Как провести физическую инвентаризацию за 5 простых шагов

Страшная инвентаризация… На подсчет всех запасов могут уйти часы и даже дни, и ваши сотрудники, вероятно, боятся этого так же, как и вы.

Регулярная инвентаризация, какой бы раздражающей она ни была, является необходимой частью любого владельца розничного бизнеса изо дня в день.

Последнее, чего вы хотите как владелец бизнеса, — это потери в вашей розничной торговле из-за нерегулярных или непоследовательных проверок запасов. Усадка, если ее не остановить, может привести к потере огромных сумм денег из-за неэффективной проверки запасов.

Кроме того, если вы не знаете, что нужно заказать повторно и пополнить запасы, вы можете иметь дело с недовольными клиентами, которые не могут заказать то, что хотят, и в конечном итоге покупают у ваших конкурентов.

Но что такое проверка запасов и как сделать ее более эффективной и, скажем так, веселой? Давайте прыгнем прямо в…

Что такое инвентаризация?

Инвентаризация — это единственный способ, с помощью которого компании могут точно знать, что они заказали, что у них есть и что им нужно.

Джеймс Вудрафф, эксперт по управленческому консалтингу, отмечает, что проверка запасов «включает в себя эффективное управление закупками, получением, складированием, отслеживанием, доставкой и повторным заказом — и именно так вы максимизируете рентабельность своих запасов».

При проведении инвентаризации есть несколько аспектов, на которые следует обратить внимание:

1. Где находятся продукты в магазине.
2. Количество каждого отдельного продукта.
3. Состояние продуктов.
4. Если товары являются скоропортящимися, то следует указать даты на этих скоропортящихся товарах.
5. Количество товаров на складе.
6. Количество продуктов, которые необходимо повторно заказать и пополнить запасы.

Это всего лишь несколько примеров того, на что следует обратить внимание при проведении инвентаризации.

Регулярные и последовательные проверки запасов и физический подсчет запасов необходимы для успеха вашего бизнеса и помогут вам не тратить тысячи долларов впустую.

В чем разница между физическим счетом и циклическим счетом?

Хороший вопрос! Циклическая инвентаризация требует от сотрудников создания цикла инвентаризации. Forbes описывает, что «регулярный подсчет циклов позволяет вам как можно быстрее выявлять небольшие расхождения. Циклическая инвентаризация относится к стилю постоянной инвентаризации подмножеств ваших товаров». Но нет необходимости выполнять циклическую инвентаризацию всего вашего инвентаря, циклическая инвентаризация обычно выполняется для сезонных или часто распродаваемых запасов.

Инвентаризация требует, чтобы сотрудники регулярно физически подсчитывали каждую единицу товара. Обычно это означает, что сотрудникам придется задерживаться во время этих инвентаризаций и проверять каждую единицу товара, чтобы произвести точную и тщательную инвентаризацию и запись.

Почему необходим физический подсчет запасов?

Если вы владелец розничного бизнеса, особенно владельца малого розничного бизнеса, то правильное управление запасами имеет решающее значение для успеха и прибыли вашего бизнеса.

Дерек Броман, генеральный директор Discount Enterprises LLC, отмечает, что «правильное отслеживание запасов и управление ими помогли [ему] более эффективно использовать [его] физическое пространство для хранения и транспортные ресурсы, выявлять тенденции в потребительских желаниях и популярных продуктах и ​​​​заблаговременно готовиться к удовлетворению потребностей». потребности в чулках».

Физическая инвентаризация необходима по следующим причинам…

1. Чтобы гарантировать, что никакие предметы не были украдены или повреждены. В то время как инвентарь может пропасть или быть поврежден клиентами, к сожалению, сотрудники также могут украсть и повредить предметы. Выполнение регулярных инвентаризационных проверок поможет удержать сотрудников от воровства, поскольку они знают, что предметы регулярно пересчитываются. Кроме того, если сотрудник ломает или повреждает предмет, он с большей вероятностью возьмет на себя ответственность за это, потому что знает, что инвентарь регулярно проверяется.
2. Чтобы заказать больше товаров, которые необходимо пополнить. Как вы можете узнать, какие товары нужно заказать повторно, если вы физически не подсчитали свои запасы? Это также означает проверку того, сколько товаров доступно на этаже и на вашем складе.
3. Чтобы понять потребительские тенденции и желания. Собирая данные о том, какие товары часто распродаются и заказываются повторно, вы сможете лучше понять, чего хотят и в чем нуждаются ваши клиенты, чтобы увеличить вашу прибыль!
4. Чтобы гарантировать, что количество ваших заказов и пополнения запасов соответствует потребностям вашего бизнеса. Без проведения физической инвентаризации вы можете обнаружить, что заказываете одно и то же количество и товары снова и снова и не продаете их. Зачем тратить время и деньги на предметы или продукты, которые на самом деле не продаются?
5. Чтобы гарантировать, что поставщики доставляют товары, которые не повреждены, и доставляется нужное количество. Люди тоже люди, и все мы ошибаемся, даже поставщики. Важно проводить инвентаризацию — даже в отношении только что полученного инвентаря, чтобы убедиться, что все предметы можно учесть и что они не повреждены.

Проводя регулярные и частые проверки запасов, вы можете избежать всех этих проблем, сэкономить время и деньги! Кроме того, если вы проводите инвентаризацию вручную, с ручкой и бумагой, то вы тратите массу времени своих сотрудников, и оно может быть полно ошибок и ошибок!

Мы разобрали, как провести инвентаризацию за 5 простых шагов и какие технологии вы можете использовать, чтобы улучшить способ подсчета и учета инвентаризации.

Избавьтесь от головной боли, связанной с подсчетом запасов, с Connecteam уже сегодня!

Узнать больше

Как провести инвентаризацию за 5 шагов

Есть несколько способов сократить время, затрачиваемое на подсчет запасов, и повысить его эффективность. Вот 5 простых шагов, которые вы можете предпринять сегодня, чтобы улучшить учет запасов.

Прежде всего, чтобы подсчитать и зарегистрировать все ваши запасы, вашим сотрудникам потребуются правильные инструменты и технологии, которые сделают их работу более эффективной. Инвестируя и внедряя универсальное приложение для управления сотрудниками, такое как Connecteam, вы повышаете ответственность и эффективность сотрудников с помощью контрольных списков инвентаризации.

Хотя Excel также удобен для управления запасами, в него нельзя прикреплять изображения или видео. С Connecteam вы можете потребовать от сотрудников включать изображения и даже ставить электронную подпись в заполненных формах инвентаризации. Например, если предметы повреждены, вы можете поручить сотрудникам сфотографировать поврежденные предметы, чтобы прикрепить их к инвентарному подсчету.

С помощью Connecteam сотрудники могут заполнять контрольные списки и формы инвентаризации в цифровом виде прямо со своего мобильного устройства в конце каждого дня, чтобы ежедневно обеспечивать точный учет запасов!

Теперь, когда ваши сотрудники точно подсчитали и проверили запасы с помощью нужных инструментов и оборудования, пришло время заранее спланировать пополнение запасов и повторный заказ. Проверьте, какие товары быстро раскупаются, какие стоят на полках в течение длительного периода времени или вам нужно что-то заказать к праздникам.

Поступая таким образом, вы сможете принимать более обоснованные решения о том, какой инвентарь хорошо продается, что следует заказать повторно и чего действительно хотят ваши покупатели и клиенты.

Кроме того, как только вы лучше поймете количество товаров, которые необходимо пополнить, вы сможете стратегически размещать товары в магазине и на своем складе, чтобы упростить и повысить эффективность проверки запасов.

Это действительно зависит от типа вашего инвентаря. Если у вас есть скоропортящиеся товары, проводите ежедневные проверки запасов, чтобы убедиться, что товары не портятся и их можно продать до истечения срока годности.

Если ваши товары не являются скоропортящимися, рекомендуется проводить частые проверки запасов еженедельно или раз в две недели. Важно часто проводить инвентарные проверки, чтобы убедиться, что сотрудники и клиенты не воруют, повысить ответственность сотрудников и повысить ответственность поставщиков.

Создайте специальное место для сотрудников, чтобы хранить и подсчитывать инвентарь. Будь то в торговом зале или на складе, предоставление вашим сотрудникам специально отведенного места значительно упростит физический подсчет запасов.

При назначении инвентаризации команде важно выбрать правильных людей.

Выберите пару новых сотрудников, но большая часть команды должна состоять из опытных сотрудников. Опытные сотрудники отлично подходят для этой работы, потому что они работают в бизнесе в течение большого количества времени, знакомы со всеми типами инвентаря и могут даже научить некоторых новичков, как правильно выполнять работу.

Итог: как провести физический подсчет запасов за 5 простых шагов

К этому моменту в блоге должно быть совершенно очевидно, что физический подсчет запасов является необходимой частью владения и управления розничным бизнесом.

Регулярный подсчет физических запасов помогает менеджерам и владельцам бизнеса понять, были ли запасы повреждены или сломаны и кем, лучше понять, какие запасы необходимо регулярно пополнять, каковы тенденции и желания клиентов, чтобы убедиться, что вы заказываете нужное количество запасов. , а также гарантировать, что поставщики поставляют правильную и неповрежденную продукцию.

Чтобы сделать инвентаризацию более эффективной и точной, вам следует инвестировать в правильные инструменты и программное обеспечение, которые помогут выполнить работу правильно. С Connecteam управление запасами можно легко проводить в нескольких розничных магазинах. Создавайте контрольные списки инвентаризации, попросите сотрудников подписывать формы инвентаризации в электронном виде и даже включайте изображения и видео поврежденных и сломанных продуктов для ведения инвентарного учета.

С правильным программным обеспечением для управления запасами, таким как Connecteam, выполнение ранее упомянутых 5 простых шагов подсчета запасов станет еще проще для ваших сотрудников.

Хотите получать больше замечательных статей прямо на ваш почтовый ящик? Подпишитесь здесь