Как написать последующее электронное письмо потенциальному клиенту [+ 5 примеров]

Когда вы начинаете проект с клиентом, у вас часто возникают проблемы с тем, чтобы заставить его ответить на ваши электронные письма? Вас беспокоит эффективность ваших последующих писем?

Это может быть неприятно в высшей степени.

В то же время вы хотите не упустить свой шанс на долгосрочное сотрудничество с вашими потенциальными клиентами, действуя грубо, нетерпеливо или непрофессионально, пытаясь расположить их к себе.

Тогда остается вопрос, как подойти к этой проблеме, не нанеся ущерба потенциалу дальнейшего сотрудничества?

Чтобы помочь вам понять, почему ваши клиенты не отвечают и что делать в таком случае, в этом посте будут рассмотрены некоторые из наиболее распространенных ошибок и лучшие советы о том, как отправлять последующие электронные письма вашим потенциальным клиентам.

Затем мы покажем вам несколько примеров последующих электронных писем и дадим полезные советы, которые помогут вам персонализировать ваши собственные электронные письма и сократить время, которое вы тратите на их ежедневное написание.

Давайте погрузимся!

Что такое последующие письма?

В деловом мире обычной практикой является отправка клиенту дополнительного электронного письма после первоначального контакта.

Это техника, которую мы используем, когда хотим или нуждаемся в чем-то от другого человека.

Кроме того, последующие электронные письма в основном используются для напоминания получателям о предстоящих действиях (например, об оплате счета или предоставлении отзыва).

Почему последующие электронные письма важны для бизнеса?

При обслуживании клиентов важно поддерживать открытые линии связи с клиентом на протяжении всего проекта.

Необходимость манипулировать несколькими клиентами означает, что этот вид связи часто упускается из виду, что, в свою очередь, может замедлить ход ваших проектов. Кроме того, отсутствие отправки последующих электронных писем может привести к тому, что у клиентов сложится неправильное впечатление о вас и вашем бизнесе.

Цель последующих электронных писем:

• Напомните потенциальным клиентам ответить вам
• Следите за проектами
• Убедитесь, что информация не потеряется в случайном порядке
• Дайте чувство организованности и преданности проектам
• Скажите своим клиентам, как новым, так и старым, что вы серьезно относитесь к их бизнесу.

Наиболее распространенные причины отсутствия ответа?

Причина, по которой вы не получили ответа, не всегда заключается в отсутствии интереса к вашему предложению. Вероятно, вы не получаете ответов от своих клиентов, потому что:

• Они слишком заняты, чтобы писать вам в ответ.
• Ваша электронная почта могла быть потеряна в их спаме или входящих.
• Им может потребоваться больше времени, чтобы рассмотреть ваш запрос или посоветоваться с другими.

Мы все колеблемся, когда на карту поставлены деньги, верно? Почему бы и нет?

Именно поэтому мы используем последующие электронные письма — чтобы убедить наших клиентов, что они в надежных руках .

Мы рассмотрели, что они из себя представляют, так что теперь давайте перейдем к обещанным шагам по написанию последующих электронных писем, которые получат ответы и помогут вам выделиться.

Как написать последующие электронные письма

В каждой ситуации есть свои плюсы и минусы, и важно распознать и то, и другое, прежде чем переходить к основным шагам хорошего последующего электронного письма.

Мы разбили шаги, которые вам нужно предпринять, чтобы освоить этот метод, на то, что можно и чего нельзя делать, чтобы вы могли быстро освоиться.

Давайте начнем!

Последующая электронная почта — DO

1. Следите за темой письма

Быть кратким и точным — лучший способ использовать темы ваших последующих электронных писем.

Четко объясните, что вам нужно, и укажите причину обращения . Вот несколько примеров хороших последующих строк темы:

• Этапы Фазы №1 [Название проекта]
• Просроченный счет от [Дата]
• Нам нужна ваша помощь по [проблеме]
• Обновления встречи от [Дата]
• Любые вопросы или опасения?

Тема вашего электронного письма должна быть простой и четкой о том, что вам нужно от получателя. Чем естественнее тема письма, тем выше процент ответов, которые вы можете ожидать.

2. Сделайте это о них

Если у вас есть четкая цель для последующего электронного письма, поставить себя на место клиента и написать контент, который заставит его почувствовать себя ценным, не составит труда.

Последующие электронные письма — это больше, чем просто краткие напоминания. Это открытые линии для построения прочных отношений с вашими клиентами . Таким образом, основное внимание должно быть сосредоточено на них.

Вот несколько идей, как утонченно привлечь внимание ваших клиентов:

• Запросить отзыв о предложении или точке зрения.
• Спросите, как улучшить ваши предложения.
• Вызовите причудливость, предложив решение их самой насущной проблемы

Это создаст у них впечатление, что вы не только заботитесь о них, но и уделяете время изучению и рассмотрению различных вариантов для удовлетворения их конкретных потребностей.

3. Будьте кратки

Вы когда-нибудь слышали о правиле 12 секунд?

Правило 12 секунд — это среднее количество времени, которое люди тратят на чтение электронных писем.

И, особенно в деловом мире, ни у кого нет много времени, чтобы тратить его на подробные электронные письма, на чтение которых уходят минуты.

Большинство читателей только просматривают ваши электронные письма, поэтому лучше, чтобы любые последующие действия были как можно более краткими, но при этом охватывали все основы.

4. Призовите своих клиентов к действию

Каждое последующее электронное письмо должно содержать призыв к действию, если только оно не носит строго информационный характер. Многие маркетологи не учитывают эту важную деталь, которая является основной причиной того, что люди не воспринимают свои электронные письма так серьезно, как должны.

Иными словами, если вы хотите, чтобы ваши клиенты и потенциальные клиенты предприняли определенное действие, вы должны четко объяснить им это действие.

Вот несколько мыслей для начала:

• Прокомментируйте, пожалуйста.
• Свяжитесь с нами.
• Укажите желаемую дату.
• Давай поговорим.

Примечание. Чтобы настроить эффективный призыв к действию, избегайте ощущения неуверенности. Например, можете ли вы заметить разницу между этими двумя предложениями:

• «Пожалуйста, если вы найдете время, я был бы признателен за возможность назначить нам встречу для обсуждения деталей проекта», и
• «Отправьте нам предпочтительное время и дату, чтобы мы могли запланировать нашу следующую встречу».

Разница в самоотверженности и смелости. Не стесняйтесь использовать его.

5. Учитесь быть терпеливым

Теперь мы подошли к сути вопроса — как долго мы должны ждать, прежде чем отправлять последующее электронное письмо?

Не ждите слишком долго. Лучшие практики говорят, что вы можете ожидать ответа от своих клиентов в течение дня или двух.

Разрешить своим клиентам это временное окно, прежде чем продолжить, — хорошая идея.

На самом деле, гораздо разумнее просто спросить их, когда они будут наиболее восприимчивы к тому, чтобы услышать от вас снова. Таким образом, вы установите хорошие отношения, основанные на их собственных решениях, избегая при этом излишнего раздражения.

Примечание. Учтите, что ваши клиенты не могут проверять свою электронную почту в выходные и праздничные дни.

Сложно рассчитать время для последующих действий, чтобы не показаться слишком настойчивым сразу после того, как вы привлекли их внимание.

Всегда лучше дать им больше места, чем действовать слишком рано.

Последующая электронная почта НЕТ

Теперь пришло время рассмотреть наиболее распространенные ошибки при отправке последующих писем:

1. Поиск виновных . Даже если ваши клиенты не отправили информацию, как обещали, последующее электронное письмо должно быть сосредоточено на мягком напоминании им об этом действии. Сосредоточение внимания на будущем сотрудничестве и преимуществах клиента принесет вам еще один набор карт.

2. Плохая тема . Тема — это первое, что видит ваш клиент, и основной фильтр для принятия решения, важна она или нет. Будьте кратки в том, что вам нужно от ваших клиентов. Это поможет вашим клиентам фильтровать ваши электронные письма по релевантности.

3. Слишком долгое ожидание ответа . Если вы будете ждать слишком долго, ваш клиент может поставить ваш проект последним или забыть о нем. Напоминание не равно раздражению, если оно сделано правильно. Таким образом, следуйте быстро.

4. Напористое поведение . Чтобы показать клиенту, что это дружеское напоминание, будьте вежливы и беззаботны. Установите ожидания, сказав им, когда вы свяжетесь, если они не ответят.

5. Нет CTA . Если ваш клиент только просматривает ваши электронные письма, он может пропустить призывы к действию и отключить его. Предоставьте им четкий план их следующих шагов и график завершения их проекта.

6. Неправильное общение . Вы должны изучить предпочтения ваших клиентов в общении. Большинство клиентов предпочитают мягкие напоминания по электронной почте, но некоторые предпочитают короткие телефонные звонки. Если он предоставляет необходимую информацию, он окупается!

Шаблоны последующих писем

1. Шаблон электронного письма «Просто проверяю».

Если вам нужно дополнить свое предложение или напомнить своим клиентам о вашем предыдущем электронном письме, не будьте нуждающимся.

Выразите свое сочувствие их напряженному графику и предложите встречу, если они заинтересованы.

Совет для профессионалов. Решения на основе искусственного интеллекта (ИИ), такие как TextCortex, могут помочь вам писать привлекательные персонализированные электронные письма, когда вы слишком заняты или просто не хотите использовать шаблон.

Например, надстройка TextCortex для Chrome включает в себя полезную функцию «Путь к электронной почте », которую можно использовать для быстрого составления электронных писем из наиболее важных моментов.

Просто установите основные выводы , которые вы хотите осветить в своем электронном письме, выберите маркеры, нажмите на логотип и выберите опцию «Отправить по электронной почте ».

2. Шаблон электронного письма «Дополнительная информация о предложении»

Ваш потенциальный клиент может анализировать сразу несколько предложений. Короткое электронное письмо демонстрирует ваше желание установить связь.

Более того, этот тип электронной почты также продемонстрирует чувство преданности самому проекту. Хотите верьте, хотите нет, но иногда этого достаточно, чтобы привлечь клиентов.

3. Шаблон письма «Чувство срочности»

Эффект FOMO (страх упустить выгоду) был и остается мощным маркетинговым инструментом.

Указание даты истечения срока действия вашего предложения может подсознательно побудить клиентов немедленно ответить на ваше электронное письмо.

Никто не хочет упустить выгодную сделку, верно?

Совет для профессионалов: в дополнение к многочисленным функциям перезаписи, надстройка TextCortex для Chrome имеет весьма полезную опцию смены тона, которая может переписать ваш контент другим тоном голоса.

Чтобы использовать его, выберите предложение или абзацы , которые вы хотите переписать в различных тонах, нажмите на логотип и выберите функцию «Тон» .

Нажмите на ссылку типа тона в нижней части окна предложения и выберите тон голоса « Срочно », чтобы добавить срочность в ваше электронное письмо при использовании функции « Тон ».

4. Шаблон письма «Давайте переподключим»

Деловые люди — люди действия. С учетом сказанного более вероятно, что вы получите ответ на свое последующее электронное письмо, если подадите прямую апелляцию.

Независимо от типа запроса, ваши клиенты не поймут его неправильно, если ваши последующие электронные письма сохранят тот же уровень профессионализма.

Совет для профессионалов: независимо от темы или аудитории, функция TextCortex « Перефразирование» может помочь вам поддерживать высокий уровень качества письма.

Выделите предложения или абзацы сразу , нажмите на логотип и выберите параметр «Перефразирование» .

5. Шаблон электронного письма «Последующая встреча»

После встречи с клиентами рекомендуется отправить последующее электронное письмо. Это зрелый шаг, который со временем может привести ко многим плодотворным отношениям.

Эта форма последующего электронного письма является лишь быстрой благодарностью за потраченное время клиента.

Упаковать

Нет никаких сомнений в том, что вы должны использовать последующие электронные письма в своей бизнес-стратегии.

Трата времени на развитие связей — это инвестиция в здоровье вашего бизнеса, которая принесет дивиденды в виде постоянного успеха в заключении сделок и поддержании отношений .

Тем не менее, это не делает их интересными. Особенно, если вам нужно писать их каждый день.

Мы предлагаем вам попробовать TextCortex, если вы застряли в поисках вдохновения, устали от использования одних и тех же старых шаблонов или просто хотите посмотреть, что еще есть.

Более того, использование TextCortex может превратить ваш худший писательский день в существующую задачу.

И это еще не все.

В дополнение к функциям перезаписи, доступным в расширении Chrome, TextCortex предоставляет вам доступ к:

• Доступ к более чем 20 готовым шаблонам ИИ онлайн.
• Создавайте контент на более чем 72 языках с помощью этого многоязычного инструмента искусственного интеллекта.
• Холст, который можно редактировать в режиме реального времени для размещения контента, созданного как человеком, так и искусственным интеллектом.
• Модификация и рендеринг контента в реальном времени
• Вы можете получить доступ к своему личному помощнику по письму с искусственным интеллектом на более чем 30 веб-платформах , включая Документы, Gmail, Linkedin и другие, с единой панели управления.

Загрузите расширение TextCortex для Chrome сегодня и побалуйте себя личным помощником по письму с искусственным интеллектом, который может творить чудеса с вашим контентом.