Сотни специалистов по уходу за газонами полагаются на Connecteam для решения повседневных деловых и управленческих задач

Ведение бизнеса по уходу за газоном требует, чтобы вы всегда были в курсе различных задач. От общения с персоналом и клиентами до технического обслуживания оборудования, планирования рабочего времени и маркетинга вашего бизнеса — список бесконечен. И вы также во власти погоды, например, если идет сильный ливень, вы не можете подстричь траву.

По сути, вам нужно больше часов в день для решения каждой задачи. Именно поэтому мы решили опросить сотни специалистов по уходу за газонами, которые используют Connecteam каждый день для решения этих повседневных задач. В этом блоге представлены лучшие практики, которые помогут преодолеть эти проблемы.

Проблемы, с которыми компании по уходу за газонами столкнулись до Connecteam:

• Организованный график, который работает по всем направлениям

«Мне кажется, что я трачу много времени на составление графика работы, это даже не входит в число моих основных обязанностей, но всегда занимает все мое время».

«Если звонит сотрудник, я теряю много времени на поиск замены, потому что я просматриваю расписание и выкапываю контактную информацию для потенциальной замены — это довольно утомительно».

• Эффективное общение с моей командой

«Обмен новостями и объявлениями с моей командой отнимает много времени и не является гладким процессом — от отправки электронного письма или текстового сообщения до организации телефонной конференции я теряю много времени».

«Если я отправляю сообщение, у меня нет возможности отследить, кто его открыл и прочитал, а это значит, что я не знаю, все ли согласны!»

• Отслеживание контрольных списков и отчетов

«Управление отчетами о ремонте оборудования и их отслеживание могут занять часы или дни. Через него всегда проходит беспорядок. А если я поймаю ошибку, мне потребуется еще больше времени, чтобы ее исправить».

«Мне нужно просмотреть много бумажных файлов, поэтому трудно понять, все ли было сделано правильно и вовремя».

• Точное отслеживание времени

«Учет времени и начисление заработной платы могут занять целый день или два, потому что я просматриваю сотни листов Excel или каракулей на бумаге. Чаще всего я ловлю ошибку. Мне нужен более эффективный способ отслеживать время».

«Я всегда играю в пинг-понг со своими сотрудниками, потому что могут случиться ошибки, или мне нужно, чтобы кто-то взял на себя больше часов, или всегда есть вопросы по поводу сверхурочной работы».

• Обучение новых сотрудников

«На то, чтобы пригласить мою команду на тренинг, уходит много времени — не только проблематично найти день, подходящий для всех, но и часто мои сотрудники не любят терять день на изучение нового метода. И, честно говоря, я не люблю подстраиваться под эти дни!»

«В сфере ухода за газонами у меня много временных и сезонных сотрудников, и обычно люди увольняются в течение первых трех месяцев. Это означает, что я теряю много времени и ресурсов на адаптацию и обучение своих сотрудников. Чего я действительно хочу, так это эффективного и быстрого способа обучения».

Как Connecteam помогает решать распространенные проблемы

Автоматизируйте ежедневные контрольные списки и отчеты

Компании, занимающиеся уходом за газонами, полагаются на контрольные списки и отчеты для поддержания повседневных операций, что снижает трения, автоматизирует поток информации и обеспечивает лучший контроль. Типичные контрольные списки и отчеты, созданные в Connecteam, включают:

• Тикет заказа на ремонт
• Заказ на складе
• Сводный отчет по обслуживанию
• Отчет об инциденте
• Отчет о дорожно-транспортном происшествии
• Возмещение расходов
• Обзор эффективности сотрудников

Кроме того, все записи, отправленные сотрудниками, регистрируются в цифровом виде, могут быть автоматически отправлены на предварительно определенный адрес электронной почты в виде копии PDF и могут быть экспортированы в таблицу Excel.

Планирование работы

Компании, занимающиеся уходом за газонами, постоянно сталкиваются со сложными потребностями в планировании, но с Connecteam управлять этой задачей намного проще:

• Назначьте сотрудников для обслуживания вызовов в зависимости от местоположения и потребностей клиентов.
• Сохраняйте записи о времени и местоположении регистрации заезда и отъезда с помощью GPS-меток.
• При необходимости сотрудники могут добавлять заметки о смене и комментарии для дальнейшего объяснения.
• Разрешить сотрудникам принимать и отклонять смены.

Точное отслеживание времени

Когда дело доходит до точного учета рабочего времени и платежных ведомостей, компании, занимающиеся уходом за газонами, используют Connecteam, чтобы обеспечить беспрепятственный процесс.

• Для отсчета времени начала и окончания смены с отметкой о местоположении GPS.
• Отправка push-уведомлений, чтобы напомнить сотрудникам о приходе или уходе.
• Используйте заметки и теги для удовлетворения конкретных потребностей (например, фильтрация по клиентам или конкретным датам).
• Экспорт платежных ведомостей, за смену или в целом.
• Просмотр текущих и прошлых расписаний.
• Запрос на отгул — сотрудники получают оповещение, как только запрос одобрен или отклонен.

Оптимизация общения

Для специалистов по уходу за газонами важно мгновенно общаться, но это непростая задача. Однако коммуникационные инструменты Connecteam облегчают достижение этой цели.

• Каталог сотрудников: легко находите нужные контактные данные коллег, менеджеров и т. д.Просто ищите по имени, должности, отделу и т. д.
• Чат-группы и каналы: легко и эффективно оптимизируйте ежедневное общение, поговорите о сотруднике месяца, плохих погодных условиях, лучшем маршруте до места работы, отличных отзывах клиентов и многом другом.Начните чат один на один или создайте специальные группы, разделенные по местоположению, навыкам и т. д.
• Push-уведомления и обновления в режиме реального времени: отправляйте официальные и неофициальные объявления, включая изменения в обслуживании, обновления отдела кадров, объявления, распространение информации, отчеты о безопасности и многое другое.
• Периодические опросы — будь то простой опрос обратной связи с двумя вопросами или подробный опрос удовлетворенности сотрудников, менеджеры по уходу за газонами используют Connecteam, чтобы сотрудники могли легко и эффективно делиться своими отзывами.
• Ящик предложений — позволяет членам команды делиться своими идеями и мыслями в режиме реального времени.

Все инструменты коммуникации также упрощают повышение вовлеченности сотрудников, поскольку они находятся в центре внимания.

Обеспечение безопасности и информированности приоритетом

Connecteam позволяет компаниям, занимающимся уходом за газонами, повышать осведомленность и повышать стандарты, поскольку безопасность является ключевым аспектом в повседневной работе.

• Быстрая и простая отчетность : сотрудники могут мгновенно отправлять отчеты, находясь в пути, чтобы соответствующий менеджер мог оценить и ответить в режиме реального времени.Например, сообщение о происшествии.
• Цифровые ресурсы по безопасности : убедитесь, что протоколы безопасности, советы и ресурсы доступны одним нажатием кнопки, включая ключевые материалы, такие как «извлеченные уроки», выводы об инцидентах и ​​периодические советы по безопасности.
• Непрерывное обучение технике безопасности : менеджеры должны знать, кто прошел курс или викторину, и могут даже отправлять напоминания тем, кто не прошел обязательный курс обучения технике безопасности.Это помогает гарантировать, что все специалисты по уходу за газонами постоянно обладают необходимыми навыками.
• Коммуникация, прежде всего безопасность: легко распространять и передавать обновления и протоколы, связанные с безопасностью, такие как отчеты об обнаружении инцидентов, процедурные обновления в режиме реального времени или факторы риска, такие как неблагоприятные погодные условия или закрытые маршруты.

Протоколы компании мгновенно доступны

Компании по уходу за газонами должны иметь общий ресурсный материал, доступный всем членам команды, чтобы обеспечить соблюдение требований:

• Стандартные операционные процедуры (СОП)
• Протоколы безопасности и чрезвычайных ситуаций
• Справочник сотрудника
• Моральный кодекс
• Политика в отношении сексуальных домогательств
• Единая политика

Обучение всех сотрудников

С Connecteam менеджеры по уходу за газонами предлагают обучение через приложение, чтобы обеспечить регулярную связь с сотрудниками. Кроме того, вы можете отслеживать прогресс и проводить обучение в любое время, а сотрудники могут завершать материал в удобное для них время.

• Обучение по охране труда и технике безопасности
• Обучение сексуальным домогательствам
• Использование и техническое обслуживание оборудования
• Тесты и викторины.

Однако речь идет не только о приеме на работу новых сотрудников, но и о постоянном повышении профессиональных навыков ваших «старших» сотрудников, чтобы избежать пробелов в знаниях.

Connecteam — это универсальное приложение для сотрудников с множеством возможностей, предназначенное для масштабирования вашего бизнеса. Кроме того, удивительная цена делает выбор Connecteam легким выбором! Начните бесплатную пробную версию прямо сейчас и не стесняйтесь отправить нам сообщение по адресу [email protected] .