Номер счета — что нужно знать

Отправка счетов-фактур является важной и неотъемлемой частью ведения бизнеса: в конце концов, это то, как вы получаете оплату (путем облегчения процесса кредиторской задолженности вашего клиента). Поэтому правильное управление процессом выставления счетов важно для управления финансовым состоянием вашего бизнеса. В этой статье мы обсудим один ключевой элемент счета-фактуры: номер счета-фактуры.

Что такое номер счета? Почему это важно? Какой формат должен быть? Вот некоторые из вопросов, на которые мы подробно ответим. Обратите внимание, что это дополнительная статья к нашему руководству о том, как написать счет-фактуру.

Что такое номер счета?

Номер счета-фактуры — иногда называемый идентификатором счета-фактуры — это уникальный номер или код, присваиваемый каждому отправляемому счету-фактуре. Номер счета-фактуры предназначен для идентификации конкретного счета-фактуры среди всех отправленных вами счетов-фактур.

Номер счета-фактуры может быть буквенно-цифровым и иногда может содержать специальные символы, такие как тире или дефис. Вместе с другими данными в счете-фактуре, такими как название компании отправителя и контактные данные, номер счета-фактуры позволяет как продавцу, так и клиенту сослаться на финансовую транзакцию без каких-либо недоразумений.

Например, два ваших клиента могут приобрести один и тот же товар или услугу. Вы сможете легко идентифицировать каждую транзакцию просто по соответствующему номеру счета, не заглядывая в другие детали счета. Ваши клиенты также смогут легко общаться с вами по поводу своих платежей и т. д., ссылаясь на номер счета, который они получили от вас.

Почему важна нумерация счетов?

Как мы уже указывали, номера счетов необходимы для того, чтобы легко находить и идентифицировать ваши транзакции. В процессе ведения бизнеса вы будете рассылать многочисленные документы, в том числе расценки, счета и заказы на покупку. Самый простой способ сослаться на каждый из них — это номера или идентификаторы, которые вы им назначаете — для счетов-фактур это будет идентификатор счета-фактуры.

Во многих юрисдикциях нумерация счетов-фактур также является юридическим требованием. Они могут даже потребовать, чтобы в качестве системы нумерации счетов была назначена определенная последовательность. Прежде чем предоставлять номера счетов-фактур вашей компании или каждому проекту, ознакомьтесь с юридическими и профессиональными требованиями вашей страны или штата.

Нумерация счетов также важна для вашей системы учета. Независимо от того, пользуетесь ли вы профессиональными бухгалтерскими услугами или нанимаете внутреннего бухгалтера, им потребуются номера счетов для управления вашими финансовыми записями.

Как выглядит номер счета?

Чтобы отслеживать ваши счета-фактуры, каждый счет-фактура должен иметь уникальный номер, который следует за последовательностью. Таким образом, каждый номер счета-фактуры будет отличаться, но будет легко понятная последовательность того, как они назначаются счетам-фактурам.

Номер счета-фактуры может быть просто числом или комбинацией цифр и букв, и точный состав зависит от того, как вы решите организовать и назначить номера счетов-фактур. Например, если вы упорядочиваете свои счета по годам, число может выглядеть как 2020–2435: первые четыре цифры здесь относятся к году, а остальная часть кода представляет собой место счета в последовательности. Если вы используете программное обеспечение для онлайн-выставления счетов, такое как Hiveage, эта последовательность номеров счетов может быть определена один раз, а затем автоматически управляться для вас при создании счетов.

Где найти номер счета?

Макет счетов-фактур различается у разных поставщиков, но все они соответствуют общему стандарту. В счете будет указано название вашей компании, имя клиента, дата выставления счета, дата (даты) платежа, общая сумма к оплате, предлагаемые продукты или услуги, налоги и другие сборы . . . и номер счета.

Номер счета-фактуры должен быть указан в легкодоступном месте, обычно в верхней части счета-фактуры. Их размещение должно быть одинаковым в ваших счетах, чтобы и вам, и покупателю не приходилось их искать. Некоторые счета-фактуры могут иметь номер в нескольких местах счета-фактуры, но это не является обязательным требованием.

С какого номера счета следует начать?

Не существует конкретного правила по настройке формата номера счета-фактуры. В следующем разделе мы обсудим несколько вариантов. Если вы используете программное обеспечение для онлайн-выставления счетов, такое как Hiveage, у вас будет возможность выбрать из набора стандартных параметров или определить свой собственный. Программное обеспечение также позаботится об автоматическом увеличении последовательности номеров счетов, чтобы вы никогда случайно не дублировали количество счетов.

Номер счета-фактуры совпадает с номером счета-фактуры?

Обратите внимание, что номер счета отличается от номера счета. Номер счета — это общая сумма денег, которую вы должны вашей компании. Сумма денег в счете получается из суммы всех счетов.

Например, предположим, что вы делаете проект, для которого требуются материалы от нескольких компаний. Когда работа будет выполнена, вы должны выставить клиенту счет за все материалы плюс работу. Каждый из этих элементов может быть включен в отдельный счет-фактуру с собственным номером счета-фактуры. Тогда было бы удобнее создать единый счет со всеми этими цифрами, со своим номером, чтобы клиент мог ссылаться на один документ, а не на несколько отдельных счетов.

Что такое копия счета-фактуры?

Копия счета — это то, на что это похоже: это просто копия существующего счета, используемая для создания деталей для идентичной транзакции. Например, если у вас есть клиент, который регулярно покупает один и тот же продукт или услугу, вместо создания новых счетов для каждой покупки вы можете просто создать копию исходного счета. Тогда купленные товары, количество, цена и налог останутся прежними.

В Hiveage мы облегчаем это с помощью функции «Дублировать счет».

Передовой опыт работы с номерами счетов-фактур

Ниже приведены несколько советов по созданию номеров для выставления счетов: они сделают общение между вашими клиентами и вами более простым и менее двусмысленным.

Что делать

• Убедитесь, что номера ваших счетов-фактур упорядочены последовательно
• Создайте числовой формат, который имеет смысл сейчас и в будущем
• Используйте программное обеспечение для выставления счетов, когда это возможно (Hiveage даже предлагает бесплатный план)
• Проверьте свои местные законы для ведения финансовой отчетности
• Сделайте так, чтобы номер счета-фактуры было легко найти в счете-фактуре
• Поместите номер счета-фактуры в одно и то же место в каждом счете-фактуре (обычно в заголовке счета-фактуры).
• Включайте номер счета во все запросы на оплату от вашего клиента, чтобы облегчить общение и учет
• Поддерживайте единообразие макета и структуры счета-фактуры
• Укажите дату, когда должны быть произведены платежи, и чтобы будущие счета-фактуры следовали надлежащей последовательности.

Не

• Не делайте формат номера счета слишком сложным
• Не присваивайте номера счета-фактуры произвольно
• Не меняйте номер счета-фактуры в процессе транзакции

Различные способы организации номеров счетов

Не существует универсального подхода к системе нумерации счетов-фактур. Это верно, даже если вы используете программное обеспечение для выставления счетов.

Ниже приведены некоторые распространенные методы, которые можно использовать для присвоения номеров счетов. Найдите тот, который работает для вас, а затем придерживайтесь его. Постоянное изменение методики создания уникальных номеров счетов создает путаницу для вас и ваших клиентов.

Простая система последовательной нумерации счетов-фактур

Самый простой способ нумеровать ваши счета-фактуры — начать с 1 и увеличивать число последующих счетов-фактур. Обычно номер счета-фактуры состоит из нескольких цифр, поэтому он может выглядеть как 001, 002, 003 и так далее. Вы также можете добавить префикс для счетов-фактур, чтобы отделить их от других типов документов (например, сметы). Параметр по умолчанию в Hiveage использует INV в качестве префикса номера счета для счетов-фактур. Простая последовательность номеров счетов-фактур, основанная на вышеизложенном, будет следующей: INV-001, INV-002, INV-003. . .

Назначение номеров счетов клиентом

Один из вариантов, который вы можете выбрать, — дать каждому клиенту уникальный код. Например, это может быть число вроде 760 или буквенный код, основанный на имени клиента. Каждый раз, когда вы выставляете счет этому конкретному клиенту, 760 может быть префиксом в номере счета. Номер первого счета-фактуры для этого клиента может быть 760-001, а последующие номера — 760-002, 760-003 и так далее.

Номера счетов по дате или году

Другой распространенный способ создания номеров счетов — по дате. Это может быть простым способом отслеживать ваши счета, а также указывать, когда счета были выставлены. Одним из таких вариантов является использование даты в качестве префикса в формате ГГГГММДД (например, 20201025-001).

Однако это приводит к длинным номерам счетов-фактур. Вы можете сделать их короче, просто используя год в качестве префикса. Такая последовательность может иметь форму 2020-001, 2020-002 и так далее.

Номера счетов по проектам

Если вы выполняете проектную работу, еще один способ отформатировать номер счета — использовать в качестве префикса код проекта. Таким образом, это требует, чтобы каждый из ваших проектов также имел уникальный код. Затем каждый из счетов, выставленных для этого конкретного проекта, может иметь код проекта в качестве префикса номера счета.

Например, если код проекта — WAB25, последовательность номеров счетов-фактур для этого проекта будет иметь форму WAB25-001, WAB25-002 и т. д.

Большую часть этой работы можно легко автоматизировать с помощью программного обеспечения для выставления счетов, такого как Hiveage: вы можете просто настроить формат номера счета с любым из вышеперечисленных параметров, а затем продолжить создание своих счетов, не беспокоясь о создании правильного номера для каждого счета. Таким образом, ваши счета всегда систематически нумеруются, что упрощает поиск и обновление счета.

Как использовать номера счетов в других отчетах

Номера счетов-фактур, вероятно, появятся в различных других документах в дополнение к окончательному счету-фактуре. Это позволяет идентифицировать все записи, связанные с конкретной работой.

Например, допустим, вы готовите смету для клиента. Они берутся за работу, и теперь вы хотите отследить и идентифицировать покупку, связанную с этой работой. Все счета-фактуры, созданные для работы, должны будут ссылаться на заказ на поставку, указывая его номер. Кроме того, после того, как они отправят окончательный платеж или частичный платеж, вы хотите быть уверены, что ваши записи обновлены. Везде, где регистрируется транзакция, связанная со счетом-фактурой, вы хотели бы, чтобы правильный номер счета-фактуры упоминался для удобства перекрестных ссылок.

Как номера счетов работают в Hiveage

Программное обеспечение для выставления счетов может быть самым простым способом обработки нумерации счетов. Hiveage позволяет вам определить формат нумерации счетов для ваших счетов и будет автоматически увеличивать его каждый раз, когда вы создаете новый счет. Это устраняет необходимость отслеживать последовательность нумерации и позволяет сосредоточиться на ключевых элементах счета: клиенте и продуктах или услугах, за которые вы выставляете счет. Все остальное, включая налоги, скидки, стоимость доставки и способы оплаты, может быть предварительно установлено и автоматически применено ко всем вашим счетам.

Hiveage также поддерживает периодическое выставление счетов, где вы можете настроить регулярный график выставления счетов для конкретного клиента (например, ежемесячные или годовые подписки). В таких случаях Hiveage может либо использовать следующий доступный номер счета при создании этих автоматических счетов, либо вы можете определить отдельную последовательность нумерации счетов для повторяющегося графика выставления счетов. Таким образом, вы можете иметь как последовательность номеров счетов по умолчанию, так и повторяющиеся профили, которые придерживаются ее или используют свои собственные последовательности.

Одним из ограничений Hiveage на данный момент являются отдельные последовательности номеров счетов-фактур на основе проекта (когда они не связаны с повторяющимся профилем). Это одна из будущих функций, которые в настоящее время находятся в нашей дорожной карте продукта на момент написания этой статьи.

Автоматизация номера счета — лишь одна из многих удобных функций Hiveage, которая делает управление вашими финансами простым и легким. Наша цель, как всегда, состоит в том, чтобы уменьшить эти административные проблемы, чтобы вы могли сосредоточиться на развитии своей внештатной карьеры или малого бизнеса. Попробуйте Hiveage, подписавшись на полнофункциональную бесплатную пробную версию (кредитная карта не требуется), и узнайте, как можно упростить процесс выставления счетов.

Часто задаваемые вопросы о формате номера счета

Что такое номер счета?

Это уникальный номер, который присваивается каждому из ваших счетов-фактур. Профессиональные счета-фактуры имеют последовательные номера счетов-фактур. Не допускайте дублирования номеров счетов-фактур. Большинство бухгалтерских программ автоматизируют этот процесс за вас.

Нужен ли мне номер счета?

Да, из-за бухгалтерских, юридических и налоговых целей присвоение номеров счетов-фактур необходимо.

Как узнать номер счета?

Номер счета-фактуры отображается в заголовке счета-фактуры и четко указан как таковой.

Сколько цифр в номере счета-фактуры?

Нет никаких правил относительно системы нумерации счетов, за исключением того, что они буквенно-цифровые (они могут включать цифры и буквы). Номера счетов обычно не содержат специальных символов или символов. Большинство предприятий нумеруют счета-фактуры длиной от трех до четырех цифр.