Счет-фактура и квитанция - в чем разница?

Предприятия всех размеров в различных отраслях требуют использования счетов-фактур и квитанций для важной финансовой документации. Чем отличается счет-фактура от платежной квитанции? Каковы уникальные элементы счета-фактуры? Чем отличается квитанция?

И счета-фактуры, и квитанции связаны с платежами, сделанными бизнесу за его продукты или услуги, будь то разовые или по расписанию. В этой статье мы обсудим, что такое счета-фактуры и квитанции, в чем сходства и различия между ними, а также когда и какие из них следует использовать.

Что такое счет-фактура?

Счет — это запрос на оплату. Это коммерческий документ, отправляемый клиенту поставщиком услуг. В счетах-фактурах указываются предлагаемые услуги или продукты, сумма к оплате, условия оплаты и предпочтительный способ оплаты. Это «счет-фактура продажи» для продавцов и «счет-фактура покупки» для покупателей. Они могут быть выданы либо в бумажном, либо в электронном виде. Сегодня многие предприятия предпочитают выставлять и получать счета в электронном виде из-за таких преимуществ, как более низкая стоимость производства, гибкость и конфиденциальность информации для всех сторон.

Счета-фактуры необходимы для ведения финансовой отчетности как для покупателей, так и для продавцов товаров или услуг. Многие отрасли промышленности используют счета-фактуры (например, строительство, производители, типографии, издатели и профессиональные службы, такие как агентства и юридические фирмы) как для сделок между предприятиями, так и между предприятиями и потребителями. Счета-фактуры являются средством прямого финансирования, что дает ему преимущество в конфиденциальных договоренностях между частными предприятиями. Наконец, счета-фактуры также служат напоминанием о платежах, причитающихся покупателям с продавцами.

Что такое квитанция?

Квитанция является доказательством оплаты любых продуктов или услуг, которые были получены. Это позволяет тому, кто сделал платеж, знать общую сумму, которую они заплатили. Это подтверждение оплаты особенно полезно для налоговых документов, чтобы отслеживать оплату товаров или услуг. Квитанция обычно включает список приобретенных товаров, название компании, у которой вы их купили, контактную информацию компании и цену. Клиент также может предъявить компании квитанцию ​​о возмещении, если продукт не соответствует его ожиданиям. Квитанции также содержат налог с продаж на купленные товары, который зависит от штата, в котором вы живете.

Некоторые квитанции также содержат рекламу продуктов или специальных предложений. Например, некоторые предприятия с программами лояльности распечатывают количество бонусных баллов, которые есть у клиента, при выдаче квитанции. В результате квитанции могут быть полезны при маркетинге соответствующих продуктов или услуг. Они также могут перечислить любые гарантии, сделки возврата и купоны, которые предоставляет бизнес. Розничные продавцы по закону обязаны предложить покупателю чек или, по крайней мере, дать ему возможность его получить.

Разница между счетом-фактурой и квитанцией в процессе продажи

Проще говоря, счет-фактура — это запрос на оплату, а квитанция сообщает вам, что платеж был произведен. Общая сумма платежа должна быть четко указана как в счете-фактуре, так и в квитанции. Владелец бизнеса использует как счет-фактуру, так и квитанцию ​​для отслеживания транзакций.

Вот несколько примеров того, как использовать счет-фактуру и как использовать квитанцию, чтобы проиллюстрировать это далее.

Пример счета

Предположим, дизайнерское агентство нанято для выполнения конкретной задачи для клиента, за которую они должны получить авансовый платеж и оплату по завершении. Затем агентство использует счета-фактуры, чтобы сообщить сумму, причитающуюся клиенту на каждом из этапов: до начала работы, указав сумму, причитающуюся на этом этапе, а затем, в конце, для оставшейся суммы.

В счета-фактуры могут быть интегрированы способы оплаты. Цифровые счета с возможностью оплаты через PayPal (например, те, которые вы можете отправить с помощью Hiveage), имеют кнопку, которая позволяет клиенту совершить платеж онлайн. Для этого поставщик должен иметь учетную запись PayPal, связанную с его программным обеспечением для выставления счетов. Затем клиент может произвести оплату непосредственно по самому счету.

Счета-фактуры должны содержать все необходимые данные для осуществления платежа: фирменные наименования клиента и поставщика, контактную информацию, платежную информацию, описание товаров и срок оплаты. Существуют шаблоны счетов, которые вы можете использовать для написания профессионального счета, а также такие инструменты, как наш бесплатный онлайн-генератор счетов: вы можете просто заполнить поля необходимой информацией, и счет будет создан для вас.

Пример получения

Если вы пойдете в ресторан и закажете еду, официант выставит вам счет в конце трапезы. После оплаты всей причитающейся суммы вы получаете чек или подтверждение покупки. Как правило, это небольшой лист бумаги, который позволяет узнать, что платеж был совершен.

Этот пример также показывает, почему счет не является счетом-фактурой. Официант в ресторане выставляет вам счет для немедленной оплаты. Только после этого вы получаете квитанцию. Счет-фактура позволяет бизнесу знать, что деньги должны быть причитаются, и у них есть определенное количество времени, чтобы произвести платеж.

Комбинация счета и квитанции особенно удобна для покупок по кредитной карте, поскольку они защищают от несанкционированных покупок. Всякий раз, когда вы используете кредитную карту, убедитесь, что у вас есть квитанция о том, что вы купили. Тем не менее, не используйте выписки по кредитным картам в качестве доказательства покупки: вы можете лучше организовать свои налоги с помощью квитанций.

Когда использовать счет-фактуру против квитанции

Другой способ понять счета-фактуры и квитанции заключается в следующем: когда требуется оплата товаров или услуг, счет-фактура — это то, что происходит до оплаты, а квитанция — это то, что происходит после оплаты. Другими словами, после отправки счета вы ожидаете, что вам заплатят; если вы отправляете квитанцию, это означает, что вам уже заплатили.

Как упоминалось ранее, многие отрасли используют счета-фактуры в качестве эффективного финансового инструмента для оплаты. Они не только отслеживают необходимую информацию, но и следят за текущими бизнес-транзакциями. Но квитанции также могут использоваться для составления финансовых прогнозов, таких как прогнозирование будущих продаж с использованием исторических данных. Наконец, оба они полезны для целей налогообложения, поскольку IRS просматривает их для получения информации.

Важность квитанций для бизнеса

Квитанции являются важным средством для точного отслеживания продаж и доходов компании. Особенно это касается налоговых деклараций и документации о хозяйственных операциях. Служба внутренних доходов использует квитанции для этой цели. На крупных предприятиях квитанции хранятся в бухгалтерии для подготовки финансовой отчетности.

Квитанции также являются способом записи покупок, которые вы делаете от имени своего бизнеса, чтобы вы могли получить надлежащее возмещение.

Может ли счет-фактура служить квитанцией?

Нет, счет-фактура не взаимозаменяем с квитанцией. Помните, счет-фактура — это запрос на оплату, а квитанция — документальное подтверждение платежа. Если вам нужно вернуть товар в бизнес из-за плохого обслуживания, вы не показываете полученный счет-фактуру, вы используете квитанцию, чтобы запросить возврат вашего первоначального платежа.

Является ли счет-фактура доказательством покупки?

Опять же, счета-фактуры не функционируют как платежные квитанции. Доказательство покупки — это доказательство того, что клиент покупает продукт. Это особенно полезно для любых продаж или скидок, которые используют предприятия. Счет-фактура содержит подробную информацию о том, сколько наличных вы ожидаете в качестве оплаты, но он не является доказательством покупки чего-либо.

У розничных продавцов есть разные способы подтверждения покупки. Некоторые используют ссылочные номера, в то время как другие используют электронные письма с подтверждением, отправленные им. В любом случае, квитанции являются наиболее эффективным средством подтверждения покупки.

Что означает копия счета-фактуры?

Копия счета-фактуры представляет собой детализированную версию оригинала. Это может быть в цифровом виде или на бумаге.

Счет-фактура должен иметь номер для целей идентификации, и копия будет отражать это. Номер счета-фактуры — это то, что компания однозначно присваивает каждому счету-фактуре. Номер счета-фактуры часто является буквенно-цифровым.

В счетах-фактурах также указывается дата и контактная информация конкретного предприятия, которое их выставляет, что позволяет датировать счет-фактуру и товары или услуги предприятия. Вы должны всегда хранить копии счетов, которые вы отправляете или получаете, чтобы отслеживать свои финансовые операции.

Что такое правильная расписка?

В надлежащей квитанции указывается название, адрес и номер телефона компании, предлагающей ее, а также сумма платежа, полученного за список продуктов или услуг. Также должна быть указана дата совершения сделки. Наиболее важной информацией квитанции является уплаченная сумма.

Вы всегда должны сохранять копию чека на купленные товары. Это легкие листы бумаги, если вы их распечатаете, но вы также можете получить их по СМС или по электронной почте. Некоторые предприятия предоставляют вам эту возможность при регистрации, где вы можете ввести номер телефона или адрес электронной почты. В надлежащем чеке содержится вся необходимая информация, необходимая для регистрации покупки.

Вы можете использовать надлежащие квитанции по налоговым причинам. Если вам нужно запросить возможный вычет, вы можете использовать свои квитанции в качестве доказательства покупок. Они отслеживают все ваши вычитаемые расходы, чтобы вы могли разделить налогооблагаемый и необлагаемый налогом доход для вас и вашей семьи. В следующий раз, когда вы подготовите налоговую декларацию, обязательно используйте эти квитанции для получения дополнительных льгот. Это значительно упрощает подготовку финансового отчета для ваших налогов.

Вывод: когда создавать счета, запрашивать оплату и генерировать квитанции

Мы обсудили различия между счетами-фактурами и квитанциями: счет-фактура требует, чтобы вы отправили уведомление об оплате заранее, а другие документы об оплате — после. Счет-фактура не является квитанцией, но счета-фактуры предоставляют информацию, необходимую для осуществления платежа. Счет-фактура является эффективным средством информирования клиентов о причитающихся платежах. Квитанции используются в качестве доказательства покупки, что всегда полезно при возмещении налогов и вычетах. Крайне важно понимать эти различия, чтобы вы могли правильно управлять своими финансовыми записями безопасным и надежным способом.