Приложение для внутренних коммуникаций: инструмент изменений и инноваций

Изменение, рост, масштаб — эти слова стали определяющими характеристиками современной экономики, одержимой переменами. Технологии изменили то, как мы работаем и как мы думаем о работе. Это побуждает компании расти быстрее, чем когда-либо прежде. Однако быстрый темп технического прогресса также оставил за собой множество компаний, которые не смогли за ним угнаться.

Неудивительно, что из страха остаться позади большинство современных предприятий одержимы переменами и прогрессом. Без сомнения, в 2018 году руководители осознают, что постоянные изменения являются основой успеха, поэтому «управление изменениями» больше не является такой уж чуждой концепцией. Но на пути изменений, которые вы хотели бы реализовать, может возникнуть несколько препятствий.

Опрос, проведенный IBM, показал, что руководители по управлению изменениями назвали «человеческий фактор» самым большим препятствием на пути к успеху . На первом месте в их списке было изменение мышления и отношения — 58% , за ним следует корпоративная культура — 49%. Отсутствие поддержки со стороны высшего руководства также назвали причиной 32% респондентов. Эти результаты могут легко объяснить, почему 48% стратегических инициатив терпят неудачу.

Нет изменений = нет конкуренции

Но управление изменениями также может помочь вашему бизнесу сохранить конкурентоспособность и выжить в своей отрасли. Однако внедрение изменений в крупной организации может оказаться чрезвычайно сложной задачей. Не все могут быть согласны с вашими идеями и видением, поэтому важно определить, какие изменения вы вносите, и эффективно сообщать о них. Тем не менее, в условиях современной экономики ваш бизнес подобен акуле: он умрет, если будет стоять на месте .

Что такое управление изменениями и почему оно стало таким важным?

Существуют различные определения управления изменениями, но его часто описывают как «структурированный подход к переводу отдельных лиц, групп и организаций из текущего состояния в желаемое будущее состояние». Примеры этого могут включать сокращение штата, расширение бизнеса или внедрение новых технологий.

Что бы вы ни выбрали, процесс включает в себя необходимость заставить сотрудников понять, почему существует необходимость в этом изменении и почему оно принесет пользу организации (и им) сейчас и в будущем. Это может означать необходимость давать заверения, обещать и информировать весь персонал об изменениях.

Изменения могут быть стратегическими, тактическими или включать в себя введение нового руководства или технологии. Важно оценивать и отслеживать, как это повлияет на ваших людей, процессы и производительность. Убедитесь, что сотрудники не подвергаются слишком негативному влиянию, потому что это может привести к тому, что они не справятся на рабочем месте или у них будет негативное восприятие управления изменениями, которое вот-вот будет введено. Что еще хуже, они могут уйти из бизнеса и еще больше отбросить ваши планы.

Вот почему так важно иметь методологию управления изменениями. Это не означает, что методология, используемая для одной компании, будет работать в другой. Вы или люди, которые управляют бизнесом, должны принять подход, который будет соответствовать потребностям вашей компании и сотрудников . Найдите свой собственный путь и следуйте ему.

Каким организациям необходимо управление изменениями?

Управление изменениями принесло бы пользу большинству организаций, но в основном это организации в традиционных отраслях с уже устоявшейся культурой, которые выиграют от этого. Если говорить об управлении изменениями, с этим термином могут быть связаны некоторые негативные коннотации. Возможно, сотрудница Джоан слышала этот термин в своей предыдущей компании, и это привело к сокращению рабочих мест.

Даже если сотрудники не потеряют работу в результате вашего процесса управления изменениями, вы можете столкнуться с некоторым сопротивлением с их стороны. Вот почему важно сообщать, как будут проводиться все изменения .

Когда вы не общаетесь должным образом, вы сталкиваетесь с проблемами, как показано на графике выше. Однако при правильном общении вы значительно повысите эффективность, соответствие требованиям и удовлетворенность клиентов, а также снизите текучесть кадров — и все это благодаря тому, что вы правильно общались со своими сотрудниками. Общение — это не разовая задача, которую вы отмечаете в конце дня, это постоянная задача, которую вы должны выполнять на регулярной основе, иначе последствия будут перевешивать преимущества на каждом шагу.

Если все сделано правильно, управление изменениями принесет пользу как работодателю, так и работнику. Сотрудники могут извлечь выгоду из более активного участия руководства и других сотрудников. Это может повысить моральный дух, снизить стресс (возможно, даже рабочую нагрузку, если все станет более автоматизированным) и усилить контроль. Но если они не знают, что это возможно, что тогда побудит их помочь вам внести эти изменения?

Есть также много преимуществ для бизнеса, если управление изменениями реализовано правильно. Возможно повышение производительности и качества работы, улучшение сотрудничества и коммуникации.

Однако вы можете воспользоваться такими преимуществами только в том случае, если у вас есть адекватные лидеры. Недостаточно, чтобы они просто следовали указаниям или делегировали управление изменениями некоторым людям в организации и общались лишь с немногими.

Сообщение об изменениях

Одним из способов эффективного внедрения изменений в бизнесе является правильное общение со всеми участниками. Информирование всех, особенно если процесс управления изменениями сложен, может быть очень сложным, но может означать разницу между успехом и неудачей. Есть много способов, которыми вы можете информировать своих сотрудников о процессе, но некоторые формы коммуникации, такие как информационные бюллетени, приводят к тому, что сообщения передаются только в одном направлении. В идеале вы хотите, чтобы ваши сотрудники отвечали и делились с вами своими идеями и опасениями.

Один из способов сделать это — использовать приложение для внутренней связи. Выбор правильного приложения для внутренних коммуникаций — это решение, которое может иметь положительные результаты для всего бизнеса. Приложение для внутренних коммуникаций, также известное как приложение для интрасети, представляет собой платформу, которую ваши сотрудники и подрядчики могут использовать для общения, обмена информацией и общения друг с другом . Он эффективно заменит традиционные каналы, такие как электронная почта, телефонные звонки и текстовые сообщения. До появления приложений для внутренней связи сотрудники и подрядчики общались по электронной почте или по телефону. Но это не было устойчивым, потому что средний работник получает около 121 электронного письма, связанного с работой.

Цена неэффективной внутренней коммуникации — инфографика от команды SnapComms

Электронные письма могут быть легко забыты и могут отвлекать внимание. В результате ваши инструкции и сообщения об изменениях могут затеряться среди всех других сообщений. Но прелесть коммуникационных приложений в том, что они позволяют упростить и централизовать внутренние коммуникации вашего бизнеса. Это означает, что он предоставит всем вовлеченным сотрудникам доступ к необходимой информации и последующим шагам, которые будут предприняты. Приложение для внутренних коммуникаций помогает вам упростить и централизовать внутренние коммуникации вашей компании, чтобы вы могли избежать беспорядка электронной почты или телефонных звонков.

Приложение можно использовать в качестве инструмента в процессе управления изменениями. Когда ваши сотрудники и подрядчики используют приложение, вы можете быть уверены, что они полностью вовлечены в процесс управления изменениями. Более того, если внедрение технологий является частью вашей методологии, то оно может стать частью вашего процесса.

Внедрение изменений также связано с предоставлением сотрудникам инструментов, которыми они могут пользоваться с удовольствием, и предоставлением им возможности сосредоточить свое внимание на этом жизненно важном для вашего бизнеса времени . Использование приложения для концентрации разговора — это один из многих способов упростить процесс и убедиться, что все согласны с изменениями, которые вы вносите.