Как измерить общение на рабочем месте: полное руководство

Измеряете ли вы внутренние коммуникации на рабочем месте, чтобы лучше всего определить, насколько они эффективны? Чтобы понять, имеет ли это значение, вмятина, в вашем бизнесе? К сожалению, исследования показывают, что60% компаний даже не имеют долгосрочной стратегии внутренних коммуникаций,а 12% компаний, которые ее имеют, вообще не измеряют показатели внутренних коммуникаций.

И, может быть, вы думаете: «Что в этом такого? Ну и что?" Но, подождите, есть причина, по которой мы оттачиваем этот конкретный вопрос, связанный с персоналом.

Почему важно измерять внутренние коммуникации на рабочем месте

Стоит ли вообще измерять внутренние коммуникации на рабочем месте? Это действительно так важно? ДА! Миллион раз, да. Внутренняя коммуникация является краеугольным камнем вашей компании.

Что мы имеем в виду? Подумайте об этом так, как о краеугольном камне вашей компании, внутренняя коммуникация оказывает прямое и большое влияние на производительность и вовлеченность сотрудников, совместную работу, моральный дух в офисе и согласованность во всей организации.

Если вы обнаружите, что вовлеченность сотрудников низкая, моральный дух страдает, сотрудничество практически отсутствует, видение компании не реализуется эффективно, клиенты не полностью удовлетворены, текучесть кадров растет, а производительность падает, то пришло время чтобы поближе взглянуть на вашу внутреннюю коммуникационную стратегию. Но прежде чем вы сможете даже улучшить свою стратегию внутренней коммуникации, вам нужно ее измерить. В конце концов, как вы сможете улучшить внутреннюю коммуникацию или даже принять эффективное решение, если у вас нет данных для резервного копирования или понимания того, что работает, а что нужно быстро улучшить.

«Важность внутренней коммуникации нельзя недооценивать; это одна из немногих ролей, которые затрагивают все сферы организации». – Дженни Филд, председатель CIPR Inside

Но отсутствие данных и метрик внутренних коммуникаций является результатом следующих проблем:

• Показатели внутренних коммуникаций разбросаны по отделам, платформам и каналам.
• KPI для внутренних коммуникаций не соответствуют целям компании
• Доказать ценность эффективной внутренней коммуникации сложно
• Владельцы бизнеса и партнеры не считают внутренние коммуникации эффективной стратегией для инвестиций.
• Слишком часто случается, что обмен информацией по нужным каналам для каждого сотрудника не осуществляется, подход «одна перчатка подходит всем» ограничивает
• Внутренние коммуникаторы не знают, как вывести общение на новый уровень
• Просоченная коммуникация с сотрудниками приводит только к недопониманию
• Слишком много неправильных представлений о внутренней коммуникации затрудняет понимание того, что она на самом деле означает.

Теперь, когда проблемы внутренней коммуникации лучше изучены, мы можем перейти к ответу на вопрос, как измерить коммуникацию на рабочем месте.

Как измерить общение на рабочем месте

• Определите свои бизнес-цели

Дело в том, что знать, как измерить коммуникацию на рабочем месте, не так просто, потому что не существует единого списка KPI для внутренних коммуникаций, который работал бы повсеместно.

KPI для внутренних коммуникаций будут различаться для каждой компании, поскольку ни у одного бизнеса нет одинаковых целей, которые они хотят отслеживать. Кроме того, то, что вы собираетесь делать с данными, также отличается.

Каковы некоторые KPI для внутренних коммуникаций? Просмотры страниц на ваших страницах в интрасети, отслеживание коэффициентов открытия в сообщениях электронной почты, отслеживание рейтинга кликов в электронных письмах, отслеживание просмотров видео в электронных письмах и на страницах в интрасети, отслеживание опросов персонала с заранее заданными ответами и т. д.

Установите базовый уровень , чтобы лучше понять, когда вы знаете, что измеряете, тогда вы сможете эффективно определить эффективность своих текущих усилий.

Когда вы знаете, каких целей хотите достичь, становится проще и понятнее установить ключевые показатели эффективности для внутренних коммуникаций.

• Установите цели

Взгляните на свои текущие коммуникационные кампании или отправленные вами сообщения, такие как электронные письма или групповые каналы WhatsApp. Какой из каналов показал себя лучше? Каких сотрудников вы хотите достичь большего? Каково ваше определение успеха?

Определите, за какими показателями следует ваша компания, как они отслеживаются и на что указывают текущие данные.

• Используйте правильные носители

Существуют различные каналы или среды для общения с вашими сотрудниками, и все это сильно зависит от типа бизнеса, где работают ваши сотрудники (в поле или в офисе), размера команды и так далее.

После того, как вы разберетесь со всем вышеперечисленным, вы сможете выбрать лучший канал (среду) для коммуникации с сотрудниками:

• Личная встреча ОБЯЗАТЕЛЬНА не реже одного раза в месяц, чтобы установить личную связь, улучшить взаимодействие и получить обратную связь.
• Встречи команды можно проводить дома или в специальном месте, например, на пикнике на открытом воздухе.Это помогает создать товарищеские отношения между членами вашей команды и позволяет лучше сотрудничать.
• Видеосвязь позволяет вам вести беседу на рабочем столе, чтобы вы могли поделиться презентацией и рассказать историю.Компании часто используют Zoom.
• Приложения для общения с сотрудниками — лучшее решение для предприятий, в которых сотрудники работают вне офиса или на выезде, поскольку они предлагают идеальное решение для общения на ходу. Например,
  • У каждого есть мобильный телефон, поэтому вы можете держать всех в курсе
  • Вы можете создавать каналы для общения на основе местоположения, должности, отдела и т. д.
  • Вся рабочая коммуникация собрана под одной крышей
  • Общение в режиме реального времени помогает повысить вовлеченность и продуктивность
  • Все данные наглядны и применимы к действиям, поэтому вы всегда знаете, кто открывал и просматривал ваше сообщение, сколько сотрудников заполнили отправленный вами опрос, кто ответил на живой опрос и т. д. Для любого сотрудника, который не прочитал ваше сообщение, отправьте ему напоминание о push-уведомлении.

Это недорого — Connecteam предлагает бесплатный план в дополнение к доступным платным планам, просто нажмите здесь, чтобы начать бесплатно!

Создан для команд без рабочего стола

Современный опыт общения для вас и вашей команды.

Узнать больше

• Обзор SWOT

Проведение SWOT-анализа вашей внутренней коммуникационной стратегии может быть эффективным инструментом для предприятий, которые хотят укрепить свои коммуникации. Когда вы поймете, с какими проблемами вы сталкиваетесь и какие ресурсы у вас есть для их решения, вы сможете разработать эффективную стратегию для улучшения коммуникации.

Используйте метод SWOT, чтобы выяснить, каковы ваши сильные и слабые стороны в общении, какие возможности доступны для улучшения общения и с какими угрозами вы сталкиваетесь, чтобы общаться лучше?

• Сильные стороны: внутренние положительные качества вашей компании, которые вы можете адаптировать под свой контроль.
• Слабые стороны: негативные факторы, которые лишают вас сильных сторон, и вы должны улучшить их, чтобы добиться успеха.
• Возможности: внешние факторы в рабочей среде, которые могут способствовать вашему успеху.
• Угрозы: внешние факторы, которые вы не можете контролировать, поэтому вам нужны планы на случай непредвиденных обстоятельств.

• Создайте сообщение до того, как оно будет отправлено

Когда вы четко описываете, что хотите сказать и что хотите получить в качестве реакции аудитории, вы не упустите ни одной детали и сможете наилучшим образом согласовать сообщение с течением времени.

Сосредоточьтесь на том, что, почему, где, когда, как и кто. Если вы не можете ответить на этот вопрос просто, вам нужно переосмыслить цель.

Например, цель «повысить вовлеченность сотрудников на рабочем месте» НЕ является конкретной.

Вместо этого поставьте перед собой гораздо более конкретную цель, чтобы ее было легче измерить. Например, измените его на «повысить вовлеченность сотрудников в филиале в Атланте на 18% к концу второго квартала, чтобы эффективно запустить новый продукт X в третьем квартале».

• Создавайте SMART-цели

Убедитесь, что создали сообщение, которое является SMART. Что ты спрашиваешь? SMART означает конкретный, измеримый, достижимый, актуальный и основанный на времени.

• Конкретный: определите, чего вы хотите достичь, и убедитесь, что все поймут сообщение.
• Измеримость: установите вехи и цели для эффективного отслеживания прогресса
• Достижимый: держите цели управляемыми и реалистичными
• Актуально: создавайте цели, которые развивают вашу команду и связаны с целями вашей компании.
• На основе времени: следуйте определенной временной шкале, чтобы лучше всего оставаться в курсе

• Изложите свое сообщение

Сью Дьюхерст и Лайам Фитцпатрик в своей книге выделяют советы для коммуникаторов о том, как лучше всего изложить свое сообщение:

• Входы: какие ресурсы вы разработаете и внедрите для внутренней коммуникации?
• Результаты: является ли контент информативным и привлекательным?Достигли ли вы запланированных результатов? Если нет, то почему?
• Удовлетворенность: довольны ли ваши сотрудники вашей внутренней коммуникацией?Сообщение было понято? Была ли информация получена своевременно? Разрешали ли вы своим сотрудникам делиться своими отзывами?
• Плюсы: какие плюсы получили ваши сотрудники?
• Результаты: повлияло ли ваше внутреннее общение на поведение сотрудника?Все ли работают на общую цель?

• Посмотрите на показатели оборота

Когда у вас есть сотрудники, которые счастливы и удовлетворены своей работой, они останутся в компании на более длительный период времени. Однако недовольные и недовольные сотрудники быстро начнут искать новую работу.

Отслеживайте текучесть кадров, чтобы лучше понять, насколько эффективна ваша внутренняя коммуникация. Когда ваша команда более связана и связана с тем, что происходит в компании, тогда они чувствуют доверие и признательность. Однако, когда этого доверия нет вообще, производительность падает, а текучесть кадров возрастает.

Что касается KPI для внутренних коммуникаций, то их легко отследить, но бывает сложно напрямую связать с внутренней коммуникацией.

• Рассылка опросов

Отправка опросов вашей команде и высшему руководству имеет решающее значение на двух ключевых этапах — когда вы устанавливаете ключевые показатели эффективности и когда вы измеряете результаты. (Да, мы говорили вам, что это было в два ключевых момента).

Зачем вам заморачиваться с опросами? Потому что это позволяет вам в режиме реального времени получать важную информацию о ваших целях от всех различных отделов и уровней сотрудников. Это помогает гарантировать, что вы можете установить KPI с полной картиной под рукой. Не говоря уже о том, что это позволяет вам адаптировать и улучшать свои цели и стратегии, когда это необходимо.

Но очень важно, чтобы вы отправляли опросы, которые побуждают к действию и не являются пустой тратой времени. Поэтому убедитесь, что ваши опросы короткие, точные и анонимные. Все, что слишком длинно, только еще больше раздражает вашу команду и, по сути, приводит к набору неточных и неэффективных ответов.

Итоги по измерению внутренних коммуникаций на рабочем месте

Не секрет, что трудно эффективно измерить ваши сильные и слабые стороны, когда дело доходит до вашего внутреннего общения. Однако, когда установлены четкие KPI для внутренних коммуникаций, становится проще собирать необходимые данные для продвижения вашей компании вперед. Именно эти данные позволяют отслеживать прогресс и достижение более широких целей.

Как мы уже говорили в начале, внутренняя коммуникация является краеугольным камнем вашей компании. Когда все сделано правильно, продуктивность и вовлеченность сотрудников, совместная работа, моральный дух в офисе и согласованность действий в организации оказывают положительное влияние.

Свяжитесь с нашей командой, чтобы узнать больше о нашем коммуникационном решении.