Полное руководство по управлению удаленными сотрудниками

До пандемии удаленная работа часто считалась привилегией, которую предлагало ограниченное число работодателей при ограниченных обстоятельствах. Теперь это стало нормой и, похоже, продолжится: недавнее исследование Mercer показало, что 83% работодателей намерены продолжать предоставлять удаленную работу в большем масштабе после пандемии.

Однако управление удаленными сотрудниками требует иного подхода, чем традиционные офисные стратегии. В этой статье мы рассмотрим проблемы и возможности, связанные с моделью удаленной работы, а также способы управления удаленными работниками и удаленными сотрудниками.

Удаленная работа создает проблемы

Проблемы управления удаленными сотрудниками включают в себя:

• Отсутствие личного общения . То, как сотрудники взаимодействуют со своими коллегами и менеджерами, неизбежно меняется при удаленной работе. Без ежедневных взаимодействий вокруг кулера с водой удаленные сотрудники могут чувствовать себя изолированными, что влияет на их вовлеченность и мотивацию. С точки зрения руководства отсутствие личного общения может показаться препятствием для контроля производительности.
• «Усталость от зума». В то время как видеозвонки могут решить проблему отсутствия прямого взаимодействия, часы, проведенные за виртуальными командными собраниями, могут быть столь же пагубными. Термин «усталость от масштабирования» был придуман через несколько месяцев после начала пандемии для описания негативных последствий непрерывного просмотра видео. В одном опросе более 49% респондентов сообщили об истощении в результате использования веб-камеры. Полная политика «камерного наблюдения» также может заставить сотрудников чувствовать, что за ними наблюдают, создавая чувство недоверия.
• Ослабление командных связей . Сотрудники обычно ценят свои спонтанные разговоры, социальные взаимодействия и профессиональные отношения со своими коллегами. Но существует риск того, что эти связи могут ослабнуть при удаленной работе, усугубляемой социальной изоляцией, которую может создать переход на удаленную работу. Эти факторы могут подорвать чувство принадлежности сотрудника к своей команде и организации.
• Проблемы со связью . Удаленная рабочая среда оставляет меньше места для быстрого, импровизированного общения, которое происходит в офисе, когда сотрудники хотят получить разъяснения от коллеги или руководителя. Даже при наличии технологий мгновенные сообщения или электронные письма могут остаться незамеченными. Процесс сбора информации может занять больше времени, что может разочаровать сотрудников и повлиять на производительность. Особенно, когда у вас есть команды, работающие в разных часовых поясах, успешное управление удаленными членами команды может стать проблемой.
• Отвлечения . Отвлечение на работу от домашней обстановки часто является одной из главных проблем руководства при удаленной работе. Домашние дела, доставка и уход за детьми могут прерывать рабочий день сотрудника, влияя на его вовлеченность.

Но он также предлагает возможности

С другой стороны, удаленная работа также предлагает организациям несколько возможностей, таких как:

• Возможное снижение затрат. Удаленная работа снижает накладные расходы, связанные с содержанием физического офиса, такие как электричество, канцелярские принадлежности, уборка и командировочные расходы. В результате организации могут переехать в меньшие помещения или вообще обойтись без офиса. Удаленная работа также снижает углеродный след организации за счет сокращения выбросов углекислого газа в результате поездок на работу, использования энергии и удаления твердых отходов.
• Повышает производительность . Распространено заблуждение, что удаленные работники менее продуктивны, чем те, кто работает на месте. Удаленные работники, как правило, счастливее из-за большей свободы, гибкости и автономии, которые у них есть. Отсутствие поездок на работу играет важную роль в этом: одно исследование показало, что 79% респондентов назвали отсутствие поездок на работу самым большим преимуществом удаленной работы. В результате 52% работодателей сообщают об улучшении производительности труда сотрудников после удаленной работы.
• Повышает удовлетворенность работой и вовлеченность сотрудников . Удаленная работа была связана с более высокой удовлетворенностью работой. Удовлетворенные сотрудники с большей вероятностью останутся в своей организации дольше, что снижает уровень увольнения и экономит деньги организации в целом. Гибкость удаленной работы также повышает вовлеченность сотрудников: на занятых рабочих местах количество невыходов на работу на 41 % ниже, а прибыльность выше на 21 %.
• Доступ к более разнообразной рабочей силе. Удаленная работа позволяет работодателям получить доступ к более широкому кадровому резерву, предоставляя организациям больше возможностей для выбора подходящего человека для работы. Поскольку 54% работников заявили, что поменяют работу, чтобы выбрать удаленную работу, удаленная работа также является ключевой стратегией для привлечения и удержания талантов.

8 стратегий эффективного управления удаленными сотрудниками

В начале пандемии более 7 из 10 работодателей сообщили, что им трудно адаптироваться к удаленной работе. Вот несколько советов по управлению удаленными командами.

Политика удаленной работы обеспечивает основу для того, как и когда будет управляться удаленная работа в вашей организации. В нем указано, кто может работать удаленно, соответствующие процессы утверждения и как удаленная работа будет управляться внутри команды.

Если вы используете гибридную рабочую модель, ваша политика также должна объяснять случаи, когда сотрудники должны присутствовать в офисе, например, по соображениям безопасности или практическим соображениям.

При общении с удаленной командой нельзя использовать универсальный подход. Вместо этого адаптируйтесь к стилям общения отдельных сотрудников. Некоторым может потребоваться ежедневный контакт, в то время как другим нужно подключаться только раз в неделю или при возникновении конкретной проблемы.

Как и при работе в офисе, в какой-то момент вам придется вести трудные разговоры с удаленными сотрудниками, например, об управлении производительностью или дисциплинарных вопросах. Эти разговоры могут стать грушевидными, если полагаться на технологии и при отсутствии невербальных сигналов.

Вот почему вы должны использовать ряд различных инструментов для общения с вашими сотрудниками и между ними. Видеозвонки хороши для более конфиденциальных разговоров, в то время как обмен мгновенными сообщениями может быть полезен для работы над совместным проектом или обмена важной информацией.

Чтобы решить любые проблемы с производительностью, вы должны установить четкие ожидания в отношении удаленной работы сотрудников и результатов работы. Четко определите временные рамки, приоритеты и этапы и убедитесь, что вы готовы ответить на любые вопросы, которые могут возникнуть у ваших сотрудников.

Затем вы можете отслеживать эти цели формально или неформально. Вместо того, чтобы вести учет, отслеживание производительности сотрудников помогает выявить любые потенциальные проблемы, такие как выгорание. Затем вы можете решить проблему как на организационном, так и на индивидуальном уровне, где это необходимо.

Чтобы преодолеть недостаток личного общения, выделите время для создания команды и взаимодействия в вашей удаленной команде. Это может быть обычная командная встреча, которая начинается с неформальной беседы, специального упражнения по построению команды или общения, например, послеобеденной пятничной викторины.

Руководствуйтесь отзывами ваших сотрудников при планировании взаимодействия в команде с точки зрения того, как часто они хотят встречаться и хотят ли они использовать свою камеру. Мероприятия можно проводить по телефону или с помощью электронной почты, сообщений или видеоконференций. Они не должны быть длинными — чтобы избежать усталости от Zoom, более короткие могут быть более эффективными.

Удаленные сотрудники должны иметь необходимые инструменты для выполнения своей работы. Убедитесь, что у них есть такой же доступ к технологиям и физическим активам, что и у сотрудников на месте, с внесением корректировок, если это необходимо, для отражения практических реалий удаленной работы.

Это включает в себя цифровой доступ к руководствам по политикам и процедурам, шаблонам, клиентским файлам и программному обеспечению, включая инструменты для проведения конференций и планирования. Также могут понадобиться физические инструменты, такие как ноутбук, принтер и корпоративная кредитная карта.

Разным сотрудникам требуются разные ресурсы, особенно когда речь идет о средствах коммуникации, поэтому учитывайте их индивидуальные потребности.

В дополнение к командным мероприятиям вы также должны запланировать регулярные встречи один на один с сотрудниками. Хотя вы можете настроить их частоту и продолжительность в соответствии с потребностями команды и отдельных лиц, ключевым моментом является предсказуемость, поэтому выполняйте все запланированные проверки.

Индивидуальное общение с сотрудниками позволяет вам оценить их общее самочувствие, выявить любые проблемы, с которыми они сталкиваются, и ответить на любые вопросы, которые у них могут возникнуть. Это также сообщает об их ценности и помогает поддерживать их мотивацию.

Эти проверки являются хорошим источником обратной связи для разработки и совершенствования вашего подхода к управлению вашей удаленной командой. Время от времени вы также можете разослать сотрудникам короткий опрос, чтобы они могли оставить анонимный отзыв об опыте работы на дому.

Хороший способ мотивировать сотрудников и создать чувство единства — это собирать и делиться советами от сотрудников с опытом удаленной работы, например, с помощью видео-отзыва или электронной почты.

Они могут дать информацию и советы по тайм-менеджменту, стратегиям преодоления социальной изоляции и поддержанию баланса между работой и личной жизнью при работе из дома.

Анализ, проведенный Gallup, показал, что сотрудники, которые чувствуют себя недооцененными и недооцененными, в два раза чаще говорят, что уволятся в течение следующих 12 месяцев, и проблемы удаленной работы могут усилить это чувство. При управлении удаленной командой признание остается важной частью стратегии удержания сотрудников организации.

Найдите способы удаленно отпраздновать как индивидуальные, так и командные достижения, например, отправить благодарственное письмо своей команде, поблагодарить сотрудника на одном из ваших регулярных собраний или отправить пакет помощи.

Итог по управлению удаленной командой

Лучший подход к управлению удаленной командой — быть терпеливым и гибким — успешная стратегия удаленной работы должна быть скорректирована в соответствии с индивидуальными потребностями членов вашей команды.

Воспользовавшись приведенными выше советами, вы можете быть уверены, что ваши удаленные сотрудники работают эффективно, и что вы не попадете в ловушку микроменеджмента.