Сотни компаний HVAC выбирают Connecteam для решения общих задач

Работа в компании, занимающейся HVAC, требует работы со многими движущимися частями, как в прямом, так и в переносном смысле! На регулярной основе технические специалисты выезжают на различные рабочие места, запчасти и инвентарь прибывают и увозятся, счета регистрируются, платежная ведомость и графики должны быть заполнены, автопарк нуждается в обслуживании, занятость сотрудников требует внимания и многое другое. Но часов в сутках не хватает.

Учитывая все эти проблемы, мы решили более подробно изучить, почему сотни компаний, занимающихся HVAC, выбрали Connecteam в качестве решения всех своих проблем. И как именно они используют наше приложение для сотрудников, чтобы быть в курсе всего этого.

Проблемы, с которыми компании HVAC столкнулись до Connecteam:

• Необходимо соблюдать протоколы безопасности

«Информирование всей нашей команды об опасностях или инцидентах занимает много времени, это может стоить нам больших затрат времени и даже может поставить под угрозу наших сотрудников. Мы теряем массу времени, звоня сотрудникам, чтобы убедиться, что они знают о протоколах безопасности, когда это необходимо. И тот факт, что нам нужно планировать встречи, которые работают для каждого сотрудника, чтобы обсудить протоколы безопасности, — это проблема, с которой я больше не хочу иметь дело».

«Обновление протоколов безопасности просто тратит бумагу, чтобы распечатать все и добавить в папки. Распространение этих обновлений на несколько рабочих мест занимает много времени, и мы не можем быть уверены, что вся наша команда знает об изменениях».

• Отчеты бесконечны

«Каждый раз, когда приходит отчет, мы можем потерять массу времени, играя в пинг-понг, если была допущена ошибка, и это даже в том случае, если мы получим отчет вовремя».

«Вся бумажная работа выполняется традиционными методами, т.е. на бумаге и в электронных таблицах Excel. Это совершенно неэффективный процесс, так как формы должны быть видны руководству и должны немедленно действовать по ним, но мы не всегда получаем эти формы. Кроме того, мы отправляем много информации и вложений по электронной почте, что занимает много времени, и мы не можем отследить, все ли открыли письмо и прочитали его».

• Отслеживание времени — сложный процесс

«Я могу потратить целый день только на учет рабочего времени и начисление заработной платы, и это неэффективно, потому что я застреваю в бесконечных кучах электронных таблиц Excel и неразборчивых бумажных каракулях. Из-за этого слишком легко совершать ошибки».

«Я всегда играю в пинг-понг со своей командой из-за ошибок, которые я вижу, или просто пытаюсь найти кого-нибудь, чтобы заменить смену».

Также стоит отметить, что интеграция Connecteam с QuickBooks Online и Gusto помогает сделать экспорт табелей рабочего времени для расчета заработной платы простым и точным на 100%.

• Внутренняя коммуникация — сложная задача

«Сообщить что-либо всему моему персоналу непросто — мне приходится пользоваться WhatsApp и электронной почтой, и я никогда не могу быть уверен, что сообщение дошло до адресата. Будь то ободряющее сообщение, положительный отзыв, новый протокол, плохие погодные условия, объявление отдела кадров или что-то еще. У меня нет возможности отследить, кто получил и прочитал мое сообщение(я), и обычно мне важно знать, кто читал и не читал то, что я отправил. А координация встреч для передачи подобных сообщений — это время, которое мы не можем себе позволить».

«Моя команда не всегда может связаться со мной, потому что я жонглирую дюжиной задач, и когда я добираюсь до них, это обычно уже не имеет значения».

Как Connecteam помогает решать распространенные проблемы

Обеспечение безопасности и информированности приоритетом

Безопасность при работе на высоте и в условиях повышенного риска является важнейшим аспектом для компаний, работающих в области ОВКВ, поэтому повышение осведомленности и стандартов является общей целью для компаний ОВКВ, использующих Connecteam.

• Быстрая и простая отчетность : сотрудники могут отправлять отчеты прямо в офис, находясь в пути, чтобы соответствующий офис или руководитель могли оценивать и реагировать в режиме реального времени.Например, отчеты о сервисном оборудовании и отчеты о подъемниках и влажности.
• Цифровые ресурсы по безопасности : убедитесь, что все протоколы безопасности, советы и ресурсы доступны одним нажатием кнопки, дополнительные ключевые материалы, такие как «извлеченные уроки», выводы об инцидентах и ​​периодические советы по безопасности, доступны в любое время.
• Постоянные тренинги по технике безопасности : менеджеры и специалисты по технике безопасности могут следить за прогрессом каждого сотрудника, чтобы знать, кто прошел курс или викторину, и даже могут отправлять напоминания тем, кто еще не закончил.
• Коммуникация, прежде всего безопасность: легко распространять и передавать обновления и протоколы, связанные с безопасностью, такие как отчеты об обнаружении инцидентов, процедурные обновления в режиме реального времени или факторы риска, такие как неблагоприятные погодные условия или закрытые маршруты.

Ежедневные контрольные списки и отчеты

Для поддержания повседневных операций контрольные списки и отчеты обычно используются для уменьшения трения в повседневной деятельности, автоматизации потока информации и улучшения контроля над деловыми вопросами и делами сотрудников. Общие контрольные списки и отчеты, которые компании HVAC создают в Connecteam, включают:

• Наблюдение за опасностями
• Отчет об инциденте
• Отчет о дорожно-транспортном происшествии
• Форма проверки безопасности (для руководителей)
• Тикет заказа на ремонт
• Контрольный список проверки безопасности
• Возмещение расходов
• Отчет об инциденте с клиентом
• Обзор эффективности сотрудников

Кроме того, все записи, отправленные сотрудниками, регистрируются в цифровом виде, могут быть автоматически отправлены на предопределенный адрес электронной почты в виде копии PDF и могут быть экспортированы в таблицу Excel.

Оптимизация общения

Общение с каждым сотрудником имеет решающее значение, но его нелегко достичь. Благодаря инструментам связи Connecteam гораздо проще связаться с сотрудниками на местах и ​​общаться с ними:

• Чат-группы и каналы: чтобы упростить повседневное общение легко и эффективно, пообщаться о сотруднике месяца, плохих погодных условиях, лучшем маршруте до места работы, отличных отзывах клиентов и многом другом.Начните чат один на один или создайте специальные группы, различающиеся по местоположению, отделу или другим параметрам.
• Push-уведомления и обновления в режиме реального времени: отправляйте официальные и неофициальные объявления, включая обновления отдела кадров, объявления, рассылку информации, отчеты о безопасности и многое другое.
• Каталог сотрудников: найдите нужные контактные данные коллег, менеджеров и т. д.Поиск по имени, должности, отделу и так далее.

Протоколы компании мгновенно доступны

Компаниям, работающим в области ОВКВ, необходимо иметь общий ресурсный материал, доступный одним щелчком мыши для всех своих сотрудников, чтобы обеспечить соблюдение требований:

• Стандартные операционные процедуры (СОП)
• Протоколы безопасности и чрезвычайных ситуаций
• Справочник сотрудника
• Моральный кодекс
• Политика предотвращения сексуальных домогательств
• Единая политика

Потребности в человеческих ресурсах

Отдел кадров компании HVAC использует Connecteam для общения, вовлечения сотрудников и автоматизации процессов.

• Рекомендации: легко порекомендуйте друзей или родственников на должность в компании, чтобы увеличить охват.
• Запрос на отпуск и отпуск по болезни: сотрудники получают мгновенное обновление, если запросы были одобрены или отклонены.
• Форма личной информации: для приема на работу новых сотрудников требуется определенная информация, такая как личная информация, контактная информация, экстренный контакт, документы, такие как налоговые формы / удостоверение личности с фотографией и т. д.
• Обновление контактной информации: сотрудники могут легко обновлять свою контактную информацию прямо в приложении, и отдел кадров знает ее в режиме реального времени — от изменений адреса, имени, номера мобильного телефона, электронной почты, информации о банковском счете и т. д.
• Опросы удовлетворенности сотрудников или обзоры производительности: отдел кадров может использовать готовые шаблоны или даже создавать свои собственные, чтобы отправлять опросы и отслеживать ответы в режиме реального времени.Кроме того, легко проводить регулярные обзоры производительности для получения более точных отзывов.

Цели соответствия

Сотрудники HVAC должны соответствовать требованиям, и это достигается с помощью форм «Прочитай и подпиши» и периодических курсов повышения квалификации. С Connecteam все документы регистрируются и автоматически отправляются в виде PDF-копии на заранее определенные адреса электронной почты, которые можно настроить для каждой формы. Кроме того, при необходимости пользователи могут экспортировать сводный отчет.

Чтение и подписание документов включает в себя:

• Признание справочника сотрудника
• Единое соглашение
• Политика предотвращения сексуальных домогательств
• Отчет о результатах инцидента
• Другие читают и подписывают документы.

Периодические курсы повышения квалификации включают в себя:

• Зимнее вождение
• Обучение сексуальным домогательствам
• Обучение вентиляции
• Безопасность системы отопления и охлаждения
• Повторное обучение по протоколу.

Обучение всех сотрудников

С Connecteam компании HVAC могут предлагать обучение через приложение, чтобы все сотрудники были охвачены на регулярной основе. Кроме того, вы можете отслеживать прогресс и проводить обучение в любое время, а сотрудники могут завершать материал в свое время.

• Обучение по охране труда и технике безопасности
• Тренинг по предотвращению сексуальных домогательств
• Использование и техническое обслуживание оборудования
• Тест и викторины.

Однако речь идет не только о приеме на работу новых сотрудников, но и о постоянном повышении профессиональных навыков ваших «старших» сотрудников, чтобы избежать пробелов в знаниях.

Планирование работы

Компании HVAC имеют дело со сложными потребностями планирования, но Connecteam значительно упрощает управление:

• Диспетчерская служба звонит сотрудникам в режиме реального времени со всей необходимой им информацией. Ведите учет времени и места регистрации заезда и отъезда с помощью GPS-штампов.
• Позвольте сотрудникам добавлять заметки о смене и комментарии для дальнейшего объяснения, когда это необходимо.
• Разрешить сотрудникам принимать и отклонять смены (опционально — можно отключить).

Connecteam — это комплексное решение для управления сотрудниками с многочисленными возможностями для масштабирования вашего бизнеса. И, учитывая его удивительную цену, сделать выбор несложно. Начните бесплатную пробную версию прямо сейчас и не стесняйтесь отправить нам сообщение по адресу [email protected] .

Хотите получать больше отличных статей прямо на ваш почтовый ящик? Подпишитесь здесь