10 примеров шаблонов счетов по электронной почте
Опубликовано: 2023-02-07Для предприятий наличие профессионального шаблона электронной почты для счетов-фактур может упростить и повысить эффективность информирования клиентов об ожидаемых платежах. Мы собрали 10 лучших примеров шаблонов электронных писем со счетами, которые легко настроить и обеспечить быструю отправку счетов со всей важной информацией. С помощью этих шаблонов вы можете предоставлять клиентам точные напоминания, дружеские заметки и точные данные для выставления счетов. Давайте начнем!
Что такое электронный счет-фактура?
Электронное письмо со счетом — это автоматическое сообщение, отправляемое клиентам, которое включает ожидаемую сумму платежа и другие важные сведения. Счета по электронной почте можно использовать для напоминания клиентам об их платежных обязательствах, предоставления им подробной платежной информации и отслеживания счетов с течением времени.
Автоматизируя этот процесс, предприятия могут сэкономить драгоценное время, обеспечить точность платежей и поддерживать профессиональные отношения со своими клиентами.
Почему вам следует использовать шаблон счета по электронной почте?
Использование шаблонов счетов по электронной почте может помочь упростить процесс выставления счетов и выставления счетов для вас как владельца бизнеса. С помощью шаблона счета по электронной почте вы можете легко создавать комплексные счета для отправки клиентам одним нажатием кнопки.
Шаблоны счетов-фактур по электронной почте также обеспечивают большую точность и прозрачность с точки зрения платежей, поскольку информация о заказах, стоимости, доставке и оплате может автоматически отслеживаться. Это помогает гарантировать, что клиент получает точные счета, что не только обеспечивает своевременные платежи, но и уменьшает просроченные платежи.
Как написать шаблоны электронных писем для счетов
Написание эффективного шаблона электронной почты для счета-фактуры для вашего бизнеса может помочь упростить процесс выставления счетов и выставления счетов. Ниже приведены пять советов, которые следует учитывать при создании шаблона электронной почты для счета-фактуры:
- Включите важные сведения о клиенте. Обязательно укажите контактную и идентификационную информацию клиента, а также детали заказа, такие как описание и стоимость продукта, информацию о доставке и налогах, а также сроки оплаты.
- Используйте профессиональный тон. Говорите нейтрально и вежливо, сохраняя при этом профессиональный тон, подходящий для делового общения.
- Персонализируйте электронные письма. Настройте шаблоны, добавив имя клиента или другие личные штрихи, чтобы сделать их более персонализированными.
- Двойная проверка на точность. Перед отправкой электронных писем дважды проверьте правильность всей информации, включенной в нее, чтобы избежать осложнений в будущем.
- Включить варианты оплаты. Обязательно включите платежные инструкции, варианты или другие сведения о том, как клиент может своевременно осуществлять платежи.
Полезные примеры шаблонов счетов по электронной почте
Существует множество доступных шаблонов электронных писем для счетов, которые подходят для разных типов бизнеса и могут быть настроены в соответствии с конкретными потребностями и предпочтениями каждого бизнеса. С помощью этих шаблонов предприятия могут сэкономить время и энергию, создавая своевременные и точные счета всего за несколько кликов. Давайте взглянем на некоторые электронные письма со счетами, которые вы можете использовать в своем бизнесе в качестве вдохновения для написания электронных писем со счетами или использовать как есть…
Введение клиента Шаблон электронного счета-фактуры
Электронное письмо со счетом-фактурой для представления клиента следует использовать при представлении нового клиента вашим услугам. Вот пример:
Тема сообщения: Добро пожаловать на борт __________!
Дорогой __________,
Мы рады представить вам наши услуги. Мы предлагаем __________ по конкурентоспособным ценам.
В рамках нашего стандартного соглашения оплата должна быть произведена в течение __________ дней/недель с момента доставки счета. Мы принимаем оплату до __________. За просрочку платежа взимается штраф в размере __________, если мы получим платеж после установленного срока.
Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам по телефону __________ или посетите наш веб-сайт по адресу __________.
Спасибо, что нашли время, чтобы рассмотреть наши услуги, и мы надеемся на сотрудничество с вами в ближайшее время!
Искренне,
__________
Шаблон электронной почты с напоминанием о предстоящем платеже
Шаблон электронной почты с напоминанием о предстоящем платеже следует использовать, чтобы напомнить клиентам о предстоящем или просроченном платеже. Давайте посмотрим на пример:
Тема сообщения: Напоминание об оплате счета № __________
Дорогой __________,
Это дружеское напоминание о том, что оплата по счету № __________ должна быть произведена __________.
Счет-фактура включает в себя следующее:
- Описание товара/услуги: __________
- Расходы: __________
- Информация о доставке и налогах: __________
Мы принимаем оплату до __________. За просрочку платежа взимается пеня в размере __________. Если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужна помощь с оплатой, свяжитесь с нами по телефону __________.
Благодарим Вас за оперативное внимание к этому вопросу и надеемся на продолжение сотрудничества с Вами!
Искренне,
__________
Шаблон электронного письма с просроченным счетом
Электронные письма с просроченными счетами следует использовать, чтобы вежливо напомнить клиентам о просроченном платеже. Вот пример шаблона:
Тема сообщения: Счет № __________ просрочен
Дорогой __________,
Это дружеское напоминание о том, что ваш платеж по счету-фактуре № __________ просрочен. Мы принимаем оплату до __________. Пожалуйста, не забудьте включить в свой платеж штраф за просрочку платежа в размере __________.
Не стесняйтесь обращаться к нам по телефону __________, если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужна помощь с оплатой.
Мы ценим Ваше оперативное внимание к этому вопросу и надеемся на продолжение наших деловых отношений.
С наилучшими пожеланиями,
__________
[Название компании]Шаблон электронного письма с просроченным счетом
Этот шаблон лучше всего использовать для напоминаний о платежах, просроченных более чем на две недели. Вот пример:
Тема сообщения: Счет № __________ просрочен
Дорогой __________,
Напоминаем, что счет-фактура № __________ просрочен более чем на две недели. Оплата требуется __________, чтобы избежать дальнейших штрафов и сборов. Мы принимаем оплату до __________.
По всем вопросам обращайтесь по __________.
Мы благодарим Вас за внимание к этому вопросу и будем признательны за своевременную оплату.
Искренне,
__________
Шаблон сообщения электронной почты с просроченной платежной информацией
Шаблон электронного счета с просроченной платежной информацией следует использовать, когда срок действия платежной информации клиента истек или устарел. Давайте рассмотрим пример ниже:
Строка темы: Платежная информация, необходимая для счета-фактуры № __________
Дорогой __________,
Это напоминание о том, что срок действия вашей платежной информации для счета-фактуры № __________ истек или устарел. Пожалуйста, предоставьте самую последнюю информацию до __________, чтобы обработать ваш платеж и избежать штрафов за просрочку платежа или других штрафов. Мы принимаем оплату до __________.
Если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужна помощь, пожалуйста, свяжитесь с нами по __________.
Мы ценим ваше оперативное внимание к этому вопросу.
Искренне,
__________
Шаблон электронной почты счета-фактуры для нескольких товаров
Этот шаблон лучше всего использовать для напоминаний о платежах, подлежащих оплате за несколько товаров. Вот пример шаблона, который вы можете использовать в своем бизнесе:
Строка темы: Напоминание о предстоящем платеже за __________
Привет __________,
Этот счет-фактура напоминает вам о том, что платежи по вашим недавним покупкам должны быть произведены до __________. Пункты, включенные в этот счет, следующие:
- Продукт/услуга 1: __________
- Продукт/услуга 2: __________
- Товар/услуга 3: __________
Мы принимаем оплату до __________. За просрочку платежа взимается пеня в размере __________. Если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужна помощь с оплатой, свяжитесь с нами круглосуточно и без выходных по телефону __________.
С наилучшими пожеланиями,
__________
Шаблон электронной почты с повторяющимися счетами
Для повторяющихся счетов клиентам следует отправлять регулярные напоминания. Вот пример шаблона для вас:
Строка темы: __________ Повторяющееся напоминание об оплате счетов
Привет __________,
Это электронное письмо напоминает вам, что ваш регулярный платеж по счету за __________ должен быть оплачен до __________. Мы принимаем __________ платежи онлайн или по телефону.
Есть вопросы по оплате? Свяжитесь с нами по __________.
Искренне,
__________
Шаблон электронного письма с авансовым платежом
Если вы требуете от клиентов внести первоначальный взнос до выполнения заказа, этот шаблон поможет напомнить им об их ожидающих платежах.
Тема сообщения: Первоначальный взнос за __________
Дорогой __________,
Это дружеское напоминание о том, что авансовый платеж за ваш заказ от __________ должен быть внесен до __________. Вы можете произвести оплату онлайн через __________.
Если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужна помощь с оплатой, пожалуйста, свяжитесь с нами по телефону __________.
Спасибо,
__________
Шаблон электронной почты с предварительным платежом
Когда клиентам необходимо внести предоплату, электронное письмо с напоминанием может помочь им не сбиться с пути. Вот пример сообщения электронной почты со счетом, который вы можете использовать:
Тема сообщения: Требуется предоплата за __________
Дорогой __________,
Это дружеское напоминание о том, что предоплата за ваш заказ от __________ должна быть произведена до __________. Вы можете произвести оплату онлайн по телефону __________ или по телефону __________.
Спасибо за оперативное внимание к этому вопросу! Пожалуйста, свяжитесь с нами по телефону __________, если вам нужна помощь.
Искренне,
__________
Шаблон электронного счета-фактуры для клиентов, работающих по контракту
Для клиентов, работающих по контракту, отправьте напоминания об оплате, которая должна быть произведена, используя этот шаблон:
Тема сообщения: Напоминание об оплате по договору № __________
Привет __________,
Это письмо служит напоминанием о том, что оплата по Контракту № __________ должна быть произведена до __________.
Вы можете быстро и легко оплатить онлайн по телефону __________ или позвонив нам по телефону __________ MF между часами __________.
Если вам нужна помощь, свяжитесь с нами по электронной почте __________ или позвоните в службу поддержки клиентов по телефону __________.
Спасибо,
__________
Как вежливо отправить счет по электронной почте?
Когда малые предприятия отправляют счета-фактуры, они должны обязательно включать краткое, но информативное сообщение, объясняющее, почему счет-фактура отправляется и какие способы оплаты принимаются вместе с прикрепленным счетом-фактурой. Наличие прикрепленного счета облегчает клиентам просмотр и оплату сразу, без необходимости искать информацию в отдельном электронном письме или на веб-сайте.
Что вы должны включить в электронный счет?
Электронный счет-фактура должен включать ключевые данные, такие как имя отправителя, контактную информацию, информацию о компании, детализацию предоставленных товаров или услуг, общую стоимость и дату платежа. Также должно быть включено четкое описание того, как оплатить счет. Чтобы упростить обработку, укажите номер счета за предлагаемый продукт/услугу и рассмотрите возможность использования программного обеспечения для выставления счетов или бухгалтерского учета. Чтобы обеспечить своевременную оплату, в теле письма должен поддерживаться информативный, но вежливый тон.
Как отправить просроченный счет по электронной почте?
Когда вы отправляете электронное письмо клиентам о просроченных счетах-фактурах, важно отметить крайний срок оплаты или дату платежа, любые просроченные платежи, которые были начислены, и вежливое напоминание о том, чтобы оплатить полную сумму как можно скорее. Вы должны использовать дружелюбный, но твердый тон, когда запрашиваете оплату, чтобы поддерживать профессионализм и побуждать их платить. Выгодно предоставлять несколько вариантов оплаты, таких как кредитные карты или электронные переводы.
ВАМ ТАКЖЕ МОЖЕТ ПОНРАВИТЬСЯ:
- 12 вариантов шаблонов счетов для печати
- Используйте этот пример счета-фактуры, чтобы создать свой собственный
Изображение: Элементы Envato