Ключевые роли служб бизнес-процессов в 2023 году

Хотя службы бизнес-процессов (BPS) часто считаются менее важными по сравнению с основными компетенциями организации, нельзя отрицать, что эти процессы играют решающую роль. В то время как основные компетенции бизнеса определяют его уникальное ценностное предложение, эффективное управление бизнес-операциями не менее важно для обеспечения бесперебойного рабочего процесса и содействия более тесному сотрудничеству.

Службы бизнес-процессов охватывают ряд действий, поддерживающих общее функционирование организации. Эти услуги могут включать такие области, как финансы и бухгалтерский учет, человеческие ресурсы, обслуживание клиентов, закупки и управление цепочками поставок. Хотя эти функции могут не вносить непосредственный вклад в основные продукты или услуги компании, они необходимы для поддержания операционной эффективности и обеспечения бесперебойного функционирования бизнеса.

Эффективное управление бизнес-операциями включает оптимизацию процессов, оптимизацию распределения ресурсов и внедрение надежных систем и технологий. Эффективно управляя этими неосновными видами деятельности, организации могут сосредоточить свою энергию и ресурсы на своей основной деятельности, тем самым повышая свое конкурентное преимущество на рынке.

Кроме того, эффективное управление бизнес-процессами позволяет улучшить сотрудничество между различными отделами и командами внутри организации. Когда процессы четко определены, задачи четко распределены, а каналы связи установлены, это способствует плавной координации и повышению производительности. Это сотрудничество приводит к улучшению процесса принятия решений, более быстрому решению проблем и общей организационной эффективности.

Разница между BPS и BPO

С технической точки зрения службы бизнес-процессов (BPS) и аутсорсинг бизнес-процессов (BPO) часто используются взаимозаменяемо для обозначения различных бизнес-процессов, необходимых в организации. Однако при ближайшем рассмотрении между ними можно обнаружить тонкие различия.

Хотя и BPS, и BPO охватывают аутсорсинг бизнес-процессов, BPS включает в себя дополнительный уровень технологии. Это всеобъемлющее сочетание людей, процессов и технологий, которое отличает его от традиционных BPO. Эта интеграция технологий позволяет организациям оптимизировать свои операции, автоматизировать повторяющиеся задачи и повысить общую эффективность.

В последние годы произошли изменения в отраслевой терминологии. Термин BPO превратился в BPS, и с 2023 года он теперь называется управлением бизнес-процессами (BPM). Сдвиг в терминологии отражает более широкое внимание к управленческому аспекту бизнес-процессов. BPM делает упор на стратегическое управление коммерческими процессами, стремясь оптимизировать и автоматизировать их для достижения организационных целей.

С появлением передовых технологий, таких как искусственный интеллект, роботизированная автоматизация процессов и анализ данных, BPM превратился в комплексный подход к управлению бизнес-процессами и их совершенствованию. Он включает в себя разработку эффективных рабочих процессов, внедрение интеллектуальной автоматизации, мониторинг производительности и постоянное совершенствование процессов для повышения производительности и конкурентоспособности.

Основная цель BPM — управлять коммерческими процессами организации и автоматизировать их, позволяя ей работать более эффективно и результативно. Используя технологии и согласовывая процессы с организационными целями, BPM позволяет предприятиям достигать более высоких уровней производительности, сокращения затрат и удовлетворенности клиентов.

В заключение, хотя BPS и BPO часто используются взаимозаменяемо, BPS включает в себя слияние людей, процессов и технологий. Отраслевая терминология сместилась в сторону управления бизнес-процессами (BPM), которое фокусируется на управлении и автоматизации коммерческих процессов для обеспечения успеха организации в современном бизнес-ландшафте.

От BPS к BPaaS

Компании выиграли от цифровой трансформации, и как! Технологии принесли пользу предприятиям, что привело к появлению облачных сервисов. Бизнес-процесс как услуга или BPaaS — это полностью настраиваемая облачная служба, которая помогает компаниям оставаться в курсе лучших отраслевых процессов и практик. Он продвигает бизнес-процессы на один шаг вперед, повышая эффективность и сокращая затраты и время простоя. Бизнес выигрывает за счет:

• Лучшая доставляемость продуктов и услуг

Внедрение BPaaS позволяет компаниям повышать эффективность своих продуктов и услуг за счет использования передовых облачных технологий. С помощью BPaaS компании могут оптимизировать свои бизнес-процессы, автоматизировать повторяющиеся задачи и обеспечить более плавный рабочий процесс. Устраняя ручные ошибки и оптимизируя операции, BPaaS повышает общее качество и своевременность предоставления продуктов и услуг. Кроме того, настраиваемый характер BPaaS позволяет компаниям привести свои процессы в соответствие с лучшими отраслевыми практиками, еще больше повышая удовлетворенность и лояльность клиентов.

• Передовые технологии по сниженным ценам

Одним из существенных преимуществ BPaaS является его способность предоставлять доступ к передовым технологиям по сниженным ценам. Используя облачную инфраструктуру и ресурсы, предлагаемые поставщиками BPaaS, предприятия могут использовать самые современные технологии, которые в противном случае было бы дорого внедрять и поддерживать самостоятельно. BPaaS устраняет необходимость значительных предварительных инвестиций в аппаратное и программное обеспечение, что делает его экономически эффективным решением. Компании могут извлечь выгоду из последних достижений, таких как искусственный интеллект, машинное обучение, анализ данных и инструменты автоматизации, что позволит им оставаться конкурентоспособными в цифровой среде без существенных затрат.

• Удовлетворение меняющихся потребностей бизнеса

Гибкость и масштабируемость BPaaS делают его идеальным решением для удовлетворения меняющихся потребностей бизнеса. По мере роста бизнеса или изменения спроса BPaaS можно легко увеличивать или уменьшать в соответствии с меняющимися требованиями. Возможность быстрой адаптации и корректировки ресурсов и возможностей обеспечивает оптимальную эффективность и экономичность. Будь то масштабирование в пиковые сезоны или сокращение в более низкие периоды, BPaaS позволяет компаниям согласовывать свои операции с динамикой рынка. Эта гибкость помогает организациям оставаться гибкими, быстро реагировать и быть лучше подготовленными к тому, чтобы справляться с меняющимися требованиями своих клиентов и отрасли.

Уникальная операционная гибкость и динамичность BPaaS сделали его одним из наиболее предпочтительных облачных сервисов наряду с инфраструктурой как услугой (IaaS) и платформой как услугой (PaaS). Можно сказать, что будущее BPS за BPaaS.

Ключевые роли служб бизнес-процессов

Технологии меняют фундаментальную природу бизнеса. В настоящее время организации уступают место инновационным бизнес-моделям, основанным на технологиях нового поколения, во главе которых стоит динамика следующего поколения. Меняющийся бизнес-ландшафт и ожидания клиентов разрушают традиционные услуги бизнес-процессов, ориентированные на затраты, а не на труд. BPS используется в нескольких отраслях. Вот некоторые критические роли служб бизнес-процессов в 2023 году:

• Ввод данных. Ввод данных включает в себя точный и эффективный ввод и управление различными типами данных в компьютерных системах или базах данных. Он включает в себя такие задачи, как ввод информации о клиенте, обновление записей или преобразование данных из физических документов в цифровые форматы.
• Поддержка по электронной почте: поддержка по электронной почте относится к оказанию помощи и решению вопросов или проблем клиентов посредством общения по электронной почте. Это включает в себя оперативное реагирование на запросы клиентов, предоставление соответствующей информации, устранение неполадок и обеспечение удовлетворенности клиентов посредством переписки по электронной почте.
• Веб-дизайн. Веб-дизайн подразумевает создание визуально привлекательных и функциональных веб-сайтов. Он включает в себя разработку макетов, выбор цветовых схем, создание графики и кодирование веб-страниц, чтобы обеспечить привлекательный и удобный онлайн-опыт.
• Написание контента. Написание контента включает в себя создание письменных материалов для различных целей, таких как контент веб-сайта, статьи в блогах, сообщения в социальных сетях и маркетинговые материалы. Авторы контента исследуют, пишут и редактируют контент, который является информативным, привлекательным и ориентированным на целевую аудиторию.
• Голосовые процессы. Голосовые процессы относятся к обработке взаимодействия с клиентами посредством телефонных звонков. Он включает в себя такие задачи, как поддержка клиентов, телемаркетинг, продажи и решение жалоб или проблем клиентов по телефону.
• Техническое письмо: Техническое письмо включает в себя создание документов, которые объясняют сложные технические концепции или процедуры в ясной и краткой форме.Технические писатели создают руководства пользователя, инструкции и документацию для программного обеспечения, оборудования или научных продуктов.
• Медицинская транскрипция. Медицинская транскрипция включает в себя преобразование записанных голосом медицинских отчетов, продиктованных медицинскими работниками, в письменные документы.Специалисты по расшифровке прослушивают аудиозаписи и точно транскрибируют их в медицинские отчеты, обеспечивая конфиденциальность и соблюдение отраслевых правил.
• Аутсорсинг юридических процессов: Аутсорсинг юридических процессов означает делегирование задач юридической поддержки внешним поставщикам услуг.Он включает в себя юридические исследования, обзор документов, составление контрактов, поддержку судебных разбирательств и другие юридические административные задачи, что позволяет юридическим фирмам и юридическим отделам оптимизировать свою деятельность и сократить расходы.
• Аутсорсинг образовательного процесса: Аутсорсинг образовательного процесса включает в себя аутсорсинг различных образовательных задач и услуг. Это может включать разработку учебных программ, создание онлайн-курсов, услуги поддержки студентов, репетиторство, выставление оценок и административные задачи для повышения эффективности и результативности образовательных учреждений.
• Аутсорсинг процессов знаний. Аутсорсинг процессов знаний включает в себя передачу на аутсорсинг специализированных задач, основанных на знаниях, часто требующих опыта и навыков в конкретной области.Он включает в себя такие услуги, как анализ данных, исследования и разработки, управление интеллектуальной собственностью, исследования рынка и консультации.
• Аутсорсинг процесса найма: Аутсорсинг процесса найма относится к аутсорсингу всех или отдельных частей процесса найма и найма внешним поставщикам услуг. Он включает в себя такие задачи, как размещение вакансий, проверка кандидатов, собеседование, проверка биографических данных и адаптация с целью рационализации и улучшения процесса найма.

Отрасли делают ставку на услуги бизнес-процессов

В то время как большинство предприятий отдают процессы на аутсорсинг, чтобы сосредоточиться на своей основной деятельности, некоторые отрасли в основном полагаются на аутсорсинг. Ниже приведены отрасли промышленности, в которых широко распространено аутсорсинг технологических услуг:

ИТ: ИТ-индустрия широко использует службы бизнес-процессов для оптимизации операций, управления разработкой программного обеспечения, предоставления технической поддержки, а также управления данными и кибербезопасности.

Банки: Банки передают на аутсорсинг различные процессы, включая поддержку клиентов, управление счетами, обработку кредитов и соблюдение нормативных требований, чтобы повысить эффективность, сократить расходы и улучшить качество обслуживания клиентов.

Авиакомпании: авиакомпании передают на аутсорсинг такие процессы, как продажа билетов, бронирование, обработка багажа и обслуживание клиентов, чтобы обеспечить бесперебойную работу, повысить качество обслуживания пассажиров и сосредоточиться на основных функциях авиации.

Телекоммуникации: телекоммуникационные компании передают на аутсорсинг такие процессы, как поддержка клиентов, управление сетью, выставление счетов и техническая поддержка, чтобы оптимизировать операции, улучшить качество обслуживания и управлять быстрым технологическим прогрессом.

Страхование: страховые компании передают на аутсорсинг обработку претензий, управление полисами, андеррайтинг и обслуживание клиентов, чтобы повысить эффективность работы, справиться со сложными правилами и повысить удовлетворенность клиентов.

Туристические агентства : туристические агентства передают на аутсорсинг такие задачи, как управление бронированием, планирование маршрута, продажа билетов и обслуживание клиентов, чтобы оптимизировать операции, расширить предложения и повысить качество обслуживания клиентов.

Управление активами: фирмы по управлению активами передают на аутсорсинг бэк-офисные процессы, включая учет портфеля, расчеты по сделкам, отчетность и соблюдение нормативных требований, для повышения операционной эффективности, снижения затрат и сосредоточения внимания на инвестиционных стратегиях.

Государственный сектор: Государственный сектор передает на аутсорсинг различные административные процессы, включая управление заработной платой, обработку документов, ИТ-услуги и поддержку клиентов, для оптимизации операций и улучшения предоставления государственных услуг.

Здравоохранение и фармацевтика. Медицинская и фармацевтическая отрасли передают на аутсорсинг такие процессы, как медицинское кодирование, выставление счетов, транскрипция, клинические испытания и управление данными, чтобы повысить эффективность, соответствие требованиям и сосредоточиться на уходе за пациентами и исследованиях.

Как автоматизация помогает бизнес-процессам?

Предприятия могут автоматизировать свои процессы и ускорить свои рабочие процессы. Это повышает производительность, сокращает количество человеко-часов и дает общее конкурентное преимущество. Вот несколько примеров того, как автоматизация процессных сервисов может помочь бизнесу:

1. Команды по маркетингу и продажам могут легко автоматизировать маркетинговые электронные письма и отслеживать коммерческие предложения и отчеты.
2. Финансовый отдел может легко управлять всеми счетами и кредиторской задолженностью с большей точностью.
3. Команды поддержки клиентов и ORM могут за считанные секунды получить данные и журналы разговоров, чтобы решить проблему.
4. Отдел кадров может ускорить адаптацию сотрудников, сосредоточив внимание на других важных задачах.

Автоматизация в службах бизнес-процессов

Некоторые услуги бизнес-процессов необходимо автоматизировать независимо от отрасли. Автоматизация бизнес-процессов (BPA) — это использование программного обеспечения для автоматизации повторяющихся многоэтапных процессов, которые в противном случае потребовали бы долгих часов и других ресурсов. По сравнению с другими типами автоматизации, BPA адаптирован к конкретным потребностям организации.

Но BPA часто путают с роботизированной автоматизацией процессов (RPA). В то время как RPA использует программное обеспечение для имитации повторяющихся шагов, программное обеспечение BPA имеет тенденцию решать более сложные задачи. Кроме того, эти два процесса различаются тремя факторами: интеграция, ценообразование и рабочие процессы.

Примеры RPA включают:

• Навигация по страницам
• Вход в системы
• Копирование и вставка данных
• Удаление дубликатов и неточностей

Процессы, которые бизнесу необходимо автоматизировать

Хотя в наши дни автоматизация бизнес-процессов может показаться обычным явлением, она началась с движущейся сборочной линии Генри Форда для его автомобилей Model T еще в 1913 году. Перенесемся на столетие вперед, вычислительная мощность увеличилась в триллион раз, что привело к более быстрому, лучшему и эффективному бизнес-процессу. автоматизация. Поскольку службы бизнес-процессов автоматизируются на каждом этапе организационной функции, некоторые процессы редко требуют ручного вмешательства. Вот несколько процессов, которые предприятия автоматизируют для повышения экономической эффективности и производительности:

• Аналитика и планирование. Автоматизация процессов аналитики и планирования позволяет компаниям быстро собирать и анализировать данные, принимать обоснованные решения и разрабатывать стратегические планы для повышения производительности и конкурентоспособности.
• Управление операциями. Автоматизация управления операциями упрощает рабочий процесс, оптимизирует распределение ресурсов и повышает общую эффективность работы, обеспечивая бесперебойную работу бизнеса и своевременное предоставление продуктов и услуг.
• Запросы заказов на покупку. Автоматизация запросов заказов на покупку упрощает и ускоряет процесс закупок, сокращает количество ошибок, совершаемых вручную, улучшает управление запасами, улучшает отношения с поставщиками и контроль затрат.
• Управление социальными сетями: автоматизация задач управления социальными сетями, таких как планирование публикаций, мониторинг взаимодействия и анализ показателей, позволяет компаниям поддерживать постоянное присутствие в Интернете, эффективно взаимодействовать со своей аудиторией и проводить эффективные маркетинговые кампании в социальных сетях.
• Поддержка и взаимодействие с клиентами. Автоматизация поддержки и взаимодействия с клиентами сокращает время отклика, предоставляет варианты самообслуживания и персонализирует взаимодействие, что приводит к повышению удовлетворенности, лояльности и удержания клиентов.

Заключение

Службы бизнес-процессов играют решающую роль в поддержании эффективности основных организационных процессов. Используя автоматизированные маркетинговые инструменты, предприятия могут упростить коммуникацию после заказа, что приведет к оптимизации операций и сокращению заказов с высоким риском. Эта автоматизация способствует расширению поддержки и опыта клиентов, поскольку предприятия могут оперативно реагировать на запросы и проблемы клиентов. На современном рынке, который уделяет большое внимание удержанию и привлечению клиентов, автоматизация сервисов бизнес-процессов не только выгодна, но и необходима. Это позволяет компаниям эффективно распределять ресурсы, сосредотачиваться на построении прочных отношений с клиентами и предоставлять исключительный опыт, который стимулирует лояльность и рост. Применяя автоматизацию, предприятия могут оставаться конкурентоспособными, повышать эффективность работы и удовлетворять растущие потребности своей клиентской базы.

Призыв к действию !