Как написать неофициальное электронное письмо: стильно представить, обдумать и завершить

Вы когда-нибудь хотели узнать несколько полезных советов о том, как написать неофициальное электронное письмо?

Основное различие между формальной и неформальной электронной почтой заключается в тоне, используемом при письме .

Профессиональные электронные письма используют формальный и вежливый язык , в то время как личные электронные письма используют более непринужденный и разговорный язык .

В этой статье вы узнаете, существуют ли какие-либо правила составления обычного письма и каковы эти правила.

Кроме того, вы сможете найти несколько дополнительных советов по улучшению написания как формальной, так и неформальной электронной почты.

Поэтому потерпите меня еще немного!

Формальные и неофициальные электронные письма

Прежде чем мы пойдем дальше, я хотел бы указать на несколько ключевых различий между деловыми и неформальными электронными письмами.

Мы используем официальные электронные письма , когда:

• требуется написание для деловых и профессиональных приложений
• имеющий предопределенный и определенный формат
• Необходимо использовать формальную и учтивую терминологию.
• предложения длинные и сложные

Мы используем неофициальные электронные письма , когда:

• использование электронной почты для личного общения
• нет установленного формата или структуры
• отправка писем друзьям и членам семьи
• используя простой и непринужденный язык
• наши предложения короткие и простые

Для более непринужденного электронного письма можно просто поболтать о том, что у вас на уме . С другой стороны, отправляя официальное электронное письмо, лучше сразу перейти к делу.

Кроме того, электронные письма как для профессиональных, так и для повседневных целей имеют некоторые сходства. Они оба:

• Используйте терминологию, которая проста и понятна.
• Сыграйте важную роль в содействии продуктивному диалогу.
• Каждый раз используйте одну и ту же структуру: введение, основная часть и резюме.

Как написать неофициальное электронное письмо?

Как мы уже упоминали, мы используем неофициальную электронную почту для личных целей — семья, друзья или люди, которых мы хорошо знаем.

И хотя большинство неформальных электронных писем включают приветствие, текст и завершение, это не является жестким правилом.

Поскольку электронная почта настолько непринужденна, вы также можете безопасно использовать сокращенные фразы и аббревиатуры с очень небольшим количеством сложных предложений или вообще без них.

Кроме того, вам разрешено делать неформальные электронные письма короткими и приятными или включать много деталей и фрагментов информации.

И хотя вы пишете неофициальное электронное письмо, некоторые вещи являются просто вредными привычками, верно?

Вот некоторые вещи, которых следует избегать при создании электронных писем:

• Неполные предложения
• Повторяющиеся предложения
• Длинные, сложные предложения
• Грамматические ошибки

Есть не только ловушки, которых следует избегать, но и факторы, которые следует учитывать при составлении неофициального электронного письма. Давайте проверим их:

1. Напишите тему письма

Строка темы обязательна для всех писем. Обычная электронная почта проще, потому что ее содержание не требует особых размышлений. То есть вы можете использовать любой тон голоса в строке темы, который вам нравится.

• Вот план.
• Вот видео, которое вы искали.
• Эту статью стоит прочитать.
• Прочитать!

2. Начните с обычного приветствия

Когда вы начинаете неформальное электронное письмо, простое «привет» или «привет» — это все, что нужно, чтобы начать дружескую беседу по электронной почте. Для менее формальной формы приветствия нам не нужно слишком беспокоиться о словах, которые мы выбираем.

А чтобы добавить энтузиазма и дружелюбия, мы также можем использовать больше восклицательных знаков и смайликов:

• Привет [Имя],
• Привет [Имя],
• Привет!
• Привет!
• Привет!

3. Укажите причину обращения

В каждом электронном письме, официальном или неформальном, должна быть указана причина сообщения :

• «Вот PDF-файл, который вы хотели».
• «Я просто хочу, чтобы вы знали, что я не приду сегодня».
• «Мне интересно, есть ли у вас время встретиться со мной около 17:00?»

Точно так же, если вам нужно, чтобы перципиент предпринял какое-то действие, постарайтесь сделать это как можно более ясным:

• Могу я спросить, что вы думаете о моих идеях/предложениях?
• Не могли бы вы сообщить мне, когда вы сможете встретиться на следующей неделе?
• Пожалуйста, ознакомьтесь со следующими приложениями до нашей следующей встречи.
• Не могли бы вы ознакомиться с повесткой дня собрания и дайте мне знать, если у вас есть какие-либо предложения?

Однако, когда вы пишете причину обращения, помните о читателе с практической точки зрения. Всем выгодно, чтобы электронные письма были максимально лаконичными.

4. Завершите заключительным заявлением

Завершение ваших неформальных электронных писем похоже на вступительную строку — используйте дружелюбный тон для завершения:

• До скорого,
• Заботиться,
• До скорого,
• Спасибо,
• С пятницей,
• Хороших выходных!

Неформальный шаблон электронной почты

Если вы все еще не уверены, как должно выглядеть ваше неофициальное электронное письмо, вы можете попробовать использовать этот шаблон при создании следующего электронного письма.

На практике ваше электронное письмо может выглядеть примерно так:

«Привет, Тоня,

Спасибо за внимание. Давай встретимся как-нибудь в ближайшее время, я бы очень хотел тебя увидеть. Как насчет завтра в полдень? Вы свободны?

Заботиться,

Билли."

Однако это лишь часть того, что может вам помочь. Инструменты на основе искусственного интеллекта, такие как TextCortex, разработали несколько функций для написания любого электронного письма.

Например, если вы хотите написать электронное письмо с помощью функции TextCortex «Bullet to email », все, что вам нужно, — это уточнить ключевые выводы в виде маркеров, выделить их и нажать на логотип .

Как только вы выберете назначенную функцию, надстройка TextCortex предложит окно предложений с несколькими вариантами вывода электронной почты.

После того, как вы выберете наилучший результат, расширение рерайтера предоставит дополнительные параметры перезаписи, которые помогут вам еще больше настроить ваш контент. Вот некоторые из этих вариантов:

1. Функция перезаписи — позволяет настраивать предложения или абзацы для лучшего контекста.

2. Функция автозаполнения — генерирует целые предложения и абзацы на основе нескольких слов.

3. Функция расширения — расширяет ваши предложения или абзацы, добавляя дополнительные слова, соответствующие контексту.

4. Функция суммирования — создает более короткие версии предложений и абзацев.

5. Функция тона — изменяет тон ваших предложений, сохраняя их первоначальный смысл.

6. Функция перевода — может переводить исходный текст на более чем 10 различных языков.

7. Полная запись — генерирует записи в блоге из идей из 5 слов.

Подведение итогов

Учитывая все обстоятельства, можно с уверенностью заключить, что нет строгих правил, которым нужно следовать при составлении неофициальных электронных писем.

Их гораздо быстрее писать, и они требуют гораздо меньше усилий, чем официальные электронные письма. Тем не менее, это не делает их приятными для сочинения.

Однако при правильном наборе они могут стать забавными.

Это истинная цель TextCortex — взять на себя вашу письменную работу, улучшая ваши навыки письма и делая весь процесс менее болезненным.

Что такое TextCortex?

TextCortex — это модульный инструмент искусственного интеллекта, который использует мощные алгоритмы и большую базу данных передовых методов для создания и преобразования текста в оригинальный и увлекательный материал.

Его авторы с искусственным интеллектом используют распознавание образов для разработки и изменения вашего письма с высокой степенью точности, уделяя особое внимание получению максимально достоверного результата.

TextCortex доступен в виде веб-приложения и надстройки для Chrome.

С нашим расширением для перезаписи вы сможете:

• Настройте свой контент на более чем 30 онлайн-платформах , таких как Google Docs, Gmail, LinkedIn, Facebook и других.
• Используйте ИИ-генерацию и расширенные функции перезаписи «на лету» в любом текстовом поле.
• Быстро улучшайте свои навыки письма , сохраняя неизменное качество письма.

В то же время веб-приложение TextCortex позволяет:

• Используйте более 20 шаблонов AI для создания сообщений в блогах, описаний продуктов, электронных писем, рекламы, сообщений в социальных сетях и т. д.
• Одновременно используйте ручное и искусственное письмо на одном и том же редактируемом холсте.
• Редактируйте и форматируйте свой контент в режиме реального времени.
• Сохраняйте свои проекты как шаблоны для будущего использования.

Загрузите расширение Chrome сегодня и наслаждайтесь захватывающей стороной написания контента любого типа.