Шаблоны писем с приглашением на встречу + строки темы

Суджан Патель

• 23 апреля 2023 г.

Ни для кого не секрет: руководители высшего звена и менеджеры, наделенные полномочиями принимать решения, заняты. Если вы отправляете холодные электронные письма и холодные звонки, отправляете электронные письма с приглашениями на деловые встречи или иным образом пытаетесь представить этих потенциальных клиентов без предупреждения, эти люди легко используют свой плотный график как предлог, чтобы отмахнуться от вас, прежде чем у вас появится шанс. чтобы доказать свою ценность.

Один из лучших способов привлечь их внимание — встретиться с ними там, где они уже проводят большую часть своего времени: в их почтовом ящике. В среднем человек тратит более четырех часов в неделю на чтение, написание писем и ответы на электронные письма, так что есть большая вероятность, что вы сможете с ними связаться.

Что такое электронное письмо с приглашением на встречу?

Электронное письмо с приглашением на собрание — это любое электронное письмо, отправляемое с просьбой запланировать встречу с кем-либо. Обычно он спрашивает, есть ли у получателя время поговорить или назначить встречу, чтобы выступить. Это касается как виртуальных встреч, так и личных встреч.

Как правило, на встрече подробно рассматриваются конкретные темы. Во многих случаях это действенные элементы, требующие принятия решений. Например, кто-то может отправить электронное письмо с приглашением на встречу, пытаясь запланировать время для обсуждения бюджета компании или маркетинговых инициатив.

Конечно, есть много способов попросить назначить встречу, будь то по телефону, лично или по электронной почте. Тем не менее, отправка электронного письма с приглашением на встречу — особенно хороший метод, поскольку он позволяет пользователям тщательно планировать свои слова и тон, избегая любых неловких ошибок или неуклюжести, которые могут возникнуть во время спонтанного разговора.

Кроме того, отправка запроса на встречу по электронной почте — это более простой способ отслеживать ваши планы, поэтому обе стороны могут быстро добавить предполагаемое время и дату встречи в свои календари или вернуться к электронной почте для дальнейшего использования.

Отправка электронного письма с приглашением на встречу — это первый из основных шагов, необходимых для того, чтобы попасть в расписание занятого человека. Вот как вы можете увеличить свои шансы на получение положительного ответа.

1. Прежде чем отправлять электронное письмо с приглашением на встречу
2. Автоматизируйте свою последовательность действий
3. Шаблоны писем с приглашением на встречу
4. Двойная проверка на орфографические и грамматические ошибки
5. Следите за своим потенциальным клиентом
6. Как использовать шаблоны электронной почты
7. Подогрейте потенциальных клиентов в социальных сетях

Прежде чем отправлять электронное письмо с приглашением на встречу

Помните, что люди получают много электронных писем, поэтому учитывайте их. Эффективное электронное письмо с приглашением на встречу задает тон самой встрече. Вы же не хотите, чтобы несколько мелких (но легко допускаемых) ошибок помешали вам получить то, что вы хотите.

Как найти и подтвердить адрес электронной почты

Во-первых, проведите исследование человека, которому вы отправляете электронное письмо, чтобы убедиться, что это тот, с кем вам нужно общаться. Затем, если вы уверены, что выбрали нужного человека, проверьте его имя, написание, должность, название компании и контактную информацию.

Неточные контактные данные отнимают 27,3% времени торговых представителей каждый год, а электронные письма, отправленные не тому человеку, могут означать, что вы не получите ответа. Они также могут подорвать ваш авторитет.

Чтобы убедиться, что вы указали правильный адрес электронной почты, вы можете использовать инструменты, специально предназначенные для проверки электронной почты:

• Voila Norbert, например, проверяет электронную почту, чтобы гарантировать доставляемость и предотвратить отказы. Он делает это, проверяя электронную почту по очень большой базе данных.
• Email Hunter — еще один мощный инструмент для поиска электронной почты. Если вы знаете только доменное имя компании, просто введите его, чтобы найти список адресов электронной почты сотрудников плюс общий формат электронной почты, например: {first}@hunter.io

В отличие от ручной проверки, эти автоматизированные инструменты могут очень быстро просматривать большие списки электронных писем, экономя ваше время, но при этом гарантируя, что ваши электронные письма будут доставлены тем людям, которым вы хотите, и не попадут в черный список.

Существует множество инструментов проверки электронной почты, многие из которых сообщают о точности до 98% и подтвердили миллионы электронных писем.

ПРОВЕРЬТЕ, ПОЖАЛУЙСТА!

Даже если вы нашли своих потенциальных клиентов в другом месте, Mailshake's List Cleaner на базе Voila Norbert обеспечивает дополнительный уровень защиты от плохих адресов электронной почты.

Если вы используете инструмент планирования, отправьте тестовое электронное письмо самому себе, чтобы точно увидеть, что увидит ваш потенциальный клиент, и убедиться, что все работает правильно. Вы должны знать, какой опыт вы даете получателям: если им слишком сложно или запутанно запланировать встречу, они просто уйдут.

Удвойте в строке темы

Строка темы электронной почты является самой важной частью вашего электронного письма, но слишком часто к ней относятся как к второстепенной. Исследования показывают, что 47% электронных писем открываются исключительно на основе строки темы, поэтому написание выигрышного заголовка необходимо для приближения встречи.

Как выглядит неотразимая тема письма? Было показано, что включение даты встречи и имени получателя электронной почты увеличивает открываемость. Кроме того, ограничение строки темы всего тремя или четырьмя словами приводит к наибольшему количеству ответов.

ПРАВИЛЬНЫЙ ВКУС

Письма с трудным для чтения или спам языком, особенно в строке темы, с меньшей вероятностью будут прочитаны и с большей вероятностью будут отправлены в рекламные акции или спам. Анализатор копирования электронной почты Mailshake в режиме реального времени предоставляет отзывы и предложения по улучшению доставляемости и удобочитаемости.

Посмотрите это короткое видео, чтобы узнать, как написать строку темы и открыть копию электронной почты.

Автоматизируйте свою последовательность действий

Ваша целевая аудитория может быть обширной, поэтому, если вы обращаетесь к сотням потенциальных клиентов каждую неделю, невозможно вручную отслеживать их всех.

Вот почему инструмент вовлечения в продажи, такой как Mailshake, необходим для создания эффективной, масштабируемой последовательности последующих электронных писем.

С Mailshake вы можете:

• Массовая персонализация электронной почты с помощью мощных функций слияния
• Отвечайте лидам прямо с панели инструментов Mailshake с помощью Lead Catcher
• Запланировать последующие электронные письма, которые приостанавливаются или инициируются в зависимости от того, открывает ли получатель электронное письмо, щелкает ссылку или отвечает
• Установите время между ответами (5 дней между первым и вторым письмом, 7 дней между вторым и третьим и т. вечера в будние дни)
• Оптимизируйте свой текст и общую стратегию охвата путем A/B-тестирования различных строк темы, основного текста и полных последовательностей кампании.
• Благодаря встроенной интеграции с вашей CRM и сторонними интеграциями с сотнями программных инструментов через Zapier вы можете еще больше автоматизировать свою работу, запуская кампании, когда кто-то загружает электронную книгу, назначает встречу или подписывается на демонстрацию.

Если социальные сети и телефон являются частью вашей работы с клиентами (продолжайте читать, чтобы узнать, почему вы должны это делать), вы можете включить эти точки взаимодействия в свои последовательности действий с помощью Mailshake Sales Engagement.

Итог: если все сделано правильно, автоматизация может стать вашим секретным оружием, позволяющим назначать больше встреч. Платформы автоматизации, такие как Mailshake, могут помочь вам расширить охват без ущерба для персонализации или качества.

Шаблоны электронных писем с приглашением на встречу

Персонализируйте свой запрос (с примерами)

Персонализация — один из самых мощных (и бесплатных!) инструментов в вашем арсенале продаж. Покупатели B2B не только реагируют на персонализацию, но и ожидают ее. Более 80% покупателей хотят, чтобы бренды познакомились с ними, а 87% говорят, что персонализация положительно влияет на то, как они воспринимают компанию.

ОСОБОЕ РАСПОРЯЖЕНИЕ

Персонализация является ключом к успешному охвату холодной электронной почтой. Используйте слияние , чтобы заполнить имена, компании, недавние награды и другие личные данные о ваших получателях.

Вот несколько простых, но персонализированных строк темы, которые вы можете скопировать и вставить в электронное письмо с приглашением на встречу:

• Есть время поговорить, Карен?
• Запрос на бизнес-ланч с Джоном
• [Ваша компания] + [Их компания] Встреча?

Затем объедините эти строки темы с персонализированной копией электронной почты, например:

Привет Джанет,

Мой коллега Джон Хьюз рекомендовал вас как выдающегося графического дизайнера. Моя компания работает с графическими дизайнерами и другими креативщиками, чтобы помочь им лучше продвигать свои услуги, и я хотел бы поговорить с вами о вашей работе и посмотреть, смогу ли я помочь вам в бизнесе.

Не могли бы вы устроить быструю встречу за кофе в 9 утра в понедельник (моё угощение)? Дайте мне знать до пятницы, если это сработает для вас.

Говори скорее,
Лаура

Скачать этот шаблон

ПРИМЕР ИЗ ПРАКТИКИ

Banzai помогает технологическим компаниям B2B проводить выездные маркетинговые мероприятия, а в многолюдной среде очень важно убедиться, что ваши сообщения доходят до вашей целевой аудитории. Banzai использует Mailshake для демонстрации 80% своего продукта. Узнайте, как они это сделали.

Будьте конкретны в своем запросе

Положительным моментом является то, что среднее время, которое человек тратит на чтение электронной почты, увеличилось примерно до 11,1 секунды (рост на 7% с 2011 года). Тем не менее, это еще не так много времени, чтобы произвести сильное впечатление, а это значит, что вам нужно перейти прямо к делу.

Объясните, почему вы хотите встретиться, чтобы они могли наилучшим образом использовать свое время (и ваше). Если им придется потратить время на выяснение того, чего вы хотите, ответ, скорее всего, будет «нет». Вот хороший пример из матрицы приоритетов:

Привет, Бен,

Это Карл из Appcues.

Было здорово поговорить с вами о {{теме из последнего сообщения}}.

Я связываюсь с вами, потому что знаю, что вы недавно {{что-то делали они или их компания}}.

У меня есть несколько идей о том, как вы могли бы реализовать {{полезную тему или ресурс}}, и я думаю, что смогу вам помочь.

У вас есть время на следующей неделе, чтобы договориться о звонке или вместе выпить кофе?

Обещаю не отнимать у вас слишком много времени. Я очень ценю, что вы нашли время, чтобы выслушать меня по этому поводу.

Карл

Скачать этот шаблон

Сделайте так, чтобы было легко сказать «да»

Вы тот, кто отправляет приглашение на деловую встречу по электронной почте, поэтому единственная обязанность вашего потенциального клиента — согласиться и прийти. Вам нужно будет сделать большую часть или всю тяжелую работу, например, выбрать место и предложить дату и удобное время. Чем меньше у них работы, тем лучше вы выглядите и тем больше вероятность того, что они скажут вам «да».

Вы также должны сообщить им заранее, как долго вы ожидаете, что встреча продлится. Ваша целевая аудитория должна знать, сколько времени вы требуете.

Избегайте двусмысленности. Сделайте запрос кратким и конкретным. У них будет меньше вопросов о встрече, и они смогут лучше принять обоснованное решение.

Вот еще один образец электронного письма с запросом, который вы можете отредактировать для собственного использования:

Тема: Есть время для быстрой встречи?

Привет Майк,

Меня зовут Кайл, и я директор по продажам Career Services Inc. Я заметил, что у вас есть несколько вакансий в вашей компании, и я хотел бы назначить встречу с вами, чтобы узнать, может ли потенциальное сотрудничество принести пользу. мы оба. Не могли бы вы встретиться в вашем или нашем офисе в следующий четверг в 11:00?

С нетерпением жду Вашего ответа. Пожалуйста, не стесняйтесь предлагать другое место или время, если вышеперечисленное не работает для вас.

С уважением,
Кайл

Скачать этот шаблон

Запросить ответ

Включение призыва к действию в конце вашего электронного письма может сделать ваш запрос на деловую встречу полным кругом. Вы усердно работали, выбирая, на кого ориентироваться, получая их контактную информацию, находя даты, время и место встречи, а также написав свое сообщение. Отсутствие запроса на ответ может саботировать все ваши усилия и отбить у получателей охоту действовать.

Вот несколько способов, которыми вы можете запросить ответ на ваше приглашение на встречу:

• «Не стесняйтесь отвечать прямо на это письмо или позвоните мне по телефону 123-456-7890».
• «Используйте мой календарь, чтобы выбрать день и время, которые вам больше всего подходят».
• «Ждем вашего ответа!»
• «Дайте мне знать, как выглядит ваше расписание, и мы начнем оттуда».

Кроме того, убедитесь, что вы ограничиваете свой CTA только одним запросом или действием, чтобы уменьшить путаницу в отношении того, что делать дальше. Было показано, что одиночные CTA увеличивают скорость отклика почти на 400%. Кроме того, это избавляет от догадок о том, как потенциальные клиенты могут принять приглашение на встречу.

ДОБАВИТЬ В МЕНЮ

Сохраните самые эффективные электронные письма в качестве шаблона, чтобы вы и ваши коллеги могли использовать его снова.

Двойная проверка на орфографические и грамматические ошибки

Несмотря на то, что такие инструменты проверки орфографии, как Grammarly, могут обнаруживать множество орфографических и грамматических ошибок, они не являются надежными. Исследования показывают, что даже одна ошибка в вашей электронной почте может разрушить доверие к вам.

Даже крупные бренды и высокотехнологичные компании, такие как Pepsi и General Motors, не застрахованы от ошибок. HubSpot опубликовал сводку громких орфографических ошибок (в том числе одну из своих собственных), чтобы показать, что никто не идеален. Возьмите за привычку проверять письма с приглашением на встречу (и любой другой письменный контент, если уж на то пошло!), чтобы не пропустить встречу из-за легко предотвратимой ошибки.

Следите за своим потенциальным клиентом

Вы отправили идеальный запрос на деловую встречу, и… сверчки.

Прежде всего, не паникуйте. Даже с срочным контентом вы можете не получить немедленный ответ. Есть несколько причин, почему это может произойти:

• Получатель не получил или не увидел ваше электронное письмо
• Время, дата или место, которые вы указали в приглашении на встречу, им не подошли.
• Забыли ответить, так как были заняты
• Они случайно удалили ваше электронное письмо или отправили его не в ту папку
• они не интересовались

Не воспринимайте отсутствие ответа как ответ. Отсутствие интереса — только одна из возможных причин, по которой вас преследуют. Единственный способ узнать наверняка — это связаться с вашим потенциальным клиентом.

Исследования показывают, что 50% продаж происходят после пятого повторного обращения, но 44% продавцов прекращают общение после первой попытки. Отслеживание ваших электронных писем с приглашениями на встречи может определенно помочь вам обеспечить больше встреч и продаж, которые, как мы надеемся, будут связаны с ними.

ХОРОШО ДО ПОСЛЕДНЕЙ КАПЛИ

Добавьте автоматические последующие действия в последовательность своей кампании, чтобы убедиться, что все получают их.

Вот пример продолжения запроса на встречу, который вы можете настроить для своих нужд:

Привет, Пол,

Я просил о встрече с вами на прошлой неделе, но не получил ответа ни от кого из вашей команды. Я думаю, что наши компании могут извлечь выгоду из совместной работы, и хотел бы встретиться с вами для обсуждения.

Я могу понять, если ты занят. Если вы считаете, что нам есть смысл поговорить, дайте мне знать, как выглядит ваш календарь.

С нетерпением жду Вашего ответа,
Брайан

Скачать этот шаблон

7 способов использовать шаблоны электронной почты в 2023 году

Копипаст никогда не работает. Ни один торговый представитель не должен ожидать, что он просто вставит шаблон в пустое электронное письмо, заменит имя своего потенциального клиента, нажмет «отправить» и ожидает увидеть результаты. Покупатели сообразительны; они могут сказать, когда им попался шаблон, а не подлинное, персонализированное электронное письмо, и вряд ли они будут впечатлены.

Так как же использовать шаблоны? В каких электронных письмах они лучше всего подходят для использования? И какой степени редактирования они требуют для достижения наилучших результатов?

1. Шаблоны лучше всего использовать для повторяющихся сообщений.

Рекс чаще всего использует шаблоны для часто повторяющихся сообщений, таких как последующие встречи. Та же цель, та же информация. Но как насчет более сложных сценариев, таких как холодная рассылка по электронной почте? Стоит ли вообще отказываться от шаблонов? Точно нет. Но их использование требует немного больше усилий с вашей стороны.

2. То, что работает для одного бизнеса, не обязательно будет работать для вас .

Не принимайте за чистую монету статьи, в которых говорится: «Этот шаблон электронной почты принес 1 миллион долларов чистых новых продаж за три месяца». Несомненно, электронная копия сыграла свою роль, но также сыграли роль отрасль, продукт, цена, местоположение и десятки других факторов.

3. Используйте шаблоны в качестве творческого вдохновения .

Скорее всего, вы сами получаете много холодных сообщений электронной почты. Или вы могли видеть отличные примеры, размещенные на LinkedIn. Опять же, не просто сорвите их. Но вы обязательно должны использовать их в качестве творческого вдохновения. Как и в бесчисленных форматах мемов в Твиттере, нет ничего плохого в том, чтобы взять выигрышный формат и адаптировать его для собственного использования.

4. Спросите себя: имеет ли смысл использовать шаблон предложения?

Некоторые из наиболее эффективных электронных писем содержат специальные предложения, такие как бесплатные пробные версии и большие скидки. Предложение является причиной того, что эти сообщения являются успешными. Так что нет смысла отправлять аналогичное электронное письмо, но с гораздо менее убедительным предложением. Это просто не сработает.

5. При персонализации проводите исследования партиями.

Рекс тратит два часа на LinkedIn, собирая ключевые факты о своей целевой аудитории. Используя эти факты, он составит одно предложение для каждого потенциального клиента, которое можно будет вставить прямо в шаблон электронного письма. За это время он обычно может провести достаточно исследований, чтобы персонализировать электронные письма 100 различным потенциальным клиентам.

6. Персонализируйте по категориям, а не индивидуально.

Еще один отличный совет по масштабной персонализации: добавляйте персонализированные элементы на основе типа потенциального клиента, а не отдельного человека. Например, руководители SaaS-стартапов, приносящих доход до 500 000 долларов, скорее всего, будут иметь схожий опыт и болевые точки. Выясните, что ваш продукт может сделать для этого клиента, и ссылайтесь на него в своих электронных письмах.

7. Вам дали совет по поводу длины электронного письма? Игнорируй это!

Рекс не верит, что существует какая-то «идеальная» длина электронного письма. Конечно, вы почти всегда хотите, чтобы он был как можно короче, но это не обязательно означает, что он должен содержать менее 100 слов (или любое другое произвольное количество). Короткий сам по себе недостаточно хорош; также должен быть убедительный крючок — причина, по которой ваш потенциальный клиент отреагирует.

Подогрейте потенциальных клиентов в социальных сетях

Если вы не получаете хороших ответов на электронные письма с приглашением на встречу, вы можете добиться большего успеха, обратившись по другим каналам. Добавление другой точки соприкосновения, такой как LinkedIn или Twitter, может помочь вашему имени выделиться в их почтовом ящике, а также даст вам дополнительную возможность узнать о них больше.

Для продавцов B2B LinkedIn — это золотая жила для поиска. Торговые представители могут напрямую общаться с нишевыми профессионалами и лицами, принимающими решения, узнавая больше об их перспективах и компании, в которой они работают. Например, вы можете просмотреть чей-то профиль и заметить, что он недавно получил награду или его компания достигла важной вехи.

Продавцы могут превратить эти идеи в ледоколы, давая им «внутри», когда они пытаются связаться с потенциальным клиентом. Это добавляет уровень персонализации и аутентичности в беседу, что с большей вероятностью привлечет внимание, чем обычное массовое сообщение. Если вы еще этого не сделали, ознакомьтесь с нашим руководством о том, как отправить запрос сообщения LinkedIn.

Twitter также пополнил ряды социальных продаж, помогая вам выявлять потенциальных клиентов и связываться с ними, а также участвовать в их разговорах. Вы можете создавать личные списки в Твиттере, чтобы отслеживать своих потенциальных клиентов и их активность в публикациях, чтобы никогда не упускать возможности участвовать. Вы также можете взаимодействовать с целевыми потенциальными клиентами, взаимодействовать с их контентом, поощрять взаимодействие с вашим собственным контентом и знакомиться со своей целевой аудиторией способом, который просто невозможен с помощью электронной почты.

Разогрев ваших потенциальных клиентов может занять некоторое время, поэтому не расстраивайтесь, если не увидите немедленных результатов. Лучше всего воздержаться от приглашения на деловую встречу до тех пор, пока вы не установите контакт с потенциальным клиентом. Как только вы перестанете быть совершенно незнакомым человеком, они могут быть более открыты к тому, что вы хотите им сказать.

СМЕШАННЫЙ ПОДХОД

Включите холодные звонки в свои последовательности кампаний и совершайте звонки прямо на платформе с помощью Mailshake Dialer.

Заключение

Встреча с потенциальными клиентами является важной частью процесса продаж. Он устанавливает повестку дня, в которой вы можете глубже погрузиться в их проблемы и свои решения, не соревнуясь за их внимание. Имейте в виду, что запрос на встречу — это только первый шаг. У вас также должен быть план действий после того, как они примут ваш запрос, и сделать так, чтобы они были рады, что приняли ваше предложение.

А пока возьмите приведенные выше образцы электронных писем с запросами и темы электронных писем о встречах и сделайте их своими собственными.

Часто задаваемые вопросы по электронной почте с приглашением на встречу

Как отправить приглашение на встречу по электронной почте?

Есть несколько основных шагов, чтобы отправить эффективное электронное письмо с приглашением на встречу. Начните с поиска и проверки адреса электронной почты вашего контакта и напишите убедительную строку темы, в идеале указав его имя и дату встречи. Сделайте это конкретным и запросите ответ, добавив четкий призыв к действию.

Как попросить о встрече?

Существует множество жизнеспособных подходов к тому, чтобы запросить встречу, но ваша главная цель — сделать так, чтобы потенциальный клиент мог сказать «да» как можно проще. Это означает, что вы сами предлагаете место, дату и время, но даете им возможность предложить альтернативы.

Как вежливо попросить о встрече?

Просьба об ответе иногда может показаться немного грубой. Но если этого не сделать, получатель отговорится от принятия мер. Чтобы найти правильный баланс, попробуйте один из следующих запросов ответа:

• «Не стесняйтесь отвечать прямо на это письмо или позвоните мне по телефону 123-456-7890».
• «Используйте мой календарь, чтобы выбрать день и время, которые вам больше всего подходят».
• «Ждем вашего ответа!»
• «Дайте мне знать, как выглядит ваше расписание, и мы начнем оттуда».

Как запросить электронное письмо о собрании Zoom?

В новую эру рабочей культуры Zoom отправка электронных писем о собраниях Zoom становится все более распространенной. Чтобы сделать это правильно, выполните следующие действия:

1. Войдите в настольный клиент Zoom
2. Запланируйте встречу
3. Нажмите «Встречи»
4. Выберите собрание, на которое вы хотите пригласить людей, и нажмите «Копировать приглашение».
5. Вставьте информацию в электронное письмо (или любую другую коммуникационную платформу) и отправьте ее всей группе календарей.