Выставление счетов для дизайнеров: 8 простых шагов, чтобы получать оплату вовремя

Дизайнеры всегда стремятся предоставить лучшее решение для своих клиентов. Однако не секрет, что та же группа преданных своему делу профессионалов уделяет меньше внимания отслеживанию своих платежей и управлению своими счетами. Реальность такова, что использование правильных инструментов и процессов здесь так же важно, как наличие правильных инструментов для проектной работы.

Управление денежными потоками — неотъемлемая часть бизнеса: если вам не вовремя заплатят за уже выполненную работу, это сильно повлияет на вашу прибыль. Для дизайнеров выставление счетов клиентам или напоминание о просроченных платежах — не самая приятная часть их работы. Вы скорее потратите свое время на выяснение следующего дизайнерского решения. Тем не менее, отслеживание ваших счетов и запись платежей очень важны, если вы управляете дизайнерским агентством.

В этой статье мы рассмотрим, как дизайнеры могут овладеть искусством выставления счетов восемью простыми способами. Давайте посмотрим:

1. Определитесь с ценой

«Сколько я должен брать с клиента?» — вопрос на миллион долларов, иногда даже в буквальном смысле. Ценообразование всегда является элементом, который дизайнеры не могут игнорировать, и, основываясь на опыте, конкуренции, уровне обслуживания (особенно скорости обслуживания) и местоположении, дизайнеры могут определить цену.

Несмотря на то, что цены кажутся фиксированными для определенных проектов, они всегда подлежат обсуждению. Дизайнеры склонны думать, что переговоры — это часть их игры, но в большинстве случаев клиенты просто отказываются от этого. Тем не менее, большинство дизайнеров считают процесс переговоров практичным, потому что он помогает вам лучше общаться с вашим клиентом и оказывает положительное влияние на ваши отношения с ним или с ней — беспроигрышная ситуация для обеих сторон.

Пользователь Hiveage и основатель RC Design Рэйчел Кристмас сказала:

Самая важная часть выставления счетов клиентам, занимающимся графическим дизайном, — это заранее указать расходы, чтобы не было сюрпризов, и не недооценивать свой талант при этом. Я стараюсь быть очень подробным по каждому элементу строки — исследование, редактирование, серьезные затраты дизайнера — чтобы они осознали всю ценность услуги.

Тем не менее, дизайн — это профессия, требующая большого количества навыков и талантов. Требуются годы, чтобы овладеть своим глазомером, чтобы выбрать идеальное сочетание цветов или сделать набросок идеального макета. Поэтому важно, чтобы вы брали то, что вы действительно стоите: не ограничивайте себя восприятием того, что вы потеряете своих клиентов, если будете брать более высокую плату. Никогда не бывает легко работать с клиентами, которые всегда требуют самый дешевый вариант. Обсудите свою цену или даже предложите значительную скидку пользователям, которых вы считаете более ценными в сохранении в качестве своих клиентов.

2. Создайте лучшие условия

Когда клиент изначально связывается с вами для уточнения деталей, это не гарантирует, что вы получите проект. Чтобы заключить сделку, вам необходимо изложить надлежащие условия оплаты для вашего клиента: вам нужно провести собственное исследование, чтобы создать цитату/оценку, которая предоставит вашему клиенту четкую информацию о ваших условиях. Самое главное, эти термины должны также отражать ваши навыки и таланты.

Согласно этой статье, вот некоторые из основных условий, которые необходимо включить в оценку:

• Ваша окончательная цена
• Дата платежа
• Тип платежа
• Плата за просроченные платежи
• Наличный расчет: полный или частичный?
• Количество включенных ревизий
• Политика возврата

Упоминание этих важных терминов позволит избежать путаницы и неожиданностей во время проекта. У вас больше шансов получить оплату с опозданием (или, возможно, даже ни копейки), если вы продолжаете удивлять своего клиента поздними добавлениями.

Установление четких ожиданий с вашим клиентом необходимо для счастливых и здоровых отношений между поставщиком и клиентом. Таким образом, самый важный шаг, который должен выполнить дизайнер при выставлении счета клиенту, — это четко указать, что включено в проект, за который выставлен счет. Такие вещи, как форматы файлов, которые будут доставлены, количество включенных исправлений и условия оплаты, — это лишь некоторые из пунктов, которые вы должны затронуть при доставке счета. Чем больше вы искренни и прямо говорите о том, что включено, тем меньше места для недопонимания и ложных предположений. В конце концов, чем подробнее будет ваш счет, тем лучше.

В O Design мы всегда включаем персональную заметку в нижний колонтитул нашего счета. Это примечание благодарит клиента за его работу и подкрепляет предпочтительные способы оплаты и условия оплаты. Мы думаем, что это помогает нам с быстрыми платежами от наших клиентов, а персонализированная заметка помогает показать, что мы ценим их обычай.

Правильные условия оплаты с самого начала обеспечат здоровые отношения с вашими клиентами, говорит Кей Манку из Delve Design:

Условия оплаты позволят вашему клиенту точно знать, как и когда вы ожидаете оплаты. Эти условия должны включать в себя то, выставляете ли вы счет почасово или по проекту, когда клиент должен заплатить вам, и последствия, с которыми он может столкнуться, если он пропустит дату платежа. Как бизнес, нам нужен стабильный денежный поток, и установка таких условий оплаты в нашем процессе выставления счетов действительно помогает нам получать оплату вовремя.

Предоставьте клиентам определенное количество времени с этой даты для совершения платежа и четко укажите, есть ли какие-либо сборы, если они не заплатят вовремя. Это помогает всем точно знать, что ожидается и когда, а также означает, что у вас гораздо больше шансов получить оплату вовремя, поскольку вы установили конкретную дату. Мне нравится сообщать своим клиентам, что я отправлю им счет заранее, так что ничто не станет неожиданностью!

3. Воспользуйтесь онлайн-сервисом выставления счетов

Использование программного обеспечения для онлайн-выставления счетов для дизайнеров поможет вам проверять статус ваших счетов на ходу и позволит вам эффективно управлять ими. Использование таких услуг всегда ускорит вашу работу, связанную с выставлением счетов. В отличие от ведения электронных таблиц или ручных документов, онлайн-сервис обеспечивает лучшую организацию и высокую точность ваших финансовых данных, значительно сокращая как затраты, так и время. Hiveage — это простая в использовании онлайн-служба выставления счетов с мощными функциями, которые помогут вам отправлять счета и оценки, отслеживать время, расходы и пробег с помощью единой платформы.

4. Создавайте профессиональные счета-фактуры

Почему бы не использовать свои удивительные дизайнерские способности, чтобы создать счет, который будет выглядеть красиво? Хорошо оформленный счет-фактура с элегантным, но простым дизайном выделит вас не только как отличного дизайнера, но и как хорошо организованного делового человека с профессиональной хваткой. Выделите несколько минут в своем плотном графике, чтобы настроить свой дизайн. Ваш счет говорит о вас и вашем бренде: не относитесь к нему легкомысленно.

Хороший счет-фактура должен четко отражать все, что было обещано доставить в ходе проекта. Перечисленные предметы должны быть знакомы клиенту, иначе он может столкнуться с чем-то, за что он не согласен с оплатой. Излишне говорить, что хорошая система выставления счетов работает только в том случае, если коммуникация, ведущая к ней, осуществляется правильно. Вот почему проектировщик всегда должен работать с совершенно четкой сметой, предложением или техническим заданием. Этот первый шаг облегчит выставление счетов, когда работа будет выполнена.

Создание хорошего опыта для клиентов не просто заканчивается, когда работа сделана; сообщения, которые мы пишем в наших счетах, — это еще одна возможность связаться с нашими клиентами. Мне нравится персонализировать сообщения, которые я включаю, когда отправляю счет. Сообщить клиентам, что я с нетерпением жду возможности снова поработать с ними и рад их проектам, — это один из шагов на пути к укреплению отношений.

5. Быстро оформляйте счета

После напряженного дизайнерского проекта многие дизайнеры хотели бы сделать заслуженный перерыв. Что обычно происходит во время этих длительных перерывов, так это то, что дизайнеры склонны забывать о счете, который они должны были отправить клиенту через несколько дней. Это приведет к задержке платежей и неприятным стычкам с клиентом. Вы виноваты только в том, что не отправили счет вовремя.

Для Арики Ягер из Arika Kay Designs выставление счетов долгое время было проблемой. После стольких проб и ошибок она поняла, как важно заполнить счет тут же, а не сидеть над ним долгое время:

Я обнаружил, что когда кто-то спрашивает цену или я берусь за проект, для меня важно сесть в тот же вечер и выставить счет. Важнейшим шагом является регулярное выставление счетов. Как только он создан, я отправляю его или жду, пока я не продвинусь дальше в своем процессе и не потребую оплату перед завершением.

Многие дизайнеры предлагают начать работу над счетом еще до того, как вы закончите его. Очевидно, что это не будет выглядеть на 100% завершенным, но вам потребуется всего 10-15 минут вашего времени, чтобы добавить остальные детали после завершения проекта. Также лучше, чтобы ваш денежный поток быстро выставлял счет и получал деньги от вашего клиента.

Пользователь и дизайнер Hiveage Маргарет Вайнберг считает важным иметь график выставления счетов и придерживаться его.

Раньше я бы откладывал это, потому что казалось, что это мешает моей творческой работе. Однако промедление с выставлением счетов оказывает плохую услугу моим клиентам и может в конечном итоге дискредитировать мой статус профессионала, что приведет к раздражению клиентов и неуплате. Теперь я прилагаю согласованные усилия, чтобы выставлять счета ежемесячно и немедленно выставлять счета клиентам, если они просят об этом. Это так же важно, как и любые сроки проектирования.

6. Обязательно добавьте все необходимые данные

Упростите для ваших клиентов поиск ваших данных, добавив их в тело письма. Убедитесь, что вы также указали их в счете-фактуре, чтобы им было легко заплатить вам быстро.

Некоторые детали, которые вы должны добавить в счет-фактуру:

• Данные вашего банковского счета
• Условия оплаты
• Дата платежа
• Сборы за просроченные платежи

Соответствующие детали в счете создают платформу для лучшего общения между вами и клиентом. Если клиент уклоняется от ваших платежей, те же реквизиты могут быть использованы в юридических целях.

«Самым важным шагом в выставлении счетов моим клиентам за мой дизайнерский бизнес является подробное описание пунктов выставления счетов. Вы хотите устранить любую тайну, окружающую процесс проектирования и оптимизации, полностью описав, какую работу вы выполнили, сколько времени потребовалось для выполнения работы и сколько будет стоить».

В счете необходимо указать, какие услуги были оказаны клиенту, а также стоимость этих услуг. Для клиента это наглядно покажет, что вы для него сделали, поможет определить элементы, за которые им был выставлен счет, и то, за что они уже заплатили. Для вас это поможет вам управлять своими записями и знать детали клиентов, которым уже были выставлены счета.

Миллисент Флинн, основатель Millicent Design, поделилась своими мыслями о четкости деталей, которыми вы собираетесь поделиться со своим клиентом.

Самый важный шаг при выставлении счета клиенту — обосновать стоимость ваших услуг, четко указав, что было достигнуто в описании счета. Мы должны помнить, что наши клиенты не являются дизайнерами и могут оспорить ваш счет, если посчитают, что вы не даете немедленных результатов. От генерации идей до исследования рынка и концептуализации — включите все это. Это поможет клиенту распознать процесс и ценность дизайна. Они с меньшей вероятностью оспорят ваш счет и с большей вероятностью оплатят вовремя!

Самое главное — быть прозрачным. Клиент должен иметь возможность воспроизвести то, за что он платит, поэтому я всегда включаю краткое описание пакета работ, за который я беру деньги. При использовании системы продажи билетов, такой как JIRA, я всегда указываю номер заявки в описании, чтобы он мог получить полное описание в системе продажи билетов.

Джейсон Бамблис из Pacer Studios сказал, что подробное выставление счетов, несомненно, помогло его организации быстрее получать оплату.

«Самый важный шаг при выставлении счета клиенту — это выделить время и предоставить подробную информацию. Никто не любит платить, когда не уверен, за что платит. За прошедшие годы мы обнаружили, что, когда мы детализируем наши счета, мы получаем оплату быстрее и в результате получаем меньше запросов от клиентов относительно того, за что взимается плата ».

Очень важно указать ваши услуги в счете-фактуре. Не говорите просто «дизайнерская работа»: клиенты хотят точно знать, за что они платят.

В статье в Entrepreneur обсуждается важность указания всех необходимых деталей в счете-фактуре с использованием правильного языка. Это может значительно сократить ваше время до получения оплаты, а также создает связь с вашим клиентом, определяет процесс получения оплаты и устраняет препятствия, которые в противном случае препятствовали бы оплате.

[Смета] предоставляет клиенту точную картину того, за что он должен платить. Кроме того, это (надеюсь) устранит любую путаницу или двусмысленность в отношении того, каковы ожидания и обязанности дизайнера и, конечно же, за что платит клиент. По сути, это требует догадок, и я обнаружил, что клиенты более склонны переводить платежи, когда они точно знают, что они получают!

7. Сделайте так, чтобы вашим клиентам было легко платить

Предоставьте своим клиентам возможность завершить платеж, как только они получат счет. Когда вы добавите все соответствующие данные в счет, как указано выше, получение платежа на ваш банковский счет является лишь вопросом времени.

Элиза Гутьеррес из Elisa Design рекомендовала разбивать платеж на разные элементы на разных этапах выставления счета. Вот что она сказала:

Например, если оплата разбита на три части, первая оплата ожидается после утверждения направления дизайна. Таким образом, сразу после утверждения направления дизайна клиенту должно быть отправлено уведомление о том, что первый счет будет отправлен и что он подлежит немедленной оплате. Счет на второй платеж будет выставлен, когда будет представлено первое полное подтверждение проекта. Опять же, перед представлением доказательства может быть отправлено уведомление, предупреждающее клиента о том, что будет отправлен новый счет. И, наконец, окончательный платеж будет выставлен после того, как файлы будут утверждены и готовы, но до того, как файлы будут отправлены на печать.

Почему бы не попробовать способ оплаты онлайн? Вы можете легко включить платежный шлюз в свой счет, чтобы вашему клиенту было удобно платить вам. Включение этих шлюзов позволит вам принимать платежи с помощью кредитной карты или прямого дебета без необходимости устанавливать какие-либо специальные условия в вашем банке. Hiveage поддерживает ряд шлюзов онлайн-платежей и позволяет принимать онлайн-платежи от ваших пользователей.

8. Следите за тем, чтобы избежать просроченных платежей

Когда вы занимаетесь бизнесом, вы найдете клиентов, которые довольно небрежно оплачивают свои счета, и еще одну группу из них, которые исчезнут, не заплатив вообще. Это очень расстраивает.

Когда сроки погашения ваших неоплаченных счетов приближаются, эта статья в Vandelay Design предлагает вам воспользоваться моментом, чтобы связаться с клиентом, напомнить ему и посмотреть, идет ли оплата или есть ли какие-либо проблемы. Просто отправьте им обычное электронное письмо. Спросите, как дела, и очень вежливо напомните об оплате, используя такие слова, как «пожалуйста» и «спасибо». Вы также можете ответить вежливым телефонным звонком. Не грубите и не просите денег: просто пообщайтесь с ними по-дружески и поймайте подходящий момент, чтобы напомнить об оплате.

Рамон Томпсон из студии дизайна Newsaturday сказал:

Клиенты, в отличие от нас, беспокоятся о миллионе других вещей, касающихся их бизнеса. Это помогает отправить напоминание, чтобы держать ваш счет в центре внимания, уменьшая вероятность того, что платеж будет пропущен. У меня были клиенты, которые благодарили меня за отправку напоминаний и настаивали на том, чтобы я продолжал делать это, потому что они забудут.

Если все это не работает, будьте очень тверды и требуйте оплаты. Не забудьте напомнить им, как быстро вы без вопросов оказали им свою услугу и то же самое следует сделать при оплате вам за предложенные услуги.

Вывод: онлайн-выставление счетов для более быстрых платежей

Выставление счетов не только помогает вам развивать свой бизнес и получать своевременную оплату в качестве дизайнера, но и повышает профессионализм при ведении бизнеса с вашими клиентами. В этой статье мы рассмотрели 8 простых, но эффективных советов, которым должен следовать каждый дизайнер, чтобы получать оплату вовремя, правильно выставляя счета своим клиентам. Они есть:

1. Определитесь с ценовой стратегией
2. Создайте практические условия для ваших клиентов
3. Выберите услугу онлайн-выставления счетов
4. Создавайте красивые фактуры
5. Действуйте быстро, чтобы заполнить счета
6. Добавьте все важные детали
7. Включите простые способы оплаты
8. Следите за ходом платежа

Есть ли у вас какие-либо другие советы, которые сделают процесс выставления счетов приятным для дизайнеров? Дайте нам знать ваши мысли в разделе комментариев ниже!