Управление финансами малого бизнеса: лучшие практики

Ведение малого бизнеса — это тяжелая работа. Есть так много вещей, за которыми нужно следить — от продаж и маркетинга до разработки продуктов и подбора персонала. Но одним из наиболее важных аспектов владения малым бизнесом является управление финансами. Защита ваших инвестиций означает уделение должного внимания финансовым деталям.

Мало того, что эффективные методы управления финансами помогут увеличить вашу прибыль, ваше усердие также может защитить вас и ваших сотрудников от проблем с соблюдением требований и юридических проблем. Эти привычки также могут обеспечить важную финансовую подушку безопасности в трудных обстоятельствах, таких как . . . глобальная пандемия!

Защита вашей прибыли

Внимательно следить за денежным потоком, затратами и доходами является обязательным для любой компании, стремящейся увеличить прибыль, расшириться, вырасти и нанять дополнительных сотрудников. Некоммерческим организациям также необходимо внимательно следить за пожертвованиями, грантовыми долларами и всеми другими потоками доходов, чтобы поддерживать прозрачность и отчитываться за аудит или расследование.

Если вы не понимаете эти фундаментальные финансовые показатели, существуют определенные очевидные риски: если у вашей компании есть инвесторы, вы несете ответственность за предоставление им любой запрошенной финансовой информации как владелец или менеджер. В дополнение к этому, неправильное управление средствами может привести к нехватке денежных средств, что может привести к сбоям в цепочке поставок или задержкам в получении материалов от ваших поставщиков.

Лучшие практики управления финансами малого бизнеса

Не обязательно сложно поддерживать бюджет для вашего бизнеса, но это требует усилий и самоотверженности. Это может в какой-то мере объяснить, почему более половины малых предприятий не выдерживают своего пятого года существования. Вот несколько советов, которым вы можете следовать, чтобы обеспечить долгосрочный финансовый успех вашего бизнеса:

Подготовьте бюджет

Бюджет позволяет вам отслеживать каждую крупицу денег, которые приходят и уходят из вашего бизнеса. Для начала составьте список всех ожидаемых ежемесячных источников дохода, таких как продажи, проценты от инвестиций, доходы от аренды недвижимости и так далее. Данные о доходах можно найти в отчете о прибылях и убытках, который будет подробно рассмотрен позже.

Затем составьте отдельный список расходов, которые вы ожидаете от своего бизнеса на регулярной основе. Покупка инвентаря, начисление заработной платы, страховые взносы, налоги, коммунальные услуги, сборы и платежи по долгам — это лишь некоторые из расходов, которые могут быть включены в эту категорию.

Изучите основы выставления счетов и бухгалтерского учета

Бухгалтерский учет — это процесс отслеживания всех финансовых операций, совершаемых компанией в течение определенного периода времени, обычно ежемесячно. Вы можете вести бухгалтерский учет традиционным способом, используя физическую книгу.

У вас также есть возможность использовать облачное программное обеспечение для выставления счетов, такое как Hiveage. У нас даже есть бесплатный план, который идеально подходит для малого бизнеса, который только начинает свою деятельность. Некоторые владельцы бизнеса предпочитают передать всю эту задачу компетентному бухгалтеру, который может работать подрядчиком или сотрудником, работающим неполный рабочий день.

Следите за денежным потоком

Отслеживание ваших расходов является жизненно важным компонентом управления капиталом. Согласно одному исследованию, целых 82% обанкротившихся фирм винят в своих неудачах трудности с денежными потоками. К сожалению, это оказалось слишком распространенным явлением в условиях нынешней пандемии COVID-19.

Отчет о движении денежных средств — это финансовый отчет, в котором подробно описывается, сколько денег было потрачено и на какие цели в течение определенного периода времени. Это помогает предотвратить бессмысленные овердрафты банковских счетов, перерасходы и утечку ликвидных активов. Таблицы движения денежных средств легко доступны в Интернете, как и бюджеты компаний.

Подготовьте отчет о прибылях и убытках

Отчет о прибылях и убытках анализирует общий доход, прибыль и убытки вашего бизнеса за определенный период времени (например, ежеквартально, ежегодно). Заявление имеет решающее значение для получения оборотного капитала или подачи заявки на бизнес-кредит. Это также важно для фирм с инвесторами или акционерами, поскольку дает полную финансовую картину. Обязательно регулярно обновляйте его, чтобы он был готов к использованию в любое время.

Поддерживайте свой баланс

Бухгалтерский баланс компании — это документ, в котором отслеживаются ее активы, обязательства и собственный капитал. Документ также крайне важно поддерживать в актуальном состоянии, и его общая цель состоит в том, чтобы сбалансировать активы, обязательства и собственный капитал. Кредиторы и инвесторы обращают внимание на этот документ, поэтому регулярно обновляйте его по мере изменения вашего финансового положения.

Прогнозируйте свои финансы

Каким вы видите ближайшее будущее для бизнеса? Крайне важно иметь хорошее представление о том, куда вы направляетесь, чтобы вы могли принимать обоснованные решения о том, пора ли подавать заявку на кредит, а также не пора ли сократить расходы.

Существует несколько различных методов подготовки прогноза доходов. Когда вы только начинаете, может быть полезно поработать с опытным профессионалом, чтобы освоить этот подход.

Организуйте основы

Когда дело доходит до управления финансами, ваш список дел может показаться пугающим. Вот некоторые основные вещи, о которых вы можете позаботиться, чтобы повысить организованность, эффективность и соответствие требованиям.

1. Получите свой налоговый идентификатор для бизнеса: как малый бизнес, вы, вероятно, хотели бы, чтобы компания существовала как самостоятельное юридическое лицо. Подробности смотрите в правилах вашей юрисдикции. В США, например, вы можете начать с получения EIN от IRS.
2. Иметь отдельный банковский счет: все средства бизнеса должны храниться отдельно от личных средств. Следуя приведенному выше примеру, как только вы получите свой EIN, откройте коммерческий расчетный счет в банке, который вам удобно использовать для этого. Это важный шаг — многих налоговых проблем можно избежать, если отделить финансы бизнеса от личных.
3. Правильно настройте платежную ведомость: если у вас есть персонал, вы должны быть предельно осторожны при правильном расчете заработной платы. Также рассмотрите возможность разработки руководства для сотрудников, чтобы свести конфликты на рабочем месте к минимуму (включая правила, касающиеся оплачиваемого отпуска, премий и других вопросов).
</ol>

Имейте в виду, что в вашей стране, штате или местном правительстве могут действовать дополнительные законы о ведении бизнеса, которым вам необходимо следовать, например, получение лицензии на ведение бизнеса или подача заявки на проверку. Знание этих требований сделает весь процесс управления финансами более понятным для вас, а также позволит избежать ненужных пеней и штрафов.