Как написать электронное письмо со счетом — Шаблон электронного письма со счетом

День выплаты жалованья — одна из лучших частей завершения проекта. Если вы недавно выполнили какую-то работу с клиентом и завершили проект, вам, вероятно, потребуется выставить клиенту счет, чтобы получить оплату.

Тем не менее, многие фрилансеры и малые предприятия боятся, что они не получат оплату за свою работу и в конечном итоге останутся без оплаты. Даже просроченные платежи могут стать серьезной проблемой при управлении вашим денежным потоком.

Лучший способ избежать этого — выполнить несколько простых, но важных шагов при общении с вашим клиентом по поводу счетов. Поэтому разумно иметь простой и понятный шаблон электронной почты для ваших счетов-фактур.

В этой статье мы поделимся с вами советами и советами, которые вы можете использовать при отправке электронного счета-фактуры. Мы также поделимся готовым к использованию шаблоном электронной почты для счета, который облегчит вам получение оплаты!

В этой статье . . .

• Зачем использовать шаблон электронной почты для счета-фактуры?
• Как создать шаблон электронного письма для счета?
• Что вы пишете в электронных письмах со счетами?
• Пример шаблона электронной почты для счета-фактуры
• Как написать сопроводительное письмо к счету-фактуре
• Как отправить счет по электронной почте?
• Как написать официальный счет?
• Автоматизация отправки счетов по электронной почте с помощью программного обеспечения для выставления счетов

Зачем использовать шаблон электронного счета-фактуры?

Быстрый ответ заключается в том, что шаблоны электронной почты экономят ваше время: с шаблоном вам не нужно будет вводить сообщение каждый раз, когда вам нужно написать клиенту электронное письмо со счетом.

Это особенно полезно для компаний с разнообразными продуктами или услугами, чтобы они знали, какая информация нужна в сообщении и как ее следует форматировать.

Шаблон также является полезным инструментом, если вы отправляете счет нескольким клиентам, поскольку он обеспечивает согласованность сообщений.

Еще одно преимущество использования шаблонов для ваших счетов-фактур заключается в том, что их можно персонализировать для каждого клиента, предварительно вставив его имя и другую соответствующую информацию в заполнители.

Как создать шаблон электронного счета-фактуры?

Одна из самых важных вещей, которые следует учитывать при создании шаблона электронной почты, заключается в том, чтобы он соответствовал и персонализировался для вашего бизнеса или работы. Он должен отражать не только тип вашей работы, но и тип ваших отношений с клиентами.

Тем не менее, ваш шаблон электронной почты также должен быть достаточно универсальным, чтобы его можно было применить к большинству или ко всем вашим клиентам, что позволит вам просто вносить быстрые изменения, когда это необходимо, перед отправкой.

Когда вы будете готовы составить черновик своего электронного письма, вы можете выполнить следующие шаги, чтобы создать идеальный шаблон для отправки своим клиентам. Составлять счета с нуля может быть непросто, поэтому наличие общего примера может значительно ускорить процесс.

Сохраняйте свой электронный счет-фактуру профессиональным и простым

У владельцев бизнеса часто возникают проблемы с написанием электронных писем со счетами. Они беспокоятся о том, насколько формальными они должны быть или что должно быть в письме.

Цель электронного письма со счетом — получить оплату, но вы хотите, чтобы ваш клиент был более готов, чем просто получить свои деньги. Вы также хотите, чтобы они чувствовали уважение к деловым сделкам, которые они заключили с вами.

Если вы хотите убедиться, что ваше сообщение электронной почты не будет проигнорировано, важно, чтобы оно было профессиональным. Сохраняйте язык простым, но точным: избегайте использования слишком большого количества сокращений, сложных слов или жаргона, понятных только сотрудникам компании.

Цель электронного письма со счетом — просто отправить счет вашему клиенту: он не должен содержать много другой информации. Ради вашего собственного времени, а также вашего клиента, все, что вам нужно включить, это краткое сообщение с благодарностью за их работу и изложением того, что вы приложили счет за свою работу. Если вы хотите, чтобы вам платили вовремя, используйте короткое и точное электронное письмо.

Имейте описательную строку темы

Мы рекомендуем включать самую важную информацию в саму строку темы электронного письма. Строка темы должна быть однозначной: клиент должен знать, что вы выставляете ему счет, когда он увидит строку темы вашего сообщения в списке писем в своем почтовом ящике. В противном случае они могут даже не понять, что вы отправили счет-фактуру, что приведет к непреднамеренной задержке вашего платежа.

Мы рекомендуем указывать номер счета и дату оплаты в строке темы при написании электронного письма. Например:

Счет-фактура [Номер] за [Продукт/услугу] к оплате [Дата]

Таким образом, вы можете убедиться, что ваш клиент точно знает, почему вы связываетесь с ним, и что ему пора платить вам за ваши услуги.

Что вы пишете в электронных письмах со счетами?

Ваше сообщение должно включать краткое описание работы, которую вы выполнили для клиента. Вы должны указать, взимается ли ваша плата за проект или за отработанное время.

Кроме того, вы должны указать свою ставку, чтобы клиенту было ясно, сколько вы берете. Также разумно добавить любые другие расходы, которые могут не покрываться платежом клиента (например, доставка), чтобы не было сюрпризов.

Как обычно, ваше письмо-фактура или электронное письмо должны начинаться с приветствия. Если вы какое-то время не общались с получателем, принято включать краткое сообщение.

Затем вы должны сообщить своему клиенту, что вы свяжетесь с ним, чтобы выставить счет за выполненную работу, и что вы приложили счет к этому письму.

Прикрепить счет

Мы рекомендуем вам прикрепить свой счет в виде файла/документа, а не включать его в текст электронного письма. PDF, как правило, лучше, поскольку он работает на всех типах устройств и операционных систем, и вы можете избежать проблем с совместимостью. Если вы отправите счет-фактуру в виде вложения, ваш клиент также может легко распечатать его и сохранить для своих записей.

Используйте этот шаблон электронной почты для счета-фактуры

Если вам интересно, как написать электронное письмо со счетом-фактурой, вы можете попробовать использовать следующий пример сообщения со счетом-фактурой:

Subject: Invoice [Number] Due on [Date]

Dear [Client],

I hope you are well.

Please see attached the invoice [number] for [completed project]. The invoice is due by [date].

Please don't hesitate to get in touch if you have any questions or need clarifications.

Best regards,
[Your name and email signature]

Обратите внимание, что этот пример сообщения электронной почты с инвойсом краток и ясен. Нет необходимости включать ненужные детали или разговор, если только у вас нет очень близких отношений с клиентом и вы не чувствуете, что это уместно. Это, конечно, на ваше усмотрение.

Как персонализировать адрес электронной почты для счета-фактуры

Рекомендуется персонализировать вашу электронную почту, чтобы у клиента не возникало ощущения, что он получил обычное письмо с инвойсом.

Когда вы отправляете свои счета по электронной почте, вы должны включить персонализированное приветствие, чтобы ваш клиент знал, что вы потратили некоторое время и усилия, чтобы связаться с ним. Если вы считаете, что это уместно, вы также можете включить персонализированное сообщение в тело электронного письма.

Это поможет отличить ваш бизнес от других, которые используют тот же шаблон, и заставит вашего клиента почувствовать, что у него больше взаимодействия с вами.

Как написать сопроводительное письмо к счету-фактуре

Если вы работали над более крупным или сложным проектом для клиента, вам может быть целесообразно включить сопроводительное письмо к своим счетам. Это письмо-инвойс дает вам возможность указать свои расценки, выполненную вами работу, а также разбить вашу расценку и объяснить, почему вы взимаете такую ​​сумму.

Ваше сопроводительное письмо должно включать некоторые основные сведения о том, кто вы и что вы предоставляете. Не забудьте указать название вашей компании или название компании в письме-фактуре. Вы также должны указать временную шкалу проекта, над которым вы работали, включая даты начала и окончания.

Затем вы должны разбить каждую задачу, которую вы выполнили в рамках проекта, и сколько вы берете за это. Если вы взимаете плату за час или день, включите это также в разбивку.

Как написать электронное письмо с просроченным счетом-фактурой

Если ваш клиент не пропустил дату оплаты счета, вам может потребоваться снова связаться с ним, чтобы уточнить платеж. Может показаться неудобным повторно обращаться к клиенту по одному и тому же вопросу, но вам нужно платить за работу, которую вы для него выполнили.

Будьте вежливы, но тверды в сообщении о счете

Погоня за платежами, к сожалению, является распространенной проблемой при работе фрилансером. У вашего клиента может быть объяснение, почему он не смог заплатить вам до установленного срока.

Тем не менее, вы не должны позволять им не платить за вашу работу. Убедитесь, что ваша электронная почта вежлива, но тверда. Если это первый раз, когда вы обращаетесь к своему клиенту, чтобы связаться с ним, нет необходимости быть слишком личным.

Вы можете использовать следующий пример электронного письма, чтобы следить за просроченным платежом:

Subject: Re: Invoice [Number] Due on [Date]

Hi [name],

I hope that you have been well. I just wanted to check in with you about the invoice we sent last week for [product or service].

Let me know if there is anything else I can do to help get this paid ASAP.

Thank you!
Best,
[your name]


Как вы можете видеть выше, при отслеживании просроченного платежа важно указать номер счета и дату, до которой он должен быть оплачен.

Как отправить счет по электронной почте?

Если вы собираетесь отправить счет по электронной почте, лучше приложить его в виде вложения. Вы также можете использовать программное обеспечение для выставления счетов для создания счетов, так как это упрощает процесс (подсказка: мы делаем отличное).

Кроме того, вы можете использовать электронное письмо для отправки ссылки на счет, который вы создали с помощью таких сервисов, как PayPal. Многие такие платежные шлюзы поддерживают базовое формирование счетов.

Когда вы отправляете электронное письмо с вложенным счетом-фактурой, не забудьте включить в документ соответствующую информацию, такую ​​как название вашей компании, сумму, которую вы взимаете, и номер счета-фактуры.

Рекомендуется указать название вашей компании и адрес в заголовке электронного письма или блоке подписи, чтобы убедиться, что вы отправляете счет-фактуру, а не другие типы электронных писем.

Как написать официальный счет?

Как мы объяснили в нашей подробной статье о том, как выставить счет, важно, чтобы ваш счет содержал всю информацию, необходимую вашему клиенту для обработки платежа. таким образом, хорошие шаблоны счетов-фактур содержат следующие детали.

Ключевые элементы шаблона счета-фактуры

1. Информация о вашей компании (название, логотип, контактная информация)
2. Номер счета
3. Полное имя и контактные данные заказчика
4. Дата счета
5. Срок оплаты
6. Надлежащей суммы
7. Подробный список услуг/товаров с разбивкой по тарифам и ценам
8. Дополнительные сведения, такие как условия и способы оплаты

Хороший шаблон счета-фактуры должен позволять вам разбивать каждый продукт или услугу на элементы, а затем указывать, сколько вы берете за каждый элемент. Это самый ясный способ для вашего клиента увидеть, сколько вы берете и почему.

Когда приходит время платить вам, детализирование ваших услуг также облегчает клиенту задачу узнать, сколько он должен. Если вы этого не сделаете, вы можете обнаружить, что некоторые клиенты пытаются оспорить сумму, которую вы сняли, и это вызывает ненужные задержки.

К сожалению, задержки платежей часто являются частью фриланса, но если вы разберете информацию как можно четче, то вы ограничите вероятность того, что это произойдет, насколько это возможно.

Автоматизация отправки счетов по электронной почте с помощью Hiveage

Такие инструменты, как Hiveage, помогают автоматизировать процесс создания счетов и отправки их клиентам по электронной почте. Это делает процесс очень простым и значительно уменьшает хлопоты для вас.

Используя программное обеспечение для автоматизации выставления счетов, вы можете ограничить количество энергии, которое вам нужно тратить на административную работу и создание документов, и вместо этого сосредоточиться на фактической работе.

Автоматизировав процесс отправки счетов по электронной почте, вы также можете убедиться, что все они соответствуют одному стандарту и всегда содержат актуальную информацию. Вам не нужно беспокоиться о том, что вы случайно упустите важные детали, такие как уникальный номер счета-фактуры или инструкции по оплате.

С Hiveage у вас также есть возможность прикрепить копию счета в формате PDF к сообщению электронной почты. Надежный процесс выставления счетов, настроенный таким образом с помощью правильных инструментов, гарантирует, что финансы вашего малого бизнеса останутся здоровыми.

Напомним, что основные преимущества автоматизации выставления счетов заключаются в том, что вы можете:

• Экономьте время
• Сократите количество ошибок и опечаток в счетах-фактурах
• Добавьте новые функции в электронные письма со счетами, например, дополнительные способы оплаты или даже автоматическую систему повторного заказа.

В зависимости от того, какая у вас бизнес-модель, важно выбрать программное обеспечение, отвечающее вашим конкретным требованиям. В случае с Hiveage нашими основными клиентами являются фрилансеры и малые предприятия, и сервис оптимизирован для облегчения их жизни.

В заключение: элементы хорошего электронного письма со счетом

Электронное письмо со счетом-фактурой является одним из наиболее важных компонентов вашего бизнеса. Если это сделать неправильно, это может сбить с толку и расстроить клиентов, которым может быть трудно понять, о чем вы просите или как им следует реагировать на запрос об оплате. Хорошее электронное письмо со счетом включает в себя ряд элементов, в том числе:

• Номер счета
• Срок оплаты
• Надлежащей суммы
• Инструкции по оплате, понятные и понятные
• Краткий обзор результатов или проданных продуктов
• Обратите внимание, когда платежи просрочены, с предложением о том, как вы будете обрабатывать просроченные остатки.

Хорошо написанное электронное письмо — это первый шаг к установлению хороших отношений с вашим клиентом и своевременному получению оплаты. Используйте наши электронные шаблоны счетов-фактур или, что еще лучше, используйте наше простое и мощное программное обеспечение для онлайн-выставления счетов, чтобы убедиться, что вы не теряете платежи!