Счет против квитанции: основные различия и когда их отправлять

Будучи фрилансером, вы часто совмещаете множество задач, и бухгалтерские задачи, такие как отслеживание расходов, отправка счетов и предоставление квитанций, являются важной частью поддержания вашего внештатного бизнеса на плаву.

Ты должен зарабатывать деньги, верно?

Деловой жаргон может быть пугающим, особенно для тех, кто стал фрилансером, чтобы использовать свои творческие навыки. Легко запутаться между похожими вещами, такими как счета и квитанции. Оба они связаны с выставлением счетов и платежами клиентов, но служат немного разным целям.

Не бойся! В этой статье мы разберем различия между счетом и квитанцией. Мы узнаем, для чего они нужны, и когда вам нужно их отправить. Мы даже дадим вам идеи о том, как должны выглядеть эти документы.

Счет и квитанция: чем они отличаются

Давайте поговорим о счете-фактуре и квитанции.

Счет-фактура является документом сделки. В нем подробно описывается работа, которую вы сделали, и сколько ваш клиент согласился заплатить за нее. Счет-фактура представляет собой четкую запись, на которую обе стороны могут ссылаться при отслеживании доходов и расходов. (Подробнее о назначении счетов-фактур можно прочитать здесь.)

Расписка, с другой стороны, представляет собой обмен денег. Он показывает, что клиент заплатил вам определенную сумму денег в определенную дату. Не всем клиентам потребуется квитанция, но некоторым она потребуется.

Нужно больше клиентов?

Получите больше внештатной работы с нашей БЕСПЛАТНОЙ книгой: 10 новых клиентов за 30 дней . Введите свой адрес электронной почты ниже, и это все ваше.

Скачать сейчас

Короче говоря, счет против квитанции = запрос на оплату против подтверждения платежа.

Счета отправляются до получения оплаты, квитанции отправляются после.

Важность как счетов-фактур, так и квитанций

Вы не можете вести бизнес без некоторых документов.

Отправка счетов — единственный способ получить оплату в большинстве случаев. Это сигнал о том, что работа завершена и оплата должна быть произведена. Но получение оплаты — не единственная причина, по которой вам следует использовать систему выставления счетов.

Счета помогают отслеживать финансовую информацию для обеих сторон. Счета-фактуры, в отличие от квитанций, могут содержать столько подробностей, сколько вам нужно или вы хотите включить: даты, предлагаемые услуги, перерасходы и т. д. Таким образом, если вам нужно сослаться на доход в будущем, у вас есть все доступная информация.

Счета-фактуры также важны для целей налогообложения. Хотя вам нужна только промежуточная сумма для простой налоговой формы, если вас когда-либо проверяли или если у вас есть разногласия между отчетом клиента о ваших доходах и вашим собственным отчетом, вы можете ссылаться на подробные счета-фактуры, чтобы выяснить, что произошло.

Если этого недостаточно, чтобы убедить вас в важности счетов-фактур, рассмотрите всю информацию, которую они предоставляют. Если вы будете отслеживать все в удобочитаемом формате, например, в электронной таблице или с помощью популярного программного обеспечения для выставления счетов, вы сможете многое узнать о своем собственном бизнесе.

Какие клиенты наиболее прибыльны? Кто платит вовремя? Кто не знает? Ваши клиенты, как правило, приходят из определенной отрасли? Где вы тратите часы, которые не окупаются? Есть ли задачи с большой прибылью, которые вы могли бы передать на аутсорсинг и высвободить больше оплачиваемых часов? Вся эта информация может быть использована для эффективного развития вашего бизнеса.

Так что насчет счетов и квитанций? Квитанции одинаково важны, чтобы показать, что оплата произошла — как для вас, так и для вашего клиента.

Квитанции — это больше, чем просто запись об оказанных услугах, они являются доказательством того, что платеж был совершен. Если вы выдаете формальную квитанцию ​​клиентам после каждого обмена денег, никаких споров не может быть.

Квитанции обеспечивают юридическую защиту как вам, так и компаниям или частным лицам, с которыми вы работаете. Если клиент хочет оспорить платеж, он может предъявить доказательство того, что уже заплатил вам согласованную сумму. Они также помогают вашим клиентам отслеживать свои расходы.

Как правильно составить счет-фактуру

Итак, как лучше всего создать счет-фактуру?

По сути, это можно сделать двумя способами: вручную с помощью шаблона или с помощью программного сервиса.

Для небольших компаний или фрилансеров, которые обслуживают всего несколько клиентов одновременно, создание счетов вручную может не иметь большого значения. Вы можете использовать такие программы, как Excel, Numbers или даже Google Sheets, чтобы создать шаблон, который можно заполнить соответствующей информацией. Эти программы сделают за вас базовые расчеты, и они недороги или даже бесплатны для использования.

Если вы выберете этот путь, обязательно экспортируйте их в универсальный формат, например PDF, чтобы у ваших клиентов не возникло проблем с чтением файла. И ведите тщательный учет того, что было отправлено, куда и когда, чтобы легко найти нужную информацию.

Использование программного обеспечения, такого как FreshBooks, Bonsai или AND.CO, может потребовать обучения, и вы будете вкладывать сюда деньги, но если вы отправляете несколько счетов-фактур каждый месяц, это может стоить того в долгосрочной перспективе. .

Вы будете платить за эти услуги, но они помогут вам выглядеть профессионально. Большинство служб отправляют счета клиентам прямо в программе, а некоторые автоматически отслеживают получение оплаты. Хорошее программное обеспечение для выставления счетов также будет отслеживать все, что вам нужно, упрощая поиск информации в дальнейшем, определяя разницу между счетом и квитанцией или даже генерируя налоговые формы.

Не забудьте включить:

• Дата создания счета
• Сроки выполнения
• Описание выполненной работы
• Общая сумма
• Информация о клиенте
• Номер отслеживания счета-фактуры
• Налог с продаж, если применимо
• Другая необходимая информация, например, частично ли оплачен счет, есть ли штрафы за просрочку платежа, скидки и т. д.

Вы должны заранее согласовать график выставления счетов с вашим клиентом. Для более крупных проектов вы можете отправлять счета ежемесячно, ежеквартально или при достижении крупных этапов. Для небольших проектов принято отправлять счет-фактуру после завершения проекта.

Что должны включать ваши квитанции

При сравнении счета-фактуры и квитанции квитанция намного проще. Основная цель квитанции - просто показать доказательство оплаты.

Не существует юридического определения того, что такое квитанция и что она должна включать. Тем не менее, вы хотите, чтобы квитанция обеспечивала правовую защиту, упомянутую выше, поэтому имеет смысл включить немного больше, чем просто «Мой клиент заплатил XX долларов».

Если вы посмотрите на счет-фактуру и квитанцию ​​и уберете большую часть информации, вы в основном останетесь с тем, как должна выглядеть квитанция. Однако квитанция должна содержать хотя бы некоторые детали. Вам необходимо указать оплаченную услугу, дату ее оплаты и способ оплаты. Не указывайте номера кредитных карт или личную информацию, но позже будет полезно указать, был ли это чек, кредитная карта, Venmo, PayPal, Stripe или что-то еще.

Вы также должны предоставить рукописную или электронную подпись для подтверждения платежа. Даже в наш цифровой век подпись имеет юридическую силу.

Если вы хотите, квитанция может быть такой же простой, как взять счет, пометить его каким-либо образом как «оплаченный» и отправить его вашему клиенту.

Один из лучших и самых простых способов создать идеальную квитанцию ​​— просто спросить своего клиента, какая информация необходима для его целей. Таким образом, не будет никаких возвратов и разочарований.

Если вы используете программное обеспечение для ведения бухгалтерского учета, квитанции, как правило, могут генерироваться автоматически, как счета. Просто убедитесь, что вы отправляете нужный документ в нужное время, чтобы ваши клиенты не путались между счетом и квитанцией.

Программные решения обычно отправляют квитанцию ​​сразу после получения платежа, поэтому, если вместо этого вы используете ручной шаблон, не забудьте отправить квитанцию ​​своевременно. Также полезно четко помечать электронные письма — когда клиенты быстро оплачивают свои счета, может быть трудно отличить счет от квитанции.

Вывод

Если вы вообще занимались выставлением счетов или отслеживанием расходов, вы знаете, что и счета, и квитанции имеют свое место в бизнесе. Ознакомление с тем, что каждый из них влечет за собой, и как вы можете использовать их в своих интересах, жизненно важно для расширения ваших внештатных предложений.

Если вопрос о счете и квитанции по-прежнему вызывает разочарование, вероятно, в ваших интересах приобрести простое в использовании программное обеспечение для бухгалтерского учета, которое сделает всю тяжелую работу за вас.

Суть биллинга в том, что нужно все отслеживать. Уделение внимания деталям, например, когда вам нужно отправить счет или квитанцию, поможет вам разумно структурировать свой бизнес. Ведите учет продаж, учет платежей, учет расходов, учет пропущенных платежей и учет того, сколько времени занимает проект.

Для ввода всей этой информации в электронную таблицу или бухгалтерское программное обеспечение требуется всего несколько минут, и она может оказаться бесценной на бэкэнде.

Вот и все, счета-фактуры и квитанции, демистифицированные. Теперь у вас на одно дело меньше — вернуться к делу.

Вести беседу...

Более 10 000 из нас ежедневно общаются в нашей бесплатной группе Facebook, и мы будем рады видеть вас там. Присоединяйтесь к нам!