Как детализировать счета для повышения ясности

Ваши счета-фактуры, очевидно, являются путем к получению оплаты, но если они не детализированы правильно, это может привести к задержке оплаты и вызвать запросы от ваших клиентов, что иногда даже приводит к просроченной дебиторской задолженности. Подобно пути, заполненному препятствиями, каждое препятствие удерживает вас от ваших с трудом заработанных денег.

Однако, применив несколько простых советов, вы сможете сделать свои счета четкими, информативными и, самое главное, своевременно оплачиваемыми. Затем вы можете перейти к следующей работе, где цикл начинается снова.

В этой статье мы обсудим, как правильно составлять детализацию, и дадим несколько полезных советов по созданию детализированного счета. Давайте начнем!

Преимущества правильной детализации ваших счетов

Прежде чем мы двинемся дальше, давайте обсудим, что такое «детализация». Проще говоря, это означает описание проделанной вами работы и указание ее стоимости. Другими словами, это разбивка того, что вы выполнили, с соответствующей стоимостью для каждого:

Только из этого краткого описания вы, вероятно, можете понять, почему детализация является благом для ваших клиентов и заказчиков. Во-первых, они видят, за что именно они платят и как распределяется стоимость. Это делает оплату счета сверхбыстрой для них, так как им просто нужно просмотреть счет и инициировать платеж.

Однако, несмотря на то, что своевременная оплата является преимуществом, она также может упростить разрешение конфликтов. Например, для решения всех запросов, кроме самых сложных, достаточно беглого взгляда, учитывая уровень детализации, который вы предоставите. В счете-фактуре должно быть точно указано, какую работу вы выполнили, и разбивка стоимости. Все, что меньше, приведет к затяжному процессу разрешения.

Создайте детализированный счет для повышения ясности

Вам будет приятно узнать, что создание детализированного счета — это простой процесс, основанный на некоторых советах здравого смысла. Вот только три из них!

1. Предлагайте прямые и понятные описания

Во-первых, основным препятствием для принятия платежа для покупателя или клиента являются нечеткие описания. В конце концов, если в строке просто указано «Работы выполнены», мало что может сказать клиенту, к чему это на самом деле относится и является ли оплата правильной. Это имеет эффект домино, потому что вас попросят внести ясность, что может привести к ненужным задержкам.

Короче говоря, все в счете должно быть сосредоточено на том, чтобы предложить клиенту одно действие: оплатить счет. Это означает, что они должны быть в состоянии ответить на вопросы. Верна ли стоимость этой работы? и понимаю ли я, за что я плачу? Если эти ответы «Нет» в любом случае, ваши описания нуждаются в некоторой доработке.

К счастью, это легко исправить. Мы советуем указывать как можно больше подробностей в одной строке. Конечно, это зависит от проделанной вами работы, но мы также рекомендуем разбивать более крупные задачи на простые для понимания подзаголовки.

2. Разбивайте большие проекты на более мелкие детализированные куски

Довольно часто вы будете выполнять не одну или две небольшие работы для клиента, а более крупный проект, состоящий из множества подзадач. В зависимости от самой работы нет ничего плохого в том, чтобы просто оставить проект в одной строке, особенно если вы уже согласовали полную стоимость.

Однако разделение проекта на несколько частей с соответствующей ценой позволяет вашему клиенту увидеть две вещи:

• Точная работа, которую вы сделали.
• Сколько стоит каждое задание.

Помимо обеспечения быстрой оплаты, это имеет еще одно преимущество. Разбивая каждую задачу в проекте, у клиента может возникнуть соблазн расширить работу с вами на основе индивидуальной цены каждой задачи.

Более того, они также могут планировать будущие проекты внутри компании, не привлекая вас изначально. Есть также преимущество, когда эти бюджеты утверждаются начальством.

Хорошей новостью является то, что если у вас есть остальная часть вашей детализации в порядке, разбить проект на его компоненты не составит труда. Однако вы можете начать этот процесс с самого начала с помощью функции оценки Hiveage:

Здесь вы можете с самого начала предоставить детализированную смету своему клиенту и превратить ее в счет-фактуру в конце проекта. Детализируя в начале, вы можете выставить полный счет за считанные секунды, что обеспечивает еще один четкий путь к депонированному счету.

3. Не забудьте также указать свои расходы

Наконец, у нас есть элемент детализации, который вы, возможно, не рассматривали ранее. В то время как задачи, которые вы выполняете, должны быть полностью детализированы, так же должна быть и стоимость этих задач.

Проще говоря, разбивая стоимость с помощью детального выставления счетов, клиент сможет не только увидеть общую цену для каждой записи, но и повременную ставку, если применимо, вместе с любой стоимостью единицы, связанной с работой.

Как мы подразумевали в этой статье, предоставление клиенту как можно большего количества информации освобождает его для оплаты счета. Полная разбивка затрат — еще один аспект, который может помочь.

Однако создание детализированных счетов требует некоторых размышлений. Вам, безусловно, нужно будет показать общую сумму рассматриваемой записи, но разбивка этой суммы зависит от вашей ниши или бизнеса. Обычно вы включаете некоторые из следующих элементов:

• Сумма за единицу, если вы продаете товары или услуги кратно.
• Плата за время, например почасовая ставка (если вы фрилансер или креативщик).
• Ставка за единицу, которая обычно связана с обоими вышеперечисленными.

Хорошей новостью является то, что большинство стоящих программ для выставления счетов предоставляют возможность разбивать затраты на единицы и ставки, поэтому независимо от выбранного вами решения вы сможете создать детализированный счет без суеты.

Заключение: как использовать детализированный шаблон счета-фактуры

Чем проще вы сделаете оплату для вашего клиента, тем быстрее будет расти ваш доход. Детализация ваших счетов для абсолютной ясности может помочь гарантировать, что процесс оплаты пройдет гладко. Ведь без четкой разбивки проделанной вами работы клиенту придется прорабатывать запросы – а это проигрыш для обеих сторон.

В этом посте мы рассмотрели, как детализировать ваши счета для большей ясности. Мы считаем, что есть три совета, которые следует использовать:

1. Убедитесь, что описания каждой задачи или работы ясны и понятны.
2. Возможно, вам придется разбить большие проекты на более мелкие задачи.
3. Детализируйте затраты на работу, чтобы помочь вашим клиентам выяснить, правильно ли они взимают плату.

Есть ли у вас какие-либо советы по четкому детализированному выставлению счетов? Дайте нам знать в комментариях ниже!