Руководство по управлению удаленной командой

Удаленная работа — горячая тема последних лет.

Фактически, отчет Gallup о состоянии американского рабочего места показал, что около 43% работников в Соединенных Штатах работают удаленно. И по мере того, как это число продолжает расти, менеджеры осознают, что они должны повышать уровень взаимодействия с сотрудниками, которых они едва знают или видят; это гигантская, сложная задача. Особенно если вовлеченность и общение между менеджером и сотрудником низкие, это напрямую повлияет на уровень производительности.

Таким образом, в связи с недавней пандемией предприятиям, которые еще не рассматривали возможность удаленной работы, пришлось быстро соображать и адаптироваться к новой среде. Было достаточно легко настроить сотрудников с оборудованием для работы из дома за считанные дни. Однако эффективное удаленное управление командами стало совершенно новой динамикой.

Многие менеджеры беспокоились о производительности, поскольку сотрудники перешли на работу из дома. Однако исследование Стэнфордского университета показало, что « рост производительности удаленных работников эквивалентен дополнительному дню на человека в неделю ». А удаленные работники в среднем менее склонны к выгоранию и во многих отношениях более вовлечены, чем штатные работники».

Независимо от того, есть ли в вашей компании три, 30 или 300 удаленных сотрудников, важно, чтобы вы знали, как управлять удаленной командой. Когда у вас есть четкое представление о том, как эффективно управлять удаленными сотрудниками, вы создаете сильную корпоративную культуру, привлекаете лучшие таланты и сохраняете лучших из вашей внутренней команды для ваших удаленных сотрудников.

Загрузите «Удаленное управление персоналом: полное руководство» (электронная книга) бесплатно!

Если вас интересуют советы, прокрутите вниз, но если вы хотите получить дополнительные знания о том, с чем вы сталкиваетесь, взгляните на эти проблемы.

Проблемы управления удаленными сотрудниками

Вы сталкиваетесь с целым рядом новых проблем, когда у вас есть удаленные сотрудники, и большинство из них могут быть не такими, к которым вы привыкли, когда все находятся в одном офисном здании. Следовательно, вы должны адаптироваться к тому, как вы обычно справляетесь с делами в офисе, поскольку это не всегда будет хорошо работать с вашей удаленной командой.

Вот наиболее распространенные проблемы, с которыми вы столкнетесь:

• ограниченное общение, которое часто приводит к недопониманию, с руководством и коллегами
• отсутствие сплоченности с командой
• установка графиков, нет 9-to-5
• нет четких задач или ролей
• уважение времени каждого сотрудника
• технические ограничения, такие как отсутствие доступа к корпоративному компьютеру или электронной почте
• трудно отслеживать эффективность удаленных сотрудников
• низкий уровень вовлеченности
• отсутствие корпоративной культуры

Когда вы управляете удаленной рабочей силой, вы должны быть осведомлены о проблемах, с которыми вы сталкиваетесь, чтобы быть готовыми ко всему, что встретится на вашем пути. Наше руководство поможет вам преодолеть эти трудности и даст вам инструменты, о которых вы никогда не подозревали, что они вам нужны.

Лучшие практики для эффективного управления удаленными сотрудниками

Работая с удаленными сотрудниками, вы должны убедиться, что используете инструменты, с которыми они знакомы. Например, Zoom для видео, личное общение может помочь с вовлечением. В то время как Slack или Google Hangouts помогают вам оставаться на связи в режиме реального времени. Но если вы готовы выйти на новый уровень и предоставить удаленным работникам все необходимое для достижения успеха, вам нужно мобильное приложение. Вам нужно не просто мобильное приложение, а мобильное приложение Connecteam, созданное для удаленных сотрудников без рабочего места.

Основные функции, которые ценят и в которых нуждаются удаленные сотрудники:

• Вовлечение сотрудников, объявления и последние новости. Вовлекайте своих сотрудников, часто делясь новостями о достижении целей компании, превышении целей и т. д. И отмечайте истории успеха фотографиями, видео, историями и многим другим.
• Опросы, ящик для предложений и живые опросы: собирайте информацию на основе опросов внутри организации, создавайте ящик для предложений, чтобы получать отзывы и идеи, не спрашивая лично. Соблазните политику открытых дверей, чтобы сотрудники могли свободно вносить свои идеи в отдел кадров и руководство.
• Групповой чат сотрудников или непринужденное общение: отправляйте сообщения всей компании в любом месте и в любое время. Позвольте сотрудникам участвовать, ставя лайки, комментируя и участвуя в беседе. Используйте односторонние объявления или администрирование контента.
• Легко делитесь файлами и бортовыми приложениями: отправляйте изображения, GIF-файлы, видео, аудиозаметки, учебные пособия, формы, документы, политики компании и многое другое в режиме реального времени. Все это можно сделать из бесплатного приложения. Создавайте медиатеки и курсы для удаленной адаптации или обучайте существующих сотрудников новым политикам.
• Цифровые документы: безбумажные готовые к подписанию формы, справочники сотрудников, контрольные списки, правила посещаемости и многое другое.

Connecteam настолько прост в использовании, что даже не разбирающиеся в технологиях сотрудники могут подключиться за считанные минуты. Connecteam был разработан для компаний без рабочего стола, поэтому обучение работе с приложением командного чата не требуется — зарегистрируйтесь менее чем за 5 минут и начните пользоваться приложением.

«Если вы, менеджер, не создадите хорошие, открытые каналы связи, удаленный работник будет чувствовать себя «удаленным» и забытым», — сказал Кит Феррацци, основатель и генеральный директор Ferrazzi Greenlight.

Дебора Гольдштейн из DRIVEN Professionals объясняет, что для продуктивного управления удаленной командой вам нужна эффективная коммуникационная стратегия.

• Проводите несколько еженедельных официальных «проверок»
• Ставьте ежемесячные, квартальные и годовые цели производительности
• Будьте предельно ясны в отношении ожиданий и требований к задачам, таких как параметры, сроки и показатели.
• Определите, какие каналы использовать, например, личные чаты, групповые встречи или открытые форумы для обратной связи и идей.

Участвуя в мероприятиях по построению команды, вы строите и укрепляете отношения, которые напрямую приводят к лучшему удержанию сотрудников, повышению производительности и общей удовлетворенности и счастья сотрудников.

Исследования показывают, что удаленные работники имеют гораздо более слабые отношения со своими коллегами, чем сотрудники, работающие на дому.

Поэтому менеджеры должны участвовать в регулярных командных мероприятиях, чтобы наладить человеческую связь и укрепить доверие и вовлеченность всей команды. Поскольку удаленные сотрудники более вовлечены, они положительно влияют на культуру компании.

Независимо от типа или размера бизнеса, для создания позитивной корпоративной культуры требуется время и несколько ингредиентов, таких как наем лучших людей, поощрение здорового и регулярного общения и распространение вашей культуры в масштабах всей компании. В зависимости от того, какую корпоративную культуру вы хотите внедрить, вам нужно проявить инициативу в переносе ее на вашу удаленную команду.

Составьте план, которому вы неукоснительно следуете, иначе ваши удаленные работники на самом деле не почувствуют связи с культурой компании. Например, вы хвастаетесь открытым общением, но как менеджер вы никогда не готовы говорить о делах, а то и кое-что еще. Что вам нужно сделать, так это провести виртуальную политику открытых дверей, чтобы побудить вашу удаленную команду общаться с вами в любое время. Когда это мышление и план действий вводятся в культуру вашей компании, управление удаленными сотрудниками становится более легкой задачей.

Удаленные сотрудники часто чувствуют себя невидимыми. Руководителям легче распознать сотрудников, которые находятся внутри компании, поскольку вы находитесь рядом с ними пять дней в неделю. Однако это совсем не относится к удаленному персоналу. Во время совещаний, посредством общекорпоративных обновлений и объявлений или в любое время, когда представляется такая возможность, поприветствуйте удаленную команду. Похвастайтесь своими достижениями, упомяните, что они участвовали в успешной продаже, поделитесь пожеланиями по случаю дня рождения или годовщины и так далее.

Вы не только повысите производительность и повысите вовлеченность. Вы показываете своим удаленным работникам, что вам не все равно, и признаете всю их тяжелую работу. Как говорится, «немного идет далеко».

Марк Мортенсен, адъюнкт-профессор организационного поведения в INSEAD, сказал: «Щедрость в публичной похвале и признании удаленных сотрудников помогает убедиться, что их работа признана, и является сигналом для коллег о том, что они делают все возможное».

«Вещь, из-за которой расстояние между коллегами кажется расстоянием, — это отставание в общении. Если я пишу кому-то, кто живет в нескольких часах от меня, и они не отвечают в течение нескольких часов, я хочу, чтобы мы работали в одной комнате, чтобы нам не пришлось иметь дело с этим. Но если каждый раз, когда я им пишу, они сразу же отвечают, то это все равно, как если бы мы оба были в офисе вместе». – говорит Келлан, специалист по работе с клиентами в BambooHR.

Убедитесь, что ваш календарь актуален, и отмечайте даты в календаре, когда вы не в офисе или недоступны. Сообщите сотрудникам, когда вы будете в зоне удаленного сотрудника.

Попросите своих удаленных сотрудников сделать то же самое. Если есть определенное время и дни, когда они недоступны, они должны уведомить вас заранее. Часто недоступность связана с личными причинами, такими как уход за ребенком или посещение врача. Получив совет, вы не будете пытаться связаться с ними в это время.

Кроме того, если вы проводите собрания, на которые удаленный работник не может попасть, записывайте их, чтобы они могли вернуться к ним позже.

Лучшие менеджеры завоевывают доверие за счет индивидуализации, никогда не нарушая обещаний, запрашивая обратную связь и участвуя в частых беседах, особенно когда есть видеочат, поскольку он создает линию видимости и поощряет доверие.

«Знание, к кому обратиться за помощью, повышает производительность и способствует развитию, но у удаленных работников нет такой перспективы. Менеджеры, которые становятся доверенными лицами в сети своих удаленных работников, доказывают, что они заслуживают доверия для работника и незаменимы для его успеха».

«Важно управлять ожиданиями и оставаться сосредоточенными на целях при использовании удаленной рабочей силы. Не беспокойтесь так сильно о том, что делается. Вместо этого сконцентрируйтесь на том, что делается. Если мы достигаем наших целей, то отлично. Если нет, то нам нужно изучить ситуацию дальше. Все дело в достижениях, а не в деятельности». - Дональд Хаттер, Дональд Хаттер Inc.

Когда вы ставите и развиваете цели и ясно представляете свои ожидания, вот что важно. Не сосредотачивайтесь исключительно на том, сколько ваш удаленный работник сделал за один рабочий день. Посмотрите на общую картину, достигают ли они целей? Обращаются ли они, если застревают и нуждаются в помощи? Доступны ли они и берут ли на себя больше ответственности? Чего они достигли?

Нет необходимости контролировать каждую задачу и задавать вопросы своему сотруднику, в конце концов, как только вы построили и установили доверие, необходимость задавать вопросы вашему сотруднику исчезает.

«Мир быстро переходит к рабочей силе, заинтересованной в обучении и повышении квалификации, а не в стабильности. Работа в течение 30 лет в одной и той же компании пошла по пути дронта. Я проявляю личный интерес к обучению и жизненным целям моей команды, и на наших встречах я часто уделяю время тому, чтобы связать их интересы с целями моей компании. Вовлеченность и производительность остаются намного выше». – Тина Дитц, StartSomething Creative Business Solutions

Итоги по управлению удаленными сотрудниками

Работа с удаленными сотрудниками — это не то, чего вам следует избегать, тем более, что она становится все более популярной. Amazon, Capital One и American Express — лишь некоторые из крупных компаний, которые переходят на удаленную работу. Исследования показывают, что 91% сотрудников получают лучший баланс между работой и личной жизнью, работая удаленно. Уровень стресса снизился, и с этими цифрами удаленная работа — это путь вперед.

С более счастливыми сотрудниками управлять ими становится намного проще. Менеджеры со временем развивают свою роль, которая сводится к пониманию отношений между менеджером и сотрудником как ключевого компонента успеха. Ваша команда – это ваш хлеб с маслом. Без эффективной команды вы не дойдете до финиша. Вместо этого сосредоточьтесь на эффективном управлении вашей удаленной командой, чтобы превратить ее в ваш самый большой актив. Вы не поверите, как многого вы можете достичь, если наладите правильную коммуникацию. Ваши сотрудники будут звонить вам, чтобы назначать встречи и сообщать о ходе своей работы. Будьте менеджером, которым все восхищаются.