• Какая вовлеченность им интересна?
• Где вы будете проводить мероприятие и когда?

Без четкого видения вы не будете знать, к чему стремитесь. Подумайте, насколько важным может быть гибридное мероприятие для вашего бизнеса, чтобы дать вам четкое представление о том, как вы хотите их использовать.

Это похоже на то, что вы хотите поехать на свой любимый пляж, но вместо этого вы прыгаете в машину и говорите своему спутниковому навигатору, чтобы он отвез вас на побережье. Это слишком расплывчато и неопределенно, и хотя вы обязательно где-нибудь окажетесь, это, вероятно, не то место, где вы хотите быть.

Будьте максимально ясны и конкретны, и все остальное встанет на свои места.

Помните, что это гибридное мероприятие, поэтому вам нужно сделать его интересным. Это залог успешного мероприятия.

Итак, на этом этапе вам нужно подумать о том, как смешать физический и виртуальный миры, чтобы обеспечить взаимодействие и ценность для обеих аудиторий. Например, возможно, виртуальные зрители могут голосовать в режиме реального времени, чтобы повлиять на определенные вещи, которые происходят в физическом месте.

Если у вас есть группа спикеров, проводящих вопросы и ответы, будут ли члены виртуальной аудитории также иметь возможность задавать вопросы или комментировать сказанное? Можете ли вы предложить опыт виртуальной реальности?

Проявите творческий подход. Чем интереснее вы будете, тем привлекательнее будет ваше мероприятие.

2. Создание вашего плана

Теперь у вас есть четкое представление о вашем конечном пункте назначения; пора прокладывать маршрут. Здесь вы начнете вникать в тонкости планирования мероприятий.

Некоторые ключевые моменты, которые следует учитывать при создании плана, включают:

• твой бюджет
• Ваша хронология
• Ваша маркетинговая стратегия
• Ваши спикеры/участники дискуссии/развлечения
• Ваше место
• Как вы будете вовлекать удаленных участников
• Какая техника вам понадобится

Скорее всего, вы захотите инвестировать в какую-то организационную стратегию. Вы можете использовать текстовый документ или иметь папку со ссылками. Возможно, вам подойдет даже конкретный блокнот, но он не кажется очень функциональным.

Вместо этого я рекомендую освоить технологии и использовать какую-либо платформу управления планированием мероприятий. Лично мне нравится использовать EventEngage, так как это комплексный инструмент организации событий, который обрабатывает все и хранит все в одном месте, но на самом деле это зависит от вас.

Когда дело доходит до фактического проведения виртуального аспекта вашего гибридного мероприятия, вам нужно подумать о том, как вы собираетесь его проводить. Самый простой способ — транслировать ваше мероприятие на ваши каналы в социальных сетях или на платформу прямой трансляции, такую ​​как Twitch или YouTube.

В этом случае вы можете смотреть живой чат или читать комментарии, чтобы сделать вещи более интерактивными. Тем не менее, вы получите гораздо более захватывающий опыт, если интегрируете специальную гибридную платформу для хостинга мероприятий, которая может предложить все функции, необходимые для того, чтобы сделать мероприятие максимально эффективным.

На этом этапе игры также пора задуматься о спонсорстве. Спонсорство может стать отличным способом компенсировать некоторые расходы, связанные с проведением вашего мероприятия. Это также может помочь вам привлечь более крупных и качественных спикеров/участников дискуссии/развлечений.

Поиск спонсоров может показаться сложной задачей, но есть простой пошаговый процесс, который используют профессионалы, чтобы упростить эту задачу.

1. Создайте список потенциальных спонсоров, соответствующих целям вашего мероприятия.
2. Свяжитесь с ними и отправьте им свою спонсорскую колоду. Это документ, в котором излагаются преимущества спонсорства вашего мероприятия.
3. Свяжитесь с ними после того, как они рассмотрят ваше предложение.

3. Соберите свою команду по проведению мероприятий вместе

Проще говоря, вы не можете организовать и провести успешное гибридное мероприятие в одиночку. Просто слишком много всего нужно сделать и управиться, так что вам понадобится команда позади вас.

Таким образом, создание команды для проведения мероприятий — один из самых важных шагов в планировании мероприятия.

Вы должны убедиться, что у вас есть нужные люди, которые помогут вам реализовать ваше видение, и вы все должны быть на одной волне и иметь одинаковый образ мыслей. Вам не нужен проблемный человек в вашей команде, который будет создавать проблемы в самые важные моменты.

Поэтому не торопитесь создавать свою команду и убедитесь, что все разделяют одни и те же ценности и идеалы того, каким будет событие.

Конечно, какие роли у вас есть в вашей команде, зависит от вас и будет зависеть от бюджета, масштаба и видения вашего мероприятия.

Чтобы упростить задачу, начните с некоторых основных ролей, в том числе;

• Менеджер по корпоративным мероприятиям
• Креативный директор
• Менеджер по маркетингу
• Координатор спикеров
• Менеджер по спонсорству
• Координатор волонтеров

Еще на этапах планирования начните делегировать задачи и составлять более подробный план. Это поможет обеспечить бесперебойную работу в течение дня.

Ключевым моментом здесь действительно является делегирование полномочий, потому что, как организатор мероприятия, вы не сможете делать все сами. И это нормально! Чтобы быть хорошим лидером, нужно знать, когда делегировать задачи.

4. Продумайте свою стратегию продвижения

Теперь, когда ваше мероприятие начинает собираться, и вы должны начать видеть, что все организовано и забронировано, вам нужно начать думать о его продвижении. Другими словами, распространение информации о том, что ваше мероприятие состоится, и создание достаточной шумихи или ажиотажа вызовет интерес у людей к тому, что вы предлагаете.

Ваша стратегия продвижения жизненно важна для успеха вашего мероприятия. Ведь какой смысл устраивать фантастическое событие, если о нем никто не знает?

Здесь могут быть уместны все виды продвижения, но секрет успешного продвижения мероприятия заключается в понимании того, кто является вашей целевой аудиторией и как лучше всего до нее добраться. В конце концов, вы должны потратить тысячи на таргетированную рекламу в Instagram, но какой в ​​этом смысл, если вашей целевой аудитории нет в Instagram?

Существует несколько способов продвижения вашего гибридного мероприятия, в том числе:

• Социальные медиа
• Продвигайте инфлюенсеров
• Пусть ваши спонсоры рекламируют
• Размещайте локальные баннеры
• Создайте веб-сайт или целевую страницу
• Опубликовать пресс-релиз
• Рекламная рассылка
• Запускайте таргетированную рекламу
• Пишите сообщения в блоге
• Пишите на форумах

Проявите творческий подход и мыслите нестандартно. Опять же, и я говорю это, потому что это так важно, рассмотрите ключевые элементы вашего мероприятия, чтобы выбрать правильные каналы для продвижения:

• Ваша целевая аудитория
• Какие каналы они используют
• С каким контентом они взаимодействуют
• Когда лучше всего к ним обращаться
• Каков ваш призыв к действию?

Как провести гибридное мероприятие

Теперь перейдем к сути вашего мероприятия; размещение его .

Здесь вся ваша тяжелая работа объединяется, и вы можете увидеть плоды своего труда. Конечно, многое нужно для проведения успешного гибридного мероприятия, и еще многое предстоит сделать.

Начните с вашего места

Физическое место проведения — это место, где будет проходить основная часть вашего мероприятия, где будут выступать все докладчики, мероприятия и увлекательные мероприятия, которые вы планируете провести. Это означает, что вы должны настроить свое мероприятие так же, как и традиционное мероприятие, а затем добавить виртуальные элементы, где это необходимо.

Ваша техническая установка жизненно важна для успеха вашего гибридного мероприятия. В конце концов, если ваши посетители не видят или не слышат, что происходит, они не задержатся надолго.

Чтобы избежать каких-либо технических трудностей, убедитесь, что вы проверили свою настройку заблаговременно до мероприятия. Это поможет обеспечить бесперебойную работу в течение дня.

Сосредоточьтесь на содержании

В конце концов, успех вашего гибридного мероприятия зависит от одного очень важного элемента, и нет, это просто участие.

Это ценность.

Ваше мероприятие должно приносить пользу жизни аудитории. Независимо от того, является ли это ценностью развлечения или образования, решать вам, но вы должны сосредоточиться на содержании и на том, как вы его доставляете.

Например, вы можете предоставлять такой контент, как;

• Ключевые доклады
• Интервью
• Панельные дискуссии
• Мастерские
• Секционные заседания

В какой бы отрасли вы ни работали, вы должны приносить пользу в этих областях и обеспечивать доставку контента наилучшим возможным способом. Ваше место, технология и установка должны гарантировать, что это так.

Представьте себе футбольный матч, но микрофоны комментаторов установлены слишком низко, так что никто не может слышать, что говорят, а камеры настолько отодвинуты, что никто не может видеть, что происходит.

Событие, откровенно говоря, будет отстойным, и вы должны избегать этого любой ценой. Качество — это абсолютно все на гибридном мероприятии, и для многих из вашей аудитории это будет их первое впечатление о том, что вы можете предложить, так что сделайте это важным.

Не упусти свой шанс!

Важный день

Рано или поздно большой день наступит, но, приняв во внимание все в этом руководстве, вы должны быть хорошо организованы и иметь все в сумке. Конечно, будут проблемы до и в день, но чем больше вы будете в курсе всего, тем быстрее вы сможете реагировать и тем больше вы сможете сосредоточиться на том, что действительно важно;

Подарите своей аудитории ценный и увлекательный опыт, который они полюбят и никогда не забудут!

Нет никаких сомнений в том, что будущее за гибридными событиями (внутренняя ссылка на другую статью, которую я написал здесь), и никогда не было лучшего времени, чтобы заставить их работать на вас.

Вывод

Проведение гибридного мероприятия — отличный способ охватить более широкую аудиторию и взаимодействовать с ней новыми и интересными способами. Нет сомнений, что это потребует некоторой работы, но это определенно того стоит, когда вы видите, насколько ваша аудитория заинтересована в том, что может предложить ваш бизнес.