Как форматировать электронное письмо: лучшие практики и примеры

Суджан Патель

• 29 мая 2023 г.

Независимо от того, отправляете ли вы электронное письмо кому-то из своей организации, менеджеру по найму, маркетинговому агентству или в рамках холодной кампании по электронной почте, форматирование имеет значение. Важно не только выглядеть профессионально, электронное письмо также должно быть легко читаемым и доносить суть ясно и лаконично. Если вы когда-нибудь задавались вопросом: «Как вы форматируете электронную почту?» мы вас прикрыли.

Как отформатировать профессиональную электронную почту в 2023 году

Вы должны форматировать любое профессиональное электронное письмо аналогично обычному деловому письму — оставлять пробелы между каждым абзацем и следить за любыми опечатками и грамматическими ошибками. Прежде чем мы углубимся в каждый аспект сообщения, вот несколько быстрых советов о том, как форматировать электронное письмо:

1. Длиннее не лучше — говорите кратко и по делу.
2. Избегайте использования слишком сложного языка и длинных предложений.
3. Убедитесь, что получатель может легко просмотреть текст, чтобы понять основную мысль сообщения.
4. Всегда проверяйте, прежде чем нажать «Отправить».
5. Если вы склонны делать опечатки, распечатав электронную копию электронной почты, вы сможете легче обнаружить ошибки, чем просматривать ее на своем экране.

Тема сообщения

Обязательно указывайте тему в каждом отправляемом вами электронном письме. Если вы опустите его, шансы на то, что кто-то откроет вашу электронную почту, практически равны нулю. Строка темы — идеальное место, чтобы резюмировать причину вашего письма. Будьте краткими, простыми и информативными.

Вот несколько примеров отличных тем для профессионального электронного письма:

• Заявка на [Должность] — [Ваше имя]
• Относительно встречи [Дата]
• Спасибо – [Название должности] интервью – [Ваше имя]
• Прислал [Имя] для обсуждения [Темы]

Поздравление

Одна из худших вещей, которые вы можете сделать при написании профессионального электронного письма, — это не адресовать его конкретному человеку. Подумайте об этом: если бы вы открыли электронное письмо и оно началось со слов «Уважаемый отдел продаж» или «Уважаемое маркетинговое агентство», стали бы вы читать дальше? Возможно нет. Если у вас нет имени человека, вы, вероятно, можете найти его, проверив страницу компании в LinkedIn или позвонив на стойку регистрации компании.

Кроме того, обращаясь к кому-либо в профессиональном электронном письме, избегайте «Привет», «Привет» и «Привет». Придерживаться более формального «Уважаемый» — всегда безопасная ставка.

Тело

В большинстве случаев вам нужно всего три коротких абзаца в профессиональном электронном письме. Иногда вам может понадобиться больше, чтобы передать все ваше сообщение, но чем короче, тем лучше. Три абзаца, которые вы должны включить:

1. Введение: Кратко опишите, кто вы.
2. Причина, по которой вы пишите: Двигайтесь по делу. Если вам нужно добавить дополнительные детали и создать больше абзацев, разбейте их на несколько предложений каждое, чтобы улучшить читаемость.
3. Благодарность: поблагодарите получателя за уделенное время и попросите его ответить.

Закрытие и подпись

Есть много подходящих способов закрыть официальное электронное письмо. Самое главное — избегать излишней небрежности. Вот несколько отличных способов закрыть профессиональное электронное письмо:

• Искренне
• С уважением
• Лучший
• Спасибо
• С признательностью

Будьте осторожны, используя случайные фразы, такие как:

• Любовь
• Позже
• Всегда
• Ваше здоровье
• Чао

После закрытия вы должны включить свою электронную подпись. Он должен состоять как минимум из вашего имени и адреса электронной почты. При необходимости вы также должны указать свой номер телефона, чтобы получатель мог связаться с вами напрямую. Кроме того, вы можете добавить ссылку на свой профиль LinkedIn, чтобы информация о вас или вашей компании была легко доступна.

Представляем SHAKEspeare AI Email Writer

SHAKEspeare — это программа для написания электронных писем с искусственным интеллектом, основанная на данных из тысяч холодных кампаний по электронной почте, позволяющая постоянно учиться и автоматически писать эффективные электронные письма. Это может помочь преодолеть любой блок писателей, автоматически сгенерировав для вас 3 варианта электронной почты менее чем за минуту.

Писатель электронной почты с искусственным интеллектом позволяет вам общаться с вашими потенциальными клиентами в масштабе, сохраняя при этом индивидуальный тон и ощущение. Расскажите SHAKEspeare о своем бизнес-предложении и цели вашего холодного электронного письма, и оно напишет за вас. Письма всегда будут короткими и содержательными, с четким призывом к действию и некоторым социальным доказательством. Когда вы закончите написание различных вариантов электронной почты, все, что вам нужно сделать, это выбрать черновик, который вам больше всего нравится, и добавить его в кампанию Mailshake.

SHAKEspeare также предоставляется бесплатно, когда вы автоматизируете холодную рассылку с помощью Mailshake.

Профессиональные электронные письма: шаблон для правильного формата электронной почты

Вот лучший и самый простой формат электронной почты для отправки профессионального сообщения:

Тема сообщения: Коротко, просто и по делу. Опишите свое письмо в нескольких словах.

Приветствие: «Уважаемый [Имя и фамилия]» или «Уважаемый [господин/миссис. Фамилия]"

Первый абзац: Будьте ясны и прямолинейны. В этом абзаце вы должны представиться и указать причину вашего письма. Если вы подаете заявление о приеме на работу, задаете вопросы о встрече или предлагаете продукт или услугу, упомяните об этом в первых нескольких предложениях.

Второй абзац: в этом разделе следует более подробно описать причину вашего сообщения. Если вы претендуете на работу, укажите, какую пользу вы можете принести компании. Если у вас есть вопросы, задавайте их — не болтайте. А если вы что-то продаете, будьте прямолинейны и опишите, как ваш продукт или услуга могут решить проблемы получателя.

Третий абзац: завершите свое профессиональное электронное письмо, поблагодарив получателя за уделенное время и внимание. Будьте вежливы и уважительны, но не ведите себя так, будто они ваши лучшие друзья или что вы делаете им огромное одолжение, связываясь с ними.

Закрытие: «С уважением/С уважением/Самый лучший/и т.д. [Ваше имя и фамилия]”

Подпись: [Ваше имя и фамилия]/ [Ваш адрес электронной почты]/ [Ваш номер телефона] (необязательно) / [URL-адрес вашего профиля LinkedIn] (необязательно)

Форматирование профессионального холодного электронного письма: лучшие практики и примеры

Форматирование и написание профессионального холодного электронного письма во многом следуют тем же принципам, что и обычные деловые письма, но есть несколько нюансов.

Давайте рассмотрим два наиболее распространенных формата холодных электронных писем и рекомендации, которым следует следовать:

Формат холодной электронной почты AIDA

AIDA (внимание, интерес, желание и действие) — один из самых эффективных форматов для холодных электронных писем. Вот как это выглядит:

Приветствие: «Привет [Имя]» (в холодных электронных письмах распространены более случайные приветствия, но «Дорогой» почти всегда следует использовать в официальных случаях, таких как типичное деловое электронное письмо).

Первый абзац: вместо того, чтобы представляться, как в типичном деловом электронном письме, вы хотите начать с признания проблемы, с которой, вероятно, сталкивается компания или человек, которую решают ваши продукты или услуги.

Второй абзац: Кратко представьте свой продукт и расскажите, как он может решить их проблему и какие конкретные преимущества он может принести им/их бизнесу.

Третий абзац: Здесь можно включить краткий конкретный призыв к действию. Например, «Хотите узнать, как [Продукт] может увеличить вашу [ROI/лиды/продажи/и т. д.]? Сообщите мне удобное время, чтобы запланировать персонализированную демонстрацию».

Формат холодной электронной почты BAB

BAB (before, after, bridge) — еще один мощный формат, использующий силу мотивации для запуска реакции. Вот как это выглядит:

Приветствие: «Привет [Имя]».

Первый абзац: Начните с интригующего вопроса. Например, «Что бы сделала ваша компания, если бы потенциальных клиентов стало на 200 % больше?» Следите за статистикой от одного (или нескольких) ваших клиентов, которая показывает, что ваш продукт приносит им эту пользу.

Второй абзац: Покажите им, что клиент, которого вы упомянули выше, похож по размеру и отрасли на компанию, к которой вы обращаетесь.

Третий абзац: уверенно заявите, что вы можете помочь им достичь таких же результатов. Включите призыв к действию, чтобы запланировать звонок или демонстрацию.

Ищете больше? Проверьте эти 17 эффективных шаблонов электронной почты !

Не забывайте следить!

После того, как вы освоите форматирование электронной почты, следующей важной областью, на которой следует сосредоточиться, является последующая электронная почта. Почему так важно следить за вашими холодными электронными письмами? Просто взгляните на эти две статистические данные о продажах:

• 60% клиентов четыре раза говорят «нет» перед покупкой. Однако 48% продавцов не предпринимают ни одной последующей попытки.
• 70% продавцов перестают связываться с вами после одного письма, но у вас есть 25% шансов получить ответ, если вы отправляете последующие сообщения.

Если вы не знаете, с чего начать свои последующие электронные письма, мы собрали эти 14 шаблонов, чтобы помочь вам совершить продажу.

Готовы улучшить свою игру с электронной почтой? Запишитесь на бесплатный мастер-класс по холодной электронной почте: узнайте, как форматировать, писать и оптимизировать лучшие профессиональные электронные письма, включая холодные электронные письма и последующие действия.

Часто задаваемые вопросы по форматированию электронной почты (FAQ)

Как профессионально отформатировать письмо?

Чтобы профессионально отформатировать электронное письмо, начните с формального приветствия, такого как «Уважаемый», за которым следует имя или должность получателя.

Затем напишите четкое и краткое сообщение, используя простой язык и без жаргона.

Наконец, завершите свое электронное письмо вежливой подписью, такой как «С наилучшими пожеланиями» или «С уважением», и избегайте использования любых случайных фраз, таких как «С любовью» или «Приветствия».

Кроме того, не забудьте проверить наличие опечаток и ошибок, прежде чем, наконец, нажать кнопку отправки! Грамматика очень полезна в этом отношении.

Как мне отформатировать электронное письмо для заявления о приеме на работу?

Чтобы отформатировать электронное письмо для заявления о приеме на работу, начните с профессионального приветствия, такого как «Уважаемый менеджер по найму», а затем объясните, почему вы лучший кандидат на эту должность. Включите соответствующие детали и квалификации, чтобы продемонстрировать свои навыки и опыт.

В конце сообщения поблагодарите получателя за уделенное время и предоставьте контактную информацию, чтобы он мог связаться с вами.

Что должно быть включено в тело электронного письма?

При написании тела электронного письма обязательно четко укажите, что вы пытаетесь сообщить в сообщении.

Включите краткое введение о себе или о том, почему вы обращаетесь к получателю. Затем предоставьте более подробную информацию о своем запросе и добавьте любой необходимый контекст или справочную информацию, которая может помочь объяснить, о чем вы просите.

Наконец, закончите заключением, в котором повторяются основные моменты вашего сообщения, если оно слишком длинное, и поблагодарите читателя за потраченное время. TDLR — отличный способ резюмировать электронное письмо, не выглядя при этом непрофессионально.

Какой размер шрифта следует использовать для форматирования электронной почты?

Чтобы ваше электронное письмо было легко читаемым, рекомендуется использовать стандартный размер шрифта, например, 12 пунктов для основной части сообщения и 10-14 пунктов для строки темы.

Вам следует избегать использования слишком больших шрифтов, таких как 18 или 24 пункта, так как они могут показаться слишком жирными и громоздкими.

Как я должен адресовать электронное письмо, если я не знаю имени получателя?

Если вы не знаете или не уверены в имени получателя, лучше использовать общее приветствие, такое как «Уважаемый [должность/должность]» или «Кому это может быть важно».

Что такое хорошая подпись электронной почты?

Хорошая подпись электронной почты — это та, которая включает как минимум ваше полное имя, адрес электронной почты и ваш контактный номер, чтобы получатель мог связаться с вами напрямую.

Вы также можете добавить ссылки на свои учетные записи в социальных сетях и изображение профиля, чтобы сделать ваши электронные письма более «человеческими».