Управление мобильным персоналом: полное руководство

Мобильная рабочая сила включает 2,7 миллиарда сотрудников по всему миру, включая тех, кто не работает за столом в рамках своей роли. К бесрабочим работникам относятся водители такси, медсестры, работники коммунальных служб, работники лесного хозяйства, водители грузовиков, аварийно-спасательные службы и другие лица, которые выполняют важную работу, не работая из одного центрального места.

Мобильные сотрудники могут помочь компаниям повысить удовлетворенность клиентов, предоставляя клиентам услуги, и могут позволить выполнять задачи, которые просто невозможно выполнить из центра. Однако, как и любой другой рабочей силе, бесстольным работникам и их менеджерам нужны правильные инструменты управления. На самом деле, поскольку у бесстационарных сотрудников может не быть постоянного доступа к ресурсам традиционного офиса, более важны надежные технологии и решения для управления мобильными сотрудниками.

Что такое управление мобильным персоналом?

Управление мобильным персоналом (MWM) относится к инструментам, технологиям и подходам, используемым компаниями для управления полевыми командами, автопарками и бесстационарными работниками. Он может включать программные решения для управления мобильным персоналом, приложения, службы и другие решения, призванные помочь менеджерам, руководителям и мобильным сотрудникам эффективно общаться и работать вместе даже на расстоянии.

Большие проблемы управления мобильным персоналом — и решения

Для работы без рабочих мест нужен другой подход, однако многие компании Силиконовой долины непропорционально сосредоточились на офисных работниках при разработке решений для управления командами и управления задачами. Эти варианты не подходят для управления мобильными и полевыми службами, поскольку работники, не работающие на рабочем месте, часто находятся вдали от менеджеров. Несмотря на то, что работники без рабочего места могут иметь больше автономии и свободы в своих ролях, им по-прежнему требуется надежная связь, доступ к базам данных и информации для выполнения своей работы, а также дополнительная поддержка со стороны руководства.

Мобильные команды также сталкиваются с уникальными проблемами, для решения которых требуются собственные решения для управления мобильными сотрудниками.

Задача: отстранение

Мобильные работники могут не так много общаться на рабочем месте, как офисные сотрудники, поэтому им сложнее чувствовать себя частью команды. Это может привести к высокой текучести кадров, что обходится дорого: компании тратят в среднем эквивалент 70% годовой зарплаты работника на замену члена команды. Компании с разъединением также отстают от высоко вовлеченных сотрудников примерно на 20%.

Решения

• Сделайте свое рабочее место мобильным: используйте мобильное приложение, чтобы вовлечь вашу мобильную команду, вместо того, чтобы просить сотрудников использовать ПК или выполнять задачи в офисе (например, приходить на работу), которые теперь можно выполнять удаленно.
• Создавайте социальные пространства в Интернете: используйте технологии для создания виртуальных комитетов или групп социальных чатов в Интернете. Предоставление сотрудникам пространства для общения в Интернете с помощью текстового или видеочата помогает им узнать друг друга, что особенно важно, если ваша команда редко встречается лично. Знакомство с более крупной командой помогает работникам почувствовать себя частью чего-то большего, а также помогает вам воссоздать дух товарищества, который естественно возникает при работе лицом к лицу.
• Признавайте сотрудников: всем нравится, когда их признают. В одном из опросов 40% работников заявили, что приложили бы больше усилий, если бы их чаще узнавали на работе. При работе с мобильными работниками важно использовать управление мобильными сотрудниками или другую систему, чтобы публично признавать хорошую работу и не упускать из виду работников, которые могут отсутствовать в офисе или чью работу вы можете не видеть каждый день.

Разработайте программу признания сотрудников, например, регулярную награду «Сотрудник месяца» или другое официальное признание, чтобы эти работники чувствовали себя замеченными и ценными.

• Создайте возможности для личных встреч работников: если возможно, создавайте мероприятия, на которых работники могут регулярно встречаться лично, как для общения со своими коллегами, так и для профессионального развития. Для культуры и связи может быть бесценным то, что ваши сотрудники встречаются для регулярных встреч после работы или ужина, праздничных торжеств, общих собраний, корпоративных выездных мероприятий и других мероприятий. Переход в автономный режим на некоторое время помогает вашей команде почувствовать себя командой.

Задача: доступ к информации

Мобильные работники нуждаются в информации для выполнения своей работы, но, в отличие от офисных работников, у них нет доступа к центральной доске объявлений компании, картотеке или даже к другим работникам, у которых они могут запросить информацию. Хорошее управление мобильным персоналом означает, что ваши сотрудники могут легко получить доступ к тому, что им нужно для выполнения своих рабочих задач, и это начинается с хорошей технологии или мощного приложения, которое может хранить все документы, контрольные списки, шаблоны, формы и любые другие инструменты, которые нужны вашим работникам. .

Решения

• Создайте базу знаний: согласно одному опросу, работники могут тратить до 19% рабочего времени на поиск информации. Для офисных работников это означает комфортное сидение за компьютером в помещении. Однако для мобильных сотрудников это может означать больше времени на открытом воздухе в различных погодных условиях, больше времени в полевых условиях и значительное разочарование при поиске информации на своих мобильных устройствах. Имейте единое зашифрованное онлайн-пространство, которое позволяет мобильным сотрудникам получать доступ к документам по конкретным задачам, справочнику сотрудников, руководствам по процедурам, политикам компании, формам и многому другому.

Такой инструмент, как база знаний Connecteam, может быть полезен, потому что он разработан специально для нерабочих сотрудников и готов к заполнению вашими документами, при этом он полностью настраивается. Вы можете установить разрешения, чтобы команды могли получать доступ к нужным им документам, не просматривая ненужную информацию, и вы можете упорядочить документы, чтобы их было легко найти.

• Управление задачами и нарядами на работу. Когда ваши работники находятся в полевых условиях, используйте функцию управления задачами на платформе управления мобильными сотрудниками, чтобы назначать задачи, прикреплять необходимые документы для каждой задачи, устанавливать сроки и т. д. Вы можете получать обновления статуса и сообщать о задачах, позволяя сотрудникам оставаться организованными и не отставать от графика.
• Управление расписанием: если ваши работники не приходят в офис, вам может быть интересно, как узнать, когда они готовы работать и когда они пришли на работу. Точно так же сотрудники должны знать, когда должна начаться их смена и что ожидается от них. Такая платформа, как Connecteam, решает эту проблему. Создавайте и делитесь расписаниями в Интернете, проверяйте, не перекрываются ли они, и даже создавайте «открытые смены», чтобы ваши работники могли заявить о них.

Функция учета рабочего времени позволяет сотрудникам отмечать время прибытия на объект, даже если они работают вдали от вашего главного офиса. Вы даже можете настроить геозоны, получать уведомления о приходе сотрудников и устанавливать лимиты для контроля сверхурочной работы, чтобы сэкономить деньги компании.

Задача: доступ к технологиям

В одном из опросов 75% опрошенных беспартийных работников сообщили, что они используют технологии по крайней мере половину рабочего времени. Однако 80% также сообщили, что получают ноутбуки на своих рабочих местах вместо более подходящих технологий, таких как мобильные устройства. В некоторых случаях сотрудники работали над обеспечением безопасности мобильных технологий самостоятельно, чтобы у них были инструменты, необходимые для выполнения их работы.

Решения

• Подумайте о том, чтобы предложить технологии компании: покупка качественных смартфонов или планшетов для вашей мобильной команды гарантирует, что все будут использовать безопасные современные технологии. Вы также можете убедиться, что все члены вашей команды имеют под рукой технологии для выполнения своей работы и запуска вашей платформы управления мобильными сотрудниками.
• Позвольте сотрудникам использовать свои собственные технологии: некоторые компании разрешают сотрудникам использовать свои собственные мобильные устройства. Хотя это может вызвать дополнительные проблемы с безопасностью, это может помочь контролировать расходы. Если сотрудники используют свои собственные технологии, важно использовать безопасное мобильное приложение для управления персоналом, чтобы обеспечить безопасность данных компании.
• Регулярно обновляйте: убедитесь, что вы используете последние мобильные приложения для сотрудников с текущими обновлениями. Если вы предлагаете корпоративные устройства, такие как планшеты, регулярно обновляйте их, чтобы у сотрудников были надежные инструменты в полевых условиях и в пути.

Задача: управление автопарком

Если у вас есть нерабочая рабочая сила, вам часто не нужно просто управлять персоналом. Вам также необходимо управлять своим автопарком и обслуживанием клиентов, обеспечиваемым вашей мобильной командой. В зависимости от вашего бизнеса это может означать отправку вашей команды для выполнения срочных или требуемых задач, отслеживание поставок и персонала, соблюдение графиков технического обслуживания транспортных средств и многое другое. Эффективное выполнение этих задач может сэкономить время и деньги вашей компании и повысить качество обслуживания клиентов.

Решения

• Используйте GPS-трекер: GPS-трекер, подобный тому, который доступен в Connecteam, позволяет вам видеть, где находится ваш автопарк, в режиме реального времени, а также отслеживать скорость и расстояние. Он даже позволяет вам воспроизводить маршруты, пройденные водителями в определенные дни, и помогает вам соблюдать правила рабочего времени, управляя часами вождения.
• Используйте приложение для сотрудников для отправки: приложение, такое как Connecteam, позволяет вам планировать смены, но также позволяет вам повторно отправлять грузовики или вносить изменения в последнюю минуту по мере необходимости. Поскольку он сочетается с функцией чата, вы и ваши команды или водители можете легко оставаться на связи, когда вам нужно внести коррективы.

Та же система позволяет легко найти ближайшего члена команды при поступлении запроса и отправить его на любую срочную работу. Он даже позволяет вам координировать команды, так что вы можете отправить различные типы аварийно-спасательных служб на место происшествия или, например, отправить техников и группу доставки по одному и тому же адресу.

• Создайте систему для управления запасами: ваш парк — не единственное, чем вам нужно управлять. Вам также может потребоваться убедиться, что инструменты и рабочее оборудование возвращаются вовремя и в хорошем состоянии.

Платформа управления может помочь вам создать контрольные списки для инструментов и инвентаря, связанных с задачами, и даже позволяет собирать электронные подписи сотрудников при возврате инструментов и оборудования. Если оборудование повреждено, хорошая мобильная система позволяет работникам загружать изображения поврежденного оборудования, чтобы его можно было отремонтировать до того, как оно снова понадобится.

Проблема: проблемы с общением

Работники на местах не всегда могут иметь доступ в Интернет и могут находиться далеко от команд, работать в одиночку или с клиентами. Общение с другими на рабочем месте более сложно и требует большего количества уровней общения.

Решения

• Сделайте связь асинхронной: для сотрудников, которые находятся в поле, взаимодействуют с клиентом или находятся вне зоны действия вышки сотовой связи, асинхронная связь позволяет им выполнять свою работу, а затем проверять и возвращать сообщения, когда они в состоянии это сделать. При проведении совещаний или отправке сообщений имейте в виду, что некоторые члены вашей мобильной группы могут получить эти сообщения позже и создать дополнительное время для ответов.
• Предложите единое пространство для общения, чтобы ничего не упустить: платформа управления мобильными рабочими местами, такая как Connecteam, мобильна и позволяет сотрудникам получать доступ к документам, формам, политикам, чат-группам и всем формам общения в одном месте. Таким образом, сотрудникам не нужно задаваться вопросом, где находится важный контрольный список, и им не нужно отправлять мгновенные сообщения и запросы в чат через несколько платформ. С одной системой понятно, где что.
• Используйте систему , ориентированную на мобильные устройства. Важно, чтобы ваша платформа или приложение для управления мобильными рабочими местами не только поддерживали мобильную связь, но и были разработаны специально для мобильных устройств и бесстационарных сотрудников. Хорошее приложение может позволить работникам связаться с головным офисом, менеджером или координатором в режиме реального времени, не зная их контактной информации.

Функция чата в реальном времени может предложить один из самых быстрых способов получить помощь, а каталог компании может помочь работникам найти членов команды, с которыми им нужно связаться. Такая функция, как Connecteam Updates, также полезна. Этот канал, похожий на социальные сети, позволяет сотрудникам видеть обновления всей компании в режиме реального времени, с видео и изображениями или без них.

Задача: контролировать сложнее

Как вы можете управлять кем-то, кого вы не можете видеть, кто может быть на работе за много миль от своего менеджера или начальника? Ваши мобильные работники «с глаз долой, из сердца вон»? Можете ли вы обеспечить надзор и поддержку ваших потребностей в рабочей силе?

Решения

• Используйте мощный инструмент управления автопарком: инструменты управления автопарком, такие как Connecteam, упрощают координацию уникальных сложностей движущейся команды. С помощью управления автопарком вы можете видеть, где все находятся, кто находится ближе всего к запрошенной работе и куда членам вашей команды нужно двигаться дальше. Вы даже можете видеть, куда направляется кто-то, находится ли он на рабочем месте, и менеджерам может потребоваться дополнительная информация для полной поддержки команды.
• Предложите множество инструментов и ресурсов: Индивидуальное обучение может помочь работникам чувствовать себя уверенно в своей работе и дать им навыки, необходимые для автономной работы — с соответствующей поддержкой, конечно. Connecteam позволяет вам создавать викторины, чтобы вы могли проверять сотрудников на предмет того, чему они научились.

Системы, контрольные списки и подробные запросы о работе помогают работникам точно знать, что от них ожидается, позволяя им работать эффективно и с большей независимостью. Контрольные списки и другие инструменты в таких системах, как Connecteam, также предоставляют менеджерам информацию о выполняемой работе, чтобы они могли эффективно управлять командами и задачами в режиме реального времени.

• Предлагайте простую поддержку документации: это может повлиять на качество обслуживания клиентов, если мобильный работник не может найти правильную форму для выполнения задачи. На хорошей платформе документы организованы так, чтобы их можно было найти за считанные минуты, и регулярно обновляются документы, чтобы работники могли получить доступ к правильным версиям файлов и форм, которые им нужны.
• Проводите регулярные опросы. Руководству легко думать, что оно знает, какая поддержка нужна бесстационарным работникам, но лучший способ выяснить это — задать вопрос. Использование таких функций, как опросы и опросы Connecteam, позволяет вам оценить, насколько хорошо технология работает для вашей мобильной рабочей силы и нужны ли дополнительные ресурсы.

Задача: мобильная работа может быть непредсказуемой

Работникам на местах, возможно, придется иметь дело с клиентами самостоятельно или они могут столкнуться с погодными условиями или другими ситуациями на земле, на которые им необходимо отреагировать. Мобильная работа часто происходит в непредсказуемой среде, и работники строительства, транспорта, аварийно-спасательных служб и других сфер могут столкнуться с уникальными и чрезвычайными ситуациями.

Решения

• Имейте системы экстренной связи: упростите для работников возможность связаться с вами в чрезвычайной ситуации и используйте платформу или приложение с push-уведомлениями, чтобы вы могли предупредить свою команду о надвигающихся штормах или других опасных условиях. Разработайте политики безопасности и аварийные процедуры, чтобы ваша команда знала, что делать в случае непредвиденных обстоятельств.
• Думайте в автономном режиме: наличие некоторых письменных материалов, которые сотрудники могут носить с собой, особенно в чрезвычайных ситуациях, может быть полезно, если отключится электричество во время шторма или если рабочий в поле находится в мертвой зоне. Список контактов для экстренных случаев или небольшой печатный справочник по чрезвычайным ситуациям дают работникам информацию, к которой они могут обратиться, если их мобильные устройства недоступны.
• По возможности предлагайте гибкость: если работа позволяет, дайте работникам свободу в выполнении задач. При постановке задачи объясните, в чем заключается работа, к какому сроку она должна быть выполнена и какова цель работы. Если можете, предоставьте работнику некоторую свободу в решении того, как выполнить эту задачу. Например, ваш сотрудник может увидеть условия на месте, которые означают, что для выполнения задачи может потребоваться внести коррективы в обычный процесс.

Лучшие практики управления мобильными работниками и их работой

При выборе системы управления мобильным персоналом необходимо учитывать два основных фактора. Во-первых, вам нужно мощное приложение для управления, созданное специально для неработающих сотрудников и предлагающее универсальное решение для операций, планирования, управления персоналом и коммуникаций. Во-вторых, вам нужен подход к управлению, учитывающий потребности мобильных сотрудников. Ниже приведены рекомендации по внедрению при развертывании системы управления.

• Дайте мобильным сотрудникам почувствовать себя частью команды: убедитесь, что праздники, корпоративные мероприятия, важные объявления и возможности доступны для мобильных сотрудников в равной степени. Если вы проводите собрание, на котором некоторые работники присоединяются, например, с помощью видео с поля, убедитесь, что любые действия или ледоколы могут включать их.
• Измеряйте прогресс и вовлеченность мобильных сотрудников: создайте онлайн-функцию «рекомендации», где мобильные сотрудники могут делиться тем, что работает, а что нет. Донесите эти идеи до руководства и работайте над их реализацией, если это возможно. Если идея невозможна, может быть полезно рассказать, почему, и предложить альтернативы. Регулярно проводите обзоры сотрудников, используя данные с вашей платформы управления мобильными рабочими местами, чтобы вы могли поддерживать сотрудников в улучшении и росте.
• Убедитесь, что коммуникации ориентированы на мобильные устройства: поощряйте мобильных сотрудников регистрироваться и планировать встречи один на один, чтобы обсудить, как работает каждый сотрудник. В то время как личные встречи являются отличным способом общения, когда это невозможно, мобильный чат, видеочат и другие формы мобильного общения могут обеспечить продолжение разговоров с работниками. Наладьте прямое общение между мобильными работниками и руководством, организовав групповые чаты и регулярно планируя контрольные встречи, чтобы работники без рабочего стола чувствовали себя увиденными и услышанными.
• Создавайте мобильные ресурсы. Группы ресурсов для сотрудников, виртуальные комитеты по культуре и групповые чаты дают мобильным работникам возможность познакомиться друг с другом и другими сотрудниками компании. Это поможет вам познакомиться с мобильными работниками в вашей команде, чтобы вы знали, как вы можете работать с их уникальными личностями и потенциальным вкладом.
• Предлагайте возможности наставничества и роста. Возможности профессионального и личного развития могут помочь мобильным работникам преобразовать свои роли в должности, которые они хотят. Эти возможности также позволяют им развивать новые навыки, которые они могут использовать на работе, а возможность роста в рамках должности может побудить работников остаться.
• Используйте данные для управления персоналом без рабочего места: просматривая отработанное время, отзывы клиентов, электронные таблицы управления запасами, результаты опросов клиентов и другие показатели, вы можете получить представление о том, как работают мобильные сотрудники. Сделайте своим приоритетом время от времени просматривать данные компании и индивидуальные показатели сотрудников, чтобы убедиться, что все поддерживаются.

Управление мобильным персоналом — это расширение возможностей на рабочем месте

Управление мобильным или смешанным персоналом означает работу с более независимыми сотрудниками. Когда ваша рабочая сила находится в полевых условиях, в домах клиентов или в других удаленных местах, правильная технология может дать им все необходимое для процветания. Он также предоставляет менеджерам инструменты и данные, необходимые им для оказания полной поддержки работникам и руководству.

Надежные инструменты управления мобильным персоналом предлагают реальные решения и позволяют вам справляться со сложностями на рабочем месте, предлагая практические решения ваших самых сложных задач.