Как создать шаблон заказа на техническое обслуживание

Приближается сезон отпусков, но вместе с праздничным настроением приходят менее радостные срывы и приготовления, которые так же неотъемлемы от сезона. Любой хороший ремонтник (или женщина) знает, что это сезон, когда нужно быть готовым, и что хороший шаблон заказа на работу может сэкономить много времени и денег как ему (или ей), так и управляющей компании.

Нет неправильных способов написать заказ на техническое обслуживание. Но с таким количеством различных шаблонов, доступных всего лишь одним поиском Google, легко заблудиться и в конечном итоге получить форму, которая включает слишком много полей, слишком мало полей или форму, которая просто не совсем синхронизируется с тем, как все делается на работа.

Поэтому, пока не наступила зима и работа не стала слишком беспокойной, стоит уделить время пересмотру и оптимизации шаблона заказа на техническое обслуживание.

Рецепт отличного шаблона заказа на техническое обслуживание

Компиляция шаблона на самом деле самая простая часть .Перемещать поля в форме, чтобы она хорошо выглядела и служила своему назначению, не так сложно, как выяснить, какие поля вам нужны, и какой носитель и формат лучше всего подходят для документа.

Каждая компания и организация имеют свои собственные процессы и характеристики, которые уникальны для них.Таким образом, первым шагом к созданию эффективного шаблона заказа на техническое обслуживание является понимание задействованных процессов и данных, а также способов их более эффективного использования .

Обработка данных

Основная цель заказа на техническое обслуживание состоит в том, чтобы заказать ремонтные работы и выполнить их как можно быстрее и эффективнее. Эта часть очевидна. Менее очевидная часть — это информация и данные, задействованные в процессе и необходимые для его эффективного выполнения.

Основные данные заказа на работу можно разделить на четыре основные категории, которые по существу документируют процесс:

Раскройте весь потенциал своего бизнеса с помощью универсального программного обеспечения Connecteam для управления —

Расписание

Итак, теперь, когда вы знаете, что нужно сделать, вам нужноустановить время, чтобы это сделать .Имея это в виду, хороший шаблон заказа на техническое обслуживание должен включать такие поля, как срочность, расписание времени для механика на месте, текущий статус заказа на работу и (надеюсь) гарантировать, что работа выполняется в соответствии с указанным графиком .

Не все заказы на техническое обслуживание были созданы одинаковыми

Традиционно заказы на техническое обслуживание обрабатывались с помощью печатных форм и прилагаемых копий, которые оставляли бумажный след отсюда до ближайшего Кинко. Некоторые говорят, что еще в архаичные времена (когда требовалось обслуживание динозавров) они использовали нечто, называемое копировальной бумагой, для создания нескольких копий каждого отряда. Увлекательные вещи…

К счастью для всех нас, мы живем в будущем, и нам больше не нужно приносить деревья в жертву богам продуктивности бухгалтерии. Неудивительно, что многие малые предприятия догоняют бренды и корпорации, которые оптимизируют свои заказы на техническое обслуживание и хранение с помощью передовых решений для компьютеризированного программного обеспечения для управления техническим обслуживанием (CMMS).

Цифровые заказы на работу можно создавать быстрее, проще в использовании, легко изменять и модифицировать, а кроме того, они включают в себя отчеты и средства оптимизации.

Звучит сложно, но, скорее всего, вам не нужно сложное (и дорогое) программное решение .Многие программные навороты звучат слишком громко и, по иронии судьбы, могут снизить производительность из-за своей сложности. Большинству предприятий подходит более простое и удобное программное обеспечение. Большинство на самом деле получают больше пользы от простого в использовании, доступного отовсюду приложения, которое создает заказы на техническое обслуживание. Затем доставляет эти рабочие задания техническим специалистам на местах, обратно руководителям групп в штаб-квартире и группе бухгалтеров, обрабатывающей финансовый аспект операции.

Простое выполнение заказов на техническое обслуживание с Connecteam

Существует множество преимуществ использования Connecteam по сравнению с архаичными бумажными моделями или электронными таблицами для управления заказами на техническое обслуживание. Например,

1. Нет опасности потери заказов на техническое обслуживание или нарушения графика.
2. У вас есть полная видимость всех статусов заказов на работу в любое время.
3. Вы даже можете настроить автоматические уведомления по электронной почте о завершении или задержке работы.
4. Подробные отчеты о заказанных и выполненных работах по техническому обслуживанию.

Заказ на техническое обслуживание, созданный в Connecteam, — это не просто форма, но и совместное руководство для всех участников. Вы можете добавить ссылки на руководства, инструкции по технике безопасности и интегрировать рабочее задание со встроенными часами, чтобы получить точное измерение оплачиваемого времени работы с ключом.

Цифровая подгонка

Автоматизация и цифровизация процессов технического обслуживания — это растущая тенденция, но ее также и опасаются. Не беспокойтесь так сильно: роботы не заменят техников в ближайшее время. Но то, что мы не собираемся преклонять колени перед нашими повелителями роботов в ближайшее время, не означает, что вы не должны пытаться улучшить то, как мы работаем сейчас, с небольшой помощью технологий.

Оцифровка заказов на техническое обслуживание и хранение с помощью Connecteam проще, чем вы думаете, и в долгосрочной перспективе это обязательно сэкономит вам много времени и денег. И лучшая часть? Если первый набросок шаблона рабочего задания не выполняет свою работу, его корректировка не составит труда.