Минимизация рисков использования WhatsApp на работе
Опубликовано: 2023-07-04
WhatsApp стал ведущей платформой для обмена сообщениями: около 2 миллиардов пользователей по всему миру ежедневно отправляют более 100 миллиардов сообщений.
Хотя использование WhatsApp может быть удобным, оно не предназначено для безопасной внутренней связи.
Поэтому организации, особенно в секторе здравоохранения, должны осознавать и устранять огромные риски, связанные с его использованием, и вместо этого рассмотреть возможность использования безопасной и профессиональной внутренней коммуникационной платформы.
Однако, если вы в настоящее время используете WhatsApp в своей организации, вы все равно можете принять незамедлительные меры для ограничения этих рисков.
Давайте рассмотрим основные проблемы и углубимся в шаги, которые вы можете предпринять, чтобы свести их к минимуму.
Основные риски и способы их минимизации
Риск 1: организациям не хватает административного контроля
В WhatsApp отсутствуют важные административные функции и разрешения, что усложняет управление группами чата, контроль над возможностями пользователей и обеспечение надзора по мере роста организаций.
Как минимизировать риск:
- Регулярно оценивайте все чат-группы. Проводите регулярную оценку, чтобы выявить существующие в вашей организации чат-группы WhatsApp. Соберите информацию от членов команды, чтобы создать обзор этих групп и определить их актуальность. Поддерживайте актуальность списков участников групп, закрывайте ненужные группы и создавайте список своих групп в Excel или Word, чтобы обеспечить полную отслеживаемость.
- Назначьте четкие роли администраторов групп: четко определите и назначьте администраторов для каждой группы чата. Укажите их обязанности, такие как управление деятельностью группы, одобрение новых членов и обеспечение соблюдения рекомендаций по общению. Это повышает подотчетность и контроль. Убедитесь, что администраторы являются заслуживающими доверия членами команды, которые могут правильно отражать организацию.
- Ограничьте количество администраторов. Сведите к минимуму количество администраторов в каждой группе. Наличие слишком большого количества администраторов увеличивает вероятность неправильного управления или несанкционированных действий.
Риск 2: Ответственность за оскорбительный и неприемлемый контент
Невозможность удалить оскорбительные или неприемлемые сообщения в WhatsApp подвергает вашу организацию риску судебных исков, финансового и репутационного ущерба и потери морального духа сотрудников.
Как минимизировать риск:
- Установите политики обмена сообщениями в WhatsApp: четко определите и сообщите ожидания и рекомендации в отношении приемлемого поведения при обмене сообщениями. Разработайте политику, определяющую типы сообщений и поведения, которые недопустимы в группах WhatsApp.
- Объявите правила с самого начала: Сообщите всем членам группы о правилах, которым они должны следовать при создании новых групп. Используйте функцию описания группы WhatsApp, чтобы добавить краткое изложение правил поведения в качестве постоянного напоминания.
- Немедленно реагируйте на неприемлемый контент: немедленно отвечайте на оскорбительные или неприемлемые сообщения. Четко сообщайте, что такой контент недопустим, требуйте его удаления и подкрепляйте приверженность организации уважительному и ответственному общению.
Риск 3: подверженное ошибкам ручное обслуживание
Управление группами WhatsApp вручную может привести к ошибкам, задержкам при добавлении и удалении сотрудников, а также к потере контроля над группами, когда администраторы покидают компанию.
Как минимизировать риск:
- Следуйте структурированной процедуре добавления новых и удаления бывших сотрудников: добавляйте новых сотрудников в группы WhatsApp компании в рамках процесса адаптации и незамедлительно удаляйте бывших сотрудников после их ухода. Хотя бывшие участники сохраняют доступ к истории разговоров, они больше не должны получать новые сообщения.
Поскольку для выполнения этих действий вам может понадобиться несколько администраторов, назначьте одного ответственного, чтобы все администраторы выполняли эту задачу.
- Убедитесь, что отстранение от работы отражает пересмотр роли человека: если увольняющийся сотрудник является администратором группы, назначьте нового администратора в рамках процесса отстранения, чтобы обеспечить контроль над всеми группами WhatsApp в вашей организации.
Риск 4: Утечка конфиденциальной информации
WhatsApp представляет собой риск утечки конфиденциальной информации, особенно когда бывшие сотрудники по-прежнему имеют доступ к разговорам WhatsApp, в которых они участвовали, даже после того, как их удалили.
Как минимизировать риск:
- Определите четкие правила в отношении того, какой информацией можно делиться через WhatsApp: в идеале поделитесь примерами информации, которой не следует делиться. Для организаций здравоохранения рекомендуется ограничить обмен информацией о пациентах и вместо этого использовать безопасную платформу, с помощью которой компания может контролировать и записывать конфиденциальные данные.
- Обучайте команду: включите главу об использовании WhatsApp и связанных с ним рисках в свои текущие программы обучения. Подчеркните, что информация, передаваемая через WhatsApp, не может быть полностью удалена и что каждый должен тщательно подумать, прежде чем делиться документами, деловой информацией или защищенной медицинской информацией.
- Создайте четкое визуальное представление для групп: хотя мало что можно сделать после обмена информацией или изображениями в неправильной группе, вы можете свести к минимуму риск этого, используя четкие имена групп и изображения, чтобы привлечь внимание пользователя, прежде чем делиться какой-либо информацией.
- Попросите свою команду не делиться своими устройствами: будь то дома или с друзьями, подчеркните важность не предоставлять другим доступ к устройству, которое может содержать конфиденциальную информацию.
- Поощряйте использование настроек безопасности: убедитесь, что ваша команда активирует настройки безопасности на своих телефонах, такие как пароль, распознавание лиц или аутентификация по отпечатку пальца, чтобы снизить риск доступа других лиц к конфиденциальной информации. Устройство должно автоматически блокироваться через некоторое время после того, как оно не используется.
Риск 5: Трудовые и трудовые споры
Использование WhatsApp для общения на рабочем месте подвергает организации трудовым рискам, поскольку полные истории разговоров и информация, хранящаяся у сотрудников, могут использоваться в качестве доказательств в судебных исках.
Как минимизировать риск:
- Сведите к минимуму использование WhatsApp для общения по рабочим вопросам: по возможности ограничивайте использование WhatsApp и старайтесь избегать вопросов, связанных с работой, таких как обсуждение сверхурочных часов работы, общение в связи с увольнением или конкретные объявления.
- Обеспечьте менеджеров специальными инструментами для рабочего общения. Рассмотрите возможность оснащения менеджеров специальными инструментами, специально разработанными для рабочего общения. Эти инструменты должны способствовать эффективному общению с членами их команды относительно повседневной информации, связанной с работой.
- Просмотрите разговоры при увольнении сотрудника: перед увольнением сотрудников полезно просмотреть прошлые сообщения WhatsApp с ними, чтобы определить любые потенциальные риски трудовых споров, поскольку всестороннее понимание всего контекста может помочь в эффективном управлении такими претензиями.
Риск 6: Проблемы с безопасностью и конфиденциальностью
WhatsApp не имеет коммерческих обязательств перед организациями, использующими его потребительскую версию. Он не несет ответственности и обязательств, которые несут другие поставщики программного обеспечения, таких как резервное копирование и восстановление данных или отчетность о нарушениях безопасности.
Как минимизировать риск:
- Будьте в курсе уязвимостей и их текущего состояния. Будьте в курсе последней информации об уязвимостях на платформе WhatsApp, следя за новостными статьями и публикациями, отслеживающими эти события.
- Оцените возможность перехода на специализированные рабочие инструменты: такие платформы должны поддерживаться юридическими контрактами и тщательными оценками, гарантируя, что они и их поставщики несут ответственность и обязательства перед вашей организацией.
Нижняя линия
В целом, хотя WhatsApp предлагает удобное и широко используемое приложение, организации должны осознавать риски, связанные с его использованием на рабочем месте, особенно в таких чувствительных отраслях, как здравоохранение.
Тем не менее, если вы в настоящее время используете приложение для обмена сообщениями для общения со своими сотрудниками, воспользуйтесь приведенными выше рекомендациями для повышения безопасности и минимизации потенциальных рисков, связанных с использованием WhatsApp на работе.
Кроме того, настоятельно рекомендуется изучить альтернативные решения для внутренней связи, которые обеспечивают лучший контроль над обменом данными и разработаны специально для удовлетворения потребностей вашего бизнеса.